Procesforbedring
Gør feedback fra frontlinjen til en kommunikeret procesændring
En idé til at forbedre arbejdet er let at miste: aftalt i en kommentar og derefter glemt i en indbakke. Gluu gør en kommentar til et formelt ændringsforslag, sender det gennem gennemgang og en fastlagt godkendelse og udgiver resultatet som en ny, versionsstyret ændring, når det er endeligt godkendt. Den rette ejer styrer det hele nemt.
Hvad det er
I Gluu er procesforbedring den mekanisme, der gør en kommentar til arbejdet om til en udgivet ændring. Det er hverken en metode eller et framework, men det, der fører en idé fra “nogen lagde mærke til noget” til “processen afspejler det nu”. Enhver kommentar kan blive til et formelt ændringsforslag, og ethvert ændringsforslag kan blive til en kommentar igen, hvis det endnu ikke er klar til at blive formaliseret.
Når et forslag er indsendt, får det en synlig status: Åben, Under gennemgang, Godkendt, Implementeret, Afvist eller Lukket. Så kan redaktører og ejere drøfte det, tilføje detaljer og træffe en beslutning, før noget ændres i den aktive proces. Når det er godkendt, opdaterer en redaktør processen eller arbejdsinstruktionen og samler ændringen i en ny version, som automatisk får navn og versionsnummer, med diskussion og historik vedhæftet. Afhængigt af, hvordan en proces er konfigureret, udgives versionen automatisk, når godkenderne har godkendt, venter på, at nogen frigiver den manuelt, eller kræver en udpeget godkender, fx en kvalitetsleder, på tværs af alle processer på kontoen.
Hvorfor det er vigtigt
Fra kommentar til udgivet ændring uden at forlade Gluu
En kommentar kan blive til en version uden skift af værktøj
Gør enhver kommentar til et ændringsforslag med ét klik, drøft det samme sted, og når det er godkendt, saml det direkte i en ny version af processen. Idéen, diskussionen og den endelige ændring forbliver i samme tråd.
Sæt rammerne én gang pr. proces
Ikke alle processer kræver samme grad af kontrol. Slå godkendelse fra for processer med lav risiko, kræv den kun for dem, der betyder noget, eller fastsæt én godkender for hele kontoen, fx en kvalitetsleder, for alt inden for et reguleret område. Reglen fastsættes én gang og skal ikke afgøres på ny, hver gang nogen indsender en idé.
Forbedringer kommer fra dem, der udfører arbejdet, ikke kun fra et centralt team
Hos Berry Superfos løftede digitaliseringen af vejen fra kommentar til ændring medarbejderinvolveringen i procesforbedring fra 10 % til 90 %. Det skyldtes, at det ikke længere krævede et møde eller en formular at rejse en idé, for det blev en del af at bruge selve processen.
Hver ændring har et navn, en dato og en begrundelse knyttet til sig
Versioner er navngivne snapshots, ikke stille overskrivninger. Hver version bevarer ændringsforslaget, diskussionen og en før/efter-sammenligning, så alle kan se ikke kun, hvad der blev ændret, men også hvorfor.
Resultater
10 % → 90 %
medarbejderinvolvering i procesforbedring
efter digitalisering af vejen fra kommentar til ændring
90%
mindre tid brugt på at styre opgaver
og formularer efter skiftet
25K
opgaver og registreringer, der nu hvert år går gennem den samme digitale arbejdsgang
“Med Gluu-platformen kan vi finde nye forbedringsmuligheder, da det er lettere at forstå og optimere vores tværgående processer fra den første ordremodtagelse og hele vejen til produktionen.”
Jakob Lund, tidligere fabrikschef, Superfos Randers
Udforsk procesforbedring
Seks måder at gøre feedback til en bedre arbejdsmåde, samlet ét sted
Forløb for ændringsforslag
Før en idé fra kommentar via drøftelse og godkendelse til en implementeret, versionsstyret ændring, fra start til slut.
Automatisk sagsrapportering
Hver implementeret ændring bevarer hele sin historik: hvad der blev ændret, hvorfor, og hvem der godkendte. Den er klar til at vise effekten, ikke kun registrere den.
Kommunikation om ændringer med ét klik
I det øjeblik en godkendt ændring går live, får alle berørte automatisk besked, så cyklussen fra idé til udgivet version lukkes.
Automatisk ændringslog
Log automatisk hver ændring af aktiviteter og processer i en søgbar ændringshistorik.
Sporing af opgavefremdrift
Sammenlign tiden brugt på en opgave før og efter en ændring rulles ud, så I kan vise, om en forbedring faktisk virkede.
Avanceret, delt filtrering
Filtrér og gem visninger af ændringsforslag efter status, proces eller ejer. En live backlog over forbedringer undervejs.
Se konsekvensen, før I godkender ændringen
Åbn Explorer i den proces eller aktivitet, der ligger bag et forslag, og se alt, der er forbundet med den: alle andre aktiviteter, roller og systemkomponenter, der er involveret. Så kender I den fulde konsekvens, før I godkender ændringen.
Ofte stillede spørgsmål
En kommentar er et spørgsmål eller en note knyttet til en proces eller aktivitet. Et ændringsforslag er en kommentar, der er formaliseret som en foreslået ændring. Det får sin egen status (Åben, Under gennemgang, Godkendt, Implementeret, Afvist eller Lukket) og kan drøftes og følges helt frem til en udgivet version. Begge dele kan når som helst omdannes til det andet.
Nej. Godkendelseskrav sættes pr. proces. Nogle processer udgiver ændringer automatisk, når alle gennemgangsansvarlige har godkendt, nogle kræver, at nogen frigiver versionen manuelt, og stærkt regulerede processer kan desuden kræve en fast godkender for hele kontoen. Processer med lav risiko kan helt springe godkendelse over.
Ja. Hver version er et navngivet snapshot, og Gluu gemmer en fuld ændringslog over revisioner og versioner. I kan sammenligne to vilkårlige tidspunkter og gendanne bestemte attributter fra en tidligere version i stedet for at lave arbejdet om fra bunden.
Alle med en rolle, der berøres af den proces eller aktivitet, der er ændret, får automatisk besked i det øjeblik, den nye version udgives. I vælger standardteksten til opsummeringen, men ingen behøver selv at huske at sende opdateringen.
Det er den samme underliggende funktion, set fra et andet sted i processen. Under Arbejdsinstruktioner handler det om at foreslå en rettelse til én instruktion, og under Kommunikation om at gøre en samtale til et forslag. Denne side viser hele forløbet fra ende til ende: kommentar, gennemgang, godkendelse, implementering og versionsstyret udgivelse.
Nej. Procesejere og redaktører håndterer ændringsforslag og godkendelser direkte, herunder at fastsætte, hvem der skal godkende, på proces- eller kontoniveau, uden at en udvikler eller administrator skal involveres.
Skrevet og gennemgået af
Senest opdateret
Alle funktioner
Udforsk platformen videre
Klar til at gøre feedback til en udgivet procesændring?
Prøv Gluu gratis i 30 dage. Ingen kreditkort nødvendigt. Priser fra kr. 199,-/år.