Aufgabenmanagement
Aufgaben, die zum richtigen Zeitpunkt erscheinen und nach der Erledigung einen Nachweis hinterlassen
Eine wiederkehrende SicherheitsprĂĽfung, ein Monatsbericht, eine Onboarding-Checkliste: Jede Aufgabe erscheint automatisch bei der richtigen Rolle, nach Zeitplan oder genau dann, wenn sie gebraucht wird, und wird sofort protokolliert: wer sie wann erledigt hat und welches Foto oder Formular als Nachweis beigefĂĽgt wurde.
Was es ist
Eine Aufgabe in Gluu ist die kleinste Arbeitseinheit, deren Erledigung verfolgt wird: eine Sache, die einer Rolle zugewiesen und zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig ist. Gluu unterstützt zwei Arten: wiederkehrende Aufgaben, die automatisch nach ihrem eigenen Zeitplan starten (eine tägliche Maschinenprüfung, ein monatlicher Bericht, eine vierteljährliche Überprüfung), und fallbasierte Aufgaben, die bei Bedarf starten, wenn eine bestimmte Situation dies erfordert (Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Einrichtung eines neuen Kunden). Beide Typen können manuell erstellt oder vom Gluu KI-Assistenten direkt aus einer Arbeitsanweisung vorgeschlagen werden.
Aufgaben erscheinen allen, die die entsprechende Rolle innehaben (in einer Arbeitsübersicht, innerhalb eines Falls oder in der mobilen App), und nicht einer namentlich genannten Person. So wird die Arbeit auch dann erledigt, wenn die übliche zuständige Person abwesend ist. Der Abschluss ist ein einziger Schritt: zum Starten klicken, zum Absenden klicken, Foto oder Formular anhängen, falls die Aufgabe einen Nachweis erfordert. Jede Aufgabe wird als erledigt, verspätet oder nicht erledigt protokolliert, und der Datensatz bleibt danach mit der Aufgabe verknüpft.
Warum sie wichtig ist
Arbeit, die erledigt wird, egal ob Sie zusehen oder nicht
Nichts wird vergessen, nur weil jemand abwesend ist
Wiederkehrende Aufgaben starten automatisch nach ihrem eigenen Zeitplan und werden der Person angezeigt, die aktuell die Rolle innehat, nicht einer bestimmten Person. So wird eine kritische Aufgabe auch dann rechtzeitig erledigt, wenn die übliche zuständige Person abwesend ist.
Arbeitsnachweis, nicht nur ein Häkchen
Verlangen Sie ein Foto oder ein Formular, bevor eine Aufgabe als erledigt markiert werden kann. So bedeutet der Abschluss, dass die Arbeit tatsächlich so ausgeführt wurde, wie sie sollte, und nicht nur, dass jemand auf „Absenden“ geklickt hat.
Eine Aufgabenliste, ĂĽberall dort, wo Menschen arbeiten
Dieselben Aufgaben erscheinen in einer Arbeitsübersicht, innerhalb des zugehörigen Falls oder in der mobilen App im Außendienst. So sehen Planende im Büro und Mitarbeitende im Außendienst mit Tablet immer dieselbe Liste.
Eine Aufgabenliste, die sich von selbst schreibt
Öffnen Sie eine Arbeitsanweisung und lassen Sie sich vom Gluu KI-Assistenten direkt daraus Aufgaben vorschlagen. Prüfen Sie die Vorschläge und wählen Sie die gewünschten aus: Sie sind sofort erstellt und zur Zuweisung bereit, statt jedes Mal eine Aufgabenliste bei null zu beginnen.
Ergebnisse
80 %
der Aufgaben wiederholen sich von Auftrag zu Auftrag:
Es lohnt sich, sie einmal zu planen, statt sie jedes Mal neu anzulegen
Automatische Protokollierung
von Zeit, Ort und Foto
sobald eine Aufgabe im AuĂźendienst abgeschlossen wird
Keine LĂĽcken in der Dokumentation
Jede Aufgabe schlieĂźt mit einem eigenen Datensatz mit Zeitstempel ab,
bereit fĂĽr jedes Audit
„Projekte sind einzigartig, aber etwa 80 % der Aufgaben wiederholen sich von Projekt zu Projekt. Wiederkehrende Arbeit kann als Prozesse beschrieben und abgebildet werden, und genau dort muss das System ansetzen.“
Martin Juhl, Vorstandsvorsitzender, Holbøll
Aufgabenmanagement entdecken
Neun Wege, damit die Arbeit, die erledigt werden muss, auch erledigt wird
Fotodokumentation fĂĽr Aufgaben
Lassen Sie Nutzer in der mobilen App Fotos als Nachweis fĂĽr den Abschluss von Aufgaben vor Ort oder im AuĂźendienst aufnehmen.
