Fragen und Antworten

Auf Ihr Gluu-Konto kann auf folgende Weisen zugegriffen werden:

• Über moderne Webbrowser.
• Über Android- oder Apple-Apps – z. B. durch Scannen eines QR-Codes mit dem Gerät.
• Über eine Desktop-App.
• Über die Microsoft Teams-App von Gluu.

Das bedeutet, dass Geschäftsbenutzer auf relevante Daten zugreifen können, egal ob im Büro, zu Hause, in der Fabrikhalle oder unterwegs.

Ja, mit Gluu können Sie die Azure-Tenant-ID Ihres Unternehmens hinzufügen, und schon können sich alle Benutzer Ihrer Domain anmelden. Sie können auch spezifische AD-Gruppen festlegen, die sich anmelden dürfen, falls Sie den Zugriff einschränken möchten. Dies wird von Ihrem Administrator ganz einfach unter „Einstellungen verwalten“ erledigt.

Gluu unterstützt Single Sign On (SSO) über Microsoft oder Google.

Wenn Sie sich beispielsweise über Microsoft anmelden, klicken Sie einfach auf die Microsoft-Schaltfläche und werden automatisch anhand der Benutzerliste Ihres Unternehmens authentifiziert. Wir können auch spezifischen Microsoft AD-Gruppen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf Gluu gewähren. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können sie automatisch nicht mehr auf Gluu zugreifen. Dies ermöglicht Ihnen zudem Integrationsoptionen wie SharePoint.

Ja. Gluu hat ein auf ISO 27 001 basierendes Informationssicherheits-Managementsystem implementiert und befolgt dieses. Gluu legt großen Wert auf Informationssicherheitsmanagement und tut sein Bestes, um die Daten unserer Kunden innerhalb des Gluu-eigenen Ökosystems von IT-bezogenen Dienstleistungen zu schützen.

Gluu verpflichtet sich, die Sicherheit seiner Geschäftsinformationen angesichts von Vorfällen und unerwünschten Ereignissen zu schützen und befolgt und hält sich an die in unserem Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) festgelegten Grundsätze, das mit ISO/IEC 27 001:2022 konform ist. Das ISMS ist noch nicht offiziell zertifiziert, aber Gluu ist bestrebt, vollständig ISO 27 001-konform zu sein.

Derzeit hat Gluu die folgenden Dokumente und Kontrollmechanismen gemäß den Anforderungen der ISO/IEC 27 001:2022 eingeführt:

• Politik der Informationssicherheit (ISMS)
• Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA)
• Risikoregister und Behandlungsplan
• Politik zu persönlichen Daten
• Richtlinie zur akzeptablen Nutzung
• Richtlinie zur Zugriffskontrolle
• Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen
• Backup-Richtlinie
• Richtlinie zur Informationsklassifizierung

Diese werden mit dem Gluu-eigenen Business Process Management System implementiert, aktualisiert und verwaltet.

Auf Wunsch kann die ISMS-Politik digital weitergeleitet und vom ISO 27 001-Verantwortlichen von Gluu formell eingeführt werden.

Ja. Gluu ist sowohl für Geschäftsanwender als auch für Prozessspezialisten konzipiert.

Fachanwender benötigen einfache Diagramme, die ohne Vorkenntnisse leicht zu lesen sind. Aus diesem Grund bietet standardmäßig ein Mapping auf die Basisebenen von BPMN 2.0 – Swimlanes, Activities, Gateways und Events – an.

Andererseits benötigen Prozessspezialisten für fortgeschrittene Anwendungen eventuell die vollständige BPMN 2.0-Notation. Aus diesem Grund können Sie BPMN 2.0 aktivieren, entweder als optional oder als erforderlich bei der Abbildung von Prozessen. Dies umfasst das vollständige Notations-Framework mit mehr als 55 Formen.

Ja, Auditoren sagen, dass die Verwendung von Gluu Ihnen 85-90 des Weges zu einer ISO 9001 Zertifizierung bringen wird. Der Grund dafür ist, dass Sie Gluu verwenden können, um ein komplettes, integriertes Managementsystem einzurichten und auszuführen.

Ja, das amerikanische APQC-Framework® (Production and Quality Control) wird unterstützt. Das bedeutet, dass Sie die vier Ebenen des von Ihnen gewählten Industriestandards innerhalb der Prozesshierarchie von Gluu neu erstellen können. Sie können APQC-Prozesse sogar aus dem Cross-Industry-Framework direkt in Gluu importieren.


