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Auswahl der besten Business Process Management (BPM)-Software im Zeitalter der generativen KI

Es ist schwierig, die beste Geschäftsprozessmanagement-Software zu finden. Die meisten klassischen Tools sind für normale Unternehmen zu komplex. Andere verwalten lediglich Aufgaben. Dieser Leitfaden deckt acht Schlüsselbereiche mit 27 Anforderungen an das richtige Tool ab, um Process-Excellence-Teams zum Erfolg bei der Benutzerakzeptanz zu verhelfen. Wir haben den Leitfaden gerade um den achten Schlüsselbereich „Eignung für generative KI“ ergänzt.

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In diesem Leitfaden erhalten Sie acht Schlüsselbereiche, die Sie bei der Auswahl von BPM-Software berücksichtigen sollten. Jeder Bereich ist in Unteranforderungen unterteilt, die Sie nutzen können, um genau das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.

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Bevor wir auf jedes der acht Kriterien im Detail eingehen, schauen wir uns zunächst an …

Wie Geschäftsprozessmanagement-Software helfen kann

„Geschäftsprozessmanagement“ ist ein großer Aufwand, um die wiederkehrende Arbeit eines Unternehmens rollenübergreifend zu visualisieren, auszuführen, zu verbessern und zu verwalten, und zwar kontinuierlich und auf einer einzigen Plattform.

Unternehmen kaufen und implementieren Prozessmanagement-Software, um die Tools zu erhalten, die sie für den Erfolg von Geschäftsprozessen benötigen. Wie sieht Erfolg also aus? Es kann sein, um…

• Standardisieren Sie die Arbeitsweise eines Unternehmens
• Sorgen Sie für ein schnelleres Onboarding der Mitarbeiter (interessiert daran, wie? Lesen Sie unsere Leitfaden zum Mitarbeiter-Onboarding )
• Wissen in einem System (und nicht in den Köpfen einzelner) bewahren
• Ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, schneller zu wachsen und zu skalieren
• Verbessern Sie Geschäftsprozesse, um Verschwendung und Fehler zu reduzieren
• Digitalisieren Sie Papierkram und automatisieren Sie manuelle Prozesse, um Zeit zu sparen
• Sichern und dokumentieren Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit externen Standards wie ISO oder DSGVO

Es gibt Hunderte von Tools. Abhängig von Ihrer eigenen Erfolgsdefinition und Ihren aktuellen Systemen ist die beste Wahl für ein Unternehmen möglicherweise nicht die beste für ein anderes. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, das, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, mit den richtigen Tools zu verbinden.

8 Schlüsselbereiche bei der Auswahl von BPM-Software

Die beste Softwarelösung für das Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Ihnen, ein klares „Ja!“ zu den Kriterien zu sagen, die für Sie wichtig sind:

1. Es ist einfach zu implementieren und zu nutzen – sowohl für das Process-Excellence-Team als auch für Prozessverantwortliche und Geschäftsbenutzer.
2. Es macht unsere Standardarbeitsweise leicht verständlich
3. Es ermöglicht kontinuierliche Kommunikation und Feedback, sodass Geschäftsbenutzer eingebunden werden
4. Es erleichtert die korrekte Ausführung von Prozessen
5. Es sammelt Input und Daten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen
6. Es integriert sich mit anderen Systemen zur Automatisierung von Aufgaben
7. Es gewährleistet solide Governance rund um Prozesse.
8. Es kann direkt mit KI-Agenten arbeiten.

Schauen wir uns nun jeden Bereich und seine Anforderungen an.

#1 Einfach zu implementieren und zu nutzen

Zunächst einmal ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Tool nicht das Ziel ist. Das Ziel ist, dass Geschäftsbenutzer – Ihre eigenen Kollegen – in der Lage sind, ihre Prozesse täglich zu verwalten und damit zu arbeiten. Um mit Prozessmanagement erfolgreich zu sein, ist es daher Ihr Hauptziel, BPM-Software auszuwählen, die das Verständnis, die Nutzung, Ausführung und Verbesserung von Geschäftsprozessen unterstützt. Das bedeutet, Sie sollten Anforderungen wie diese hinzufügen:

1. Das BPM-Tool muss maximal 3 Stunden Schulung für fortgeschrittene Benutzer und 1 Stunde für Geschäftsbenutzer erfordern. Dies macht es realistisch, Ihre Kollegen effektiv einzubinden, ohne Vollzeit-Prozessexperten zu benötigen.
2. Muss effektive Suche, Prozesskarten, Arbeitsanweisungen und Kommunikation in einem nahtlosen Ablauf kombinieren, den normale Benutzer zur Arbeitsanleitung nutzen können. Warum? Diese Elemente sind alle wichtig, wenn Sie versuchen, Standardarbeit in der Praxis zu etablieren. Wenn sie getrennt sind, entsteht viel Reibung, die die tägliche Nutzung durch Geschäftsbenutzer verlangsamt.

