Geschäftsprozessmanagement-Software - codiert in einem ausgeklügelten Texteditor.

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So wählen Sie die beste Software für das Geschäftsprozessmanagement aus

Es ist schwierig, die beste Geschäftsprozessmanagement-Software zu finden. Die meisten klassischen Tools sind für normale Unternehmen zu komplex. Andere verwalten lediglich Aufgaben. Dieser Leitfaden behandelt 27 Anforderungen, die Sie verwenden müssen, um das für ein mittelständische Unternehmen am besten geeignete Tool zu finden.


Das finden Sie in dieser Anleitung:


Für wen ist die Anleitung?

Wir haben diesen Leitfaden für Manager und Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen und Organisationen geschrieben, die in Geschäftsprozessen erfolgreich sein wollen.

Wie Geschäftsprozessmanagement-Software helfen kann

Geschäftsprozessmanagement ist ein umfassender Versuch, die wiederkehrende Arbeit Ihres Unternehmens rollenübergreifend, kontinuierlich und auf einer einzigen Plattform zu visualisieren, auszuführen, zu verbessern und zu verwalten.

Unternehmen kaufen und implementieren Prozessmanagement-Software, um die Tools zu erhalten, die sie für den Erfolg von Geschäftsprozessen benötigen. Was ist in diesem Fall ein Erfolg? Erfolg kann sein,…

  • Standardisieren Sie Ihre Arbeitsweise
  • Sorgen Sie für ein schnelleres Onboarding der Mitarbeiter (interessiert daran, wie? Lesen Sie unsere Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding )
  • Wissen in einem System (und nicht in den Köpfen einzelner) bewahren
  • Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, schneller zu wachsen und zu skalieren
  • Geschäftsprozesse verbessern um Verschwendung und Fehler zu reduzieren
  • Papierkram digitalisieren und automatisieren, um Zeit zu sparen
  • Erhöhen Sie die Einhaltung externer Standards wie z ISO oder DSGVO
Diagramm für Zeitaufwand für Ad-hoc- und Prozessarbeit

Es gibt Hunderte von Tools. Jeder Abhängig von Ihrer eigenen Erfolgsdefinition und Ihren aktuellen Systemen benötigen Sie möglicherweise verschiedene Arten von Software, um Ihnen zu helfen.

Acht Anforderungen an eine Geschäftsprozessmanagement-Software

Mit der besten Geschäftsprozessmanagement-Softwarelösung können Sie ein klares „Ja“ sagen. (fast alle dieser Kriterien):

  1. Einfach zu implementieren und sowohl für Administratoren als auch für Endbenutzer zu verwenden
  2. Erleichtert die übliche Arbeitsweise verstehen
  3. Aktiviert fortlaufend Kommunikation und Feedback also sind alle mit dabei
  4. Erleichtert Prozesse ausführen der richtige Weg
  5. Sammelt Eingaben und Daten zu verbessern Geschäftsprozesse
  6. Integriert mit anderen Systemen, um automatisieren Aufgaben
  7. Sorgt für solide Führung rund um Prozesse

#1 Einfach zu implementieren und zu verwenden

Bevor wir uns die verschiedenen Softwarelösungen für das Geschäftsprozessmanagement ansehen, müssen wir die Tatsache hervorheben, dass das Tool nicht das Ziel ist. Das Ziel ist, dass die Menschen in Ihrer Organisation die Prozesse tatsächlich täglich managen können. Um beim Prozessmanagement erfolgreich zu sein, besteht Ihr Hauptziel darin, eines auszuwählen, das das Verständnis, die Verwendung, die Ausführung und die Verbesserung von Geschäftsprozessen fördert.

Business Process Management Software helps to simplify your processes

Aus diesem Grund schließen wir eine Reihe hochkomplexer und anspruchsvoller Entwicklungs- und Automatisierungsplattformen aus dieser Analyse aus. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie für andere Anwendungsfälle nicht sehr wertvoll sind. Die ausgeschlossenen Unternehmen sind am Ende dieses Artikels aufgeführt.

#2 Macht die Standardarbeitsweise leicht verständlich

Nur wenn die gemeinsame, übliche Arbeitsweise einfacher ist als die persönlichen Gewohnheiten, wird sie auch tatsächlich umgesetzt. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie auf die folgenden Funktionen achten sollten:

  1. Visuelle Prozessabbildung
  2. Prozessübersicht und Anschlüsse
  3. Organisatorische Rollen, Stellenbeschreibungen und Prozesse
  4. Prozesse und Aktivitäten übergreifend wiederverwenden
  5. Arbeitsanweisungen mit Video, Dateien, Links und Bildern
  6. Kommunizieren Sie Änderungen an Kollegen in bestimmten Rollen
 
Mann nimmt Abkürzung durch einen Park
Auch wenn die Vorteile von BPM für das Management klar sein mögen, wird der durchschnittliche Mitarbeiter dennoch den kürzesten Weg gehen, wenn es um die Erledigung der Arbeit geht. Aus diesem Grund ist die Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung.

