Fall- und Projektmanagement
Synchronisieren Sie Fallordner automatisch mit SharePoint
Die Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint legt automatisch einen SharePoint-Ordner für jeden Fall und jede Aktivität an, wendet den von Ihnen festgelegten Benennungsstandard an und kopiert die Dokumentvorlagen der Fallvorlage an die richtige Stelle. So behält jeder Fall eine synchronisierte, gesicherte Kopie seiner Dateien in SharePoint, ohne dass etwas von Hand erstellt werden muss.
Was es ist
Die SharePoint-Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint verbindet eine Gluu-Fallvorlage mit einer SharePoint-Site. Wenn jemand einen Fall startet, legt Gluu in SharePoint automatisch einen passenden Fallordner und darin einen Unterordner für jede Aktivität an, gemäß dem von Ihnen konfigurierten Benennungsstandard.
Sie arbeitet zusammen mit den umfassenderen Fall- und Projektmanagement-Funktionen von Gluu: Der Fall selbst wird weiterhin in Gluu gefĂĽhrt, mit benannten Aufgabenverantwortlichen, Live-Fortschritt und einem PrĂĽfpfad. SharePoint wird zur synchronisierten, durchsuchbaren Kopie der Dateien, die der Fall erzeugt (Formulare, Berichte, Fotos und Dokumentvorlagen), fĂĽr Teams und PrĂĽfer, die bereits mit SharePoint arbeiten.
Warum das wichtig ist
Eine geregelte Quelle statt zweier Kopien, die auseinanderdriften
Ein Benennungsstandard, dem jeder Fall folgt
Wenn Ordner von Hand angelegt werden, wird jeder Fall etwas anders benannt, und SharePoint weicht unbemerkt von dem ab, was tatsächlich in Gluu geschehen ist. Die Synchronisierung der Fallordner hält beide im Gleichklang, indem sie für jeden Fall und jede Aktivität denselben Benennungsstandard verwendet.
Ein Backup und ein PrĂĽfpfad ohne manuellen Export
Jedes Formular, jeder Bericht und jedes Foto, die bei einer Fallaufgabe erfasst werden, landen im passenden SharePoint-Ordner, sobald sie entstehen. So haben Sie eine synchronisierte Kopie, auf die Sie Prüfer, Subunternehmer oder Ihre Backup-Richtlinie verweisen können, ohne separaten Exportschritt.
Keine SharePoint-Schulung erforderlich, um organisiert zu bleiben
Ordner- und Dateinamen folgen dem Standard, den Sie einmal festlegen, auf Kontoebene oder pro Fallvorlage. So müssen Kollegen weder eine Benennungskonvention lernen noch sich merken, wohin die Dateien eines Falls gehören.
Ergebnisse
100+
neue Mitarbeitende in
standardisierte Prozesse eingearbeitet
Größe verdoppelt
seit 2019, ohne
Prozessdisziplin zu verlieren
Jede Phase abgebildet
Angebot, Design, Planung
und AusfĂĽhrung, standardisiert
In Gluu können wir während des gesamten Prozesses sehen, ob Aktivitäten erledigt wurden und wo die Arbeit ins Stocken gerät. Wir sehen auch, wer für die jeweiligen Aktivitäten verantwortlich ist.
Hans Jørgen Ebbesen, CEO, CJ A/S
So funktioniert es
Wie funktioniert die SharePoint-Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint in Gluu?
Legen Sie Ihren Benennungsstandard einmal fest
Fügen Sie die Azure-AD-Mandanten-ID Ihrer Organisation hinzu, aktivieren Sie Microsoft SharePoint unter Apps & Integrations und legen Sie dann den Stammordner sowie den Benennungsstandard für Fälle, Aktivitäten und Dateien fest, den jeder neue Fall standardmäßig verwenden soll.
PrĂĽfen Sie die Ordnerstruktur in der Vorschau, bevor Sie speichern
Gluu zeigt genau, was in SharePoint angelegt wird, bevor sich etwas ändert: Fallordner, Aktivitätsunterordner und Dateinamen, sodass es keine Überraschungen gibt, wenn ein Fall zum ersten Mal startet.
Aktivieren Sie die Synchronisierung pro Fallvorlage
Ăśberschreiben Sie den Kontostandard fĂĽr einen Prozess: Ă–ffnen Sie die entsprechende Fallvorlage, aktivieren Sie ‚Synchronisierung mit SharePoint/OneDrive zulassen‘ und fĂĽgen Sie bei Bedarf zusätzliche Ordner hinzu. Jeder Fall, der aus dieser Vorlage gestartet wird, folgt zusammen mit ihren Dokumentvorlagen automatisch derselben Struktur.
VerfĂĽgbarkeit
Die SharePoint-Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint erfordert den Advanced-Plan plus das Add-on APIs und Schnittstellen. Sehen Sie, was jeder Plan beinhaltet, auf der Preisseite.
Häufig gestellte Fragen
Gluu ersetzt SharePoint nicht: Fälle, Aufgaben und Fortschritt werden weiterhin in Gluu geführt. Die SharePoint-Synchronisierung von Fallordnern mit SharePoint erstellt und aktualisiert eine passende Ordnerstruktur in Ihrer bestehenden SharePoint-Site, sodass die Dateien, die ein Fall erzeugt, dort ebenfalls gesichert und durchsuchbar bleiben.
Gluu holt die Synchronisierung nach, sobald SharePoint wieder erreichbar ist. Sie können auch jederzeit auf das SharePoint-Symbol im Fall klicken, um ihn sofort zu synchronisieren und seinen Ordner zu öffnen.
Ja. Legen Sie einen kontoweiten Standard als Vorgabe fest und überschreiben Sie dann den Stammordner, die Benennung oder zusätzliche Ordner für jede einzelne Fallvorlage unter deren Synchronisierungseinstellungen.
Jedes Formular, jeder Bericht und jedes Foto, die einer Fallaufgabe zugeordnet sind, sowie die in der Fallvorlage festgelegten Dokumentvorlagen, jeweils nach dem von Ihnen konfigurierten Dateibenennungsstandard, zum Beispiel „Aufgabenname – Formularname“ fĂĽr Formulare.
Sie ist Teil des Add-ons APIs und Schnittstellen im Advanced-Plan. Sehen Sie in den Plänen von Gluu, was dieses Add-on sonst noch beinhaltet.
Ja. Die Verbindung mit SharePoint beginnt damit, dass Sie die Azure-AD-Mandanten-ID Ihrer Organisation in den Gluu-Kontoeinstellungen hinzufĂĽgen und dann die Microsoft SharePoint-Integration unter Apps & Integrations aktivieren.
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