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Anleitung zum Erstellen einer Prozesshierarchie

Die meisten Leute denken: „Warum sollte es mich interessieren? über eine Prozesshierarchie?“ – eine berechtigte Frage. Wir wissen, dass dieser Leitfaden wie eine schnelle Möglichkeit klingt, sich selbst einzuschlafen, aber die überraschende Wahrheit über die Prozesshierarchie ist, dass sie tatsächlich ein aufschlussreiches und lohnendes Geschäftsprojekt sein kann. Es ist ein erster Schritt, um zu beleuchten, wie Sie arbeiten, wo Abfall anfällt, wo Fett eingespart werden kann und wie Sie sich verbessern können. Dies summiert sich zu Dollar und Cent; ein Thema, das wir alle interessant finden.

Egal, ob Sie neu im Umgang mit Prozesshierarchien sind oder nur eine Auffrischung benötigen, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, Folgendes zu lernen:



Was ist eine Prozesshierarchie?

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz zusammenfassen, was eine Prozesshierarchie – oder Prozessarchitektur –  ist.

Eine Prozesshierarchie zeigt visuell alle laufenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen.

Stellen Sie sich einen als architektonischen Entwurf für ein Haus vor. Mit Ausnahme von Balken und Sparren zeigt eine Prozesshierarchie die Prozesse, die Ihr Geschäft aufrecht erhalten. Sie werden auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen zusammenhängen, während die Prozesshierarchie zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters.

Unten sehen Sie eine beispielhafte Prozesshierarchie für die Produktentwicklung. Das ist ein Ausschnitt aus Das Process Classification Framework® (PCF) von APQC welches das am häufigsten verwendete Prozess-Framework der Welt ist:

Beispiel für eine Prozesshierarchie

Was hat unser Geschäft davon?

In jedem Haufen steckt eine Person, die schwer und schwer zu beeindrucken ist, daher geben wir Ihnen einen einfachen Grund: Wissen ist besser als Unwissenheit. Bei der Prozesshierarchie geht es um Wissen und Verständnis. Es stellt sicher, dass Sie nicht im Dunkeln arbeiten.

Vertrautheit, um ein altes Sprichwort zu optimieren, erzeugt Unwissenheit. Wir denken vielleicht, wir wissen, wie unser Geschäft funktioniert, aber tun wir das wirklich? Eine Prozesshierarchie wird es uns zeigen. Es wird zeigen, welche wiederkehrenden Aufgaben wir gut machen, was besser sein könnte, wo unsere blinden Flecken sind (die Dinge, die wir nicht sehen), wo wir das Kundenerlebnis verbessern könnten, wo Verschwendung vermieden werden kann und wo sogar wirtschaftlicher Markt und Reputationsrisiko liegen könnte.

Durch die Erfassung Ihrer Prozesse geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu messen und inkrementell zu verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel.

Hier erklärt es Gluus Gründer Søren Pommer in einem Interview:

Eine Prozesshierarchie hilft Ihnen bei der Beantwortung einiger wichtiger Fragen

Eine durchdachte Prozesshierarchie zeigt Ihnen, wie wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen ablaufen. Sie helfen mit zu bestimmen, welche Personen an welchen Entscheidungsprozessen beteiligt werden. Sie bilden die Grundlage für Ihre Standardarbeitsabläufe und -routinen.

Eine Prozesshierarchie ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft zu optimieren. Durch die Definition:

Welche Prozesse sind primär und welche unterstützend?
Was ihre beabsichtigten Ergebnisse oder Ausgaben sind.
Von wem sie hingerichtet werden.
Wie sie miteinander verwandt sind.

Ein klares Verständnis davon, wie Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, bietet die Grundlage für Erkenntnisse über Verbesserungsmöglichkeiten. Es zeigt auch, ob Sie mit dem richtigen Verfahren ausgerichtet sind. Zum Beispiel hat die EU ein bevorstehendes Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Mit einer Prozesshierarchie können Sie schnell herausfinden, ob Ihr Unternehmen solche neuen Gesetze einhält. Und wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, ist es viel einfacher, Dinge zu ändern und zu optimieren, wenn bereits Prozesse vorhanden sind.