#3 Ermöglicht kontinuierliche Kommunikation und Feedback

Diese Anforderung ist eng mit der vorherigen verwandt. Wenn Sie einen Prozess und vielleicht eine Arbeitsanweisung zum ersten Mal sehen, werden Ihnen wahrscheinlich einige Fragen in den Sinn kommen. Diese sollten am richtigen Schritt im Prozess hinzugefügt werden und der Prozessverantwortliche sollte sofort antworten können. Idealerweise sollte dieses Gespräch für alle transparent sein, sodass Fragen nur einmal gestellt und beantwortet werden müssen. Suchen Sie also nach diesen Funktionen:

    1. Lassen Sie Benutzer jede Aktivität kommentieren und Prozessbearbeiter antworten
    2. Erstellen Sie allgemeine Tags oder Labels, um Kommentare zur Nachverfolgung zu kennzeichnen
    3. Kommentare und bereits gelöste Probleme ausblenden, damit sie nur für Redakteure sichtbar sind
    4. Kommentare nach Zeitraum und Label filtern

#4 Erleichtert die richtige Ausführung von Prozessen

Das tatsächliche Ausführen und Ausführen Ihrer Prozesse stellt sicher, dass sie jedes Mal stattfinden. Daher benötigen Sie Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Fälle zu verwalten. Die richtigen Mitarbeiter müssen wissen, wann sie Aufgaben ausführen und ihre Arbeit protokollieren. Dies sind die Funktionen, die Sie dorthin bringen:

  1. Ausführen wiederkehrender Aufgaben
  2. Führen Sie Workflows „on demand“ rollenübergreifend in einem Prozess aus
  3. Notieren Sie die Person und die Zeit, wenn eine Aufgabe erledigt ist
  4. Nachweis, dass eine Aufgabe erledigt ist (z. B. mit Standort und Foto)
  5. Überwachen Sie, ob Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden
  6. Berichte über Aufgaben nach Zeit, Prozess und Fall

#5 Sammelt Eingaben und Daten zu verbessern Geschäftsprozesse

Sind Ihre Prozesse erst einmal abgebildet und so oft überarbeitet, dass sie stabil sind, dann ist es an der Zeit, sie zu verbessern. Um genügend Daten zu sammeln, um Ihre Entscheidungen zu untermauern, müssen Sie organisiertes Feedback von Kollegen (wenn Prozesse manuell ausgeführt werden) und Systemdaten sammeln, wenn Prozesse automatisiert werden. Dies sind wichtige Funktionen für Geschäftsprozessmanagement-Software:

  1. Sehen Sie sich die Anzahl der Kollegen an, die ein Problem haben, oder fordern Sie eine bestimmte Änderung an.
  2. Identifizieren Sie Aufgaben, die weder im Zeitaufwand noch in der Qualität den Prozessstandards entsprechen.
  3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Prozesse mit der schlechtesten Leistung.

#6 Integriert sich in andere Systeme, um automatisieren Aufgaben

Sobald die Prozesse stabil sind, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse vollständig zu automatisieren. Um dies zu erreichen, muss Ihre Prozessmanagement-Software entweder den gesamten Ablauf innerhalb der Plattform abschließen oder in andere Systeme wie ERP oder CRM integrieren können. Dazu benötigen Sie die folgenden Funktionen in der von Ihnen ausgewählten Prozessmanagement-Softwarelösung:

  1. Eine offene, RESTful API, auf die über ein Token zugegriffen werden kann
  2. Idealerweise fertige Integrationen in Integrationsplattformen wie Zapier, mit denen Sie Tausende von Apps integrieren können
  3. Eine Integration mit Microsoft Graph, wenn Sie Office 365 verwenden
  4. Eine Integration mit G Suite, wenn Sie diese als Ihre Unternehmensplattform verwenden

#7 Sorgt für solide Führung rund um Prozesse

Sie müssen in der Lage sein, Ihre Prozesssammlung oder Prozesshierarchie von einer zentralen Stelle aus zu verwalten und gleichzeitig die Verwaltung bestimmter Prozesse an die wissenden Personen zu delegieren. Gleichzeitig muss jeder Prozessverantwortliche Zugriff auf alle Tools und Informationen haben, die er und sein Redaktionsteam benötigen, um den Prozess effektiv zu verwalten. Dies erfordert eine granulare Rechteverwaltung:

  1. Erstens: Automatische Änderungsverfolgung: Änderungen in Prozessen, Arbeitsanweisungen und Redakteuren.
  2. Rechte nach Prozess verwalten: Weisen Sie jedem Prozess separate Eigentümer und Bearbeiter zu.
  3. Schließlich Rechte nach Funktion verwalten: Erlauben Sie separaten Benutzern, Hierarchien, Rollen und Benutzer zu verwalten.

Nächster Schritt: Die Lieferantenbewertung

Dies waren die 27 Anforderungen, die wir für viele Käufer von Geschäftsprozessmanagement-Software als wichtig identifiziert haben. Wir empfehlen jedoch, dass Sie der Liste auch Ihre eigenen Anforderungen hinzufügen.

Als Nächstes ist es an der Zeit, mit der Bewertung von Anbietern zu beginnen. Also, es ist eine gute Idee, unsere zu lesen Liste der Top 5 Geschäftsprozessmanagement-Software für den Mittelstand .

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