Wie die e. Luterbach AG 45 Ingenieure von Excel auf digitales Fertigungsprozessmanagement umstellte

Von verstreuten Dokumenten zu einer einzigen Quelle der Wahrheit

Bevor die e. Luterbach AG Gluu implementierte, basierte das Fertigungsprozessmanagement im Unternehmen auf zwei Dingen: Excel-Tabellen und institutionellem Gedächtnis. Beides war unzuverlässig. Die Tabellen waren veraltet. Verschiedene Personen erledigten dieselbe Aufgabe unterschiedlich. Für ein Unternehmen, das komplexe Anlagenbauprojekte plant und liefert und dabei SPS-Programmierung, Automatisierung und mechanische Systeme koordiniert, hatte diese Inkonsistenz reale Kosten zur Folge.

„Bevor wir mit Gluu anfingen, waren die Prozesse in den Köpfen der Leute“, sagte Fabian Luccarini, CEO und Miteigentümer der e. Luterbach AG. „Die Leute mussten miteinander reden, und nicht jeder führte die Prozesse auf die gleiche Weise aus.“ Die Folgen waren konkret: zusätzliche Kosten durch vermeidbare Fehler und eine schwierige Einarbeitung, bei der Neueinsteiger eine Reihe von Anweisungen lasen und sahen, wie Kollegen etwas anderes taten.

Kristoff Schneider, Projektmanager bei der e. Luterbach AG seit 2017, beschrieb die Dokumente, auf die sie sich verließen, als „Papiertiger“: Prozessmaterialien, die existierten, denen aber nicht vertraut werden konnte. „Die Konsequenzen waren, dass Fehler auftraten, die zu zusätzlichen Kosten führten, die eigentlich nicht notwendig waren“, sagte er.

Hören Sie direkt vom Team der e. Luterbach AG, was sich geändert hat, als sie die Prozesssichtbarkeit in ihre tägliche Arbeit integrierten.

Warum die e. Luterbach AG Gluu wählte

Das Team bewertete Prozesswerkzeuge unter einem spezifischen Gesichtspunkt: Es musste webbasiert, intuitiv und angemessen dimensioniert sein. „Wir wollten kein überdimensioniertes Tool“, sagte Luccarini. „Wir wollten etwas Intuitives: einfach zu bedienen, mit dem sich die ersten Prozesse schnell umsetzen und im Laufe der Zeit optimieren lassen. Das Verhältnis von Kosten und Nutzen musste stimmen.“ Das schloss komplexe Unternehmensplattformen aus. Die Out-of-the-Box-Funktionalität und die webbasierte Oberfläche von Gluu entsprachen ihren Anforderungen.

Gluu bot auch Implementierungsunterstützung, die Luccarini als wichtig beschreibt: „Das hat uns sehr geholfen, diese große Aufgabe in Teile aufzuteilen und richtig anzugehen.“ Die Einführung erfolgte bewusst. Das Team definierte zunächst, was es erreichen wollte, und bezog dann Spezialisten aus dem gesamten Unternehmen ein, um die Prozesse gemeinsam abzubilden. Sie begannen mit Kern-Workflows und erweiterten diese von dort aus. Für jeden, der anfängt, ist Luccarinis Rat direkt: „Beginnen Sie mit 80 % und bringen Sie das schnell in Gang, anstatt Perfektion anzustreben.“

Fabian Luccarini, CEO, erklärt die Entscheidung, von Excel wegzukommen, und wie die Einführung Schritt für Schritt erfolgte.

Wie die e. Luterbach AG Gluu heute nutzt

Die Hauptfunktion ist unkompliziert: ein zentraler Referenzpunkt für alle Prozesse und Dokumente. Alle Mitarbeitenden finden auf jeder Ebene die aktuelle Version eines Prozesses, ohne einen Kollegen fragen oder in einem freigegebenen Laufwerk suchen zu müssen. Diese eine Änderung (der Übergang von verstreuten Dateien zu einer zugänglichen Plattform) beseitigte eine erhebliche Quelle täglicher Reibungsverluste.

Echtzeit-Benachrichtigungen sind zu einem festen Bestandteil der Abstimmung im Team geworden. Kristoff Schneider nutzt Gluu, um Prozesse zu aktualisieren und Kollegen sofort zu benachrichtigen. „Mit Gluu haben wir Missverständnisse reduziert und ein Arbeitsumfeld geschaffen, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen“, sagte er. Für einen Produktions- und Ingenieurbetrieb, in dem Projekte mehrere Phasen und Übergaben durchlaufen, ist diese Klarheit entscheidend.

Das Team hat auch Gluu-Fälle für die Projektverfolgung eingeführt, um zu überwachen, wo jedes Projekt innerhalb eines definierten Prozessflusses steht. „Es erleichtert das Leben und gibt einen guten Überblick darüber, wo wir in einem bestimmten Projekt stehen“, sagte Luccarini. Zu den geplanten nächsten Schritten gehören Integrationen mit Power BI und Microsoft Teams sowie das Kompetenzmodul zur Zentralisierung der Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeitenden neben der Prozessdokumentation.

Eine einzige Plattform, auf der Prozessdokumentation, Projektverfolgung und Team-Benachrichtigungen miteinander verbunden sind, hat die Arbeitsweise der e. Luterbach AG verändert. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein direkter Einstieg.

Ergebnisse: konsistente Arbeit, weniger Fehler und schnellere Einarbeitung

Das sichtbarste Ergebnis zeigt sich bei der Einarbeitung. „Neue Mitarbeitende sind nach einer einstündigen Einführung in der Lage, Gluu richtig zu nutzen und die Systematik des Tools zu verstehen“, sagte Peter Walker, CFO und Miteigentümer. Das steht in scharfem Kontrast zu früher, als ein Neueinsteiger die Dokumentation lesen und dann beobachten konnte, wie Kollegen anders arbeiteten. Die Einarbeitung, die zuvor eine ständige Anleitung erforderte, basiert nun auf einer einzigen, konsistenten Referenz.

Die umfassendere Veränderung liegt in der Art und Weise, wie die tägliche Arbeit besprochen wird. Walker bemerkte: „In meiner täglichen Arbeit habe ich festgestellt, dass die Diskussionen jetzt auf echten Details und Prozessen basieren, nicht auf unklaren Annahmen.“ Wenn Prozesse sichtbar und vereinbart sind, verbessert sich die Qualität der Entscheidungen. Anstelle von Gedächtnis und Gewohnheit arbeiten die Menschen mit einer gemeinsamen, aktuellen Referenz.

Luccarini beschreibt die Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung, die dadurch entstand: „Wir sprechen definitiv in kurzen Zyklen über die Prozesse, das heißt, wir verbessern sie ständig.“ Die Versionshistorie von Gluu bedeutet, dass es immer eine Aufzeichnung darüber gibt, was wann geändert wurde. Eine höhere Prozessreife, weniger Fehler und eine bessere Zusammenarbeit waren die Ergebnisse, die das Team hervorhob, und zugleich die Grundlage für die Integrationen, die sie als Nächstes aufbauen.

Peter Walker, CFO, darüber, was das Unternehmen vor Gluu verloren hat, und was sich danach geändert hat.

Kristoff Schneider, dessen Rolle vom Vertrieb über die Inbetriebnahme bis zum After-Sales reicht, teilt mit, was die Umstellung speziell für das Projektmanagement bedeutet.

Kurz gesagt