Fall- und Projektmanagement
Verwandeln Sie einen modellierten Prozess in einen wiederholbaren, verfolgbaren Fall
Nutzen Sie einen bereits modellierten Prozess als strukturierten Ablauf, sooft dieselbe Situation eintritt, etwa bei einem neuen Kunden, einem Vorfall oder einem Projekt: mit Vorlage, klarer Verantwortlichkeit und lückenloser Dokumentation aller Ereignisse.
ISO 9001 Rückverfolgbarkeit
Was es ist
Fallmanagement ist eine Arbeitsweise für Tätigkeiten, die sich nicht von Anfang bis Ende vollständig standardisieren lassen, weil jeder Einzelfall von Kontext und sich ändernden Informationen geprägt ist: eine Kundenbeschwerde, ein Vorfall, die ersten Wochen eines neuen Mitarbeitenden. Statt eines festen Skripts arbeiten die Teams in einem strukturierten Rahmen mit klaren Verantwortlichkeiten, Meilensteinen, Regeln und Zusammenarbeit, bis der Fall gelöst ist.
In Gluu beginnt ein Fall mit einem Prozess, den Sie bereits modelliert haben. Verwandeln Sie diesen Prozess in eine Fallvorlage mit bereits definierten Aufgaben, Abläufen und Fallteams und starten Sie einen neuen Fall, sobald dieselbe Art von Situation eintritt. Ad-hoc-Aufgaben decken Ausnahmen ab, ohne die zugrunde liegende Vorlage zu verändern. Jeder Fall hält fest, wer was wann getan hat, damit aus einem wiederholbaren Ablauf kein starrer wird.
Warum sie wichtig ist
Wiederholbar, nicht starr
Eine Vorlage für jedes Ereignis
Erstellen Sie den Fall einmal, mit bereits definierten Aufgaben, Abläufen und Teams. Jede neue Instanz startet dann auf derselben verlässlichen Struktur, statt aus dem Gedächtnis neu aufgebaut zu werden.
Sehen Sie den Status jedes Falls, ohne nachzufragen
Eine Live-Fallübersicht zeigt, wer was wann in jedem aktiven Fall erledigt hat, und ersetzt die Statusabfragen per Telefon oder E-Mail, die früher den Tag von Führungskräften beansprucht haben.
Raum für Ausnahmen, ohne den Standard zu brechen
Eine einmalige Aufgabe, die einem einzelnen Fall hinzugefügt wird, tastet die darunter liegende Vorlage nicht an: Die Ausnahme wird bearbeitet, und der nächste Fall startet weiterhin nach dem Standardablauf und nicht als Kopie der letzten Behelfslösung.
Eine Aufzeichnung, der Sie später nicht hinterherlaufen müssen
Jeder Fall hinterlässt automatisch eine Spur, wer was wann getan hat. Das ist nützlich für alles von der Kundeneskalation bis zum Compliance-Audit, ohne zusätzlichen Berichtsschritt.
Ergebnisse
30%
mehr Umsatz
bei gleicher Mitarbeiterzahl
Vollständige Projektübersicht
ohne manuelle Statusprüfungen
über alle aktiven Fälle hinweg in Echtzeit
Automatische Dokumentation
Zeit, Ort und Fotos werden
bei jeder Aufgabe in einem Schritt protokolliert
„Überblick und verbesserte Zeitplanung reduzieren Fehler wie unnötige Fahrten zu Aufgaben. Dank unserer Digitalisierung mit Gluu konnten wir den Umsatz bei gleicher Mitarbeiterzahl um 30 % steigern.“
Kim Larsen, CEO, VME A/S
Entdecken Sie Fall- und Projektmanagement
Neun Wege, einen Prozess in einen wiederholbaren, verfolgbaren Ablauf zu verwandeln
Anpassbare Fallvorlagen
Nutzen Sie Vorlagen, um Varianten von Fällen mit vordefinierten Aufgaben, Abhängigkeiten und Abläufen zu erstellen.
Automatische Fallberichte
Jeder abgeschlossene Fall hinterlässt automatisch einen Bericht: die rückverfolgbare Aufzeichnung, die Sie für Compliance oder eine Kundenakte benötigen, ohne zusätzlichen Dokumentationsschritt.
Ad-hoc-Aufgaben
Lassen Sie Führungskräfte während eines Falls einmalige Aufgaben hinzufügen, um Ausnahmen zu bearbeiten, ohne den Prozess zu ändern.
Verfolgung der Falldauer
Legen Sie Zeitziele für jede Aktivität fest und messen Sie die Falldauer, um sicherzustellen, dass die Leistung im Plan liegt.
Aufgabenplanung und Priorisierung
Fügen Sie Start- und Enddaten zu Aktivitäten hinzu, damit Sie Fälle nach Dringlichkeit oder Zeitplan filtern und priorisieren können.
Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint
Erstellen Sie automatisch Fallordner und speichern Sie zugehörige Dokumente in SharePoint für einen einfachen Zugriff.
So funktioniert die Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint →
Vorlagen in SharePoint klonen
Klonen Sie Vorlagen in SharePoint von Gluu aus, um die Dateierstellung zu automatisieren und wiederkehrende Einrichtungsarbeiten zu vermeiden.
So funktioniert die Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint →
Verfolgung des Aufgabenfortschritts
Beobachten Sie die Entwicklung eines Falls in Echtzeit: Sehen Sie, welche Aufgaben erledigt, in Bearbeitung oder überfällig sind, ohne die Fallübersicht zu verlassen.
Per Scan einen Fall starten
Ein QR-Code auf einer Maschine, einem Fahrzeug oder einer Anlieferungsbucht startet mit einem Scan per Mobilgerät die passende Fallvorlage.
Häufig gestellte Fragen
Eine Aufgabe ist eine einzelne Arbeitseinheit. Ein Fall ist der strukturierte Container, der eine Reihe von Aufgaben, Abläufen und Verantwortlichkeiten für eine Instanz einer wiederholbaren Situation enthält: einen bestimmten Kunden, einen Vorfall oder ein Projekt.
Ein Fall oder Projekt ist der strukturierte, wiederholbare Container mit Vorlage, Rückverfolgbarkeit und Dauerverfolgung für eine konkrete Instanz einer wiederkehrenden Situation. Unsere Funktionen im Aufgabenmanagement decken die tägliche Praxis einzelner Aufgaben ab: wiederkehrende Aufgaben, Kalender und die Erledigung vor Ort. In der Praxis nutzen die meisten Abläufe beides zusammen: Ein Fall enthält die Aufgaben, aus denen er besteht.
Ja. Ad-hoc-Aufgaben können zu einem einzelnen laufenden Fall hinzugefügt werden, um eine einmalige Ausnahme zu bearbeiten, ohne die Vorlage zu berühren, die alle anderen Fälle weiterhin verwenden.
Nein. Ein Fall startet auf Basis einer Vorlage, die Sie einmal aus einem bereits modellierten Prozess erstellen. Jeder neue Fall nutzt diese Vorlage erneut: Sie gestalten den Ablauf nicht jedes Mal neu, wenn dieselbe Situation eintritt.
Ja. Externe Beteiligte können eine vereinfachte Ansicht erhalten, die nur die ihnen zugewiesenen Fälle und Aufgaben zeigt, ohne vollständiges Gluu-Konto und ohne Schulung auf der Plattform.
Jeder Fall protokolliert bei der Bearbeitung automatisch, wer was wann getan hat, ganz ohne separaten Berichtsschritt. Diese Aufzeichnung ist pro Fall verfügbar und kann für Analysen oder Audits exportiert werden.
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