Die e. Luterbach AG wechselte mit 45 Ingenieuren von Excel zum digitalen Fertigungsprozessmanagement

Von verstreuten Dokumenten zu einer einzigen Quelle der Wahrheit

Bevor die e. Luterbach AG Gluu implementierte, basierte das Fertigungsprozessmanagement im Unternehmen auf zwei Dingen: Excel-Tabellen und institutionellem Gedächtnis. Beides war unzuverlässig. Die Tabellen waren veraltet. Verschiedene Personen erledigten dieselbe Aufgabe unterschiedlich. Für ein Unternehmen, das komplexe Anlagenbauprojekte – Koordination von SPS-Programmierung, Automatisierung und mechanischen Systemen – plant und liefert, hatte diese Inkonsistenz reale Kosten zur Folge.

„Bevor wir mit Gluu anfingen, waren die Prozesse in den Köpfen der Leute“, sagte Fabian Luccarini, CEO und Miteigentümer der e. Luterbach AG. „Die Leute mussten miteinander reden, und nicht jeder führte die Prozesse auf die gleiche Weise aus.“ Die Folgen waren konkret: zusätzliche Kosten durch vermeidbare Fehler und eine schwierige Mitarbeiter-Einarbeitung, bei der Neueinsteiger eine Reihe von Anweisungen lasen und sahen, wie Kollegen etwas anderes taten.

Kristoff Schneider, Projektmanager bei der e. Luterbach AG seit 2017, beschrieb die Dokumente, auf die sie sich verließen, als „Papiertiger“ – Prozessmaterialien, die existierten, denen aber nicht vertraut werden konnte. „Die Konsequenzen waren, dass Fehler auftraten, die zu zusätzlichen Kosten führten, die eigentlich nicht notwendig waren“, sagte er.

Hören Sie direkt vom Team der e. Luterbach AG, was sich geändert hat, als sie die Prozesssichtbarkeit in ihre tägliche Arbeit integrierten.

Warum die e. Luterbach AG Gluu wählte

Das Team bewertete Prozesswerkzeuge unter einem spezifischen Gesichtspunkt: Es musste webbasiert, intuitiv und angemessen dimensioniert sein. „Wir wollten kein überdimensioniertes Tool“, sagte Luccarini. „Wir wollten etwas Intuitives – einfach zu bedienen und einfach, um die ersten Prozesse schnell zu erledigen und im Laufe der Zeit zu optimieren. Das Verhältnis von Kosten und Nutzen musste stimmen.“ Das schloss komplexe Unternehmensplattformen aus. Die Out-of-the-Box-Funktionalität und die webbasierte Oberfläche von Gluu entsprachen ihren Anforderungen.

Gluu bot auch Implementierungsunterstützung, die Luccarini als wichtig beschreibt: „Das hat uns sehr geholfen – diese große Aufgabe in Teile aufzuteilen und richtig anzugehen.“ Die Einführung erfolgte bewusst. Das Team definierte zunächst, was es erreichen wollte, und bezog dann Spezialisten aus dem gesamten Unternehmen ein, um die Prozesse gemeinsam abzubilden. Sie begannen mit Kern-Workflows und erweiterten diese von dort aus. Für jeden, der anfängt, ist Luccarinis Rat direkt: „Beginnen Sie mit 80 % und bringen Sie das schnell in Gang, anstatt Perfektion anzustreben.“

Fabian Luccarini, CEO, erklärt die Entscheidung, von Excel wegzukommen, und wie die Einführung Schritt für Schritt erfolgte.

Wie die e. Luterbach AG Gluu heute nutzt

Die Hauptfunktion ist unkompliziert: ein zentraler Referenzpunkt für alle Prozesse und Dokumente. Jeder Mitarbeiter, auf jeder Ebene, findet die aktuelle Version eines Prozesses, ohne einen Kollegen fragen oder in einem freigegebenen Laufwerk suchen zu müssen. Diese einzige Änderung – der Übergang von verstreuten Dateien zu einer zugänglichen Plattform – beseitigte eine erhebliche Quelle täglicher Reibung.

Echtzeit-Benachrichtigungen sind zu einem festen Bestandteil der Abstimmung im Team geworden. Kristoff Schneider nutzt Gluu, um Prozesse zu aktualisieren und Kollegen sofort zu benachrichtigen. „Mit Gluu haben wir Missverständnisse reduziert und ein Arbeitsumfeld geschaffen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen“, sagte er. Für einen Produktions- und Ingenieurbetrieb, in dem Projekte mehrere Phasen und Übergaben durchlaufen, ist diese Klarheit entscheidend.

Das Team hat auch Gluu Fälle für die Projektverfolgung eingeführt – um zu überwachen, wo jedes Projekt innerhalb eines definierten Prozessflusses steht. „Es erleichtert das Leben und gibt einen guten Überblick darüber, wo wir in einem bestimmten Projekt stehen“, sagte Luccarini. Zu den geplanten nächsten Schritten gehören Integrationen mit PowerBI und Microsoft Teams sowie das Kompetenzmodul zur Zentralisierung von Mitarbeiterfähigkeiten und -zertifizierungen neben der Prozessdokumentation.

Eine einzige Plattform, auf der Prozessdokumentation, Projektverfolgung und Team-Benachrichtigungen miteinander verbunden sind, hat die Arbeitsweise der e. Luterbach AG verändert. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein direkter Einstieg.

Ergebnisse: konsistente Arbeit, weniger Fehler und schnellere Einarbeitung

Das sichtbarste Ergebnis zeigt sich bei der Einarbeitung. „Neue Mitarbeiter sind nach einer einstündigen Einführung in der Lage, Gluu richtig zu nutzen und die Systematik des Tools zu verstehen“, sagte Peter Walker, CFO und Miteigentümer. Das steht in scharfem Kontrast zu früher, als ein Neueinsteiger die Dokumentation lesen und dann beobachten konnte, wie Kollegen anders arbeiteten. Die Einarbeitung, die zuvor eine ständige Anleitung erforderte, basiert nun auf einer einzigen, konsistenten Referenz.

Die umfassendere Veränderung liegt in der Art und Weise, wie die tägliche Arbeit besprochen wird. Walker bemerkte: „In meiner täglichen Arbeit habe ich festgestellt, dass die Diskussionen jetzt auf echten Details und Prozessen basieren – nicht auf unklaren Annahmen.“ Wenn Prozesse sichtbar und vereinbart sind, verbessert sich die Qualität der Entscheidungen. Anstelle von Gedächtnis und Gewohnheit arbeiten die Menschen mit einer gemeinsamen, aktuellen Referenz.

Luccarini beschreibt die Kultur, die dadurch im Bereich der kontinuierlichen Prozessverbesserung entstand: „Wir sprechen definitiv in einem kurzen Kreislauf über die Prozesse – das heißt, wir verbessern sie ständig.“ Die Versionshistorie von Gluu bedeutet, dass es immer eine Aufzeichnung darüber gibt, was wann geändert wurde. Eine höhere Prozessreife, weniger Fehler und eine bessere Zusammenarbeit waren die Ergebnisse, die das Team hervorhob – und die Grundlage für die Integrationen, die sie als Nächstes aufbauen.

Peter Walker, CFO, darüber, was das Unternehmen vor Gluu verloren hat – und was sich danach geändert hat.

Kristoff Schneider, dessen Rolle vom Vertrieb über die Inbetriebnahme bis zum After-Sales reicht, teilt mit, was die Umstellung speziell für das Projektmanagement bedeutet.

Kurz gesagt