FALLSTUDIE
Berry Superfos reduziert Zeitaufwand für Aufgabenmanagement um 90 % durch Digitalisierung der Fabrikprozesse
Im Jahr 2016 erfolgte jede Aufgabenübergabe im Werk von Berry Superfos in Randers auf Papier. Die Schichtleiter verteilten die Arbeit zu Beginn jeder Schicht manuell; die Mitarbeiter füllten für jede Registrierung Papierformulare aus. Bei 25.000 Aufgaben und Registrierungen pro Jahr war das Ausmaß des Papierkrams beträchtlich.
Das Werk entschied sich für Gluu, um dieses papierbasierte System durch ein digitales zu ersetzen. Das Ziel war spezifisch: Manager sollten ihre eigenen Prozessabläufe digitalisieren können, den Mitarbeitern klare visuelle Anweisungen auf Android-Tablets geben und den Abschluss einer Aufgabe zu einer Berührung machen, statt zu einer Übung im Formularausfüllen.
Heute wickelt Berry Superfos alle wiederkehrenden Aufgaben über Gluu ab. Prozesse sind in einer gemeinsamen Wertschöpfungsketten-Hierarchie abgebildet, Anweisungen enthalten Bilder und Videos, und Papierformulare wurden als kürzere, intelligentere digitale Äquivalente neu erstellt. Die Mitarbeiter bestätigen den Abschluss einer Aufgabe mit einer einzigen Berührung; die Daten fließen ohne Transkription direkt in das System.
Die Ergebnisse sind konkret: 90 % Zeitersparnis bei der Verwaltung von Aufgaben und Formularen sowie ein Anstieg der Mitarbeiterbeteiligung an Prozessverbesserungen von 10 % auf 90 %. Das Werk verfügt nun über einen gemeinsamen Standard für alle wiederkehrenden Arbeiten – und einen zentralen Ort, an dem man erfährt, wie eine Aufgabe erledigt wird.
„Wir sehen enorme Zeitersparnisse, da wir unsere Aufzeichnungen nicht mehr auf Papier führen müssen. Unsere Registrierungen erfolgen jetzt direkt in der App.“
Jakob Lund
Ehemaliger Werksleiter, Superfos Randers
Zeitersparnis
90
%
Gesparte Zeit bei der Verwaltung von Aufgaben und Formularen
Berichtet vom Management von Berry Superfos nach vollständiger Einführung
Beteiligung
90
%
Mitarbeiterbeteiligung an Prozessverbesserungen, gestiegen von nur 10 %
Jährliche Aufgaben
25,000
Jährlich digital abgeschlossene Aufgaben und Registrierungen
Ersetzen von Papierformularen und manuellen Übergaben in allen drei Schichten
Das Problem mit papierbasiertem Fabrikmanagement
Im Jahr 2016 wurden alle Registrierungen im Werk von Berry Superfos in Randers auf Papier durchgeführt. Schichtleiter delegierten Aufgaben zu Beginn jeder Schicht manuell. Die eingesetzte Qualitätsmanagement-Software übernahm die Dokumentenpflege – mehr nicht. Es gab keine digitale Ebene für die Aufgabenausführung oder Registrierungen direkt vor Ort.
Bei drei kontinuierlich laufenden Schichten und 110 Mitarbeitern, die 67 automatisierte Maschinen bedienen, war das Volumen des Papierkrams erheblich. Jede Qualitätsprüfung, jede Wartungsaufgabe, jede erforderliche Registrierung landete auf einem Papierformular. Das Ausfüllen und Sammeln dieser Formulare kostete Zeit. Das Nachfassen bei unvollständigen Formularen kostete noch mehr.
Das Werkleitungsteam identifizierte den Änderungsbedarf. Ohne ein standardisiertes digitales System war es schwierig sicherzustellen, dass dieselbe Aufgabe in allen drei Schichten auf die gleiche Weise erledigt wurde. Prozessverbesserungen waren schwer voranzutreiben, da die Ausgangsbasis inkonsistent war.
Die Vision war klar: Mehr mitarbeitergesteuerte Verbesserungen initiieren und die Handhabung manueller Aufgaben digitalisieren. Schnellere Verbesserungszyklen. Weniger Fehler. Geringerer Verwaltungsaufwand.
