Prozessverbesserung
Verwandeln Sie Revisionen in benannte, genehmigte Versionen
Mit der Prozessversionierung und den Genehmigungen von Gluu wird jede Revision eines Prozesses oder einer Aktivität zu einer benannten Version, mit klarer Kontrolle darüber, wer sie veröffentlichen darf, einem Genehmigungsablauf für die Freigabe und einer Benachrichtigung der Betroffenen per Mausklick. Jeder Plan enthält bereits einen vollständigen Prüfpfad; dieses Add-on macht daraus eine Versionierung, mit der Sie arbeiten können.
Was es ist
Jeder Gluu-Plan führt automatisch einen vollständigen Prüfpfad: Jede Bearbeitung an einem Prozess oder einer Aktivität wird als Revision gespeichert, sodass nichts verloren geht. Das Add-on Versionierung baut darauf auf, als Teil des umfassenderen Regelkreises der Prozessverbesserung von Gluu: Damit können Sie eine Revision in eine benannte, formale Version umwandeln, sie über einen konfigurierbaren Genehmigungsablauf absichern und eine frühere Version wiederherzustellen, falls etwas rückgängig gemacht werden muss.
Versionierung und Genehmigungen funktionieren für Prozesse und die darin verschachtelten Arbeitsanweisungen (Aktivitäten) auf die gleiche Weise. So erhält eine kritische Änderung einer SOP dieselbe formale Kontrolle wie der Prozess, zu dem sie gehört, ohne dass jede kleine Bearbeitung denselben Aufwand durchlaufen muss.
Warum sie wichtig ist
Geschwindigkeit und Kontrolle sind kein Widerspruch
Konzipiert wie die Bremsen eines Sportwagens
Ein Sportwagen ist nicht trotz seiner Bremsen schnell: Die Bremsen sind es, die ihm ermöglichen, scharf in eine Kurve zu fahren und dennoch rechtzeitig zum Stehen zu kommen. Das Add-on Versionierung von Gluu funktioniert genauso: Teams können Aktualisierungen von Prozessen und Arbeitsanweisungen weiterhin zügig veröffentlichen und genau dort eine echte Genehmigungsbremse setzen, wo eine Änderung sie braucht.
Eine Einstellung pro Prozess statt einer Richtlinie für alle
Ein Prozess kann auf „keine Genehmigung“, „automatische Freigabe, sobald die Genehmiger sie abgezeichnet haben“ oder „manuelle Veröffentlichung“ eingestellt werden, die Sie selbst steuern. Eine kleine Korrektur an einer risikoarmen Arbeitsanweisung braucht nicht denselben Aufwand wie eine Änderung an einer regulierten Sicherheitsprozedur.
Verantwortung dezentralisieren, Übersicht behalten
Prozess- und Aktivitätsverantwortliche veröffentlichen ihre eigenen Änderungen ohne ein Ticket an die IT oder die Qualitätssicherung. Ein kontoweiter Genehmiger kann dennoch dort fest eingestellt werden, wo er wirklich benötigt wird, und jede Version hält fest, wer was geändert und wer die Freigabe erteilt hat.
So funktioniert es
Wie funktionieren Versionierung und Genehmigungen in Gluu?
Legen Sie die Genehmigungsregel pro Prozess fest
Für jeden Prozess und jede Aktivität lässt sich die Genehmigung auf „Deaktiviert“, „Automatisch“ oder „Manuell“ einstellen. Dazu kommt ein kontoweiter Genehmiger für alles, was stets von einer bestimmten Rolle, etwa Qualitätsverantwortlichen, geprüft werden muss. Das wird einmal pro Prozess festgelegt und nicht jedes Mal neu entschieden, wenn jemand eine Änderung einreicht.
Machen Sie aus der Bearbeitung eine benannte Version
Klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf „Version erstellen“ und geben Sie ihr einen Namen, oder lassen Sie Gluu sie automatisch nummerieren. Alles bis zu diesem Punkt wird zu einer formalen, veröffentlichten Version statt zu einer Reihe nicht nachverfolgter Bearbeitungen.
Leiten Sie es an die richtigen Genehmiger weiter
Gluu fügt standardmäßig die Prozessverantwortlichen und die Prozessbearbeiter als Genehmiger hinzu. Sie können Personen nach Bedarf ergänzen oder entfernen und dann die Anfrage senden. Genehmiger erhalten sie in ihrem Aktivitäts-Feed und können genau vergleichen, was sich geändert hat, bevor sie die Freigabe erteilen.
Veröffentlichen und benachrichtigen Sie die betroffenen Personen
Sobald die Genehmigungen vorliegen, wird die Version automatisch oder nach Ihrer Entscheidung veröffentlicht, und mit einem Klick benachrichtigen Sie genau die Personen und Rollen, die das Update betrifft. Eine separate E-Mail ist nicht nötig.
Verfügbarkeit
Das Änderungsprotokoll, der vollständige Prüfpfad von Gluu für jede Revision von Prozessen und Aktivitäten, ist in jedem Plan enthalten. Um diesen Verlauf in benannte, genehmigte Versionen umzuwandeln, ist das Add-on Versionierung erforderlich, das in den Plänen Essential und Advanced verfügbar ist. Sehen Sie auf der Preisseite, was jeder Plan beinhaltet.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Die Genehmigung ist eine Einstellung pro Prozess, keine globale Regel. Ein Prozess kann auf „Deaktiviert“, „Automatisch“ (veröffentlicht, sobald die Genehmiger zugestimmt haben) oder „Manuell“ (Sie wählen, wann veröffentlicht wird) eingestellt werden. So können risikoarme Prozesse und Arbeitsanweisungen die Formalitäten komplett überspringen, während regulierte Prozesse eine echte Hürde erhalten.
Eine Revision wird automatisch gespeichert, jedes Mal wenn Sie im Bearbeitungsmodus etwas ändern und ihn verlassen. Sie bildet den Prüfpfad, den jeder Gluu-Plan führt. Eine Version ist eine benannte, formale Momentaufnahme, die Sie oder ein Genehmigungsablauf zur Veröffentlichung auswählen und die den Benutzern mitgeteilt wird.
Standardmäßig die Prozessverantwortlichen und die Prozessbearbeiter. Sie können pro Prozess weitere Personen hinzufügen, zum Beispiel Qualitätsverantwortliche. Ein Konto kann darüber hinaus einen festen, kontoweiten Genehmiger für Prozesse erzwingen, die als immer prüfungspflichtig markiert sind.
Ja, mit einem kontoweiten Genehmiger, der in den Kontoeinstellungen festgelegt wird. Er wird automatisch jedem Prozess hinzugefügt, für den eine Genehmigung erforderlich ist, und kann auf Prozessebene nicht entfernt werden. Gluu empfiehlt, dies für wirklich regulierte Umgebungen vorzusehen, da es jede Version, auf die es angewendet wird, verlangsamen kann.
Ja. Aktivitäten, also die in einen Prozess verschachtelten Arbeitsanweisungen und SOPs, verfügen über denselben Revisionsverlauf, dieselben benannten Versionen und denselben Genehmigungsablauf wie der Prozess selbst.
Ja. Jeder Prozess behält seinen vollständigen Versions- und Revisionsverlauf. Öffnen Sie das Änderungsprotokoll, wählen Sie eine vergangene Version zur Vorschau aus, entscheiden Sie, welche Attribute wiederhergestellt werden sollen, und wenden Sie die Wiederherstellung an, ohne die seitdem vorgenommenen Änderungen zu verlieren.
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