APQC-Beispiel mit Gluu

Ja. Prozesse, die mit der neuesten Version von Microsoft Visio kompatibel und im BPMN-Format gespeichert sind, können in Gluu importiert werden.

Ja. Das branchenübergreifende APQC® ist sogar in Gluu integriert, so dass Sie schnell entscheiden können, welche Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten Sie hinzufügen möchten.

Ja. In Gluu können Sie Ihre Prozesse als .svg exportieren, die in Microsoft Visio und andere Systeme importiert werden können.

Es ist in der Tat wichtig, dass Software nur geringe Anforderungen an das Unternehmen oder die Endbenutzer stellt. Deshalb benötigt Gluu für den Zugriff nichts weiter als einen modernen Webbrowser oder ein Android- oder Apple-Gerät. Sie gehen einfach zu Gluu und melden sich mit den unternehmenseigenen Microsoft-Zugangsdaten an.

Normalerweise kann jeder, der nur über ein grundlegendes Maß an IT-Kenntnissen verfügt (ähnlich wie bei der Arbeit mit Office 365), nach einer kurzen 15-minütigen Einführung mit Gluu arbeiten. Wir empfehlen ein Train-the-Trainer-Modell, bei dem Gluu Ihr Kernteam und Ihre Prozessverantwortlichen schult. Anschließend führen sie Ihre Endbenutzer in die Suche und Nutzung von Prozessen, Fällen und Aufgaben ein und stellen Fragen und geben Feedback.

Gluu wird aus Amsterdam und Dublin bereitgestellt. Dort werden auch die primären Daten und die Backup-Daten gespeichert. Das bedeutet, dass keine Daten in Drittländer übertragen werden (wie von der DSGVO gefordert). Hier erfahren Sie mehr über die Datenresidenz von Microsoft in Azure.

Gluu nutzt hauptsächlich Microsoft, um unsere Dienstleistungen zu erbringen. Eine vollständige Liste unserer ‚autorisierten Unterauftragsverarbeiter‘ von Daten ist in unserer gemeinsamen Datenverarbeitungsvereinbarung aufgeführt.

Nein, wir verlangen oder fördern keine Eingabe sensibler Daten auf der Plattform. Sie können sich jedoch dafür entscheiden, diese Art von Informationen hinzuzufügen, und wenn Sie dies wünschen, bieten wir gegen Aufpreis fortschrittliche Lösungen für die Verschlüsselung an.

Um die DSGVO-Regeln einzuhalten, muss Gluu als Datenverantwortlicher personenbezogene Daten löschen, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung der Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich ist.

Die Löschpflicht gilt für:

• Persönliche Daten von Mitarbeitern und Bewerbern, die im Rahmen von Einstellungen, bestehenden Arbeitsverhältnissen und beendeten Arbeitsverhältnissen verarbeitet werden.
• Benutzer (Mitarbeiter) auf den Konten des Kunden.

Informationen werden auf folgende Weise gelöscht:

Mitarbeiterinformationen – innerhalb von fünf Jahren, nachdem die Person Gluu verlassen hat.

Gluu bietet Unterstützung über die folgenden Kanäle:

• Online, Self-Service-Dokumentationszentrum mit mehr als 100 Artikeln.
• YouTube-Kanal mit Anleitungsvideos.
• Support per E-Mail.
• Chat-Support innerhalb der Anwendung.

Maßgeschneiderte Support-Modelle und Service-Levels werden Kunden angeboten, die unsere Enterprise Services nutzen.

Die Supportzeiten von Gluu sind von 8 bis 22 Uhr MEZ mit der schnellsten Antwort zwischen 9 und 18 Uhr. Alle Supportanfragen werden von erfahrenen Mitarbeitern bearbeitet.

Die durchschnittliche erste Antwortzeit beträgt 10 Minuten, während die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss etwa 3 Stunden beträgt.

Gluu garantiert, dass die Betriebszeit des Dienstes nicht weniger als 99,5 % beträgt, gemessen über ein Jahr (12 aufeinanderfolgende Monate). Die Messung der Betriebszeit erfolgt durch einen externen Dienstleister und die Berichte werden auf Anfrage an die Kunden gesendet.

Gluu verfügt über eine tokenbasierte, offene REST-basierte Web-API. Das bedeutet, dass Sie sich mit allen Informationen in Ihrem Gluu-Konto von anderen Geschäftssystemen aus verbinden können.

Ja, Gluu lässt sich auf zwei Arten in SharePoint 365 integrieren:

Die offene, tokenbasierte REST-API von Gluu ermöglicht Ihnen die einfache Integration mit fast jeder Webanwendung. Es werden sowohl „Post“- als auch „Get“-Methoden unterstützt, sodass Sie Gluu-Daten an Ihre anderen Anwendungen senden oder Daten von Drittanbietern in Gluu importieren können.