Wie Berry Superfos Gluu nutzt
Mitarbeiter von Berry Superfos beschreiben die Auswirkungen der Plattform mit ihren eigenen Worten – einschließlich der Frage, wie sie die tägliche Arbeit für Menschen verändert hat, die in ihrer Routine normalerweise keine IT nutzen.
Nach der Evaluierung der Optionen entschied sich Berry Superfos für Gluu, da es drei Funktionen in einer Plattform vereinte: Workflow-Mapping, Arbeitsanweisungen und Aufgabenmanagement. Manager konnten ihre Prozessabläufe zeichnen, Anweisungen an jeden Schritt anhängen und wiederkehrende Aufgaben definieren – ganz ohne Beteiligung der IT. Die Mitarbeiter sehen diese Aufgaben und Anweisungen während der eigentlichen Ausführung auf Android-Tablets.
Die Implementierung erfolgte in sieben Schritten, die parallel zum täglichen Betrieb ohne Ausfallzeiten durchgeführt wurden: Erstellung einer Prozesshierarchie; Mapping aller kritischen Prozesse und Rollen; Hinzufügen von Standard-Arbeitsanweisungen für jede Aktivität; digitale Neuerstellung aller Formulare in Gluu; Definition und Hinzufügen von Aufgaben mit den neuen Formularen; Testen und Anpassen; dann Rollout in den Betrieb – Prozess für Prozess.
Zuerst erstellte das Team eine Übersicht der Primärprozesse in der Wertschöpfungskette der Fabrik – vom Auftragseingang bis zur Auslieferung an den Kunden. Jeder Hauptschritt wurde zu einer eigenen Prozessgruppe in Gluu, wobei die prozesskarte zeigt, wer wofür verantwortlich ist. Jede Aktivität enthielt dann Anweisungen, die erklärten, wie die Arbeit ausgeführt werden sollte.
Eine wichtige Designentscheidung betraf das Format der Anweisungen. Viele Mitarbeiter in der Fertigung sind keine geübten Leser und bevorzugen visuelle Anleitung gegenüber Text. Gluu ermöglichte es, Text auf Papier durch Bilder und Videos direkt in der App zu ersetzen – dieselbe Plattform für Arbeitsanweisungen in einem Format, das für jeden in der Fertigung funktionierte.
Papierformulare wurden dann digital neu erstellt – aber intelligenter. Die neuen Formulare sind kürzer, stärker auf die spezifische Aufgabe fokussiert und können nicht unvollständig eingereicht werden. Allein dieser letzte Punkt eliminierte die Nacharbeit, die bei teilweise ausgefüllten Papierformularen anfiel.
Der letzte Schritt war die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Ein typisches Beispiel: Reinigung der Maschine S-129 jeden Tag um 7:00 Uhr, mit einer Frist bis zum nächsten Tag um 7:00 Uhr. Einmal in Gluu konfiguriert, generiert das System die Aufgabe automatisch nach Plan. Die Mitarbeiter bestätigen den Abschluss mit einer Berührung – optional mit einem Foto. Die Daten fließen direkt in das System, konsistent und bereit für die Analyse durch die Prozessverantwortlichen.
Eine einzige Plattform zum Mapping von Prozessen, zur Bereitstellung visueller Anweisungen, zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und zur digitalen Erfassung von Registrierungen macht den Wechsel von Papier zu Digital sowohl praktikabel als auch messbar. Die kostenlose Testversion von Gluu ist der direkteste Weg, um zu sehen, wie dies in einer Produktionsumgebung angewendet werden kann.
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Ergebnisse: 25.000 Aufgaben, null Papier
Das Management von Berry Superfos berichtet von drei konkreten Ergebnissen der Digitalisierung der Fabrikprozesse.
Die Zeit für das Aufgabenmanagement sank um 90 %. Die automatisierte Aufgabengenerierung, die digitale Formulareinreichung und die sofortige Datenerfassung eliminierten den Verwaltungsaufwand, der mit der papierbasierten Verwaltung in allen drei Schichten verbunden war.
