Prozessverbesserung
Machen Sie aus Feedback der Mitarbeitenden vor Ort eine kommunizierte Prozessänderung
Eine Idee, wie sich die Arbeit verbessern ließe, geht leicht verloren: In einem Kommentar zugestimmt, wird sie dann in irgendeinem Postfach vergessen. Gluu macht aus einem Kommentar einen formellen Änderungsvorschlag, leitet ihn durch Prüfung und eine definierte Genehmigung und veröffentlicht das Ergebnis nach der Freigabe als neue, versionierte Änderung, einfach verwaltet vom richtigen Verantwortlichen.
Was es ist
In Gluu ist Prozessverbesserung der Regelkreis, der einen Kommentar zur Arbeit in eine veröffentlichte Änderung verwandelt: keine Methodik und kein Framework, sondern der Mechanismus, der eine Idee von „Jemandem ist etwas aufgefallen“ bis zu „Der Prozess bildet dies jetzt ab“ trägt. Jeder Kommentar kann zu einem formellen Änderungsvorschlag werden, und jeder Änderungsvorschlag kann wieder zu einem Kommentar werden, wenn er noch nicht bereit für die Formalisierung ist.
Sobald ein Vorschlag eingereicht wurde, durchläuft er sichtbare Status (Offen, In Prüfung, Genehmigt, Umgesetzt, Abgelehnt oder Geschlossen), damit Bearbeitende und Verantwortliche ihn diskutieren, Details ergänzen und entscheiden können, bevor sich etwas am Live-Prozess ändert. Ist er genehmigt, aktualisieren Bearbeitende den Prozess oder die Arbeitsanweisung und bündeln die Änderung in einer neuen Version, die automatisch benannt und versioniert wird; Diskussion und Historie sind angehängt. Je nachdem, wie ein Prozess konfiguriert ist, wird diese Version automatisch veröffentlicht, sobald die Genehmigenden zugestimmt haben, wartet auf die manuelle Freigabe oder erfordert für jeden Prozess im Konto einen festgelegten Genehmiger, etwa den Qualitätsverantwortlichen.
Warum sie wichtig ist
Vom Kommentar zur veröffentlichten Änderung, ohne Gluu zu verlassen
Ein Kommentar kann zu einer Version werden, ohne die Tools zu wechseln
Verwandeln Sie jeden Kommentar mit einem Klick in einen Änderungsvorschlag, diskutieren Sie ihn direkt dort und übernehmen Sie ihn nach der Genehmigung in eine neue Version des Prozesses. Idee, Diskussion und spätere Änderung bleiben im selben Thread.
Legen Sie die Leitplanken einmal fest, pro Prozess
Nicht jeder Prozess benötigt dasselbe Maß an Prüfung. Verzichten Sie bei risikoarmen Prozessen auf die Genehmigung, verlangen Sie sie nur dort, wo es darauf ankommt, oder legen Sie für alles in einem regulierten Bereich einen einzigen kontoweiten Genehmiger fest, etwa den Qualitätsverantwortlichen. Die Regel wird einmal festgelegt, nicht jedes Mal neu entschieden, wenn jemand eine Idee einreicht.
Verbesserung kommt von den Menschen, die die Arbeit erledigen, nicht nur von einem zentralen Team
Bei Berry Superfos steigerte die Digitalisierung des Weges vom Kommentar zur Änderung die Beteiligung der Mitarbeitenden an der Prozessverbesserung von 10 % auf 90 %, weil das Einbringen einer Idee kein Meeting oder Formular mehr erforderte und Teil der Nutzung des Prozesses selbst wurde.
Jede Änderung hat einen Namen, ein Datum und einen Grund im Anhang
Versionen sind benannte Snapshots, keine stillen Überschreibungen: Jede behält den Änderungsvorschlag, die Diskussion und einen Vorher-Nachher-Vergleich im Anhang, sodass jeder nicht nur sehen kann, was sich geändert hat, sondern auch warum.
