Top 5 Tools zur Dokumentation von Geschäftsprozessen
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Software und Tools zur Dokumentation von Geschäftsprozessen gibt es in vielen Formen. Welches ist das Richtige für Sie? Die Antwort hängt davon ab, wofür Sie es benötigen. In diesem Test erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von fünf beliebten Tools.
Erst das Ziel, dann das Werkzeug
Bevor wir uns die verschiedenen Tools ansehen, müssen wir die Tatsache hervorheben, dass das Tool nicht das Ziel ist. Was sind Ihre Ziele mit der Prozessdokumentation? Ihre Antwort wird Ihnen sagen, in welche Richtung Sie schauen müssen:
Wählen Sie ein Tool, das die umfassende Notationssprache BPMN 2.0 unterstützt. Dies kann Ihnen helfen, Spezifikationen in einem weit verbreiteten und standardisierten Format bereitzustellen. Tools wie Lucidchart oder Gluu unterstützen dies.
Erwägen Sie, mit Post-it-Zetteln auf einer weißen Tafel oder braunem Papier offline zu gehen. Es ist super einfach und holt die Leute von ihren Stühlen.
Hier sind Zeichenwerkzeuge wie Lucidchart, Visio, SmartDraw oder Miro gut geeignet. Sie haben viele Schablonen und Formen und sind sehr vielseitig.
Um die Konsistenz in Ihrer Prozessdokumentation zu gewährleisten, benötigen Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre Prozessabläufe – und Ihre Arbeitsanweisungen – zu standardisieren. Wenn Sie nur Arbeitsanweisungen ausführen müssen, ist ein Tool wie Process Street gut. Wenn Sie jedoch sowohl Prozessdiagramme als auch Arbeitsanweisungen benötigen, kann Gluu Ihnen helfen.
In diesem Artikel liegt der Schwerpunkt auf Software zur Dokumentation von Geschäftsprozessen, wenn Sie also nach besseren Möglichkeiten suchen, IT-Spezifikationen zu erstellen oder Workshops abzuhalten, werden Sie hier nicht fündig.
Was ist ein Tool zur Dokumentation von Geschäftsprozessen?
Es hilft bei der wichtigen Arbeit, die laufenden Prozesse in einer Organisation zu erfassen, abzubilden und zu erklären. Sei es ein Prozess für die Organisation einer Auslandsreise, die Einstellung eines neuen CTO oder die Organisation der jährlichen Weihnachtsfeier der Mitarbeiter. Es geht darum, sicherzustellen, dass Sie den Prozess – den Arbeitsfluss – verstehen, der erledigt werden muss. Hierfür benötigen Sie ein Prozessdiagramm – idealerweise verbunden mit Arbeitsanweisungen in Form von Videos, Bildern und Dateien, die von dort aus leicht zugänglich sind. Es bietet einen großen Mehrwert, wie diese Fallstudie zur Prozessdokumentation zeigt.
7 wichtige Anforderungen an Prozessdokumentationssoftware im Jahr 2022
Bevor wir uns die fünf wichtigsten Tools ansehen, sollten wir zunächst überlegen, was eine moderne Prozessdokumentationssoftware in einer modernen Geschäftsumgebung nützlich macht:
- Es kann leicht aufgerufen und geteilt werden: Dies ist wichtig, da die Dokumentation sonst nicht richtig verwendet oder überprüft wird. Infolgedessen spiegelt es nicht die Realität wider.
- Es macht die Zusammenarbeit einfach: Dies ist besonders hilfreich in Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeitern. Je größer das Unternehmen, desto hilfreicher ist die Zusammenarbeit.
- Es ist mobilfreundlich: Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter unterwegs sind, ist der Zugriff auf die Dokumentation über mobile Geräte unerlässlich.
- Es verbindet sich mit anderen Tools: Vielleicht befindet sich Ihre Prozesslandkarte in einem Tool und Ihre Arbeitsanweisung in einem anderen? Dann muss die Verbindung nahtlos sein.
- Es ist benutzerfreundlich: Haben Sie sich schon einmal eine Benutzeroberfläche angesehen und das Gefühl gehabt, innerlich zu sterben? Das ist ein Zeichen dafür, dass es nicht benutzerfreundlich ist. Stattdessen sollte ein Tool auch für Ihren Kollegen Jim leicht zu bedienen sein, der auf gedruckte Word-Dokumente schwört.
- Es vereint Funktionalität und Einfachheit: Zu viele Funktionen und Optionen und der arme alte Jim wird sich verirren, während zu wenige und es für niemanden nützlich ist. Es geht darum, gerade genug zu haben, um einfach und effektiv zu sein.
Die Top 5 der besten Prozessdokumentationssoftware
Was meinen wir, wenn wir top sagen? Gemeint sind die am weitesten verbreiteten Tools. Welches das Beste ist, ist eine andere Frage. Die Antwort hängt von Ihnen, Ihrem Unternehmen, Ihren Mitarbeitern und Prozessen ab. Wir hoffen, dass Sie durch die Betrachtung der Optionen der richtigen Antwort für Sie näher kommen.
Die klassischen Tools zur Prozessdokumentation
Erinnern Sie sich an die verrückten Zeiten, in denen Sie Software installiert und Dateien per E-Mail verschickt haben? Oder platzieren Sie sie in SharePoint (wo sie nie wieder gesehen werden). Willkommen bei den klassischen Werkzeugen.