Die Mitarbeiterbeteiligung an Prozessverbesserungen stieg von 10 % auf 90 %. Wenn Prozesse sichtbar sind, Anweisungen zugänglich sind und der Aufgabenabschluss nur eine Berührung erfordert, beteiligen sich mehr Mitarbeiter daran, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen. Jakob Lund, ehemaliger Werksleiter bei Superfos Randers, sagte dazu: „Mit der Gluu-Plattform sind wir in der Lage, neue Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, da es einfacher ist, unsere funktionsübergreifenden Prozesse vom ersten Auftragseingang bis hin zur Produktion zu verstehen und zu optimieren.“
Weniger Fehler und weniger Ausschuss durch fehlerhafte Produkte. Eine konsistente Aufgabenausführung – durch Befolgen derselben digitalen Anweisungen in jeder Schicht – und digitale Formulare, die nicht unvollständig eingereicht werden können, beseitigten zwei häufige Ursachen für Abweichungen.
Das Werk verfügt nun über einen gemeinsamen Standard für alle wiederkehrenden Arbeiten. Jeder Prozess, jede Anweisung, jede Rolle und jede Aufgabe wird in einem gemeinsamen Format verwaltet. Diese „Single Source of Truth“ hat die Art und Weise verändert, wie Mitarbeiter Informationen finden: Anstatt einen Kollegen zu fragen oder nach einer Papierkopie zu suchen, nutzen sie Gluu.
Nach der Digitalisierung der Produktionslinie weitete Berry Superfos dies auf den Rest des Werks aus – Auftragseingang, Produktions-Setup und Auslieferung. Ihr nächster Schritt war es, den Mitarbeitern zu ermöglichen, On-Demand-Prozesse direkt aus Gluu zu starten: Daten von den Mitarbeitern in das System zu bringen, anstatt dass nur das System Aufgaben an die Mitarbeiter pusht. Das Ziel war, wie sie es sahen, eine echte End-to-End-Perspektive auf die Arbeit des Werks.
Kurz gesagt
Das Werk von Berry Superfos in Randers verwaltete jährlich 25.000 Aufgaben und Registrierungen mittels Papierformularen und manuellen Schichtübergaben. Die vorhandene Qualitätsmanagement-Software deckte nur die Dokumentenpflege ab – sie konnte weder Aufgabendelegierung noch digitale Registrierung leisten. Das Leitungsteam wollte manuelle Aufgaben digitalisieren, um schnellere Verbesserungszyklen voranzutreiben und Fehler zu reduzieren.
Gluu ermöglichte es Managern, Workflow-Diagramme zu zeichnen und Arbeitsanweisungen sowie wiederkehrende Aufgaben an jeden Schritt anzuhängen – alles sichtbar auf Android-Tablets während der Aufgabenausführung. Diese Kombination aus Prozess-Mapping, visuellen Arbeitsanweisungen und Aufgabenmanagement in einer einzigen Plattform war der entscheidende Faktor. Die einfache Benutzeroberfläche der Plattform funktionierte auch für Mitarbeiter, die in ihrem Alltag keine IT nutzen.
Berry Superfos nutzt Gluu, um wiederkehrende Aufgaben in der gesamten Produktionslinie zu verwalten. Die Mitarbeiter erhalten automatisierte Aufgabenbenachrichtigungen auf Android-Tablets, folgen visuellen oder videobasierten Anweisungen und bestätigen den Abschluss mit einer einzigen Berührung. Papierformulare wurden als kürzere digitale Äquivalente neu erstellt, die nicht unvollständig eingereicht werden können, und alle Registrierungen fließen zur Analyse durch die Prozessverantwortlichen direkt in das System.
Das Management berichtet von 90 % Zeitersparnis bei der Verwaltung von Aufgaben und Formularen sowie einem Anstieg der Mitarbeiterbeteiligung an Prozessverbesserungen von 10 % auf 90 %. Das Werk berichtet zudem von weniger Fehlern und weniger Ausschuss durch fehlerhafte Produkte. Mehr als 25.000 Aufgaben und Registrierungen werden nun jährlich digital abgeschlossen und ersetzen alle Papierformulare und manuellen Schichtübergaben.
Ja. Berry Superfos hat Gluu in einer Fabrik mit drei Schichten und 110 Mitarbeitern eingeführt, die 67 automatisierte Maschinen bedienen. Ein entscheidender Vorteil war die Benutzerfreundlichkeit der Plattform für Mitarbeiter, die im täglichen Leben keine IT nutzen – die einfache Benutzeroberfläche funktionierte auf Android-Tablets ohne vorherige digitale Erfahrung. Der schrittweise Rollout Prozess für Prozess bedeutete zudem, dass es während der Implementierung keine Ausfallzeiten gab.