Alle Zugriffe sind verschlüsselt und über Endpunkte zugänglich, die den OpenAPI 2 (OAS)-Standard verwenden. Endpunkte können von Ihren internen und externen Entwicklern mit Swagger durchsucht werden.

Wir haben native Integrationen für Anwendungen wie Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, PowerBI, PowerAutomate und Power Apps entwickelt.

Ja, dies ist relevant, wenn Sie wissen, welche Aktivitäten viel Interaktion mit SalesForce erfordern. Sie können dann ein Formular von SalesForce in Gluu anzeigen lassen, sodass Sie die Felder einfach ausfüllen können, ohne SalesForce eingeben zu müssen.

Gluu unterstützt derzeit Englisch, Deutsch, Dänisch und Grönländisch (die Regierung von Grönland ist ein Kunde von uns).

Unternehmenskunden können zusätzliche Sprachen anfordern. Fragen Sie einfach Ihren Gluu-Vertreter.

Mit Gluu können Sie ausgewählte Inhalte gezielt übersetzen und lokalisieren. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise eine Produktion in einem anderen Land haben, können Sie spezifische Arbeitsanweisungen für die dortigen gewerblichen Mitarbeiter übersetzen lassen, während der Rest in Ihrer Hauptsprache verbleibt.

Diese Enterprise-Funktion bietet die folgenden Vorteile:

• Übersetzen Sie ausgewählte Prozesse und/oder Arbeitsanweisungen in Sprachen, die z. B. in Büros und Produktionsstätten in anderen Ländern verwendet werden.
Benutzer sehen die übersetzten Inhalte nur, wenn die Übersetzungssprache ausgewählt wurde und wenn der Prozess oder seine Arbeitsanweisung übersetzt wurden. Sie müssen also nicht alle Inhalte übersetzen, sondern können sich nur auf relevante Prozesse konzentrieren.
Pflegen Sie die Dokumentation in einer Hauptsprache, während Sie problemlos 1-zu-1-Übersetzungen für lokale Zielgruppen anfertigen.
Überwachen Sie, ob Änderungen an der Mastersprache vorgenommen wurden, die sich nicht in der Übersetzung widerspiegeln.

Kurz gesagt bietet Gluu Abonnementstufen für jeden Schritt auf der Prozessreise eines Unternehmens an – von der Abbildung bis hin zum vollständigen Business Process Management. Einen detaillierten Funktionsvergleich finden Sie auf unserer Preisseite.

Ja. Gluu basiert auf der Erkenntnis, dass man Geschäftsanwender einbeziehen muss, um Prozessexzellenz zu erreichen. Dies setzt voraus, dass jeder in der Lage ist, seinen Zugang zu Informationen zu personalisieren und Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.

Ja, Mengenrabatte sind integriert und basieren auf Schwellenwerten – sobald Sie also z. B. 50 Benutzer erreichen, werden alle Abonnements günstiger. Sie können dies pro Plan auf unserer Preisseite berechnen.

Name des Unternehmens: Gluu ApS

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DK33886349

Rechnungswährungen: USD / EUR / DKK

Land: Dänemark

Tel. Nummer: +4572302070

Unternehmensadresse: Svanevej 22, DK-2400 Kopenhagen NV

Name der Bank: Danske Bank

Bankkonto: DK7330000010971896

SWIFT-Code: DABADKKK

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn etwas spart, neue Inhaltsversionen erstellt werden. Es gibt fünf Möglichkeiten, dies zu sehen:

Ein Audit-Trail (auch Audit-Protokoll genannt) ist ein sicherheitsrelevanter chronologischer Datensatz, satz- und/oder Ziel- und Quellenquelle, der den nachweislichen Nachweis der Abfolge von Aktivitäten liefert, die jederzeit einen bestimmten Vorgang, ein bestimmtes Verfahren oder ein ereignisbezogenes Ereignis betroffen haben.

Gluu speichert alle Aktionen von Benutzern als Ereignisse. Mit dem Audit-Trail von Gluu können Sie alle Aktivitäten in Ihrem Konto anzeigen und nach Zeit oder Thema sortieren.

Ja. Jedes Mal, wenn ein Prozesseigentümer oder Editor einen Prozess speichert, fragt Gluu die Person, ob er als neue Version gespeichert und/oder an Benutzer kommuniziert werden soll, die eine Rolle darin haben. Auf diese Weise macht Gluu es einfach, genaue Änderungsverfolgung zu halten und mit den Benutzern zu kommunizieren, die es wissen müssen.