Aus diesem Grund verzichten wir bei dieser Analyse auf eine Reihe hochkomplexer Entwicklungs- und Automatisierungsplattformen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie für andere Anwendungsfälle nicht sehr wertvoll sind. Wir listen solche Plattformen am Ende unseres Artikels Top 5 BPM-Software im Test auf.

#2 Macht Ihre Standardarbeitsweise leicht verständlich

Nur wenn Ihre gemeinsame Standardarbeitsweise einfacher zu befolgen und zu nutzen ist als die individuellen Gewohnheiten Ihrer Kollegen, wird sie tatsächlich Realität. Wenn beispielsweise ein Geschäftsbenutzer eine neue Dienstleistung beschaffen muss und zwischen einem komplexen, fehleranfälligen Ablauf in einem ERP-System oder dem einfachen Versenden einer E-Mail an eine Sekretärin wählen kann, wird er immer die zweite Option nutzen. Während also die Vermeidung der Sekretärin für das Unternehmen als Ganzes effizient ist, ist sie es nicht für den spezifischen Benutzer. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie auf die folgenden Funktionen achten sollten:

1. Fähigkeit, ein vollständiges, miteinander verbundenes Prozess-Repository mit verschiedenen Verantwortlichen und Bearbeitern zu verwalten, anzuzeigen und zu filtern.
2. Visuelle Prozessdarstellung – ein einfacher, visueller Ablauf erleichtert das Verständnis von Verantwortlichkeiten.
3. Organisatorische Rollen, Stellenbeschreibungen und Prozesse, die Geschäftsbenutzern zugewiesen sind.
4. Wiederverwendung von Prozessen und Aktivitäten im gesamten Konto, um Inhaltsduplizierung zu vermeiden.
5. Arbeitsanweisungen (mit Video, Dateien, Links und Bildern), die mit Aktivitäten in Prozessen verknüpft sind.

#3 Ermöglicht kontinuierliche Kommunikation und Feedback

Diese Anforderung ist eng mit der vorherigen verbunden. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass beim ersten Mal, wenn ein neuer Kollege einen Prozess oder eine Arbeitsanweisung sieht, einige Fragen aufkommen. Fragen müssen erfasst und an den Prozessverantwortlichen weitergeleitet werden, damit sie sofort beantwortet werden können. Andernfalls verlieren Geschäftsbenutzer schnell die Geduld und kommen zu dem Schluss, dass die gemeinsame Arbeitsweise keinen Sinn ergibt. Idealerweise sollte diese Konversation zwischen Benutzer und Bearbeiter für alle transparent sein, sodass Fragen nur einmal gestellt und beantwortet werden müssen. Deshalb sollten Sie nach diesen Funktionen suchen:

Möglichkeit, Prozesse und Aktivitäten innerhalb des Tools zu diskutieren.

1. Gemeinsame Tags oder Labels, um Kommentare zur Nachverfolgung zu kennzeichnen.
2. Möglichkeit, Probleme und Änderungsanfragen zu melden und einen formalisierten Genehmigungsablauf abzuschließen.
3. Kommentare und Änderungsanfragen filtern.

#4 Erleichtert die korrekte Ausführung von Prozessen

Das tatsächliche Ausführen und Ausführen Ihrer Prozesse stellt sicher, dass sie jedes Mal stattfinden. Daher benötigen Sie Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben und Fälle zu verwalten. Die richtigen Mitarbeiter müssen wissen, wann sie Aufgaben ausführen und ihre Arbeit protokollieren. Dies sind die Funktionen, die Sie dorthin bringen:

1. Ausführen wiederkehrender Aufgaben
2. Führen Sie Workflows „on demand“ rollenübergreifend in einem Prozess aus
3. Notieren Sie die Person und die Zeit, wenn eine Aufgabe erledigt ist
4. Nachweis, dass eine Aufgabe erledigt ist (z. B. mit Standort und Foto)
5. Überwachen Sie, ob Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden
6. Berichte über Aufgaben nach Zeit, Prozess und Fall.

Dies ist möglicherweise nicht relevant für größere Organisationen, in denen Prozessverständnis und -ausführung auf verschiedenen Organisationsebenen stattfinden. Funktionen zur Orchestrierung der Prozessausführung können Ihnen jedoch helfen, Prozesse zu testen, Systemimplementierungen vorzubereiten und z. B. Wertschöpfungszeitanalysen bei der Prozessverbesserung durchzuführen. Prozesse nur als Dokumentation zu haben, ermöglicht Ihnen dies nicht.

