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So stellen Sie einen guten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter sicher

Eine Studie des Recruiting Roundtable zeigt, dass ein guter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter die Leistung neuer Mitarbeiter um 30 % steigert. Darüber hinaus zeigen andere Studien, dass neue Mitarbeiter länger bleiben, wenn die Einführungserfahrung gut ist. Dieser Sechs-Schritte-Leitfaden kann Ihnen helfen, Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter erfolgreich zu gestalten.

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Erstens: Was ist ein schlechter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter?

Beginnen wir damit, uns für einen Moment einen schlechten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter vorzustellen, indem wir uns in die Lage eines neuen Mitarbeiters versetzen: Sie haben endlich Ihren Traumjob gefunden. Der erste Tag ist noch Wochen entfernt. Trotzdem verbringen Sie viel Zeit damit, sich über Ihren neuen Arbeitsplatz zu informieren. Schließlich möchten Sie sich darauf vorbereiten, an Ihrem ersten Tag „voll durchzustarten“.

Dein erster Tag kommt und du betrittst das Gebäude. Sie bitten darum, Ihren neuen Chef kennenzulernen. „Sie ist in einer Besprechung“, sagt die Rezeptionistin. Nach 10 Minuten kommt jemand anderes, Peter, runter, um dich abzuholen. „Oh, du bist also der neue Marketing-Typ? – schön, dich kennenzulernen“, sagt Peter. Sobald Sie im Büro sind, weiß niemand wirklich, wo Sie sitzen sollen, also warten Sie, bis Ihre neue Chefin aus ihrer Besprechung kommt. Und so könnte die Geschichte drei bis sechs Monate weitergehen.

Natürlich haben die meisten Menschen einen guten ersten Tag. Jeder erlebt jedoch in den ersten Monaten Fehler und Versäumnisse. Es gibt einfach zu viele Details, um sie für zu viele Menschen in verschiedenen Abteilungen und Rollen im gesamten Unternehmen richtig zu machen. Das ist es, was einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter jedes Mal so schwer erreichbar macht.

Wir hoffen, dass wir mit diesem Leitfaden unsere Erfahrungen teilen können, die wir mit Dutzenden von Unternehmen bei ihrem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter gemacht haben. Darin werden wir einige der Best Practices für gute Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter vorstellen. Vor diesem Hintergrund sind wir sicher, dass Sie die Grundlagen kennen und vielleicht haben Sie sogar schöne Einführungsmaterialien und einen Leitfaden für den Personalchef.

Beispiel:

Mehr als 50 verschiedene Aufgaben, die nacheinander und zur richtigen Zeit von fünf verschiedenen Abteilungen oder Personen erledigt werden, x die Anzahl der neuen Mitarbeiter, die jedes Jahr hinzukommen = ein großes Risiko, dass etwas vergessen oder falsch gemacht wird.

Der schwierige Teil besteht darin, sicherzustellen, dass es richtig gemacht wird. Jeder. Ledig. Zeit.

Warum ein guter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter wichtig ist

Die neue Mitarbeiterin hat also ihren Teil dazu beigetragen. Sie wird einen guten ersten Eindruck hinterlassen. Vielleicht auch ihr Chef und die neuen Kollegen. Der schwierige Teil wird sein, sicherzustellen, dass alle ersten Eindrücke, die sie in den kommenden Monaten haben wird, auch gut sein werden.

Laut einem Artikel über HR.com sich ein guter Onboarding-Prozess für Mitarbeiter wirklich auszahlt:

• Onboarding-Programme können die Mitarbeiterbindung um 25 % erhöhen und die Leistung der Mitarbeiter um 11 % verbessern.
• Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die an einem strukturierten Onboarding-Programm teilnehmen, 3 Jahre lang in einem Unternehmen bleiben, um 69 % höher.
• Es dauert 8-12 Monate, bis neue Mitarbeiter so kompetent sind wie ihre erfahrenen Kollegen.
• 15 % der Mitarbeiter gaben an, dass das Fehlen eines effektiven Onboarding-Programms ihnen bei ihrer Entscheidung zur Kündigung geholfen hat.

Genug darüber gesagt, warum es wichtig ist. Wir sind sicher, dass Sie hier sind, weil Sie wissen, dass es wichtig ist. Also lasst uns weitermachen.

