FALLSTUDIE
Holbølls Qualitätsmanagement: ISO 9001 ohne Audit-Beanstandungen
80 % der Aufgaben in Bauprojekten wiederholen sich von einem Auftrag zum nächsten. Holbøll, ein dänisches Tiefbauunternehmen mit über 220 Mitarbeitenden, baute seine Digitalisierungsstrategie auf dieser einen Beobachtung auf und ersetzte verstreute Tools in Gluu durch einen einheitlichen, prozessorientierten Ansatz für das Qualitätsmanagement im Bauwesen.
Vor Gluu befanden sich Arbeitsanweisungen in E-Mails, persönlichen Ordnern und Tabellenkalkulationen. Die Teams lösten bekannte Probleme bei jedem Projekt anders. Das Ergebnis waren eine inkonsistente Ausführung, längere Einarbeitungszeiten und ein Qualitätssystem, das eher theoretisch als operativ war.
Holbøll wählte einen anderen Ausgangspunkt. Das Unternehmen dokumentierte, wie es tatsächlich arbeitet, bildete diese Prozesse in Gluu ab, wies klare Verantwortlichkeiten zu und verknüpfte Anweisungen auf Aktivitätsebene. Prozessverantwortliche aktualisieren Inhalte in Echtzeit; die Versionierung hält die Teams automatisch auf dem neuesten Standard.
Der Erfolg war messbar. Holbøll erreichte die ISO 9001-Zertifizierung ohne jegliche Audit-Beanstandungen. Die Prozessdokumentation erfolgt drei- bis fünfmal schneller als mit dem alten Word-und-PDF-Ansatz. Zudem befinden sich die Kompetenzdaten für alle über 220 Mitarbeitenden (Rollen, Zertifizierungen, erforderliche Fähigkeiten) im selben System wie ihre Prozesse.
„Unser ISO 9001-Zertifikat basiert darauf, wie wir Gluu aufgebaut haben und wie wir es jeden Tag nutzen. Wir haben uns für die Zertifizierung entschieden und sie ohne Beanstandungen erreicht.“
Ali Alaa
Qualitätsmanager, Holbøll
ISO-Feststellungen
0
ISO 9001-Zertifizierung im ersten Anlauf ohne Audit-Beanstandungen bestanden
Geschwindigkeitsgewinn
3-5×
Schnellere Prozessdokumentation im Vergleich zum Schreiben in Word und dem Verteilen von PDFs auf der Baustelle
Mitarbeitende
220
+
Arbeiten mit einem gemeinsamen Qualitätsmanagementsystem über Baustelle und Büro hinweg
Die Entscheidung: Prozesse vor Software
Die meisten Bauunternehmen digitalisieren durch die Einführung von Tools. Holbøll kehrte die Reihenfolge um. Martin Juhl, Verwaltungsratsvorsitzender, erläutert die Gründe: „Projekte sind einzigartig, aber etwa 80 % der Aufgaben wiederholen sich von Projekt zu Projekt. Wiederkehrende Arbeit kann als Prozess beschrieben und abgebildet werden, und genau dort muss das System ansetzen. Wir haben die Digitalisierung um das herum aufgebaut, was wir gut machen, in einem einheitlichen System, anstatt smarten, aber isolierten Softwarelösungen hinterherzulaufen.“
Diese Ausgangsprämisse prägte alles. Holbøll wählte keine Software aus, um ein spezifisches Workflow-Problem zu lösen. Das Unternehmen analysierte, wie die Arbeit in Projekten, Funktionen und Support-Teams tatsächlich abläuft, und wählte dann Gluu als Plattform, um dieses Wissen zu erfassen, zu steuern und zu verteilen. Das Ergebnis ist das, was sie ein ganzheitliches Qualitätsmanagementsystem nennen: ein Ort für Prozesse, Rollen und Arbeitsanweisungen, der von den Verantwortlichen aktualisiert und täglich von Baustellenteams und Mitarbeitenden im Büro gleichermaßen genutzt wird.
Wie Holbøll Gluu nutzt
Jeder Prozess in Gluu bei Holbøll kombiniert Aktivitätsbeschreibungen zu einem Ablauf. Prozessverantwortliche bilden diese Workflows direkt mit den Mitarbeitenden ab, die die Arbeit ausführen, nicht für sie. Einmal abgebildet, wird ein Prozess sofort veröffentlicht und automatisch versioniert. Es gibt keine konkurrierenden PDF-Versionen, keine E-Mail-Ketten mit aktualisierten Anhängen, keinen Abgleich von Ordnern zwischen Projekten.
Kristian Harding Møller, Projektleiter bei Holbøll, beschreibt den Unterschied: „Gluu ist das Werkzeug, das wir bei Holbøll verwenden, um die Prozesse für den Start und die Durchführung eines Bauprojekts zu verwalten. Wir können es veröffentlichen und es wird sofort aktiv. Die Versionierung läuft automatisch ab, sodass wir das Jonglieren mit Ordnern, Papieren und E-Mail-Threads vermeiden.“
Ali Alaa, Qualitätsmanager, nutzt Gluu jeden Tag als operatives Rückgrat des Qualitätsmanagementsystems. Er und sein Team können Prozesse im laufenden Betrieb aktualisieren, wenn sie dazulernen, und den neuen Standard dann direkt an die Baustelle weitergeben.
