Formulare und Daten
Formulare werden zu nutzbaren Daten statt zu Papier
Erstellen Sie ein Formular einmal. Fügen Sie Dropdown-Menüs, Datumsauswahl, Fotos, Videos, Quizfragen oder Felder hinzu, die nur erscheinen, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt. Dann fügen Sie es an jede Aufgabe oder Aktivität an – auf dem Desktop oder in der mobilen App. Jede Übermittlung wird als strukturierter Datensatz gespeichert, den Sie durchsuchen, filtern, teilen oder exportieren können.
Was es ist
Ein Formular in Gluu ist ein wiederverwendbares Objekt, das einmal in einem Drag-and-drop-Designer erstellt wird – mit Feldern wie Text, Dropdowns, Checklisten, Datumsauswahl, Quizzen, Kompetenz-Look-ups und bedingten Feldern, die erst erscheinen, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt – und dann an jede Aufgabe in jeder Aktivität in jedem Prozess angehängt wird. Nur Nutzer mit Rechten zur Formularverwaltung können ein Formular erstellen oder bearbeiten, und es erscheint erst in der Formular-Dropdownliste einer Aufgabe, nachdem es veröffentlicht wurde.
Das Ausfüllen ist Teil der Aufgabe – kein separater Schritt danach: Am Desktop oder in der mobilen App füllt ein Nutzer die Felder aus, hängt bei Bedarf ein Foto oder eine Datei als Nachweis an und sendet ab. Ab diesem Moment ist die Antwort ein strukturierter Datensatz, der an die Aufgabe angehängt ist – durchsuchbar, filterbar und exportierbar, in Gluu oder einem externen System – statt ein Papierformular, das irgendwo anders erst eingesammelt und abgetippt werden muss.
Warum sie wichtig ist
Weniger Papier, mehr nutzbare Daten
Nur abfragen, was wirklich zutrifft
Fügen Sie ein Feld hinzu, das erst erscheint, wenn eine frühere Antwort eine Bedingung erfüllt – so bleibt eine kurze Registrierung kurz, und eine längere zeigt nur die Fragen, die für diesen konkreten Fall relevant sind.
Duplizieren statt von Grund auf neu bauen
Kopieren Sie ein einzelnes Feld oder ein ganzes Formular, um es in Aufgaben wiederzuverwenden – und halten Sie Formulierungen, Auswahlmöglichkeiten und Struktur konsistent, statt jedes Mal etwas Ähnliches zu einem bestehenden Formular manuell nachzubauen.
Einreichungen werden zu Daten – nicht zu Papier, das darauf wartet, abgetippt zu werden
Füllen Sie ein Formular am Desktop oder in der mobilen App als Teil der Aufgabe aus, hängen Sie bei Bedarf ein Foto an und senden Sie ab – die Antwort wird ab diesem Moment als strukturierter, durchsuchbarer Datensatz gespeichert.
Machen Sie Pflichtschulungen zu einer Aufgabe, die wirklich erledigt wird
Bauen Sie ein Quiz in ein Formular ein – mit denselben Drag-and-drop-Tools wie für jedes andere Feld – und führen Sie erforderliche Schulungen als Aufgabe innerhalb der Arbeit aus, die ohnehin erledigt wird, statt als separaten Kurs, der in einem LMS um Aufmerksamkeit konkurriert, in das sich niemand freiwillig einloggt.
Ergebnisse
Kein erneutes Abtippen
über ein Formular übermittelte Daten fließen direkt ins System – ohne dass danach etwas von Papier übertragen werden muss
Unvollständig kann nicht eingereicht werden
ein digital nachgebautes Formular blockiert unvollständige Einreichungen und eliminiert die Nacharbeit, die Papierformulare verursachen
„Wir sehen enorme Zeitersparnisse, da wir unsere Aufzeichnungen nicht mehr auf Papier führen müssen. Unsere Registrierungen erfolgen jetzt direkt in der App.“
Jakob Lund, ehemaliger Fabrikleiter, Superfos Randers
Formulare und Daten entdecken
Neun Wege, Formulare zu erstellen und das Erfasste zu nutzen
Eingebettete digitale Formulare
Erstellen Sie ein Formular einmal und betten Sie es dann in jede Aufgabe oder Aktivität ein – damit es Daten erfassen kann, sobald dieser Schritt erreicht ist.
