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LEITFADEN ZUM PROZESSERFOLG (8/8)

Prozesse nachhaltig verbessern

Dieser Artikel ist der letzte Teil unseres vollständigen Leitfadens zur Prozessverbesserung, in dem Sie alle Informationen finden, die Sie benötigen, um einfache Geschäftsprozesse mit unserer Software zu planen, aufzubauen und zu iterieren.

Schritte zur Prozessverbesserung

  1. Einführung in die Prozessverbesserung
  2. Bereiten Sie Ihr Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit vor
  3. Erstellen Sie eine Prozesshierarchie und einen Prozessentwurf
  4. Prozessverantwortliche ernennen, ernennen und ausbilden
  5. Präsentieren Sie die Prozessabbildung allen Kollegen
  6. Prozesse überprüfen und abbilden
  7. Stabilisieren Sie Ihre Prozesse
  8. Behalten Sie den Prozessfokus bei

Warum Sie die Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse aufrechterhalten müssen

Die Aufrechterhaltung abgebildeter, stabiler Prozesse ist von entscheidender Bedeutung. Hier muss das zentrale Prozessteam eine regelmäßige Überwachung des Prozesszustandes und der Compliance sicherstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die Verbesserung der Geschäftsprozesse im Laufe der Zeit aufrechterhalten.

Sogar ein junger Steve Jobs hat seine Gedanken darüber geäußert, warum Unternehmen in Prozessverbesserungen investieren müssen, die Sie unten sehen können:

Wie Sie Ihre kontinuierliche Verbesserung aufrechterhalten können

Sie gelangen zu unterschiedlichen Zeiten in die Betriebsphase jedes Prozesses. In dieser Zeit ist es wichtig, die Verbesserungen aufrechtzuerhalten. Dazu sollten Sie Ihre Prozessverantwortlichen regelmäßig überwachen und unterstützen. Im Folgenden haben wir einige effektive Methoden zur Aufrechterhaltung der Verbesserung von Geschäftsprozessen aufgelistet.

Regelmäßige Kontrolle der Einhaltung von Prozessen

Jede Woche oder jeden Monat sollte das zentrale Prozessteam (oder Qualitätsmanager) die Einhaltung der Prozesse überwachen. Dies geschieht durch die Verwendung des eingebauten Compliance-Dashboard und die folgende Methode:

  1. Filtern Sie nach dem letzten Zeitraum.
  2. Identifizieren Sie alle Prozesse, die nicht Ihrem Standard für das Aktivitätsniveau entsprechen (gemessen als Anzahl von Änderungen, Aufgaben oder Kommentaren).
  3. Setzen Sie sich mit dem Prozessverantwortlichen in Verbindung und finden Sie heraus, ob er oder sie Hilfe benötigt.

Prozess-Audits

Führen Sie unangekündigte Audits besonders kritischer Prozesse durch. Zum Beispiel ist es eine gute Idee, Ihren “Onboard-Neukunden”-Prozess vor einer wichtigen Neukundeneinführung zu überprüfen.

Dies ist ein einfaches Audit:

  1. Gehen Sie zum Prozessverantwortlichen und bitten Sie ihn, ein Audit in Bezug auf einen bestimmten Prozesslauf durchzuführen.
  2. Wenn die verschiedenen Aktivitäten Checklisten und Aufgaben haben, können Sie online sehen, ob Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt erledigt sind, indem Sie einfach den Aktivitätsverlauf filtern.
  3. Wenden Sie sich an Mitarbeiter, die die Rolle haben, die für eine zu überwachende Aktivität verantwortlich ist, und lassen Sie sie erklären, wie sie die Aufgaben in der Aktivität ausführen.

Behalten Sie alle Prozesse im Auge, die nicht ausgeführt werden. Damit Sie zukünftige Aktivitäten in diesen Prozessen fördern können.

Schaffen Sie eine regelmäßige Routine für die Prozessarbeit

Es ist sinnvoll, einen gemeinsamen Prozess für das Prozessmanagement zu etablieren. Legen Sie zum Beispiel Verbesserungsworkshops für die letzte Woche eines jeden Monats fest. Organisieren Sie diese Workshops mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen und Redakteuren.

Referenzen

Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie sich im Laufe der Zeit verbessern

  • Sie haben einen Prozess für die Prozessarbeit, der feste Zeiten für die Nachbereitung sicherstellt.
  • Kontinuierliche Überwachung von Prozessen.
  • Weisen Sie neuen Mitarbeitern Rollen zu (Prozessverantwortung erforderlich).
  • Überprüfen Sie wiederholt, ob die Aufgaben den Fristen entsprechen.

Wenn Sie gerade erst über Prozessverbesserungen recherchiert haben und jetzt das Gefühl haben, dass Sie bereit sind, den Sprung zu wagen, schauen Sie sich doch unseren Leitfaden zu Tools zur Prozessverbesserung an. Oder, wenn Sie gerade diesen Leitfaden gefunden haben, möchten Sie vielleicht einen Blick in die Einführung werfen und sehen, ob es noch etwas gibt, über das Sie mehr erfahren möchten.