Die typischen Fehler beim Onboarding von Mitarbeitern

Aus unseren eigenen Erfahrungen mit Onboarding-Prozessen von Mitarbeitern und aus Gesprächen mit vielen Unternehmen sehen wir diese typischen Fehler:

Zu ehrgeizig sein

Komischerweise liegt es nicht daran, dass Führungskräfte und HR-Manager die Notwendigkeit eines guten Onboardings nicht erkennen würden. Oft enthält der Prozess in den ersten Monaten hohe Ambitionen für Kurse und Meetings. Wenn diese nicht stattfinden oder verschoben werden, werden die Erwartungen der neuen Kollegen nicht erfüllt. Es ist besser, kein Versprechen zu geben, als eines zu geben und es dann nicht zu halten…

Vergessen, dass „der Teufel im Detail steckt“

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihr neuer Arbeitsplatz top professionell ist, dann sind Sie enttäuscht über all die kleinen Dinge, die schief gehen:

• Nicht auf E-Mail-Listen
• Sie haben nicht die richtige Software
• Sie haben nicht die richtigen Zugriffsrechte
• nicht zu wichtigen Sitzungen eingeladen werden.
• Usw. usw.

Jedes Mal, wenn eine Kleinigkeit vergessen wird, denkt der neue Kollege: „Entweder ist es ihnen egal, oder es ist mehr Chaos hier, als ich dachte.“ Keine der beiden Interpretationen ist gut.

Überlassen Sie es ein paar inspirierten Menschen

Sie kennen wahrscheinlich diese freundlichen HR-Mitarbeiter, Sekretärinnen und Rezeptionisten, die sich an alles erinnern. Wenn sie bei der Arbeit sind, erfolgt das Onboarding der Mitarbeiter in der Hand und persönlich. Was passiert, wenn sie gehen und Sie einen Ersatz bekommen, der nicht so gut ist? Oder sind Sie einfach nur im Urlaub? Dann fangen Aufgaben an, durch die Maschen zu rutschen. Sie müssen Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter unabhängig von Einzelpersonen gestalten – auch wenn Sie nur 30 Personen sind.

Zu viele auffällige Broschüren und zu wenig Substanz

Größere Unternehmen beschäftigen Top-Fachkräfte, die alle Angebote ihrer Mitarbeiter, ihren Verhaltenskodex und die Arbeitsweise des Unternehmens aus einer sehr allgemeinen Sicht präsentieren. Das ist großartig. Viele erleben jedoch Frustration, wenn sie feststellen, dass das Denken über ihre Rolle sowie die beteiligten Prozesse und Systeme nur „in den Köpfen ihrer erfahrenen Kollegen“ existiert.

„Sie werden erst verstehen, wie wir arbeiten, wenn Sie mindestens drei Jahre hier sind“

Anonymer Mitarbeiter in einem dänischen Unternehmen.

Das Ergebnis ist, dass die neue Kollegin, sobald die auffälligen Materialien verbraucht sind, das Gefühl haben muss, ihren Chef und ihre Kollegen bei ihrer Arbeit zu unterbrechen. Unabhängig davon, ob Sie ein frischgebackener Absolvent oder ein erfahrener Profi sind, ist es frustrierend, um Gefälligkeiten bitten zu müssen, wenn Sie nur versuchen, einfache Aufgaben wie Reisekosten, Kaufanfragen oder die Buchung von Besprechungen zu erledigen.

Keine Kontrolle darüber

Können Sie dokumentieren, dass für jeden neuen Mitarbeiter, der Ihren Onboarding-Prozess im letzten Jahr durchlaufen hat, alles zum richtigen Zeitpunkt passiert ist? Wahrscheinlich nicht. Wenn Sie nicht den Überblick behalten, wie können Sie sicherstellen, dass dies geschieht? Heutzutage kann es auch gesetzliche Anforderungen geben, dass Sie z. B. Sicherheitsschulungen, Anweisungen und die Speicherung ihrer persönlichen Daten dokumentieren können. Das Problem ist, dass es leicht zu einer Vollzeitstelle wird, den Überblick zu behalten, so dass viele es dem Zufall überlassen.

Sechs Schritte, um Ihren eigenen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter einzurichten

SCHRITT 1

Legen Sie Ihre Vision fest

Zunächst müssen Sie die Vision für Ihren Onboarding-Prozess festlegen. Wenn Ihre Unternehmenskultur sehr fließend und informell ist, sollte Ihr Onboarding dies widerspiegeln. Wenn Sie in einer stark regulierten und ausgereiften Branche tätig sind, sollte Ihr Onboarding dazu passen. Es wird eine andere Erfahrung sein, wenn Sie bei einem Tech-Startup oder bei einer Regierungsorganisation angestellt sind. Daher sollte das Onboarding-Erlebnis eine natürliche Einführung in das Unternehmen sein, so wie es ist. Auf diese Weise wechselt der neue Mitarbeiter ganz natürlich in seine neue Rolle, ohne das Gefühl zu haben, dass sich niemand mehr um ihn kümmert.

In diesem Zusammenhang sollten Sie entscheiden, was Sie einbeziehen möchten und wie lange Ihr Onboarding-Prozess für Mitarbeiter dauern wird.

