Mit Prozessfreigaben arbeiten

Ziel: Fordern Sie Genehmigungen für eine neue Prozessversion an, verfolgen und schließen Sie diese ab, sodass Änderungen erst dann live gehen, wenn die richtigen Personen sie geprüft haben.

In diesem Artikel behandeln wir einige grundlegende Einrichtungsschritte und geben dann eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Die Genehmigungen für den Prozess erfolgen im Rahmen der Versionierung in Gluu. Lesen Sie daher unseren Artikel über die Versionierung, bevor Sie beginnen. „Versionierung“ ist ein Gluu-Add-on, das in Ihrem Konto aktiviert sein muss, bevor Sie Genehmigungen verwenden können.

Grundlagen der Genehmigung #

Genehmigungen tragen dazu bei, dass eine neue Prozessversion überprüft wird, bevor sie für Benutzer freigegeben wird. Jeder Prozess kann so eingestellt werden, dass er eine Genehmigung erfordert oder nicht. Sie können auch kontoweite Genehmiger (z. B. Qualitätsmanager) für mehrere Prozesse erzwingen. Ein Prozess kann drei Einstellungen für Versionierung und Genehmigung haben:

• Deaktiviert – keine Genehmigungen erforderlich.
• Automatisch – die Version wird automatisch veröffentlicht, wenn alle Genehmiger zustimmen.
• Manuell – Genehmigungen sind erforderlich, und Sie wählen aus, wann veröffentlicht werden soll.

Standardeinstellungen für Genehmigungen einrichten #

So richten Sie die verschiedenen Arten von Genehmigungen auf der Ebene des Prozesses oder des gesamten Kontos ein (nur für Administratoren):

Automatische Freigabe nach Genehmigung #

1. Öffnen Sie die Prozesseinstellungen.
2. Wählen Sie Auto und aktivieren Sie Genehmigung erforderlich.
3. Wenn alle Genehmiger zustimmen, wird die Version automatisch veröffentlicht und Benachrichtigungen folgen Ihren Prozessbenachrichtigungseinstellungen.

Manuelle Freigabe nach Genehmigung #

1. Öffnen Sie die Prozesseinstellungen.
2. Wählen Sie Manuell und aktivieren Sie Genehmigung erforderlich.
3. Nachdem alle Genehmigungen abgeschlossen sind, veröffentlichen Sie die Version manuell, wenn Sie es wünschen (z. B. nach der Schulung oder wenn neue Regeln in Kraft treten).

Accountweite Genehmigung #

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
2. Wählen Sie die Rolle aus, die alle Prozesse mit aktivierter Option Genehmigung erforderlich genehmigen muss.
3. Diese Genehmiger werden automatisch hinzugefügt und können auf Prozessebene nicht entfernt werden. So werden keine neuen Versionen veröffentlicht, bevor der kontoweite Genehmiger sie genehmigt hat.

Beachten Sie, dass die letzte Option zu erheblichen Engpässen und Verzögerungen bei Ihren Prozessaktualisierungen führen kann. Dies sollte nur in stark regulierten Umgebungen verwendet werden.

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, fahren wir mit den Genehmigungen in der Praxis fort.

Genehmigungen Schritt für Schritt #

1. Genehmigung anfordern #

Dies kann nur von Eigentümern oder Bearbeitern durchgeführt werden.

1. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und erstellen Sie eine neue Version.
2. Fügen Sie Genehmiger hinzu. Eigentümer/Editoren sind standardmäßig enthalten – Sie können weitere hinzufügen.
3. Senden Sie Benachrichtigungen an Genehmiger.
4. Warten Sie, bis die Genehmiger ihre Genehmigungen abgeschlossen haben. Die Version wird automatisch (Auto) oder nach Ihrer Entscheidung (Manuell) veröffentlicht.

2. Genehmigungsanfrage einsehen #

Genehmiger erhalten eine Anfrage zum Prozess und in ihrem Aktivitäts-Feed. Prozesse, die eine Überprüfung durch den Benutzer erfordern, werden wie folgt angezeigt:

3. Überprüfen und genehmigen #

Reviewer können klicken, um eine Zusammenfassung der „Versionsänderungen“, Vorher-/Nachher-Vergleiche, wer sonst noch genehmigen muss, und den aktuellen Status anzuzeigen:

4. Genehmigungsstatus verfolgen #

Zum Prozess #

1. Öffnen Sie den Prozess und zeigen Sie Revisionen/Versionen an.
2. Sehen Sie, welche Änderungen auf Genehmigung warten und von wem.

Ausstehende Überprüfungen zum Dashboard hinzufügen #

1. Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Dashboard.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad (oben rechts) → fügen Sie zu überprüfende Prozesse hinzu.
3. (Optional) Ziehen Sie es für einen schnelleren Zugriff nach oben.

Genehmigungs- und Versionierungsliste #

Or use the approval and versioning list that gives you a complete overview of the status of all process approvals. You can filter the list based on your needs and use the saved filters to create specific overviews on your overview page, e.g. the list of pending approvals for processes you own.