Ergebnisse
10 % → 90 %
Beteiligung der Mitarbeitenden an der Prozessverbesserung,
nach Digitalisierung des Weges vom Kommentar zur Änderung
90 %
weniger Zeit für die Verwaltung von Aufgaben
und Formularen nach der Umstellung
25K
Aufgaben und Registrierungen laufen jetzt jedes Jahr über denselben digitalen Regelkreis
„Mit der Gluu-Plattform sind wir in der Lage, neue Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, da es einfacher ist, unsere funktionsübergreifenden Prozesse von der ersten Auftragsannahme bis hin zur Produktion zu verstehen und zu optimieren.“
Jakob Lund, ehemaliger Werksleiter, Superfos Randers
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Sechs Wege, Feedback an einem Ort in eine bessere Arbeitsweise zu verwandeln
Ablauf für Änderungsvorschläge
Führen Sie eine Idee vom Kommentar über Diskussion und Genehmigung bis zu einer umgesetzten, versionierten Änderung, von Anfang bis Ende.
Sehen Sie, wie der Ablauf für Änderungsvorschläge funktioniert →
Automatische Fallberichte
Jede umgesetzte Änderung behält ihre vollständige Aufzeichnung: was sich geändert hat, warum und wer sie genehmigt hat. So lässt sich die Wirkung belegen, statt sie nur zu protokollieren.
Änderungskommunikation mit einem Klick
Sobald eine genehmigte Änderung live geht, werden alle Betroffenen automatisch benachrichtigt. So schließt sich der Regelkreis von der Idee bis zur veröffentlichten Version.
Automatisches Änderungsprotokoll
Protokollieren Sie automatisch jede Änderung an Aktivitäten und Prozessen in einem durchsuchbaren Änderungsprotokoll.
Verfolgung des Aufgabenfortschritts
Vergleichen Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit vor und nach einer Änderung, damit Sie zeigen können, ob eine Verbesserung tatsächlich funktioniert hat.
Erweiterte, gemeinsam nutzbare Filter
Filtern und speichern Sie Ansichten von Änderungsvorschlägen nach Status, Prozess oder Verantwortlichem: ein aktuelles Backlog laufender Verbesserungen.
Sehen Sie die Auswirkungen, bevor Sie genehmigen
Öffnen Sie den Explorer für den Prozess oder die Aktivität hinter einem Vorschlag und sehen Sie alles, was damit verbunden ist: jede weitere Aktivität, Rolle und Systemkomponente. So kennen Sie die vollständigen Auswirkungen, bevor Sie die Änderung genehmigen.
Häufig gestellte Fragen
Ein Kommentar ist eine Frage oder eine Notiz, die an einen Prozess oder eine Aktivität angehängt ist. Ein Änderungsvorschlag ist ein Kommentar, der als vorgeschlagene Änderung formalisiert wurde. Er erhält einen eigenen Status (Offen, In Prüfung, Genehmigt, Umgesetzt, Abgelehnt oder Geschlossen) und lässt sich diskutieren und bis zu einer veröffentlichten Version nachverfolgen. Beide können jederzeit ineinander umgewandelt werden.
Nein. Genehmigungsanforderungen werden pro Prozess festgelegt: Manche Prozesse veröffentlichen Änderungen automatisch, sobald alle Prüfenden zustimmen, bei anderen muss jemand die Version manuell freigeben, und stark regulierte Prozesse können zusätzlich einen festen, kontoweiten Genehmiger verlangen. Risikoarme Prozesse können die Genehmigung vollständig überspringen.
Ja. Jede Version ist ein benannter Snapshot, und Gluu führt ein vollständiges Änderungsprotokoll von Revisionen und Versionen. Sie können zwei beliebige Zeitpunkte vergleichen und bestimmte Attribute aus einer früheren Version wiederherstellen, anstatt die Arbeit von Grund auf neu zu machen.
Alle, deren Rolle vom geänderten Prozess oder der geänderten Aktivität betroffen ist, und zwar automatisch, sobald die neue Version veröffentlicht wird. Sie wählen den Standard-Zusammenfassungstext, aber niemand muss daran denken, die Aktualisierung selbst zu versenden.
Es ist dieselbe zugrunde liegende Funktion, nur von einer anderen Stelle im Prozess aus betrachtet. In den Arbeitsanweisungen geht es um den Vorschlag, eine Anweisung zu bearbeiten; in der Kommunikation darum, aus einem Gespräch einen Vorschlag zu machen. Diese Seite zeigt den gesamten Ablauf von Anfang bis Ende: Kommentar, Prüfung, Genehmigung, Umsetzung und versionierte Veröffentlichung.
Nein. Prozessverantwortliche und Bearbeitende verwalten Änderungsvorschläge und Genehmigungen direkt, einschließlich der Festlegung, wer auf Prozess- oder Kontoebene genehmigen muss, ohne dass ein Entwickler oder Administrator beteiligt sein muss.
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