Deckt es alle obligatorischen Schulungen ab?
Geht es um Themen, die für die Ebene, die Funktion und das Land der Person einzigartig sind?
Wie lange wird es dauern – einen, drei oder sechs Monate?

SCHRITT 2

Beschreiben Sie die perfekte Einführung

Sobald Sie sich über das Ambitionsniveau und den Stil im Klaren sind, ist es an der Zeit, den perfekten Onboarding-Prozess für Mitarbeiter zu beschreiben, wie er vom Mitarbeiter während der gesamten Einarbeitungszeit erlebt wird.

Schreiben Sie so detailliert wie möglich. Es sollte zu einer besseren Version der schlechten Onboarding-Erfahrung von Mitarbeitern führen, die wir zu Beginn dieses Leitfadens skizziert haben:

„Dein erster Tag kommt und du betrittst das Gebäude. Sie bitten darum, Ihren neuen Chef kennenzulernen. „Sie ist in einer Besprechung“, sagt die Rezeptionistin. Nach 10 Minuten kommt jemand anderes, Peter, runter, um dich abzuholen. „Oh, du bist also der neue Marketing-Typ? „Schön, dich kennenzulernen“, sagt Peter.

SCHRITT 3

Rollenübergreifendes Mapping Ihres Prozessablaufs

Bringen Sie Vertreter aus der IT, dem HR-Bereich und anderen beteiligten Funktionen zusammen und skizzieren Sie den Ablauf.

Der Sinn dieser Übung besteht darin, sich auf die Hauptaktivitäten zu einigen und wer dafür verantwortlich ist. Halten Sie es auf einem ziemlich hohen Niveau und teilen Sie Ihren Flow in Aktivitäten vor der Ankunft, Ankunft und nach der Ankunft auf.

Trinkgeld!

Beginnen Sie damit, Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter so abzubilden, wie er heute ist. Das bedeutet, sich nur auf die grundlegenden, hochkritischen Aufgaben zu konzentrieren. Beispiele wären: Sicherstellen, dass ein Schreibtisch und ein PC vorhanden sind, dass die Person begrüßt wird usw. Dies sollte sich auf Aufgaben konzentrieren, die der neue Mitarbeiter eindeutig vermissen und frustrieren wird.

Unsure about process mapping? Read our guide to simple process mapping.

Es kann sein, dass Sie am Ende so etwas haben:

SCHRITT 4

Beschreiben Sie, was bei jeder Aktivität zu tun ist

Now that you agree on the main responsibilities across your organisation it’s time to go one level deeper. This means describing each activity in your flow diagram. The best person to do this is a representative from each of the roles that are involved. So for instance, the IT manager describes the tools needed and how to set up a new employee in detail. Ideally, this is done as a step-by-step guide with screenshots – or even better as a video recording of the screen.

Trinkgeld!

Lassen Sie einen anderen Kollegen mit der gleichen Rolle (z. B. IT-Manager) jede Anweisung beim nächsten Onboarding ausprobieren. Im Idealfall beobachtet der Autor dann, wie einfach die Anweisung zu befolgen ist, und passt sich anschließend an.

Unsure about writing work instructions? Read our guide to writing work instructions

SCHRITT 5

Messbare Aufgaben hinzufügen

Wenn Sie sich über die verschiedenen Aktivitäten und deren Durchführung im Klaren sind, ist es an der Zeit, einige messbare Aufgaben aufzustellen. Diese sollten die Ergebnisse der einzelnen Aktivitäten darstellen.

Beispiel:

Der IT-Manager hat die Aktivität „Alle Tools vorbereiten“ und er hat beschrieben, wie man einen PC und ein Telefon bestellt und den neuen Mitarbeiter in verschiedenen Systemen einrichtet.

Nun sollte er die messbaren Ergebnisse als Aufgaben definieren, also z.B.

• PC bestellen
• PC einrichten
• Einrichten eines neuen Mitarbeiters in einem Active Directory

Warum? Um Aufgaben zu verfolgen und zu messen. Auf das Know-how und den Zeitrahmen ihrer Fertigstellung.

SCHRITT 6

Richten Sie Prozesskontrollen für Ihren Onboarding-Prozess ein

Bei diesem Schritt sind Sie fast am Ziel. Sie verfügen über einen Prozessablauf, der anzeigt, welche Rollen für jede Aktivität im Onboarding-Prozess verantwortlich sind. Experten haben dokumentiert, wie jede Aktivität auszuführen ist, damit neue Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben zu erledigen. Deklarieren Sie abschließend die spezifischen Aufgaben, die erledigt werden müssen.

