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Leitfaden zu Tools zur Prozessverbesserung
Machen Sie sich mit einigen der besten Tools zur Prozessverbesserung vertraut und erfahren Sie, welche Probleme sie Ihnen bei der Lösung helfen können.
Es gibt viele Methoden zur Prozessverbesserung. Denken Sie nur an Total Quality Management, Business Process Reengineering, CMMI, Six Sigma und Lean. Dieser Leitfaden konzentriert sich hauptsächlich auf Tools, die im Rahmen des Lean-Denkens verwendet werden, wobei eine ganzheitliche Betrachtung der Prozessverbesserung im Vordergrund steht. Warum? Lean hebt sich von den anderen ab, wenn es darum geht, Mitarbeiter einzubeziehen und die Prozessverbesserung als Aufgabe aller zu sehen. Das passt gut zur Kultur eines modernen, wissensintensiven Unternehmens mit vielen gut ausgebildeten Mitarbeitern. Er betont auch die Notwendigkeit des kontinuierlichen Lernens.
Tools zur Prozessverbesserung funktionieren nur, wenn sie richtig eingesetzt werden – und um die richtigen Probleme zu lösen. Das bedeutet, den Boden zu legen, bevor Sie beginnen. Auch dafür gibt es Werkzeuge.
Brauchen Sie eher einen Plan? Sehen Sie sich unseren 8-stufigen Plan zur Prozessverbesserung an
Das richtige Tool für jeden Schritt auf Ihrer Reise
Für jeden Teil Ihrer Prozessverbesserung gibt es seine eigenen nützlichen und geeigneten Tools. Wir haben die Tools wie folgt organisiert:
- Verbinden Sie sich mit Ihrer Unternehmensstrategie
Hier geht es darum, die anfängliche und kontinuierliche Verbindung zwischen Ihrer Strategie und Ihren Initiativen zur Prozessverbesserung sicherzustellen. - Priorisieren und den richtigen Prozess
auswählenWarum und wie Sie auswählen, auf welche Geschäftsbereiche und Probleme Sie zuerst abzielen möchten. - Zuweisen von Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten
Entscheiden, wer die entscheidenden Rollen in Ihrer Prozessverbesserungsinitiative spielen soll. - Wählen Sie die richtigen Tools zur Prozessverbesserung
Werden Sie eine Wertstromanalyse durchführen und dann mit A3 und 5S fortfahren? Die Auswahl der richtigen Tools zur Prozessverbesserung für Ihr Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung.
Für jeden Bereich erklären wir, warum Sie ihn in Betracht ziehen müssen, und geben Ihnen einen Überblick über die besten Tools und Links zu kostenlosen Tools, Vorlagen und weiterführender Literatur.
Tools zur Prozessverbesserung, die Ihnen helfen, sich mit der Strategie zu verbinden:
Richtlinienbereitstellung (Hoshin Kanri)
Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung müssen zur Gesamtstrategie Ihres Unternehmens beitragen. Wenn es oberste Priorität hat, die Kundenzufriedenheit zu steigern, dann messen Sie Ihre Prozessverbesserungsinitiativen daran, wie sie dazu beitragen. Die Richtlinienbereitstellung oder Hoshin Kanri kann verdeutlichen, wie die beiden miteinander verbunden sind.
Im Wesentlichen geht es bei dieser Methode darum, durch einen “Catch-the-Ball-Prozess” durch alle Ebenen Ihres Unternehmens zu kaskadieren. Das Top-Level-Management bildet den gesamten Wertstrom ab. Dies verbindet sich dann mit Ihren Verbesserungsprojekten, um bestimmte Prozesse bis hin zu Aktivitäten zu verbessern, die Ergebnisse liefern. Mit anderen Worten, der Ball wird von der Geschäftsleitung über das mittlere Management bis hin zu Prozessverantwortlichen und Projektmanagern geworfen, die jeweils ihre eigenen PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Act) durchführen.
Regelmäßiges Follow-up und Reporting (auch bekannt als “Report-Outs”) stellen sicher, dass jedes Projekt in Bezug auf die Umsetzung der Strategie auf Kurs bleibt.
X-Matrix
Einige verwenden eine “X-Matrix”, um zu verfolgen, was versucht und was erreicht wird.
Tools zur Prozessverbesserung, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Prozesses helfen:
Sobald Sie sich darauf geeinigt haben, wie Ihre Prozessverbesserungsbemühungen mit Ihrer Strategie zusammenhängen und welche erfolgreichen Verbesserungsergebnisse erzielt werden, geht es darum, den richtigen Prozess auszuwählen, mit dem Sie beginnen möchten. Hierfür gibt es drei Hauptmethoden zur Projektauswahl.
Nutzen Sie sie gemeinsam als Team oder lassen Sie jeden wichtigen Stakeholder sein eigenes Scoring als Diskussionsgrundlage durchführen.