Gluu veröffentlicht etwa 8-10 Mal pro Jahr neue Funktionen und Verbesserungen. Jede Version durchläuft einen strengen Testprozess.

Gluu bietet Enterprise-Kunden die Möglichkeit, mit einer Kopie ihrer eigenen Daten zu testen, um sicherzustellen, dass es keine unbeabsichtigten Konsequenzen gibt.

Ja, wenn die Tests der Enterprise-Kunden Probleme aufzeigen, wird Gluu die Veröffentlichung unterbrechen, bis alle Bugs oder Designprobleme behoben sind.

Gluu wird von den europäischen Rechenzentren von Microsoft in Amsterdam und Dublin gehostet und geliefert. Dies bedeutet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden (um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten).

Alle Ihre Daten werden kontinuierlich über die Azure-Dienste von Microsoft gesichert. Dies bedeutet, dass alle 3-5 Minuten ein Backup gemacht wird. Diese wird rollierend für 35 Tage gespeichert.

Nein, das ist nicht möglich. Wir bieten jedoch die Möglichkeit, Gluu in der eigenen Azure-Umgebung Ihrer Organisation zu hosten. Dies ist unsere so genannte „Private Tenant“-Option, bei der Gluu in Ihrer eigenen Azure-Instanz verwaltet wird, mit der Möglichkeit, neue Versionen zu testen und zu genehmigen und diese vollständig zu steuern.

Diese Option ist über unseren Enterprise-Plan und gegen zusätzliche Servicekosten verfügbar.

Wenn Sie mit Zeichnungsprozessen arbeiten und Arbeitsanweisungen erstellen, wird Ihre Arbeit mit dem Speicher Ihres Browsers gesichert. Das Ergebnis ist, dass selbst wenn Ihre Internetverbindung verloren geht, dann wird Ihre Arbeit immer noch zum Speichern auf Gluus Servern zur Verfügung stehen, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist.

Ja, Gluu hat Kunden, die mehr als 1.000 Prozesse mit Gluu ausführen. Diese können verbunden und Aktivitäten wiederverwendet werden.

Ja, Gluu führt regelmäßig Bewertungen von Sicherheitslücken mit akkreditierten Tools von Drittanbietern durch. Berichte stehen Kunden bei Bedarf zur Verfügung.

Ja, Gluu führt regelmäßig Penetrationstests mit akkreditierten Sicherheitsexperten durch, die Angriffe im Stil von White-Hat-Hackern durchführen.

Die gesamte Kommunikation mit Servern wird standardmäßig mit dem Industriestandard SSL (256-Bit-Verschlüsselung, 2048-Bit-Root und Domain-Control-Validierung) verschlüsselt. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Datenverkehr zwischen Ihnen und Gluu während der Übertragung sicher ist. Im Gegensatz zur E-Mail-basierten Kommunikation, die größtenteils ungeschützt über das Internet läuft, ist Ihre Kommunikation mit Gluu vollständig geschützt.

Ihre Daten in Gluu werden mit ‚Transparenter Datenverschlüsselung‚ für Azure SQL über Microsoft verschlüsselt.

Gluu wird mit einer Event-Sourcing-Architektur entwickelt. Das bedeutet, dass alle Benutzeraktionen nachverfolgt und als Ereignisse gespeichert werden und im Prüfpfad Ihres Kontos zugänglich sind.

„Ereignisse sind unveränderlich. Da Ereignisse in der Vergangenheit stattfinden, können sie nicht geändert oder rückgängig gemacht werden. Allerdings können nachfolgende Ereignisse die Auswirkungen früherer Ereignisse verändern oder aufheben. Zum Beispiel ist „die Reservierung wurde storniert“ ein Ereignis, das das Ergebnis eines früheren Reservierungsereignisses ändert.“

Quelle: Microsoft

Gluu hat Prozesse für die Datenwiederherstellung getestet. Eine einfache Wiederherstellung von Daten kann daher innerhalb von zwei Stunden abgeschlossen werden, während eine vollständige Wiederherstellung (auch bei Verlust von Konfigurationsdaten) innerhalb eines Geschäftstags abgeschlossen werden kann.

Ein moderner und weit verbreiteter Tech-Stack ist in der Tat wichtig. Aus diesem Grund basiert Gluu auf Microsoft Azure, .NET, Angular und Node.js.