So weit so gut. Jetzt kommt der schwierigere Teil: Sicherstellen, dass jede Aufgabe jedes Mal für jeden Mitarbeiter erledigt wird. Hier brauchen Sie einen Verantwortlichen für den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter. Der Eigentümer ist dafür verantwortlich, Ihren Prozess zu verbessern, sicherzustellen, dass er jedes Mal ausgeführt wird, und Fragen von allen zu beantworten.

Sie sind sich nicht sicher, was ein Prozessverantwortlicher ist? Lesen Sie diesen Artikel über Wie ein Prozessverantwortlicher Ihnen helfen kann, interne Silos aufzubrechen .

Drei Methoden zur Steuerung der Aufgabenerledigung:

1: Die Low-Tech-, aber zeitaufwendige Methode

Der Prozessverantwortliche ist für die Nachverfolgung jedes neuen Mitarbeiters verantwortlich. Wer aktualisiert seine Ergebnisse wöchentlich in einer Tabelle. Rolleninhaber erhalten Erinnerungen per E-Mail und erstellen Berichte auf Basis dieser Ergebnisse.

Dies ist schnell zu beginnen, aber es braucht viel Zeit, um auf dem Laufenden zu bleiben, und erfordert viel Kommunikation hin und her. Es ist völlig in Ordnung, 3-4 Personen einzubeziehen, vorausgesetzt, Sie arbeiten jeden Monat 1-2 neue Mitarbeiter ein.

2: Nutzung von Projektmanagement-Tools

Set up each new hire as a project by copying the previous one as a template. E.g. in Trello you can copy a ‚board‘.

Das ist besser. Vor allem, wenn alle das gleiche System verwenden. Es bindet Aufgaben jedoch eher an Einzelpersonen als an Rollen. Das ist ein Problem, wenn jemand abwesend ist. Außerdem ist es nicht mit den erforderlichen Arbeitsanweisungen verbunden. Eine solche Methode kann gut skaliert werden, um 5-10 Rolleninhaber und vielleicht 5 Mitarbeiter pro Monat einzubeziehen.

3: Nutzung einer BPM-Plattform für Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Nutzen Sie ein spezialisiertes Tool zum Verstehen, Ausführen und Verbessern von Prozessen – Gluu! (Entschuldigung, das ist der Moment, in dem wir schamlos Eigenwerbung für unser Produkt machen. Wir können einfach nicht anders.) Damit können Sie Personen, Rollen, Prozesse, Arbeitsanweisungen und Aufgaben an einem Ort verbinden. Jeder Rolleninhaber sieht seine Aufgabe für jeden neuen Mitarbeiter. Auf diese Weise werden Aufgaben zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise erledigt, auch wenn jemand abwesend ist.

Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter verbessern und anpassen, können Sie bei jedem Schritt Ihres Prozesses problemlos eine geschlossene Kommunikation durchführen. Auf diese Weise können Sie einen konsistenten Prozess über mehrere Standorte hinweg erreichen und die Qualität auch dann hoch halten, wenn Rolleninhaber das Unternehmen verlassen und beitreten.

Schauen Sie sich dieses Video für einen kurzen Rundgang an, wie es funktionieren könnte, oder lesen Sie hier mehr über Gluu für das Onboarding.

„Behandeln Sie Mitarbeiter so, als würden sie einen Unterschied machen, und sie werden es tun“

Unbekannt

Damit ist unser Leitfaden abgeschlossen. Wir hoffen, dass Sie es nützlich fanden. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie mit Ihrer Arbeit beginnen! Sie können damit beginnen, sich mit der Onboarding-Software für Mitarbeiter zu befassen.

Schlussfolgerung

In diesem umfassenden Leitfaden wird die Bedeutung eines gut gestalteten Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter hervorgehoben, gestützt durch Studien, die eine 30 %ige Verbesserung der Leistung neuer Mitarbeiter und eine höhere Mitarbeiterbindung belegen. Der Artikel skizziert typische Fehler, wie z. B. zu ehrgeizig zu sein, Details zu übersehen, sich auf wenige Einzelpersonen zu verlassen und glanzvolle, aber substanzlose Materialien zu präsentieren. Der Sechs-Schritte-Leitfaden bietet praktische Ratschläge und betont die Notwendigkeit, eine klare Vision festzulegen, eine perfekte Einführung zu beschreiben, Prozessabläufe abzubilden, Aktivitäten zu detaillieren, messbare Aufgaben hinzuzufügen und Prozesskontrollen zu implementieren. Der Artikel schließt mit der Hervorhebung der kritischen Rolle eines Prozessverantwortlichen und bietet drei Methoden zur Kontrolle der Aufgabenerledigung an. Mit dem Ziel der Einfachheit, Messbarkeit und Konsistenz rüstet dieser Leitfaden Organisationen aus, effektive Onboarding-Prozesse zu erstellen, die eine positive und dauerhafte Wirkung auf die Leistung und Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.

Fragen und Antworten