Können wir  selbst eine Prozesshierarchie aufbauen?

Absolut, Prozesshierarchien können sehr komplex und zeitaufwändig sein. Jedoch kann jeder die Grundlagen verstehen. Mit ein wenig Planung und Hilfe von Anleitungen wie diesem sind Sie auf dem besten Weg, eine professionelle Standardprozesshierarchie zu erstellen.

Abhängig von der Zeit, die Sie haben, Ihrem Enthusiasmus und der Komplexität Ihres Unternehmens, können Sie das Projekt selbst in die Hand nehmen oder einen Berater engagieren, der den Weg weist. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, empfehlen wir Ihnen, den Berater nur zur Erleichterung des Prozesses einzusetzen. Wenn sie Ihre Prozesshierarchie von oben nach unten aufbauen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie und Ihr Team die Verantwortung übernehmen. Allzu oft führt dies zu veralteten oder verschütteten Prozesshierarchien.

Unabhängig davon, ob Sie einen Berater beauftragen oder nicht, ist es am besten, ein solides Verständnis der Grundlagen zu haben.

Erste Schritte zum Erstellen einer Prozesshierarchie

Jetzt kennen Sie die Grundlagen von Prozesshierarchien und wissen, was zu beachten ist. Hier einige Tipps für die ersten Schritte:

Schritt 1: Beginnen Sie mit den Standards und Systemen, die Sie bereits haben

Wenn Sie bereits über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem verfügen, übertragen Sie zunächst einfach das Inhaltsverzeichnis in das Prozesshierarchie-Format. Es macht keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden. Erleichtern Sie sich also das Leben so weit wie möglich, modellieren Sie Ihre Prozesshierarchie auf Standards und Frameworks, die Sie bereits haben. Sprechen Sie mit Ihren IT-Mitarbeitern – sie haben vielleicht etwas Ähnliches getan, um sich auf eine Systemimplementierung vorzubereiten.

Schritt 2: Workshop kritische Prozesse mit der Geschäftsleitung

Bevor Sie sich zum Aufbau einer Prozesshierarchie verpflichten, die Zustimmung des Managements einholen  ist unbedingt erforderlich. Idealerweise werden diese Bemühungen vom Management oder einer nahestehenden Person vorangetrieben. Dies beginnt am besten mit einem Workshop, der sich darauf konzentriert, wie Ihre Prozesse mit Ihrer Strategie in Verbindung stehen.

Rufen Sie Ihren besten Moderator an und bringen Sie Ihr Top-Management-Team zu einem Offsite-Workshop zusammen, um die High-Level-End-to-End-Flows abzubilden. Dies ist eine Diskussion über Ihr Geschäftsmodell und Ihren Wertstrom und wer für was insgesamt verantwortlich ist. Es wird wahrscheinlich sehr lebendig und einnehmend.

Schritt 3: Konzentrieren Sie sich zunächst auf kritische Prozesse

Beginnen Sie damit, die 10 bis 30 Prozesse zu finden, die wirklich wichtig sind. Sie sind es, die das Unternehmen am Laufen halten. Wenn Ihre Vision zu früh zu breit ist und Sie versuchen, jeden einzelnen Geschäftsprozess festzunageln, verzetteln Sie sich in den Details und verlieren das Wesentliche aus den Augen.

Unternehmen

Normalerweise  haben HQ-Funktionen auf Konzernebene und agieren dann relativ unabhängig auf regionaler und/oder Länderebene. Hier ist es sinnvoll, einige gemeinsame Prozesse zu erstellen, aber wir empfehlen auch, „lokalen Büros“ die Freiheit zu lassen, ihre eigenen Prozesse für ihre Arbeitsweise zu erstellen. Gluu verfügt über eine Funktion, mit der Ihre Tochtergesellschaften Gruppenprozesse zu ihren lokalen Konten hinzufügen auf laufender Basis.

