Formulare und Daten
Formulare werden zu nutzbaren Daten statt zu Papier
Erstellen Sie ein Formular einmalig. Fügen Sie Dropdown-Menüs, Datumsauswahl, Fotos, Videos, Quizfragen oder Felder hinzu, die nur erscheinen, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt. Hängen Sie es dann an jede Aufgabe oder Aktivität an, am Desktop oder in der mobilen App. Jede Übermittlung wird als strukturierter Datensatz gespeichert, den Sie durchsuchen, filtern, teilen oder exportieren können.
Was es ist
Ein Formular in Gluu ist ein wiederverwendbares Objekt, das einmal in einem Drag-and-drop-Designer erstellt wird (mit Feldern wie Text, Dropdowns, Checklisten, Datumsauswahl, Quizzen, Kompetenz-Look-ups und bedingten Feldern, die erst erscheinen, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt) und dann an jede Aufgabe in jeder Aktivität in jedem Prozess angehängt wird. Nur Nutzer mit Rechten zur Formularverwaltung können ein Formular erstellen oder bearbeiten, und es erscheint erst in der Formular-Dropdownliste einer Aufgabe, nachdem es veröffentlicht wurde.
Das Ausfüllen gehört zur Aufgabe und ist kein separater Schritt danach: Am Desktop oder in der mobilen App füllt ein Nutzer die Felder aus, hängt bei Bedarf ein Foto oder eine Datei als Nachweis an und sendet ab. Ab diesem Moment ist die Antwort ein strukturierter Datensatz, der an die Aufgabe angehängt ist: durchsuchbar, filterbar und exportierbar, in Gluu oder in einem externen System, statt eines Papierformulars, das irgendwo anders erst eingesammelt und abgetippt werden muss.
Warum sie wichtig ist
Weniger Papier, mehr nutzbare Daten
Nur abfragen, was wirklich zutrifft
Fügen Sie ein Feld hinzu, das erst erscheint, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt, sodass eine kurze Registrierung kurz bleibt und eine längere nur die Fragen zeigt, die für den jeweiligen Fall relevant sind.
Duplizieren statt von Grund auf neu zu erstellen
Kopieren Sie ein einzelnes Feld oder ein ganzes Formular, um es in mehreren Aufgaben wiederzuverwenden. So bleiben Formulierungen, Auswahlmöglichkeiten und Struktur konsistent, statt dass Sie jedes Mal ein ähnliches Formular von Hand nachbauen.
Einreichungen werden zu Daten, nicht zu Papier, das darauf wartet, abgetippt zu werden
Füllen Sie ein Formular am Desktop oder in der mobilen App als Teil der Aufgabe aus, hängen Sie bei Bedarf ein Foto an und senden Sie ab: Die Antwort wird ab diesem Moment als strukturierter, durchsuchbarer Datensatz gespeichert.
Machen Sie Pflichtschulungen zu einer Aufgabe, die wirklich erledigt wird
Integrieren Sie ein Quiz in ein Formular, mit denselben Drag-and-drop-Werkzeugen wie für jedes andere Feld, und führen Sie erforderliche Schulungen als Aufgabe innerhalb der ohnehin anfallenden Arbeit durch, statt als separaten Kurs in einem LMS, in das sich niemand freiwillig einloggt.
Ergebnisse
Kein erneutes Abtippen
Über ein Formular übermittelte Daten gelangen direkt ins System, ohne dass danach etwas von Papier übertragen werden muss
Unvollständige Eingaben lassen sich nicht absenden
Ein digital nachgebildetes Formular blockiert unvollständige Einreichungen und beseitigt die Nacharbeit, die Papierformulare verursachen
„Wir sehen enorme Zeitersparnisse, da wir unsere Aufzeichnungen nicht mehr auf Papier führen müssen. Unsere Registrierungen erfolgen jetzt direkt in der App.“
Jakob Lund, ehemaliger Fabrikleiter, Superfos Randers
Formulare und Daten entdecken
Neun Wege, Formulare zu erstellen und die erfassten Daten zu nutzen
Eingebettete digitale Formulare
Erstellen Sie ein Formular einmalig und betten Sie es in jede Aufgabe oder Aktivität ein, damit es Daten erfassen kann, sobald dieser Schritt erreicht ist.