#5 Sammelt Input und Daten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Sind Ihre Prozesse erst einmal abgebildet und so oft überarbeitet, dass sie stabil sind, dann ist es an der Zeit, sie zu verbessern. Um ausreichend Daten zu sammeln, die Ihre Entscheidungen untermauern, müssen Sie organisiertes Feedback von Kollegen (wenn Prozesse manuell ausgeführt werden) und Systemdaten sammeln, wenn Prozesse automatisiert sind. Dies sind wichtige Funktionen für Geschäftsprozessmanagement-Software:

1. Sehen Sie sich die Anzahl der Kollegen an, die ein Problem haben, oder fordern Sie eine bestimmte Änderung an.
2. Identifizieren Sie Aufgaben, die weder im Zeitaufwand noch in der Qualität den Prozessstandards entsprechen.
3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Prozesse mit der schlechtesten Leistung.
4. Führen Sie eine „Wertschöpfungszeitanalyse“ durch, um Engpässe zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

#6 Integriert sich mit anderen Systemen zur Automatisierung von Aufgaben

Sobald die Prozesse stabil sind, ist es an der Zeit, Ihre Prozesse vollständig zu automatisieren. Um dies zu erreichen, muss Ihre Prozessmanagement-Software entweder den vollständigen Ablauf innerhalb der Plattform abschließen oder sich mit anderen Systemen wie ERP oder CRM integrieren können. Dazu benötigen Sie die folgenden Funktionen in der von Ihnen ausgewählten Prozessmanagement-Softwarelösung:

1. Eine offene, RESTful-API, die über ein Token zugänglich ist.
2. Umfassende API-Dokumentation, damit Entwickler mit der Arbeit beginnen können.
3. Vorgefertigte Konnektoren zu Ihren bevorzugten Systemen.

#7 Gewährleistet solide Governance rund um Prozesse

Sie müssen in der Lage sein, Ihre Prozesssammlung oder Prozesshierarchie von einem zentralen Ort aus zu verwalten und gleichzeitig die Verwaltung spezifischer Prozesse an die Personen delegieren können, die sich damit auskennen. Gleichzeitig muss jeder Prozessverantwortliche Zugriff auf alle Tools und Informationen haben, die er – und sein Bearbeiterteam – benötigen, um den Prozess effektiv zu verwalten. Dies erfordert eine granulare Rechteverwaltung:

1. Erstens: Automatische Änderungsverfolgung: Änderungen in Prozessen, Arbeitsanweisungen und Redakteuren.
2. Rechte nach Prozess verwalten: Weisen Sie jedem Prozess separate Verantwortliche und Bearbeiter zu.
3. Schließlich Rechte nach Funktion verwalten: Erlauben Sie separaten Benutzern, Hierarchien, Rollen und Benutzer zu verwalten.

Interessiert, wie dies in der Praxis aussehen könnte? Schauen Sie sich an, wie es umgesetzt werden kann:

#8 Kann direkt mit KI-Agenten arbeiten

Ein umfassendes und aktuelles Prozess-Repository, das Was, Warum, Wie und von Wem Standardarbeit durchgeführt wird, beantworten kann, ist eine fantastische Grundlage und Voraussetzung für den Einsatz von KI-Agenten. Damit haben die richtigen Personen die korrekten Arbeitsweisen definiert und mit Prozessverantwortlichen ist Governance vorhanden. Was nun noch fehlt, ist eine leistungsstarke API, die es KI-Agenten ermöglicht, diese abzufragen. Konkret sollten Sie diese Anforderungen hinzufügen:

1. Möglichkeit, KI-Agenten-Aufgaben und menschliche Aufgaben im Prozesskontext zu kombinieren, sodass Geschäftsbenutzer den Umfang ihrer Arbeit klar verstehen.
2. Möglichkeit, KI-Agenten alle Daten über die API des Tools abfragen zu lassen.
3. Sicherstellen, dass Prozessverantwortliche kontrollieren und überwachen können, wie KI-Agenten Aufgaben ausführen.

Nächster Schritt: Die Anbieterbewertung

Dies waren die 27 Anforderungen, die wir für viele Käufer von Geschäftsprozessmanagement-Software als wichtig identifiziert haben. Wir empfehlen jedoch, dass Sie der Liste auch Ihre eigenen Anforderungen hinzufügen.

Als nächstes ist es an der Zeit, mit der Evaluierung von Geschaeftsprozessmanagement-Software zu beginnen. Begonnen haben wir mit einer eigenen Bewertung: Top 5 Geschäftsprozessmanagement-Software für den Mittelstand.

Schlussfolgerung

Die richtige Business Process Management (BPM)-Software zu finden, kann eine Herausforderung sein. In diesem prägnanten Leitfaden haben wir 27 entscheidende Anforderungen für mittelständische Organisationen dargelegt. Mit Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit, Prozessverständnis, kontinuierlicher Kommunikation und solider Governance trägt jedes Kriterium zur erfolgreichen BPM-Akzeptanz durch Geschäftsbenutzer bei.

Das übergeordnete Ziel ist es, Unternehmen zu befähigen, Abläufe zu standardisieren, Prozesse zu optimieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen. Wenn Sie sich auf die Anbieterbewertung begeben, stellen Sie eine nahtlose Übereinstimmung zwischen diesen Anforderungen und Ihren spezifischen Bedürfnissen sicher, um einen fundierten Auswahlprozess für BPM-Software zu gewährleisten.

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