Kleine und mittlere Unternehmen

Je nach Komplexität können sie zwischen  30-200 Prozesse. Hier zeigt es sich am besten durchgängige Geschäftsprozesse  Erstens, weil dies den Leuten einen guten Überblick über das Geschäftsmodell gibt. Jede Funktion oder Abteilung kann dann eigene Kategorien oder Prozessgruppen haben und eigene Prozesse als Bausteine erstellen.

Bei Gluu beginnen wir mit unserer Wertschöpfungskette. Diese enthält Links zu allen kritischen Prozessen:

Gluus eigene Prozesshierarchie beginnt mit unserer Wertschöpfungskette

Dies sind einige von Gluus eigenen Funktionsgruppen und Prozessen:

Gluus Funktionsgruppen in unserer eigenen Prozesshierarchie

Schritt 4: Zuweisen der Verantwortung für jeden Prozess

Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern die Verantwortung für jeden der kritischen Prozesse zu. Einige dieser Leute sind offensichtlich, wie Abteilungsleiter in einem großen Unternehmen, aber in einigen Fällen sind sie es nicht und Sie müssen herausfinden, wer wer ist.

Schritt 5: Entscheiden Sie sich für Ihr Format und Ihre Tools

Als Nächstes benötigen Sie eine Möglichkeit, Ihre Prozesse visuell abzubilden. Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei, dass das von Ihnen verwendete Tool auch immer gemeinsam genutzt werden kann und die unternehmensweite Zusammenarbeit einfach sein muss. Wenn es in einem Raum bleibt, wird es tot und vergessen enden. Hier kommen Online-Plattformen wie Gluus ins Spiel.

Schritt 6: Einen Projektmanager zuweisen

Wenn es an der Zeit ist, das Projekt auf das gesamte Unternehmen auszudehnen, brauchen Sie einen Projektmanager, der den Weg weist. Wählen Sie jemanden mit einem breiten Verständnis des Geschäfts und jemanden, der sowohl in der Vorstandsetage als auch in der Werkstatt mit den Leuten sprechen kann.

Schritt 7: Verwalten Sie Ihre Prozesshierarchie zentral

Wir sind alle für Dezentralisierung und die Einbeziehung aller. Wenn es jedoch um Ihre Prozesshierarchie (und auch Ihre Rollen) geht, dann einigen Sie sich auf die wenigen Administratorpositionen, die Dinge ändern dürfen. Sie wollen, dass alle mitmachen, ja, aber die Kontrolle zentral behalten.

⇒ Prozessnamen und Ergebnisbeschreibungen bleiben konsistent.

Es kann sehr verwirrend sein, wenn ein Prozess „Neukunden an Bord“ und ein anderer „Kundenmanagement“ ist. Halten Sie sich an einen semantischen Stil (wir empfehlen, ein aktives Formular wie „Prozesse verwalten“ zu verwenden. Ja, Sie sollten über einen Prozess zum Verwalten von Prozessen verfügen.

⇒ Prozesse überschneiden sich nicht (zu sehr).

Jeder Prozess sollte einen sehr klaren Namen und ein eindeutiges Ergebnis haben. Dadurch wird der Umfang festgelegt und sichergestellt, dass Sie Überschneidungen minimieren, wenn andere Personen mit der Zuordnung beginnen. Wenn diese anfängliche Zuordnung von Prozessen nicht klar ist, werden Sie wahrscheinlich Verwirrung sehen, wenn andere mit der Zuordnung beginnen.

⇒ Prozesse lassen sich leichter miteinander verknüpfen.

Der erste Überblick und das Verständnis von End-to-End-Flows erleichtert die Verknüpfung von Prozessen und das Aufzeigen von Zusammenhängen. Dies gibt Verständnis und Einblicke in die später folgenden Prozess-Mapping-Übungen.


Denken Sie daran, dies ist nur der erste Schritt

Der Aufbau einer Prozesshierarchie ist nur ein erster Schritt zum Erfolg mit Geschäftsprozessen. Obwohl es für sich genommen schon wertvoll ist, kommt der wahre Wert, wenn Sie anfangen Mapping-Prozesse , hinzufügen Arbeitsanweisung und dann ausführen und verbessern.

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