Gemeinsame Aufgabenkalender
Erstellen Sie benutzerdefinierte Kalender mit Aufgabenansichten fĂĽr Abteilungen, Rollen, Zertifizierungen oder Standards.
Protokollierung der Aufgabenerledigung
Verfolgen Sie mithilfe detaillierter Protokolle, ob Aufgaben pünktlich, verspätet oder gar nicht erledigt wurden.
Verfolgung des Aufgabenfortschritts
Starten und stoppen Sie eine Aufgabe, um den tatsächlichen Fortschritt während der Ausführung zu markieren und genau zu erfassen, wie viel Zeit die Arbeit in Anspruch genommen hat.
Eingebettete digitale Formulare
FĂĽgen Sie einer Aufgabe ein Formular hinzu, damit die Person, die die Arbeit ausfĂĽhrt, die erforderlichen Daten im selben Schritt ĂĽbermittelt: ein Nachweis, dass die Arbeit erledigt wurde, kein separater Schritt im Nachhinein.
Teilen mit Nutzern auĂźerhalb von Gluu
Senden Sie einem Lieferanten oder Freelancer einen sicheren Link zu einer Aufgabe: Ein Gluu-Konto ist nicht nötig, und nichts anderes auf der Plattform wird offengelegt.
Erstellung wiederkehrender Aufgaben
Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben, um sicherzustellen, dass regelmäßige Arbeiten automatisch den relevanten Nutzern oder Rollen hinzugefügt werden.
Aufgaben kommentieren
Kommentieren Sie direkt bei Aufgaben, um Erwartungen zu klären, Updates zu teilen oder Änderungen im Kontext anzufordern.
Aufgabenplanung und Priorisierung
Geben Sie einer Aufgabe ein eigenes Start- und Enddatum, damit Sie Ihre Arbeitslast danach filtern und priorisieren können, was als Nächstes fällig ist, und nicht nur danach, was bereits überfällig ist.
Mobile App fĂĽr Teams vor Ort
Eine einfache Android- und iOS-App fĂĽr Teams vor Ort, mit der sie ihre Aufgaben sehen, Formulare ausfĂĽllen, Fotos aufnehmen und unterwegs Anweisungen folgen.
Häufig gestellte Fragen
Eine Aufgabe ist eine einzelne Arbeitseinheit, die einer Rolle zugewiesen ist und bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig ist. Ein Fall oder Projekt ist der strukturierte Container, der eine Reihe von Aufgaben, die Abfolge und die Verantwortlichkeiten für eine Instanz einer wiederkehrenden Situation enthält. In der Praxis nutzen die meisten Abläufe beides: Ein Fall enthält die Aufgaben, aus denen er besteht.
Eine wiederkehrende Aufgabe startet automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan (täglich, wöchentlich, monatlich) und erzeugt von selbst immer wieder neue Instanzen. Eine fallbasierte Aufgabe startet bei Bedarf, sobald ein bestimmter Fall oder eine Situation dies erfordert, und ist nicht an einen Kalender gebunden.
Nein. Sie können Aufgaben manuell erstellen oder den Gluu KI-Assistenten bitten, fallbasierte Aufgaben direkt aus einer Arbeitsanweisung vorzuschlagen. Prüfen Sie die Vorschläge und wählen Sie die gewünschten aus, dann sind sie bereit zur Zuweisung.
Für Sie ändert sich nichts. Aufgaben werden der Person angezeigt, die aktuell die zugewiesene Rolle innehat, nicht einer namentlich genannten Person. So erscheint die Arbeit weiterhin und wird auch dann erledigt, wenn jemand abwesend ist.
Eine Aufgabe ist die Arbeitseinheit, die verfolgt wird: starten, ausführen, als erledigt markieren. Ein Formular kann einer Aufgabe beigefügt werden, um Daten während der Arbeit zu erfassen, aber die Aufgabe selbst ist das, was geplant, zugewiesen und protokolliert wird.
Ja. Jede Aufgabe wird als erledigt, verspätet oder nicht erledigt protokolliert, mit einem Zeitstempel und, falls erforderlich, einem beigefügten Foto oder Formular. Dieses Aufgabenprotokoll kann nach Datumsbereich gefiltert und für Analysen oder Audits exportiert werden.
Ja. Externen Nutzern wie Lieferanten oder Freelancern kann ein sicherer Link zu einer bestimmten Aufgabe gesendet werden, ohne dass sie ein vollständiges Gluu-Konto oder Zugriff auf andere Bereiche der Plattform benötigen.
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