Pareto-Prioritätsindex
Das ist die Kosten-Nutzen-Perspektive. Es geht darum, das mögliche Projekt auszuwählen, das Ihnen die höchste Rendite für die investierten Ressourcen bringt. Berechnen Sie jedes vorgeschlagene Projekt mit diesem Tool, um Ihre Projekte nach Wert zu priorisieren:
Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem Sie die Punktzahl jeder Idee zur Prozessverbesserung berechnen können:
Stakeholder-Scoring
Der Pareto-Prioritätsindex gibt Ihnen zwar eine rationale Perspektive, aber Sie müssen auch die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder bewerten. Zu diesem Zweck können Sie die Stakeholder jeden Projektkandidaten auf einer Skala von 1-5 bewerten lassen, wobei 1 niedrig und 5 hoch ist.
Wir leiten eine Punktzahl ab, indem wir alle fünf Faktoren multiplizieren, da dies sicherstellt, dass Projekte, die in allen Bereichen gut abschneiden, höher bewertet werden als Projekte, die nur bei einigen Parametern gut abschneiden. Synergie ist wichtig.
Hier ist ein weiteres Tool, das Ihnen hilft, Ideen zur Prozessverbesserung auf der Grundlage weicherer Faktoren zu bewerten – teilen Sie dies mit Ihren Stakeholdern:
Trinkgeld! Sie könnten eine ähnliche Übung für die Bewertung von Projekten auf der Grundlage strategischer Ziele durchführen.
Tools zur Prozessverbesserung, die Sie bei der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten unterstützen
Richtlinien-Bereitstellung… wieder.
Nachdem Sie die vorherigen Tools verwendet haben, wissen Sie, wie die Prozessverbesserung Ihrem Unternehmen hilft, seine Strategie umzusetzen. Sie wissen auch, welche Prozesse Sie priorisieren müssen. Jetzt ist es an der Zeit, ein Team auszuwählen. Das bedeutet, dass Sie bestimmten Mitgliedern Ihrer Organisation Schlüsselverantwortlichkeiten zuweisen müssen.
Während Six Sigma eine sehr formale Struktur mit dem CEO als “Champion” und den “Black Belts” verwendet, um die Bemühungen voranzutreiben, ist Lean weniger formalisiert in Bezug auf die Governance. Wichtig ist, dass Sie Sponsoren und Champions auf allen Ebenen identifizieren. Der Schlüssel liegt darin, zu versuchen, so vielen Schlüsselpersonen wie möglich formelle Rollen zu geben. Auch hier ist die Richtlinienbereitstellung aus Sicht der Rolle und der Verantwortung nützlich…
- Der CEO, CFO oder COO ist der Champion der Prozessverbesserung. Er oder sie überwacht die End-to-End-Verbindung Ihrer Prozesse, so dass Ihr gesamter Wertstrom abgedeckt wird.
- Hochrangige mittlere Führungskräfte besitzen übergeordnete Prozesse.
- Mittlere Führungskräfte oder Abteilungsleiter sind für untergeordnete Prozesse verantwortlich.
- Andere wichtige Mitarbeiter sind für die verbleibenden Prozesse und Aktivitäten verantwortlich und sorgen für die tägliche Prozessausführung und Prozessverbesserung durch die Mitarbeiter, die ihnen unterstellt sind:
Es ist besser, mehr Teilzeitkräfte als weniger Vollzeitkräfte einzusetzen. Warum? Denn so kann die Verbindung zum Arbeitsalltag sichergestellt werden. Ihre Prozessverbesserungs-Champions sollten reale Arbeit als Grundlage für die Prozessverbesserung verwenden. Es kann also gut funktionieren, jemandem 20, 30 oder 50 % seiner Zeit zuzuweisen – wenn die funktionalen Verantwortlichkeiten der Person eng miteinander verbunden sind.
Tools zur Prozessverbesserung zum Auffinden von Verschwendung und Engpässen
Sobald Sie sich mit der Strategie verbunden, Prioritäten gesetzt und die richtigen Mitarbeiter gefunden haben, ist es an der Zeit, die tatsächlichen Tools zur Prozessverbesserung auszuwählen, die die Effizienz und Effektivität im Zielbereich verbessern.
Hier geht es darum, die richtige Stelle in Ihrer Wertschöpfungskette auszuwählen und sich dann darauf zu konzentrieren, Verschwendung und Flaschenhälse in Ihren Prozessen aufzudecken. Es beginnt also mit einem guten Verständnis Ihres Wertstroms (dies kann in einigen Fällen sogar anfangs nützlich sein).
Wertstromanalyse
Die Definition von Wert in Lean ist, dass der Kunde dafür bezahlen wird. Abfall ist etwas, für das der Kunde nicht bezahlen wird. Eine Wertstromanalyse ist eine visuelle Darstellung des Hauptflusses von Anfang bis Ende. Es kann eine gemeinsame Sprache für alle sein, so dass Ihr Team “lernen kann, zu sehen” und zu verstehen, was Sie täglich tun.
Es basiert auf einigen Grundprinzipien:
- Der Kunde zieht.
