Arbeitsanweisungen
Geben Sie jeder Aktivität eine Arbeitsanweisung, der Ihre Mitarbeitenden tatsächlich folgen
Hinterlegen Sie bei jeder Aktivität in Ihren Prozessen eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, schriftlich, visuell oder mit KI entworfen, damit die Arbeit immer auf die gleiche Weise erledigt wird, egal wer sie ausführt. Sieben Wege, jeden Prozess mit den Anweisungen zu verbinden, die ihn tatsächlich steuern, alles an einem Ort.
An ISO ausgerichtet
Was es ist
Eine Arbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die genau erklärt, wie eine Aktivität innerhalb eines Prozesses abgeschlossen wird: das „Wie“ unter dem „Was“ und „Wer“ des Prozesses. Sie dokumentiert die Arbeit präzise genug, damit sie jedes Mal auf die gleiche Weise erledigt wird, unabhängig davon, wer sie ausführt. ISO zieht hier eine klare Grenze: Eine Verfahrensanweisung beschreibt einen gesamten Prozess, während sich eine Arbeitsanweisung auf einen einzelnen, bestimmten Schritt darin bezieht.
In Gluu sind Arbeitsanweisungen Teil des Prozesses selbst und direkt an die Aktivität angehängt, die sie erklären, nicht in einem separaten Handbuch, Wiki oder auf einem gemeinsamen Laufwerk. Öffnen Sie eine Aktivität in der Prozesskarte, und die Anweisung steht sofort bereit: Text, Bilder, Videos oder verknüpfte Dateien, manuell geschrieben oder zuerst von der KI aus dem umgebenden Prozess- und Rollenkontext entworfen. Aktualisieren Sie die Anweisung, und alle Personen mit dieser Rolle sehen automatisch die aktuelle Version.
Warum sie wichtig ist
Gemacht für die Person, die die Arbeit ausführt, nicht nur für die Person, die sie verfasst
Anweisungen sind dort, wo die Arbeit stattfindet
Kein separates Handbuch, das man erst suchen muss, keine Wiki-Seite, die drei Reorganisationen hinterherhinkt. Die Anweisung für eine Aktivität ist an diese Aktivität angehängt, innerhalb des Prozesses, zu dem sie gehört.
Verfasst von den Menschen, die die Arbeit kennen, nicht nur von oben vorgegeben
KI kann einen ersten Entwurf aus dem Prozess- und Rollenkontext erstellen, und gemeinsame Komponenten (ein verknüpfter Systemname, ein Referenzdokument) halten wiederholte Inhalte konsistent, ohne sie jedes Mal neu eingeben zu müssen.
Verbesserungen kommen von der Basis
Jeder, der eine Anweisung befolgt, kann sie als veraltet kennzeichnen und eine Korrektur vorschlagen, anstatt dass dieses Feedback in einem Flurgespräch untergeht.
Ergebnisse
50%
der Mitarbeitenden nutzen die Plattform
mindestens 10 Mal pro Quartal
100+
Mal pro Quartal für die aktiven
Prozessverantwortlichen, die Anweisungen pflegen
„Wir haben jetzt ein lebendigeres System, das die Nutzer zunehmend annehmen. Aus einem Papiertiger ist etwas Lebendiges geworden.“
Claus Schmidt-Laugesen, Geschäftsführer, Ennova
Arbeitsanweisungen entdecken
Zehn Wege, jeden Prozess mit den Anweisungen zu verbinden, die ihn tatsächlich steuern
Automatische Arbeitsanweisungserstellung mit KI
Generieren Sie automatisch Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit KI basierend auf Ihrem Prozess- und Rolleninhalt.
Integrierte Arbeitsanweisungen und SOPs
Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Text, Medien und Dateien, um zu erklären, wie und warum die Arbeit erledigt wird.
Wiederverwendbare Komponenten für Arbeitsanweisungen
Wandeln Sie ausgewählte Inhalte in Komponenten um, die prozessübergreifend wiederverwendet werden können, um Zeit und Aufwand zu sparen.
Bearbeitungsrechte auf Aktivitätsebene
Weisen Sie einzelnen Aktivitäten Verantwortliche und weitere Bearbeiter zu, um die Verantwortung im Team zu verteilen.
Wiederverwendbare gemeinsame Assets
Legen Sie eine gemeinsame Bibliothek mit Assets wie Links, rechtlichen Inhalten oder Tools an, die Sie in Anweisungen wiederverwenden.
Ablauf für Änderungsvorschläge
Sehen Sie etwas Veraltetes in einer Arbeitsanweisung? Wandeln Sie Ihren Kommentar direkt in einen Änderungsvorschlag um, der den Verantwortlichen zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt wird.
Sehen Sie, wie der Ablauf für Änderungsvorschläge funktioniert →
Externe Dateiverknüpfung
Verknüpfen Sie SharePoint- oder Google-Dateien und -Ordner, um Duplikate zu vermeiden und Inhalte aktuell zu halten.
Mobile App
Lesen Sie dieselben Anweisungen auf Android und iOS, entwickelt für Teams vor Ort, die sie in der Werkstatt brauchen und nicht am Schreibtisch.
Lokalisierung von Inhalten
Übersetzen Sie Arbeitsanweisungen in jede Sprache, damit Teams vor Ort im globalen Prozess in ihrer eigenen Sprache arbeiten.
QR-Code-Zugriff
Drucken Sie ein QR-Etikett für eine Arbeitsanweisung aus und bringen Sie es am Arbeitsplatz an, sodass die aktuelle Version nur einen Scan entfernt ist.
Versionierung und Genehmigungen
Machen Sie aus der Aktualisierung einer Arbeitsanweisung eine benannte, genehmigte Version, mit eigenem Genehmigungsablauf und einem vollständigen Prüfpfad aller Änderungen.
Häufig gestellte Fragen
Im Alltag verwendet Gluu beide Begriffe nahezu austauschbar, aber ISO unterscheidet formal: Eine Verfahrensanweisung (oft das, was man unter SOP versteht) beschreibt einen gesamten Prozess, während sich eine Arbeitsanweisung auf einen bestimmten Schritt darin bezieht. Eine ausführliche Erklärung speziell zu SOPs finden Sie in unserem SOP-Leitfaden.
In der Prozesskarte, an die Aktivität angehängt, die sie erklären, nicht in einem separaten Dokument, Wiki oder auf einem gemeinsamen Laufwerk. Öffnen Sie die Aktivität, und die Anweisung steht sofort bereit.
Ja. Der Gluu KI-Assistent kann einen ersten Entwurf basierend auf dem umgebenden Prozess- und Rollenkontext vorschlagen oder eine bestehende Anweisung an Ihre Standardvorlage anpassen. Sie prüfen und bearbeiten den Entwurf vor der Veröffentlichung.
Ja. Kommentare zu einer Arbeitsanweisung können direkt in einen Änderungsvorschlag umgewandelt werden, der zur Genehmigung an die verantwortliche Person für die Anweisung weitergeleitet wird, bevor die Änderung live geht.
Beides ist möglich. Anweisungen können Bilder, eingebettete Videos und verknüpfte Dateien neben Text enthalten, besonders nützlich für Rollen, bei denen visuelle Anleitungen schneller zu befolgen sind als ein Textblock.
Das hängt vom Unternehmen ab, aber das Muster ist durchgängig dasselbe. Bei e. Luterbach AG arbeiten neue Ingenieure nach einer einzigen einstündigen Einführung selbstständig, und eine Gluu-Umfrage ergab, dass Mitarbeitende mit einfachem Zugang zu klaren Anweisungen bis zu fünfmal schneller eingearbeitet waren.
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