Verwaltung von Formulardaten
Suchen, filtern und teilen Sie Formulardaten intern, exportieren Sie sie zur Wiederverwendung in Gluu oder externen Systemen oder halten Sie sie automatisch mit SharePoint als Teil der Fallakten synchronisiert.
So funktioniert die Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint →
Formulardesigner
Entwerfen Sie Formulare mit Drag-and-drop-Werkzeugen, inklusive Videos, Datumsauswahl, Quizzen und Datei-Uploads.
Felder und Formulare duplizieren
Duplizieren Sie einzelne Felder oder ganze Formulare, um die Erstellung zu beschleunigen und Konsistenz sicherzustellen.
Eingebettete Videos und Bilder
Laden Sie Videos und Bilder hoch oder betten Sie sie ein, um Arbeitsanweisungen am Desktop und mobil zu ergänzen.
Interaktive Schulungsquizze
Erstellen Sie Quizze mit Fragen und Medien, um interaktive und verpflichtende Schulungen für Mitarbeitende durchzuführen.
Mobile Apps für iOS und Android
Füllen Sie Formulare aus, hängen Sie Fotos an und übermitteln Sie Daten direkt aus der Fabrikhalle oder von unterwegs, mit den iOS- und Android-Apps von Gluu.
Bedingte Formularfelder
Zeigen Sie Formularfelder nur an, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, damit Formulare übersichtlicher bleiben und schneller auszufüllen sind.
Formularzugriff per QR-Code
Scannen Sie ein Etikett, um die Aufgabe und das zugehörige Formular mobil zu öffnen, damit die Erfassung dort erfolgt, wo die Arbeit stattfindet, statt auf Papier.
Häufig gestellte Fragen
Text, Zahlen, Dropdowns, Checklisten, Multiple Choice, Datumsauswahl, Bilder, Video, Quizze, Kompetenz-Look-ups und Felder, die auf andere Nutzer, Prozesse oder Fälle verweisen. Sie ziehen sie per Drag-and-drop an die richtige Stelle, ohne technische Einrichtung.
Nur Nutzer mit Rechten zur Formularverwaltung können ein Formular erstellen, bearbeiten oder löschen. Sobald es veröffentlicht ist, kann jeder Prozessverantwortliche oder Bearbeiter es an eine Aufgabe anhängen. Dafür sind keine eigenen Rechte zur Formularerstellung nötig, wenn ein bereits vorhandenes Formular genutzt wird.
Beides ist möglich. Ein an eine Aufgabe angehängtes Formular wird am Desktop und in den iOS- und Android-Apps von Gluu gleich angezeigt. So kann es jemand in der Fabrikhalle oder unterwegs ausfüllen, ein Foto anhängen und absenden, ohne dass ein Laptop in der Nähe sein muss.
Es wird zu einem strukturierten Datensatz, der an diese Aufgabe angehängt ist. Ab dann ist er durchsuchbar und filterbar, anstatt eines Papierformulars, das irgendwo anders erst gelesen und abgetippt werden muss.
Sie wählen ein Steuerfeld und legen den Wert fest, der das nächste Feld erscheinen lassen soll, zum Beispiel eine Folgefrage, die nur angezeigt wird, wenn ein Kontrollkästchen angehakt ist. So bleibt ein Formular kurz für die Fälle, die nicht jede Frage brauchen.
Duplizieren Sie ein einzelnes Feld oder ein ganzes Formular, um seine Struktur anderswo wiederzuverwenden. So bleiben Formulierungen und Auswahlmöglichkeiten konsistent, statt dass Sie etwas Ähnliches von einer leeren Seite aus neu erstellen.
Ja. Gefilterte Formulardaten können als .xls, .csv oder JSON exportiert oder programmatisch abgerufen werden, und zwar über dieselbe REST-API, mit der auch andere Gluu-Daten an externe Systeme angebunden werden.
Für regelmäßige, verpflichtende Schulungen wie Sicherheit, Hygiene oder Maschinenbedienung: ja. Ein in ein Formular integriertes Quiz läuft als Aufgabe in derselben App, die Mitarbeitende ohnehin für ihre Arbeit nutzen, ohne separates LMS.
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