Gluu

LEITFADEN ZUM PROZESSERFOLG (6/8)

Erstellen Sie Prozessflussdiagramme

Jetzt, da Sie die Grundlagen geschaffen haben, ist es an der Zeit, mit der Erstellung von Prozessablaufdiagrammen zu beginnen. Der Prozessverantwortliche ist die richtige Person, um die Leute zusammenzustellen, die wissen, wie die Arbeit in jedem Bereich erledigt wird.

Schritte zur Prozessverbesserung

  1. Erfolg mit Ihrem Prozessverbesserungsplan
  2. Bereiten Sie Ihr Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit vor
  3. Erstellen Sie eine Prozesshierarchie und einen Prozessentwurf
  4. Prozessverantwortliche ernennen, ernennen und ausbilden
  5. Präsentieren Sie die Prozessabbildung allen Kollegen
  6. Erstellen Sie Prozessflussdiagramme
  7. Stabilisieren Sie Ihre Prozesse
  8. Behalten Sie den Prozessfokus bei

Dieses Kapitel ist im Wesentlichen ein Leitfaden für die Prozessverantwortlichen. Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre neuen Prozessverantwortlichen geschult haben, damit sie nun ein grundlegendes Verständnis dafür haben, wie man ein Prozessflussdiagramm und eine Arbeitsanweisung erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, dass sie sich an die Arbeit machen.

Beginnen Sie mit Ihren Prozessabläufen, wie sie sind

Es ist wichtig, dass Sie damit beginnen, Prozessabläufe so abzubilden, wie sie heute sind – nicht so, wie Sie sie haben möchten. Dies ist der beste Weg, um schnell Prozessablaufdiagramme zu erstellen, die Ihre Kollegen erkennen und ausführen können. Dies wird oft als “Ist”-Prozesse bezeichnet.

Trinkgeld!

Wussten Sie, dass Sie mit 10 Prozessverantwortlichen und einem Prozessworkshop pro Woche alle Ihre kritischen Prozessflussdiagramme in einem Monat erstellen können?

SCHRITT 6.1

Erstellen Sie gemeinsam Prozessablaufdiagramme

Wenn Sie auf der Suche nach einem praktischeren und visuelleren Beispiel dafür sind, wie Sie die Prozessabbildung vereinfachen können, sehen Sie sich unser Video unten an:

Beim ersten Treffen ist es hilfreich, zusätzlich einen erfahrenen Berater aus der zentralen Arbeitsgruppe oder einen externen Berater einzubeziehen, der den Prozessverantwortlichen unterstützt und bei der Vorbereitung und Auswertung unterstützt.

  1. Laden Sie mindestens einen Vertreter für jede Rolle (die Teil des Prozesses ist) zu einem zweistündigen Workshop ein.
  2. Erstellen Sie während dieses Workshops Prozessflussdiagramme direkt in Gluu.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Aufgabe darin besteht, Prozessflussdiagramme so zu erstellen, wie die Teilnehmer denken, dass sie gerade ausgeführt werden. Sie wollen verstehen, wie die getan wird – nicht so, wie Sie es sich wünschen .

Illustration des Prozessverbesserungszyklus

Wie Redakteure dem Prozessverantwortlichen helfen können

In Gluu können nur der zugewiesene Prozessverantwortliche und die Redakteure einen Prozess bearbeiten. Formell ist der Prozessverantwortliche verantwortlich, aber diese Rolle wird häufig an Mitarbeiter vergeben, die:

  • Sind sehr beschäftigt.
  • Erhalten Sie viele E-Mails.
  • Sie sind möglicherweise keine “Digital Natives” und daher etwas zögerlich bei der Nutzung von Technologie.

Während ein Prozessverantwortlicher gut darin ist, Prozessverständnis zu schaffen, zu erleichtern und Verbesserungen vorzunehmen, ist er oder sie möglicherweise nicht gut darin, sich daran zu erinnern, den Prozess beizubehalten, während Sie lernen. Hier können Redakteure helfen.