Es wird gestartet, wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt. Das Rückwärtsarbeiten von den Kundenaktivitäten beginnt erst, wenn die nächste Aktivität seine Eingabe erfordert. - Es gibt interne und externe Kunden.
Nicht alle Flows zielen direkt auf den externen Kunden ab. Einige haben interne Kunden. - Auf den Flow kommt es an.
Hindernisse führen zu Verschwendung und zum Warten der Kunden, daher geht es darum, sie zu beseitigen und sich auf den Gesamtfluss durch den Wertstrom zu konzentrieren. - Identifizieren Sie die wertschöpfenden Aktivitäten, um zu verstehen, was eine Verschwendung ist.
Die Einteilung der Aktivitäten in “Mehrwert”, “Wertschöpfung” oder “Nicht-Wertschöpfung” wird dazu beitragen, Möglichkeiten zur Vermeidung von Verschwendung (nicht wertschöpfende Tätigkeiten) zu identifizieren. - Sie beginnen mit der Abbildung des aktuellen Zustands.
Ihr aktueller Zustand muss gut verstanden und stabil sein, bevor Sie mit der Verbesserung beginnen können, um Ihre angestrebte Wertstromanalyse für den zukünftigen Zustand zu erreichen.
Wir werden nicht im Detail darauf eingehen, wie Sie eine Wertstromanalyse durchführen, aber diese Prinzipien sind wichtig zu beachten. Sowohl bei der Arbeit mit Ihrem Wertstrom als auch bei den zugrunde liegenden Prozessen. Beispiel Wertschöpfungskette für die Softwareproduktion:
A3 zur Problemlösung
Ein A3 ist, wie der Name schon sagt, eine einzelne Seite, die eine vollständige Problemanalyse zusammenfasst. Es ist ein nützliches Werkzeug zur Prozessverbesserung, wenn Sie daran arbeiten, die nicht wertschöpfenden Aktivitäten zu eliminieren, die Ihre Wertstromanalyse aufgedeckt hat.
Laden Sie eine bearbeitbare A3-Vorlage (vom Lean Enterprise Institute) herunter.
5S zur Abfallvermeidung
5S ist eine Methode zur Arbeitsplatzorganisation, die aus dem Toyota-Produktionssystem stammt. Es geht darum, den Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert zu halten. Auch wenn es seinen Ursprung in der Fertigung hat, ist dieses Tool zur Prozessverbesserung immer noch von hoher Relevanz für die Organisation des Arbeitsplatzes des Wissensarbeiters und der von ihm verwendeten Systeme und Werkzeuge.
Umden Arbeitsplatz für jede Rolle in Ihrem Prozess zu organisieren, müssen Sie die folgenden 5S-Phasen durchlaufen:
Sortieren
Es geht darum, sicherzustellen, dass nur die wesentlichen Arbeitsmittel vorhanden sind. Entfernen Sie z.B. alle ungenutzten Funktionen aus den Systemen.
In Ordnung bringen
Ordnen Sie Werkzeuge im Arbeitsauftrag an. Stellen Sie sich z.B. Ihre ERP-Bildschirme als einen Fluss vor, der genau den Input sicherstellt, der benötigt wird.
Scheinen
Halten Sie den Arbeitsplatz sauber und ordentlich. In der Serviceorganisation kann es um die Datenqualität gehen. Außerdem werden viele Versionen derselben Datei die Leute verwirren.
Standardisieren
Standardisieren Sie die Best Practices im Arbeitsbereich. Jeder Prozess hat einen Standard. Wer ist z.B. das Kundenservice-Team, das den am besten organisierten Arbeitsplatz hat? Kopieren und standardisieren Sie von ihm oder ihr.
Stützen
Sorgen Sie dafür, dass diese Bemühungen zur Arbeitsplatzorganisation regelmäßig durchgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass neue Arbeitsplätze richtig eingerichtet werden. Führen Sie regelmäßige Audits und Schulungen durch, um sicherzustellen, dass alle mit der Bedeutung eines effektiven Arbeitsplatzes vertraut sind.
Laden Sie einen 5S-Implementierungsleitfaden herunter (dies ist ein Werksleitfaden des Lean Enterprise Institute).
Funktionale Verantwortlichkeiten sind eng miteinander verbunden.
Halten Sie alle beweglichen Teile der Prozessverbesserung aufeinander abgestimmt
Es wird schwieriger, je mehr Prozesse und Mitarbeiter Sie haben. Alle großartigen Tools zur Verbesserung von Offline-Prozessen benötigen eine Plattform, um Verbesserungen schneller und nachhaltiger zu realisieren:
Wo fängt man an?
Wir hoffen, dass Sie dadurch einen Überblick über nützliche Tools zur Prozessverbesserung erhalten haben – und wie sie Sie auf Ihrem Weg unterstützen können. Wenn Sie auf der Suche nach einem Ausgangspunkt sind, lesen Sie unseren 8-stufigen Plan zur Prozessverbesserung.
