Prozessverbesserung
Machen Sie aus Feedback von der Frontline eine kommunizierte Prozessänderung
Eine Idee, wie die Arbeit verbessert werden sollte, geht schnell verloren – in einem Kommentar zugestimmt, dann in irgendeinem Postfach vergessen. Gluu macht aus einem Kommentar einen formellen Änderungsvorschlag, leitet ihn durch Prüfung und eine definierte Genehmigung und veröffentlicht das Ergebnis nach der Freigabe als neue, versionierte Änderung – einfach verwaltet vom richtigen Verantwortlichen.
Was es ist
In Gluu ist die Prozessverbesserung der Kreislauf, der einen Kommentar zur Arbeit in eine veröffentlichte Änderung verwandelt – keine Methodik oder ein Framework, sondern der Mechanismus, der eine Idee von „jemandem ist etwas aufgefallen“ bis hin zu „der Prozess spiegelt dies nun wider“ trägt. Jeder Kommentar kann zu einem formellen Änderungsvorschlag werden, und jeder Änderungsvorschlag kann wieder zu einem Kommentar werden, wenn er noch nicht bereit für die Formalisierung ist.
Sobald ein Vorschlag eingereicht wurde, durchläuft er einen sichtbaren Status – Offen, In Prüfung, Genehmigt, Umgesetzt, Abgelehnt oder Geschlossen – damit Bearbeiter und Verantwortliche ihn diskutieren, Details hinzufügen und entscheiden können, bevor sich etwas am Live-Prozess ändert. Wenn er genehmigt ist, aktualisiert ein Bearbeiter den Prozess oder die Arbeitsanweisung und bündelt die Änderung in eine neue Version, die automatisch benannt und versioniert wird, mit der Diskussion und Historie im Anhang. Je nachdem, wie ein Prozess konfiguriert ist, wird diese Version automatisch veröffentlicht, sobald die Genehmiger abzeichnen, wartet darauf, dass jemand sie manuell freigibt, oder erfordert einen bestimmten Genehmiger – wie einen Qualitätsmanager – für jeden Prozess im Konto.
Warum sie wichtig ist
Vom Kommentar zur veröffentlichten Änderung, ohne dass der Workflow Gluu verlässt
Ein Kommentar kann zu einer Version werden, ohne die Tools zu wechseln
Verwandeln Sie jeden Kommentar mit einem Klick in einen Änderungsvorschlag, diskutieren Sie ihn vor Ort und – sobald er genehmigt ist – fügen Sie ihn direkt in eine neue Version des Prozesses ein. Die Idee, die Diskussion und die eventuelle Änderung bleiben alle im selben Thread.
Legen Sie die Leitplanken einmal fest, pro Prozess
Nicht jeder Prozess benötigt das gleiche Maß an Prüfung. Lassen Sie die Genehmigung für risikoarme Prozesse weg, verlangen Sie sie nur für diejenigen, die wichtig sind, oder erzwingen Sie einen einzigen kontoweiten Genehmiger – wie einen Qualitätsmanager – für alles in einem regulierten Bereich. Die Regel wird einmal festgelegt, nicht jedes Mal neu entschieden, wenn jemand eine Idee einreicht.
Verbesserung kommt von den Menschen, die die Arbeit erledigen, nicht nur von einem zentralen Team
Bei Berry Superfos steigerte die Digitalisierung des Weges vom Kommentar zur Änderung die Mitarbeiterbeteiligung an der Prozessverbesserung von 10 % auf 90 % – weil das Einbringen einer Idee kein Meeting oder Formular mehr erforderte und Teil der Nutzung des Prozesses selbst wurde.
Jede Änderung hat einen Namen, ein Datum und einen Grund im Anhang
Versionen sind benannte Snapshots, keine stillen Überschreibungen – jede behält den Änderungsvorschlag, die Diskussion und einen Vorher-Nachher-Vergleich im Anhang, sodass jeder sehen kann, nicht nur was sich geändert hat, sondern warum.
Ergebnisse
10 % → 90 %
Mitarbeiterbeteiligung an der Prozessverbesserung,
nach Digitalisierung des Weges vom Kommentar zur Änderung
90%
weniger Zeit für die Verwaltung von Aufgaben
und Formularen nach der Umstellung
25K
Aufgaben und Registrierungen fließen jetzt jedes Jahr durch dieselbe digitale Schleife
„Mit der Gluu-Plattform sind wir in der Lage, neue Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, da es einfacher ist, unsere funktionsübergreifenden Prozesse von der ersten Auftragsannahme bis hin zur Produktion zu verstehen und zu optimieren.“
Jakob Lund, ehemaliger Werksleiter, Superfos Randers
Prozessverbesserung entdecken
Feedback zentral in bessere Arbeitsprozesse verwandeln
Änderungsvorschlagsablauf
Bewegen Sie eine Idee vom Kommentar über Diskussion und Genehmigung zu einer umgesetzten, versionierten Änderung – von Anfang bis Ende.
