LEITFADEN ZUM PROZESSERFOLG (4/8)
Ernennen Sie Ihre Prozessverantwortlichen
Der Process Owner ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse die Realität widerspiegeln und zu Verbesserungen führen. Daher ist es wichtig, dass Kolleginnen und Kollegen mit den entsprechenden Fähigkeiten ein klares Mandat und ein Gefühl der Eigenverantwortung haben, damit sie zu den wahren Treibern des Wandels werden. In diesem Schritt geht es darum, dies sicherzustellen.
Schritte zur Prozessverbesserung
- Erfolg mit Ihrem Prozessverbesserungsplan
- Bereiten Sie Ihr Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit vor
- Erstellen Sie eine Prozesshierarchie und einen Prozessentwurf
- Prozessverantwortliche ernennen, ernennen und ausbilden
- Präsentieren Sie Ihren Kollegen
- Erstellen Sie Prozessflussdiagramme
- Stabilisieren Sie Ihre Prozesse
- Fokus auf Prozessverbesserung behalten
Auswahl der richtigen Personen für die Rolle des Prozessverantwortlichen
Jetzt, da die Stellenbeschreibung und das Mandat des Prozessverantwortlichen klar sind, ist es wichtig, geeignete interne Kandidaten für die Stelle zu finden. In kleinen und mittelständischen Unternehmen Diese Rolle wird am besten in Teilzeit wahrgenommen. Dies bietet die richtige Grundlage im Alltag und verhindert, dass der Prozessverantwortliche zum Bürokraten wird und nicht ein Change Agent. Im Idealfall teilt ein Prozessverantwortlicher seine Arbeitszeit wie folgt ein:
- 50% für Linienfunktion (normaler Job).
- 25 % ihrer Arbeitszeit arbeiten an Moderation, Dokumentation und Kommunikation.
- 25 % ihrer Zeit konzentrierten sich auf die Prozessverbesserung.
Trinkgeld!
Wichtig ist, dass alle Ihre Prozessverantwortlichen jeweils nur für 1-10 Prozesse verantwortlich sind (je nach Wichtigkeit und Komplexität). Wenn Sie also 20 bis 40 Prozesse im Umfang haben, sollten Sie zwischen 5 und 10 Prozessverantwortliche zuweisen (in einem Unternehmen mit etwa 100 Mitarbeitern).
Ein Prozessverantwortlicher zu sein, ist ein professionelles Gütesiegel, das idealerweise an eine Person vergeben wird, die sich mit einem Prozess auskennt – vorausgesetzt, die Person ist ein guter Kommunikator. Die Rolle eignet sich ideal für Personen, die keine formellen Führungsrollen haben, aber als informelle Führungskräfte angesehen werden.
SCHRITT 4.1
Dies sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen:
- Erstellen Sie eine Liste von Kollegen, die dem von Ihnen erstellten Profil entsprechen.
- Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um jedem Prozess in der Prozesshierarchie einen Verantwortlichen zuzuweisen.
- Treffen Sie sich mit jedem Kandidaten und finden Sie heraus, ob er an der neuen Rolle interessiert ist. Nutzen Sie das Meeting, um den Prozessumfang sowie die Stellenbeschreibung und das Mandat des Prozessverantwortlichen zu klären.
- Beurteilen Sie, ob es eine Übereinstimmung gibt, und bieten Sie den richtigen Kandidaten die Rolle des Prozessverantwortlichen an.
- Laden Sie die neuen Prozessverantwortlichen zur Schulung der Prozessverantwortlichen ein.
- Absolvieren Sie die Schulung der Prozessverantwortlichen.
Workshop: Schulung von Prozessverantwortlichen
| Ergebnis | Ihre Prozessverantwortlichen verstehen ihre Rolle und wissen, wie sie die Plattform nutzen, um als Prozessverantwortliche effektiv zu sein. |
| Teilnehmer | Prozessverantwortliche und Schlüsselmitarbeiter. |
| Tagesordnung | – Einführung in Gluu. – Stellenbeschreibung, Mandat und Aufgaben des Prozessverantwortlichen. – Schulung in Prozessabbildung. – Schulung in der Moderation von Verbesserungsworkshops. |
Wählen Sie Prozessverantwortliche nach ihrer Energie und Begeisterung aus – das färbt auf die Kollegen ab und schafft mehr Verbesserungen. Betonen Sie die Rolle als etwas Besonderes – im Einklang mit einer Beförderung oder einem Bonus, um zu zeigen, wie wichtig sie ist.
Sie haben nun eine Ergänzung zu Ihrem Organigramm (Ihrer vertikalen Organisation) angelegt. Ihre Prozesshierarchie von Prozessen und deren Eigentümern zeigt nun die horizontale Organisation an. An diesem Punkt sind Sie bereit, eine größere Gruppe von Kollegen einzubeziehen.
SCHRITT 4.2
Prüfliste
- Die Rolle des Prozessverantwortlichen ist Teil Ihres HR-Setups.
- Jeder Prozess hat einen Prozessverantwortlichen.
- Alle Prozessverantwortlichen verstehen ihre Rolle und wissen, wie sie die Prozessabbildung durchführen können.
- Prozessverantwortliche haben das Wissen , wie man effektive Arbeitsanweisungen schreibt.
Nächster Schritt!
Sie haben gerade das vierte Kapitel unseres vollständigen Leitfadens für den Prozesserfolg gelesen. Während wir uns damit befassen, wie Sie die Gluu-Plattform effektiv nutzen können, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, erfahren Sie im fünften Kapitel, wie Sie Ihren Kollegen am besten präsentieren können.