Wir empfehlen, dass der vielbeschäftigte Prozessverantwortliche beim Abschluss des Prozessworkshops 1-2 Redakteure ernennt. Der ideale Editor sieht wie folgt aus:

  • Jung, energisch und ehrgeizig.
  • Arbeitet gerne mit modernen digitalen Tools.
  • Sorgfältig und gründlich.

Die Aufgabe des Redakteurs ist es, alle Änderungen an Arbeitsanweisungen und Prozessen abzufangen und aufzuzeichnen und dann Gluu zu aktualisieren.

Beispiel für einen erfolgreichen Prozessverantwortlichen

Trinkgeld!

Eine Fabrik hat eine tägliche Managementsitzung im Produktionsbereich. Dies wird vom Prozessverantwortlichen geleitet. Hin und wieder identifiziert die Gruppe notwendige Anpassungen des Prozesses und der Arbeitsanweisungen. Diese werden dann über ein Tablet, das von Simone, der jüngsten Mitarbeiterin der Gruppe, bedient wird, direkt in Gluu durchgeführt. Simone nutzt die Kommentarfunktion, um die Hintergründe für die Änderung zusammenzufassen. So sichert Simone als Redakteurin die Verbindung zwischen dem täglichen Management-Meeting und dem Prozess als Ganzes.

Beispiel für einen Workshop zur Erstellung von Prozessablaufplänen

Laden Sie zu einer Besprechung ein (in einem Raum mit Projektor und Internetzugang) und gehen Sie dann wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Tool für die Prozesszusammenarbeit an.
  2. Wählen Sie das richtige Prozessablaufdiagramm in der Hierarchie aus und öffnen Sie es im Bearbeitungsmodus.
  3. Erleichtern Sie die Prozessabbildung durch die Gruppe, sodass Sie ein Diagramm erstellen, das die Gesamtverantwortlichkeiten zeigt.
  4. Klicken Sie auf eine Aktivität und zeigen Sie, wie jeder Teilnehmer Text, Links, Bilder, Videos, Dateien und Kommentare zu jeder Aktivität im Prozess hinzufügen kann.
  5. Bitten Sie alle, ihre Ideen, Kommentare und Fragen hinzuzufügen – während der Prozessverantwortliche die beabsichtigte Ausgabe jeder Aktivität durchgeht.
  6. Geben Sie den Teilnehmern 5-10 Minuten Zeit, um die Ideen der anderen zu beantworten und zu beschriften, bevor Sie zur nächsten Aktivität übergehen.
  7. Geben Sie den Teilnehmern eine Hausaufgabe, um die Dokumente, Vorlagen und Links hinzuzufügen, die sie für jede Aktivität verwenden. Sammeln Sie nützliche Werkzeuge, die Sie verfeinern und mit allen teilen können.
  8. Identifizieren Sie abschließend die nächste Gelegenheit, den Prozess auszuführen. So sollen möglichst viele Gruppenmitglieder die Möglichkeit haben, den Prozess in einer realen Umgebung zu testen.

Mit diesem kollaborativen Ansatz ist es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer die tatsächliche Verantwortung für ihre Prozessablaufdiagramme übernehmen.

Trinkgeld!

In this phase, Gluu’s compliance dashboard is useful for monitoring progress by a process. If a process is rarely modified or commented on, then there is a need to follow up on whether or not the process owner fulfils his new role.

Verweise:

Prüfliste

  • Alle Prozessverantwortlichen haben Workshops mit Kollegen abgehalten, in denen sie mindestens zwei Prozessablaufdiagramme erstellt haben.
  • Überprüfen Sie, ob alle Prozessflussdiagramme das gleiche Format haben.
  • Alle Aktivitäten in jedem Prozess müssen Arbeitsanweisungen haben.
  • Planen Sie einen Test des ersten Prozesses.

Nächstes Kapitel

Das war Kapitel sechs, Kapitel sieben befasst sich mit der Stabilisierung Ihrer Prozesse. Wir haben auch einige Checklisten und Beispiele beigefügt, um besser zu zeigen, wie Sie die kontinuierliche Verbesserung am besten angehen können.