Gluu wird als Multitenant-Lösung bereitgestellt. Dies gewährleistet eine hohe Skalierbarkeit und Fokussierung, da alle unsere Kunden ‚im selben Boot sitzen‘, was bedeutet, dass jedes Problem, das für einen Kunden identifiziert wird, für alle gelöst wird. Während die Funktionalität gemeinsam genutzt wird, stellen wir sicher, dass alle Daten nach Konto getrennt sind. Dies bedeutet, dass Ihre Daten getrennt von anderen gespeichert werden.

Der integrierte KI-Assistent von Gluu verwendet die API von OpenAI, um Sie bei der Erstellung von Inhalten und anderen regelmäßigen Aufgaben im Rahmen der OpenAI Enterprise Privacy Agreement zu unterstützen. Dies bedeutet, dass keine Daten für das Training von LLMs verwendet werden. Darüber hinaus können die Admin-Benutzer von Gluu entscheiden, welche Prompts für bestimmte Berechtigungsgruppen aktiviert werden sollen. Auf diese Weise können Sie genau steuern, welche Daten mit OpenAI geteilt werden.

Mit Gluu können Sie Zugriffsrechte auf zwei Arten vergeben:

• Prozessbasierte Berechtigungen: Sie können Benutzern die Rechte zuweisen, bestimmte Prozesse vollständig zu verwalten und zu bearbeiten.
• Berechtigungsgruppen: Sie können Benutzern eine rollenbasierte Zugriffskontrolle auf bestimmte allgemeine Funktionen zuweisen.

Weitere Informationen zu Zugriffskontrolle und Rechten finden Sie in unserem Dokumentationszentrum.

Gluu bietet mehrere Optionen für die Zugangskontrolle. Sie können den Zugriff entweder nach Prozess oder nach Rolle anbieten. Die erste Option ist nützlich, wenn Sie einem Geschäftsbenutzer die Möglichkeit geben möchten, ausgewählte Prozesse vollständig zu besitzen und mit ihnen zu arbeiten. Die zweite Option ist nützlich, um benutzerdefinierte „Berechtigungsgruppen“ zu erstellen und diesen Benutzer oder Benutzergruppen zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie z.B. Admin-Rollen usw. erstellen.

Weitere Informationen zu Zugriffskontrolle und Rechten finden Sie in unserem Dokumentationszentrum.

Geschäftsprozessmanagement, das keine kontinuierliche Kommunikation mit den Endanwendern beinhaltet, hat nur einen begrenzten Wert. Aus diesem Grund bietet Gluu die folgenden Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Endbenutzern:

Weitere Informationen zur Kommunikation mit Gluu finden Sie in unserem Dokumentationszentrum.

Wir bieten eine Integration in die Active Directory Services (ADS) Ihres Unternehmens sowie in die Active Directory-Verbunddienste Ihres Unternehmens. Dadurch wird sichergestellt, dass automatisch neue Mitarbeiter zur Gluu-Plattform hinzugefügt werden. Außerdem werden Mitarbeiter, die aus Ihrem ADS entfernt werden, automatisch in Gluu deaktiviert.

Sie können die Prozesse auswählen, die diese bestimmte Person besitzt, und dann massenweise bearbeiten, um einen neuen Besitzer festzulegen.

Ja. Selbstverständlich können wir Ihre bevorzugten Berater einbeziehen und schulen. Dies setzt lediglich voraus, dass sie Erfahrung mit Business Process Management im Allgemeinen und/oder Moderation haben.

Wir bieten Unterstützung bei der Implementierung und laufenden Tool-Support über unser Customer Success-Programm. Wenn Sie branchenspezifische Unterstützung bei der Erstellung von Best-Practice-Prozessen benötigen, dann empfehlen wir Ihnen unsere erfahrenen Beratungspartner.

Ja, natürlich. Wir möchten niemanden als Geisel nehmen. Deshalb machen wir es Ihnen leicht, jede Prozess-, Rollen- und Aktivitätsseite auszudrucken. Sie können Ihren Prozess-, Aktivitäten- und Aufgabenverlauf auch als .csv-Datei exportieren und anderweitig verwenden.

Ja. Sie können dies auf zwei Arten tun: 1) über die API von Gluu, mit der Sie auf alle Ihre eigenen Daten zugreifen können, oder 2) über die native SharePoint-Integration von Gluu, die Kopien aller Aufgaben, Formulare und Fälle, die in Gluu abgeschlossen wurden, in automatisch erstellten Fallordnern auf SharePoint speichert. Dadurch erhalten Sie ein Duplikat aller wichtigen Datensätze, die auch von Nicht-Gluu-Benutzern verwendet werden können.