Aufgaben und Formulare Verwenden | Gluu Documentation 📘

Ziel: Sehen Sie, wo Aufgaben erscheinen, erledigen Sie sie (mit Formularen und Dateien) und verfolgen Sie den Fallfortschritt – im Web oder mobil.

Dieser Artikel ist für normale Benutzer geschrieben, die Aufgaben erledigen und Formulare in Gluu ausfüllen müssen.

Bevor Sie starten #

Plan: Das Erledigen von Aufgaben und Ausfüllen von Formularen steht allen Nutzern in allen Plänen zur Verfügung. Prozessprüfungsaufgaben erfordern das Versionierung-Add-on.
Rolle: Es ist keine spezielle Berechtigung erforderlich, um eigene Aufgaben anzuzeigen oder zu erledigen. Prozessprüfungsaufgaben können nur von Prozess-Eigentümern und Editoren erstellt werden.
Setup: Keine spezielle Einrichtung erforderlich – Aufgaben erscheinen automatisch, wenn sie geplant oder durch die Fall-Logik ausgelöst werden.

Wo finde ich Aufgaben #

Aufgaben werden Benutzern mit der richtigen Rolle zur richtigen Zeit angezeigt. Fallbasierte Aufgaben können auch bestimmten Benutzern zugewiesen werden.

Sie finden Ihre Aufgaben an folgenden Stellen:

In Arbeitsübersichten #

Live geplante Aufgaben werden auch in Meine Übersicht hervorgehoben:

Geplante Aufgaben, die auf der Seite „Meine Übersicht“ hervorgehoben sind

Im linken Menü #

Aufgaben > Meine Aufgaben und Aufgaben > Aufgaben meiner Rolle im linken Menü:

In der mobilen App #

Über die Android/iOS-Apps von Gluu, mit denen sich Benutzer auf Aufgaben und work instructions konzentrieren können.

Sehen Sie nur relevante Aktivitäten, Anweisungen, Aufgaben und füllen Sie Formulare direkt auf dem Mobilgerät aus. Lesen Sie Grundlagen der mobilen App für weitere Informationen.

In Fallübersichten #

Auf der Fallübersicht sehen Sie alle für Sie sichtbaren Fälle. Unter Meine Übersicht sehen Sie aktive Fälle, an denen Sie beteiligt sind (da Aufgaben Ihre Rolle erfordern). Klicken Sie auf einen Fall, um Folgendes anzuzeigen:

Fallübersicht (aufgeklappt): Aktivitäten und Aufgaben.
Kalender: Zeitaufwand. Abgeschlossene Aufgaben (grün) = Aktivierung bis Abschluss; Offene Aufgaben (orange) = Zeit seit Aktivierung.
Feed: alle Kommentare während des Falls.
Avatar: Fahren Sie mit der Maus über einen Avatar, um die Aufgaben anzuzeigen, die diesem bestimmten Benutzer zugewiesen sind.

Fallübersicht mit Aktivitäten, Aufgaben, Kalender, Feed und Avataren

Arbeiten mit Aufgaben #

Wenn eine Aufgabe beginnt (zum geplanten Zeitpunkt oder wenn die Falllogik sie auslöst), wird sie in der Aufgabenliste angezeigt.

Um die Aufgabe auszuwählen oder abzuschließen:

Klicken Sie auf die Aufgabe.
Wählen Sie die Wiedergabetaste, um die Aufgabe auf In Bearbeitung zu setzen, oder klicken Sie auf Senden, um sie zu erledigen.
Wählen Sie Nicht zutreffend, falls erforderlich, indem Sie auf den Pfeil neben Senden klicken.

Aufgabendetailansicht mit den Optionen „Abspielen“, „Absenden“ und „Nicht zutreffend“

Wenn Sie die Wiedergabetaste wählen, wird die Aufgabe Ihnen automatisch zugewiesen und anderen als in Bearbeitung angezeigt.

Aufgabe, die als „In Bearbeitung“ angezeigt und dem aktuellen Nutzer zugewiesen ist

Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, zeigt ein Klick auf die Aufgabe die Details dazu an, wer die Aufgabe wann beendet hat. Sie sind fertig, sobald die Aufgabe nicht mehr in Ihrer Liste der offenen Aufgaben erscheint.

Eine abgeschlossene Aufgabe neu starten #

Öffnen Sie die abgeschlossene Aufgabe.
Klicken Sie auf Neustart.
Aktualisieren Sie die Informationen.
Schließen Sie die Aufgabe erneut ab.

Sie sind fertig, sobald die Aufgabe die aktualisierten Informationen und die neuen Abschlussdetails anzeigt.

Option „Neustart“ bei einer abgeschlossenen Aufgabe

Fotos/Dateien anhängen oder entfernen #

Öffnen Sie die Aufgabe > Dateien und Bilder.
Klicken Sie auf Dateien anhängen oder Fotos auswählen oder ablegen (mobil: aus Bibliothek auswählen oder Foto aufnehmen).
Zum Entfernen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol auf der Datei/dem Foto oder öffnen Sie Dateien anhängen und deaktivieren Sie die Auswahl.
Sie können Dateien auch nach Abschluss hinzufügen/entfernen.