Das System reicht über das Projektmanagement hinaus. Lene Frøkjær, Direktionsassistentin, behält über dieselbe Plattform den HR-Überblick:
„Gluu bietet eine konsolidierte Mitarbeiterübersicht, die nach den benötigten Daten gefiltert werden kann, mit rollenbasierten Rechten für sensible Bereiche. Wir können auch Kompetenzen und erforderliche Zertifikate einsehen.“
Ressourcenallokation und Einstellungsentscheidungen werden nun durch reale Daten unterstützt. Das Onboarding erfolgt schneller, da neue Mitarbeitende sofortigen Zugriff auf dokumentierte Arbeitsweisen haben, statt nur auf informelle Übergaben von Kollegen angewiesen zu sein.
Hören Sie vom Team bei Holbøll, warum sie sich für Gluu entschieden haben und wie der prozessorientierte Ansatz ihr Qualitätsmanagement im Bauwesen verändert hat:
Das richtige System zum Dokumentieren, Steuern und Verteilen von Prozessen macht jeden Schritt schneller, vom Projekt-Kick-off bis zum ISO-Audit. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein guter Ausgangspunkt.
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Vorteile und Ergebnisse
ISO 9001 ohne Beanstandungen
Das Qualitätsmanagementsystem, das Holbøll in Gluu aufgebaut hat, wurde zur Basis für ihre ISO 9001-Zertifizierung. Ali Alaa beschreibt das Ergebnis direkt: „Unser ISO 9001-Zertifikat basiert darauf, wie wir Gluu aufgebaut haben und wie wir es jeden Tag nutzen. Wir haben uns für die Zertifizierung entschieden und sie ohne Beanstandungen erreicht.“
Die Zertifizierung war nicht das primäre Ziel, sondern ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem. Da sie das System ordnungsgemäß aufgebaut hatten, nutzten sie die Gelegenheit zur Zertifizierung, und das externe Audit bestätigte, was die Teams bereits wussten.
Schnellere Dokumentation und Bereitstellung
Im Vergleich zum Schreiben in Word und dem Bereitstellen von PDFs in Baustellenordnern ist das Aktualisieren von Prozessen in Gluu deutlich schneller. Ali Alaa schätzt, dass das Team bei der Prozessdokumentation drei- bis fünfmal schneller ist. Diese Geschwindigkeit überträgt sich direkt auf die Baustellenteams: Neue Anweisungen und aktualisierte Standards erreichen sie über das System, nicht über physische Ordneraktualisierungen oder E-Mail-Verteiler.
Konsistente Projektausführung und bessere Ressourcenplanung
Holbøll hat standardisiert, wie Projekte starten und wie die Kundensteuerung erfolgt, für wiederholbare Qualität vom Angebot bis zur Übergabe. Da Kompetenz- und Zertifizierungsdaten in Gluu neben den Prozessdaten liegen, sind Ressourcenallokation und Rekrutierung nun datengestützte Entscheidungen. Das Onboarding ist schneller, da die Arbeitsweise dokumentiert, zugänglich und aktuell ist und nicht mehr als implizites Wissen bei einzelnen Personen liegt.
Kurz gesagt
Die Prozesse und Arbeitsanweisungen von Holbøll waren über E-Mail-Threads, persönliche Ordner und Tabellenkalkulationen verteilt. Die Teams lösten bekannte Probleme bei jedem Projekt anders, was zu einer inkonsistenten Ausführung, einem langsameren Onboarding und einem Qualitätssystem führte, das mehr in der Theorie als in der Praxis funktionierte. Die Unternehmensführung wünschte sich eine einheitliche Arbeitsweise, die über Projekte, Funktionen und Support-Teams hinweg skalierbar ist.
Holbøll entschied sich für Gluu, weil es pragmatisch und intuitiv war und sich ohne technische Komplexität sowohl von Baustellenteams als auch von Mitarbeitenden im Büro nutzen ließ. Die Plattform ermöglichte es, reale Workflows kollaborativ abzubilden, sie sofort zu veröffentlichen und sie mit automatischer Versionierung zu pflegen. Diese Kombination entsprach der Ausgangsprämisse von Holbøll: Zuerst Prozesse definieren, dann diese in einem System digitalisieren, das die Menschen tatsächlich nutzen.
Prozessverantwortliche bei Holbøll bilden Workflows direkt mit den Mitarbeitenden ab, die die Arbeit ausführen, und kombinieren Aktivitätsbeschreibungen zu veröffentlichungsfähigen Abläufen. Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit und werden automatisch versioniert, sodass die Baustelle immer Zugriff auf den neuesten Standard hat. Der Qualitätsmanager nutzt Gluu als tägliches operatives Rückgrat seines ISO 9001-Systems, und die Personalabteilung nutzt es für das Tracking von Kompetenzen, die Sichtbarkeit von Zertifizierungen und den rollenbasierten Zugriff.
Holbøll erreichte die ISO 9001-Zertifizierung ohne Audit-Beanstandungen, ein direktes Ergebnis der Art und Weise, wie sie ihr Qualitätsmanagementsystem in Gluu aufgebaut haben und nutzen. Die Prozessdokumentation ist drei- bis fünfmal schneller als mit dem alten Word-und-PDF-Ansatz. Kompetenzdaten für alle über 220 Mitarbeitenden sind nun in einem System sichtbar und filterbar, was ein schnelleres Onboarding und eine datengesteuerte Ressourcenplanung unterstützt.
Die Erfahrung von Holbøll legt dies nahe, insbesondere für Bauunternehmen, bei denen ein großer Teil der Projektaufgaben von Auftrag zu Auftrag wiederkehrt. Die Dokumentation dieser wiederkehrenden Arbeit als Prozesse sowie deren Steuerung und Verteilung über eine einzige Plattform verwandelt individuelles Wissen in Standardarbeit. Bei Holbøll umfasst das Ergebnis ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem und eine ISO 9001-Zertifizierung zur Validierung.