Sehen Sie, wie der Ablauf für Änderungsvorschläge funktioniert →
Automatische Fallberichte
Jede umgesetzte Änderung behält ihre vollständige Aufzeichnung – was sich geändert hat, warum und wer es genehmigt hat – bereit, um Wirkung zu zeigen, nicht nur zu protokollieren.
Änderungskommunikation mit einem Klick
In dem Moment, in dem eine genehmigte Änderung live geht, werden alle Betroffenen automatisch benachrichtigt – die Schleife von der Idee zur veröffentlichten Version wird geschlossen.
Automatisches Änderungsprotokoll
Protokollieren Sie automatisch jede Änderung an Aktivitäten und Prozessen in einem durchsuchbaren Änderungsprotokoll.
Verfolgung des Aufgabenfortschritts
Vergleichen Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit vor und nach einer Änderung, damit Sie zeigen können, ob eine Verbesserung tatsächlich funktioniert hat.
Erweiterte, gemeinsam genutzte Filterung
Filtern und speichern Sie Ansichten von Änderungsvorschlägen nach Status, Prozess oder Verantwortlichem – ein Live-Backlog der laufenden Verbesserung.
Sehen Sie die Auswirkungen, bevor Sie freigeben
Öffnen Sie den Explorer für den Prozess oder die Activity hinter einem Vorschlag und sehen Sie alles, was damit verbunden ist – jede andere Activity, Rolle und Systemkomponente – damit Sie die vollständigen Auswirkungen kennen, bevor Sie die Änderung freigeben.
Häufig gestellte Fragen
Ein Kommentar ist eine Frage oder eine Notiz, die an einen Prozess oder eine Aktivität angehängt ist. Ein Änderungsvorschlag ist ein Kommentar, der als vorgeschlagene Änderung formalisiert wurde – er erhält einen eigenen Status (Offen, In Prüfung, Genehmigt, Umgesetzt, Abgelehnt oder Geschlossen) und kann diskutiert und bis zu einer veröffentlichten Version verfolgt werden. Beide können jederzeit ineinander umgewandelt werden.
Nein. Genehmigungsanforderungen werden pro Prozess festgelegt – einige Prozesse veröffentlichen Änderungen automatisch, sobald alle Prüfer genehmigen, einige erfordern, dass jemand die Version manuell freigibt, und stark regulierte Prozesse können zusätzlich einen festen, kontoweiten Genehmiger erfordern. Risikoarme Prozesse können die Genehmigung vollständig überspringen.
Ja. Jede Version ist ein benannter Snapshot, und Gluu führt ein vollständiges Änderungsprotokoll von Revisionen und Versionen. Sie können zwei beliebige Zeitpunkte vergleichen und bestimmte Attribute aus einer früheren Version wiederherstellen, anstatt die Arbeit von Grund auf neu zu machen.
Jeder mit einer Rolle, die vom Prozess oder der Aktivität betroffen ist, die sich geändert hat – automatisch, in dem Moment, in dem die neue Version veröffentlicht wird. Sie wählen den Standard-Zusammenfassungstext, aber niemand muss daran denken, das Update selbst zu senden.
Es ist dieselbe zugrunde liegende Funktion, von einem anderen Punkt im Prozess aus betrachtet. Arbeitsanweisungen rahmen es als Vorschlag einer Bearbeitung einer Anweisung ein; Kommunikationen rahmen es als Umwandlung eines Gesprächs in einen Vorschlag ein. Diese Seite ist der Ort, an dem die vollständige Schleife – Kommentar, Prüfung, Genehmigung, Umsetzung und versionierte Veröffentlichung – von Ende zu Ende zusammenkommt.
Nein. Prozessverantwortliche und Bearbeiter verwalten Änderungsvorschläge und Genehmigungen direkt – einschließlich der Festlegung, wer auf Prozess- oder Kontoebene genehmigen muss – ohne einen Entwickler oder Administrator in der Schleife.
Verfasst und geprüft von
Zuletzt aktualisiert
Alle Funktionen
Plattform weiter erkunden
Bereit, Feedback in eine veröffentlichte Prozessänderung zu verwandeln?
Kostenlose 30-Tage-Testversion von Gluu. Keine Kreditkarte erforderlich. Ab 24 € / Jahr.