VME steigerte den Umsatz um 30 % bei gleicher Mitarbeiterzahl – Digitalisierung von Bauprozessen mit Gluu

Das Problem mit Papier auf Baustellen

Die Digitalisierung von Bauprozessen beginnt damit, genau zu verstehen, wo Papier Risiken schafft. Für VME offenbarte diese Analyse zwei deutliche Schwachstellen.

Die erste war die Koordination. Im Baugewerbe ist die Anzahl der Schnittstellen zwischen Rollen hoch – zwischen Projektmanagern, Vorarbeitern und Außendienstmitarbeitern, zwischen den Anweisungen des Bauherrn und den spezifischen Teams zugewiesenen Aufgaben. Bei VME war diese Koordination manuell. Der Vorarbeiter hatte den Überblick. Wenn ein Bauherr eine Zuweisung änderte, erfolgte die Aktualisierung per Telefon oder Papier – und Außendienstmitarbeiter fuhren manchmal zu Aufträgen, die bereits von einer vorherigen Schicht erledigt worden waren. Jeder Fehler war isoliert betrachtet klein. Über ein wachsendes Projektportfolio hinweg summiert, addierten sie sich.

Die zweite war die Dokumentation. Insbesondere die Fernwärmeabteilung umfasste viele kleine Aufgaben, von denen jede Aufzeichnungen erforderte – was getan wurde, wann, wo und von wem. Diese von stundenweise bezahlten Mitarbeitern zu erfassen, die zwischen Standorten wechselten, war in der Praxis nahezu unmöglich. Mehrere Versuche mit Fotodokumentation waren unternommen worden. Keiner war konsistent geworden. Ohne zuverlässige Aufzeichnungen konnte das Qualitätsmanagement nur reaktiv sein.

Beide Herausforderungen hatten dieselbe zugrunde liegende Struktur: Die Informationen, die zur Koordination und Überprüfung der Arbeit benötigt wurden, existierten, aber sie befanden sich an zu vielen Orten – auf Papier, in den Köpfen der Menschen, in separaten Systemen. Als VMEs Projektportfolio wuchs, wurde diese Struktur fragiler, nicht stabiler.

Erfassung der Wertschöpfungskette mit Bülow Management

2018 holte VME Bülow Management A/S ins Boot, um beide Herausforderungen gemeinsam anzugehen. Bülow Management ist eine dänische Unternehmensberatung, die Unternehmen dabei hilft, wirksame Kohärenz zwischen Strategie, Management, Mitarbeitern, Prozessen und Ergebnissen aufzubauen – mit besonderer Tiefe im Bausektor. Für VME bestand Bülows Rolle darin, die Prozesserfassungsarbeit zu strukturieren und zu leiten, bevor Plattformentscheidungen getroffen wurden.

Gemeinsam erfassten die Schlüsselmitarbeiter von VME und Bülow die gesamte Wertschöpfungskette des Unternehmens durchgängig. Der Fokus war klar: Finden Sie heraus, wo Papierregistrierungen und Kommunikation zwischen Produktion und Verwaltung die meiste Reibung verursachten, und bauen Sie diese Schnittstellen als digitalisierte Prozesse in Gluu neu auf.

Die Implementierung begann mit einem Pilotprojekt. Dies war eine bewusste Entscheidung. Anstatt sofort im gesamten Unternehmen auszurollen, begrenzten VME und Bülow den Piloten auf die Bereiche mit der höchsten Reibung – die Prozesse mit dem meisten Papier, der meisten manuellen Koordination und dem größten Risiko. Der Pilot zeigte klare Erträge, was die Grundlage für die Fortsetzung schuf. VME weitete den Rollout dann auf den Rest der Fernwärmeabteilung und von dort auf die Bauabteilung aus.

Change Management war von Anfang an in den Ansatz integriert. Stundenweise bezahlte Mitarbeiter – viele von ihnen keine Digital Natives – brauchten einen Grund, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Antwort bestand nicht darin, ein neues System zusätzlich zu bestehenden hinzuzufügen, sondern das bestehende Durcheinander durch etwas Einfacheres zu ersetzen. Mit Gluu wurden mehrere separate Systeme und E-Mail-Austausche auf wenige Klicks in einer App reduziert. Die IT-Komplexität sank, anstatt zu steigen.

Während des Piloten etablierte VME auch eine interne Gruppe von Super-Usern und Botschaftern – Mitarbeiter, die die Veränderung aus erster Hand erlebt hatten und aus persönlicher Erfahrung darüber sprechen konnten. Diese Botschafter unterstützten den breiteren Rollout mit praktischer Rückversicherung, die kein externer Berater bieten konnte.

Damit die Digitalisierung von Bauprozessen im Außendienst Bestand hat, muss sie um die Menschen herum aufgebaut werden, die die Arbeit erledigen – nicht nur um die Prozesse. Wenn Sie sehen möchten, wie Gluu diese Art von Rollout in der Praxis unterstützt, ist die kostenlose Testversion ein guter Ausgangspunkt.

Was VME durch die Digitalisierung von Bauprozessen gewonnen hat

Das Hauptergebnis ist die Umsatzsteigerung um 30 % bei gleicher Mitarbeiterzahl. Aber das operative Bild hinter dieser Zahl ist ebenso aussagekräftig.

Die Dokumentation erfolgt jetzt automatisch. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe in Gluu abschließt, werden Zeit und Ort sofort erfasst. Mitarbeiter fügen in der Regel Fotos hinzu und füllen erforderliche Felder mithilfe von Gluus Formularen aus – wenige Klicks in derselben App, ohne separaten Dokumentationsschritt. Für Aufgaben wie Straßensperrungen oder Aushubarbeiten entsteht so ein nachprüfbarer Nachweis ohne zusätzlichen Aufwand. Die Dokumentation, die zuvor nahezu unmöglich zu erfassen war, geschieht jetzt als Teil der Arbeitserledigung.

Projektmanager haben einen anderen Arbeitstag. Die Fallverwaltungsansicht von Gluu gibt ihnen einen Echtzeit-Überblick über jedes aktive Projekt – wer was getan hat und wann – ohne einzelne Teammitglieder zu kontaktieren. Die kontinuierliche Statusprüfung, die früher Zeit verbrauchte, entfällt. Ein Manager kann auf einen Blick sehen, ob ein Projekt im Plan liegt.

VME nutzt auch die SharePoint-Integration von Gluu, um Aufgaben-, Fall- und Dokumentenmanagement in einem einzigen Workflow zu vereinen. Anstatt zwischen Systemen zu wechseln, um Projektdokumente zu finden, haben Mitarbeiter und Manager alles an einem Ort – derselbe Prozess, der die Aufgabe steuert, enthält auch die relevanten Dateien.

„Mit Gluu konnten wir das Wissen des Bauherren bis zum Mann mit der Schaufel bringen. Wir haben einen umfassenden Überblick und die Fähigkeit erhalten, unsere Arbeitsabläufe zu steuern, sodass wir immer an der Spitze unserer Planung stehen können.“

Kim Larsen
CEO, VME A/S

Über die spezifischen Verbesserungen hinaus veränderte die Gluu-Implementierung die Natur des Managementsystems von VME. Die Prozesse sind nicht statisch. VME passt Arbeitsanweisungen kontinuierlich an – neue Erkenntnisse aus jedem Projekt werden direkt eingearbeitet, und diese Aktualisierungen erreichen automatisch jedes Teammitglied. Der Rollout in den Fernwärme- und Bauabteilungen ist nun abgeschlossen; die Verwaltungsabteilung folgt als Nächstes.

Kurz gesagt