Sie sind fertig, sobald die Datei oder das Foto in der Liste „Dateien und Bilder“ der Aufgabe erscheint.

Panel „Dateien und Bilder“, das angehängte Dateien einer Aufgabe anzeigt

Während der Bearbeitung hinzugefügte Fotos erscheinen in Fallberichten. Mehr erfahren: Wiederkehrende und fallbasierte Aufgaben verwalten.

Prozessüberprüfungsaufgaben hinzufügen #

Prozessüberprüfungsaufgaben erfordern das Versionierung-Add-on. Nur Prozesseigner und Editoren können diese erstellen.

Sie können wiederkehrende Überprüfungsaufgaben direkt für einen Prozess planen – ohne Gluu zu verlassen. Dies ist nützlich für die Planung und Nachverfolgung, wann ein Prozess überprüft, aktualisiert oder genehmigt werden sollte.

Prozessüberprüfungsaufgaben funktionieren genauso wie Aufgaben bei Aktivitäten: Sie unterstützen Formulare, Dateien, Bedingungen und einen Planer.

So fügen Sie eine Prozessüberprüfungsaufgabe hinzu #

Öffnen Sie den Prozess in Gluu.
Gehen Sie im linken Menü zum Tab Aufgaben.
Klicken Sie in der oberen Leiste auf + Prozessüberprüfungsaufgabe hinzufügen.
Konfigurieren Sie die Aufgabe – Name, Formular, Bedingungen und Planer – wie Sie es bei einer Aufgabe auf Aktivitätsebene tun würden.
Speichern Sie die Aufgabe.

Sie sind fertig, sobald die Aufgabe in der Aufgabenvorlagenliste des Prozesses erscheint.

Option „Prozessprüfungsaufgabe hinzufügen“ im Tab „Aufgaben“ des Prozesses

Die Aufgabe wird in der Aufgaben-Vorlagenliste zusammen mit allen bestehenden Aufgaben für diesen Prozess angezeigt. Verwenden Sie die Spalte Planer, um wiederkehrende Überprüfungsintervalle einzurichten.

Prozesseigner und Editoren können alle Prozessüberprüfungsaufgaben verwalten. Der Abschluss folgt dem gleichen Ablauf wie jede andere Aufgabe in Gluu.

FAQ – Aufgaben und Formulare verwenden #

Wo finde ich die mir in Gluu zugewiesenen Aufgaben?

Ihre Aufgaben erscheinen an vier Stellen: hervorgehoben unter „Meine Übersicht“, unter Aufgaben > „Meine Aufgaben“ und Aufgaben > „Aufgaben meiner Rolle“ im linken Menü, in der Gluu Mobile App und innerhalb der Fallübersicht jedes Falls.

Benötige ich einen speziellen Plan oder eine Berechtigung, um Aufgaben zu erledigen und Formulare auszufüllen?

Nein. Das Erledigen von Aufgaben und Ausfüllen von Formularen steht allen Nutzern in allen Plänen zur Verfügung, und es ist keine spezielle Berechtigung erforderlich – Sie benötigen nur die Rolle, die eine Aufgabe erfordert. Das Hinzufügen von Prozessprüfungsaufgaben erfordert das Versionierung-Add-on und ist auf Prozess-Eigentümer und Editoren beschränkt.

Was passiert, wenn ich auf die Play-Schaltfläche einer Aufgabe klicke?

Die Aufgabe wird Ihnen automatisch zugewiesen und auf „In Bearbeitung“ gesetzt; andere Nutzer sehen sie als in Bearbeitung, bis Sie sie absenden. Wenn eine Aufgabe nicht zutrifft, verwenden Sie den Pfeil neben „Absenden“, um sie stattdessen als „Nicht zutreffend“ zu markieren.

Kann ich von meinem Telefon aus Fotos oder Dateien an eine Aufgabe anhängen?

Ja. Öffnen Sie den Bereich „Dateien und Bilder“ der Aufgabe und wählen Sie am Desktop „Fotos auswählen oder ablegen“ oder wählen Sie mobil aus Ihrer Fotomediathek oder nehmen Sie ein neues Foto auf. Dateien und Fotos können auch nach Abschluss der Aufgabe hinzugefügt oder entfernt werden.

Kann ich eine Aufgabe wiederholen, nachdem ich sie bereits abgeschlossen habe?

Ja. Öffnen Sie die abgeschlossene Aufgabe, klicken Sie auf „Neustart“, aktualisieren Sie die Informationen und schließen Sie sie erneut ab. Die Aufgabe speichert für jeden Abschluss einen Datensatz darüber, wer sie wann abgeschlossen hat.

Was ist eine Prozessprüfungsaufgabe und wer kann eine erstellen?

Eine Prozessprüfungsaufgabe ist eine wiederkehrende Aufgabe, die direkt für einen Prozess – statt für eine Aktivität – geplant wird, um zu planen und zu verfolgen, wann der Prozess überprüft, aktualisiert oder genehmigt werden sollte. Sie unterstützt Formulare, Dateien, Bedingungen sowie einen Planer und kann nur von Prozess-Eigentümern und Editoren bei Prozessen mit dem Versionierung-Add-on erstellt werden.