Microsoft Word
Das gute alte, zuverlässige Microsoft Word. Ein ziemliches Werkzeug. Hervorragend geeignet für das Schreiben Ihrer Abschlussarbeit oder einer sechsbändigen Fantasy-Serie. Aber für die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse? Hier sind die Vor- und Nachteile.
Profis: Jeder hat es und weiß es. Das Ende.
Nachteile: Sie arbeiten mit Dateien, die mühsam zu speichern, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten und zu finden sind. Um Word-Dokumente auf mobilen Geräten anzuzeigen, sind die richtigen Apps und Plugins erforderlich. Fazit: Es ist klobig.
Hier wird kein Bild benötigt! Wir alle kennen es.
Microsoft Visio
Das leistungsstarke Office-Tool für technische Zeichnungen und Blaupausen. Damit können Sie alles zeichnen, von Bürolayouts bis hin zu technischen Blaupausen.
Profis: Wenn Sie Elon Musk sind und einen Prozess entwerfen möchten, um Menschen zum Mars zu schicken, dann könnten sich die erweiterten Diagrammfunktionen und -optionen in Visio als nützlich erweisen. Wir bezweifeln jedoch, dass Herr Musk es benutzerfreundlich genug finden würde.
Nachteile:
- Aufgrund der sehr teuren Lizenz werden nur wenige privilegierte Seelen editieren. Alle anderen werden nicht mehr auf dem Laufenden sein.
- Es ist so funktionsreich, dass es schwierig ist, es einfach zu halten.
- Jedes Mal, wenn Sie es verwenden möchten, müssen Sie eine Datei suchen, öffnen und schließen.
- Es ist schwierig zu teilen und entmutigt die Zusammenarbeit, wenn nur wenige Auserwählte es sehen können.
- Es verfügt über keine automatische Änderungssteuerung.
Die Online-Zeichenwerkzeuge
Die folgenden drei Tools zur Online-Dokumentation von Geschäftsprozessen sind mit einigen geringfügigen Unterschieden ähnlich. Der Vorteil von allen ist, dass sie über einen Webbrowser bedient werden.
Luzides Diagramm
Dies ist im Grunde eine alternative, reine Online-Version von Visio.
Vorteile: Es ist einfach, bei der Bearbeitung zusammenzuarbeiten.
Nachteile: Es ist nur eine Zeichnung und bietet keine einfachen Verbindungen zu Arbeitsanweisungen oder Personen.
Gliffy
Schlanke, benutzerfreundliche Oberfläche. Die Teampreise beginnen bei 4,99 USD pro Benutzer.
Profis:
- Schlanke, benutzerfreundliche Oberfläche.
Nachteile: Keine Optionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit.
Intelligentes Zeichnen
Ähnlich wie Lucid Chart, mit einigen wichtigen Unterschieden. Die Preise beginnen bei 5 US-Dollar pro Monat und Benutzer.
Profis:
- Funktioniert gut auf mobilen Geräten.
- Online-Datei, keine Offline-Datei.
- Lässt sich in Online-Tools wie Gsuite und Confluence integrieren.
Nachteile:
Es bietet keine Verbindung zu Arbeitsanweisungen und Personen (es sei denn, es ist mit anderen Tools integriert) – dies ist ein echtes Manko, da Arbeitsanweisungen in Tools zur Dokumentation von Geschäftsprozessen unerlässlich sind.
Last but not least: Gluu!
We don’t like to blow our own trumpet too much, but in a textbook example of humblebrag, we do have to say we’ve created an excellent business process documentation tool – if you care about it being read and executed! Start from $5 per user per month.
Profis: Es ist online, mobilfreundlich, verfügt über integrierte Arbeitsanweisungen, lässt sich leicht mit Menschen verbinden und kann in Echtzeit zusammenarbeiten. Es verbindet alle beweglichen Teile, um die Leute dazu zu bringen, Ihre Dokumentation zu verwenden – das Diagramm, die Arbeitsanweisungen, die Fragen, die Ideen, die Überprüfungen, die Änderungen, die Aufgaben, die Formulare und den Kalender.
Nachteile: Es werden nur Prozesszuordnungen in Verantwortlichkeitsbereichen durchgeführt. Wenn Sie komplexe Zeichnungen frei zeichnen möchten, sind die anderen Werkzeuge besser.
(Andererseits, wer kümmert sich mehr um das Zeichnen als die Leute, die Ihre Prozessdokumentation tatsächlich verstehen und verwenden?)
Sehen Sie sich diese Fallstudien an:
- Gluu and UKA Group Collaborate for Green Energy Transition with BPM SolutionFitness World
- Fitness World Boosts Growth with Gluu: A Case Study in Process Optimization
Weitere Informationen zur Geschäftsprozessdokumentation
Es gäbe noch viel mehr über die Prozessdokumentation zu sagen. PDie OCESS-Dokumentation ist nur einer der beweglichen Bestandteile des Erfolgs mit Geschäftsprozessen, wie mein freundlicher Chef hier erklärt:
Möchten Sie über die bloße Dokumentation von Prozessen hinausgehen?
Dann werfen Sie einen Blick
auf unseren Leitfaden zur Auswahl der besten Prozessmanagement-Software
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