Verwaltung von Formulardaten
Suchen, filtern und teilen Sie Formulardaten intern, exportieren Sie sie zur Wiederverwendung in Gluu oder externen Systemen oder halten Sie sie automatisch mit SharePoint als Teil der Fallakten synchronisiert.
So funktioniert die SharePoint-Fallordner-Synchronisierung →
Formulardesigner
Entwerfen Sie Formulare mit Drag-and-drop-Tools – inklusive Videos, Datumsauswahl, Quizzen und Datei-Uploads.
Feld- und Formular-Klonen
Duplizieren Sie einzelne Felder oder ganze Formulare, um die Erstellung zu beschleunigen und Konsistenz zu sichern.
Eingebettete Videos und Bilder
Laden Sie Videos und Bilder hoch oder betten Sie sie ein, um work instructions am Desktop und mobil zu unterstützen.
Interaktive Schulungs-Quizze
Erstellen Sie Quizze mit Fragen und Medien, um interaktive und verpflichtende Mitarbeiterschulungen durchzuführen.
Mobile Apps für iOS und Android
Füllen Sie Formulare aus, hängen Sie Fotos an und senden Sie Daten direkt von der Fabrikhalle oder unterwegs – mit Gluus iOS- und Android-Apps.
Bedingte Formularfelder
Zeigen Sie Formularfelder nur dann an, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind – für weniger Ballast und ein schnelleres Ausfüllen.
Formularzugriff per QR-Code
Scannen Sie ein Etikett, um die Aufgabe und das zugehörige Formular mobil zu öffnen, damit die Erfassung dort erfolgt, wo die Arbeit stattfindet – statt auf Papier.
Häufig gestellte Fragen
Text, Zahlen, Dropdowns, Checklisten, Multiple Choice, Datumsauswahl, Bilder, Video, Quizze, Kompetenz-Look-ups und Felder, die auf andere Nutzer, Prozesse oder Fälle verweisen – per Drag-and-drop an die richtige Stelle, ohne technische Einrichtung.
Nur Nutzer mit Rechten zur Formularverwaltung können ein Formular erstellen, bearbeiten oder löschen. Sobald es veröffentlicht ist, kann jeder Prozesseigner oder Editor es an eine Aufgabe anhängen – ohne selbst Rechte zum Formularbau zu benötigen, um ein bereits vorhandenes zu nutzen.
Beides. Ein an eine Aufgabe angehängtes Formular wird am Desktop und in Gluus iOS- und Android-Apps gleich angezeigt – so kann jemand in der Fabrikhalle oder unterwegs es ausfüllen, ein Foto anhängen und absenden, ohne dass ein Laptop in der Nähe sein muss.
Es wird zu einem strukturierten Datensatz, der an diese Aufgabe angehängt ist – ab dann durchsuchbar und filterbar, statt ein Papierformular, das irgendwo anders erst gelesen und abgetippt werden muss.
Sie wählen ein Steuerfeld und legen den Wert fest, der das nächste Feld erscheinen lassen soll – zum Beispiel eine Folgefrage, die nur angezeigt wird, wenn ein Kontrollkästchen angehakt ist. So bleibt ein Formular kurz für die Fälle, die nicht jede Frage brauchen.
Duplizieren Sie ein einzelnes Feld oder ein ganzes Formular, um seine Struktur anderswo wiederzuverwenden – und halten Sie Formulierungen und Auswahlmöglichkeiten konsistent, statt etwas Ähnliches von einer leeren Seite aus neu zu erstellen.
Ja. Gefilterte Formulardaten können als .xls, .csv oder JSON exportiert oder programmatisch abgerufen werden – über dieselbe REST API, die genutzt wird, um andere Gluu-Daten mit externen Systemen zu verbinden.
Für regelmäßige, verpflichtende Schulungen – Sicherheit, Hygiene, Maschinenbedienung und Ähnliches – ja: Ein in ein Formular integriertes Quiz läuft als Aufgabe in derselben App, die die Leute ohnehin für ihre Arbeit nutzen – ohne ein separates LMS.
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