FALLSTUDIE
Ennova verwandelte statische SharePoint-Prozesse in die tägliche Praxis – 50 % Mitarbeiter-Prozessakzeptanz mit Gluu
Ennova war seit 2008 ISO-zertifiziert. Ihre Prozesse waren dokumentiert, strukturiert und technisch für alle 120 Mitarbeiter in Dänemark, Norwegen und Schweden zugänglich. Das Problem: Niemand las sie. Die Prozesse befanden sich in einem statischen SharePoint-System – auf dem Papier sichtbar, im Arbeitsalltag jedoch nicht vorhanden.
Im Jahr 2015 machte sich Ennovas Geschäftsführer Claus Schmidt-Laugesen daran, diese Lücke zu schließen. Ziel war es nicht, die Prozesse neu zu schreiben – es ging darum, sie relevant zu machen. Einen echten Dialog zwischen den Menschen aufzubauen, die definieren, wie Ennova arbeitet, und den Menschen, die die Arbeit täglich erledigen.
Sie entschieden sich für Gluu. Einem Manager wurde die klare Verantwortung für die Prozessarbeit übertragen, zuständig für die Festlegung eines gemeinsamen Standards und die Aktivierung der Prozesseigner. Die aktive Unterstützung durch das Top-Management war bewusst und nicht zufällig. Innerhalb weniger Jahre nutzten 50 % der Ennova-Mitarbeiter Gluu, um sich mindestens zehnmal pro Quartal mit Prozessen zu beschäftigen.
Heute übermitteln Prozesseigner Aktualisierungen automatisch an alle betroffenen Mitarbeiter. Fragen und Kommentare werden in Echtzeit über die Plattform zurückgespielt. Was einst als „Papiertiger“ beschrieben wurde, fungiert nun als lebendiger Dialog zwischen den Menschen, die Ennovas Prozesse schreiben, und den Menschen, die sie befolgen.
„Wir haben ein lebendigeres System, das von den Nutzern zunehmend angenommen wird. Es hat sich von einem Papiertiger zu etwas Lebendigerem entwickelt.“
Claus Schmidt-Laugesen
Geschäftsführer, Ennova
Akzeptanz
50
%
der Mitarbeiter nutzen Gluu mindestens 10 Mal pro Quartal
Ein Maß für echtes, wiederkehrendes Engagement, nicht für einmaligen Zugriff
Power-User
100
+
Mal pro Quartal nutzen aktive Prozesseigner Gluu zur Verwaltung von Arbeitsmethoden
Länder
4
Nordische Länder, in denen Prozessaktualisierungen alle betroffenen Mitarbeiter automatisch erreichen
Von statischer Dokumentation zu einem lebendigen System
Ennovas Prozessarbeit begann lange bevor sie sich für Gluu entschieden. Das Unternehmen erhielt bereits 2008 die ISO 9001-Zertifizierung, und ihre Prozessdokumentation war strukturiert und vollständig. Das Problem war strukturell: Alles befand sich in SharePoint. Prozesse waren technisch zugänglich, aber das System war abgeschottet – es zog die Mitarbeiter nicht an, und die Mitarbeiter suchten auch nicht danach.
Claus Schmidt-Laugesen, Geschäftsführer von Ennova, erkannte die Lücke deutlich. „Wir suchten nach einem Weg, unsere Geschäftsprozesse in die Praxis umzusetzen und allen unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich damit zu beschäftigen“, erklärt er. „Jeder muss eine Meinung dazu haben. Das war es, wonach wir suchten.“
Das Kernproblem war die Distanz zwischen zwei Gruppen: den Menschen, die beruflich dafür verantwortlich sind, wie Ennova arbeitet, und den Menschen, die die Arbeit tatsächlich erledigen. Ein statisches Dokumentensystem konnte diese Lücke nicht schließen. Es konnte sie nur vergrößern.
Warum Ennova Gluu wählte
Die Auswahl lief auf ein Kriterium hinaus: Dialog. Ennova benötigte ein System, das nicht nur Prozesse speichert – eines, das die Menschen, die sie schreiben, mit den Menschen verbindet, die sie befolgen.
Gluu unterstützt einen Dialog zwischen Nutzern und denen, die die Prozesse geschrieben haben.
Claus Schmidt-Laugesen
Nach der Entscheidung ging die Implementierung schnell voran. Claus gab die Richtung vor und beauftragte einen Manager mit der vollen Verantwortung für die Prozessarbeit – zuständig für die Schaffung eines gemeinsamen Standards und die Rechenschaftspflicht der Prozesseigner. Laut Claus waren sowohl das klare Führungsmandat als auch die praktische Einbindung des Managements Schlüsselfaktoren für Ennovas Erfolg mit Prozessen.
Wie Ennova Gluu nutzt
Ennova nutzt Gluu, um den gesamten Zyklus des Prozessmanagements zu verwalten: Dokumentation, Pflege und Kommunikation von Prozessen in vier nordischen Ländern. Prozesseigner aktualisieren Prozesse und Arbeitsanweisungen kontinuierlich. Wenn sich ein Prozess ändert, erhält jeder Mitarbeiter mit einer betroffenen Rolle eine automatische Benachrichtigung – ohne auf E-Mail-Ketten oder manuelle Kommunikation angewiesen zu sein.
Dieselbe Plattform schließt den Feedback-Kreislauf. Mitarbeiter stellen Fragen und hinterlassen Kommentare direkt in Gluu, sodass Prozesseigner in Echtzeit sehen können, wo Anweisungen unklar sind oder wo die Arbeitspraxis von dem Geschriebenen abweicht.
Für das Managementteam bedeutet dies, dass Prozessverbesserung keine Einwegkommunikation mehr ist. Es ist ein Gespräch.
Eine Plattform zu haben, die Prozessautoren direkt mit den Menschen verbindet, die diese Prozesse befolgen, macht den Unterschied zwischen Dokumentation, die auf einem Server liegt, und Prozessen, die tatsächlich die Arbeitsweise leiten. Wenn Ihnen diese Lücke bekannt vorkommt, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein praktischer Ausgangspunkt.
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Ergebnisse: Ein Prozesssystem, das Mitarbeiter tatsächlich nutzen
Der Wechsel von SharePoint zu Gluu führte zu messbaren Ergebnissen. Etwa 50 % der Ennova-Mitarbeiter nutzen die Plattform jetzt mindestens zehnmal pro Quartal – ein Maßstab für echtes, wiederkehrendes Engagement und nicht für einmaligen Zugriff. Schlüsselmitarbeiter, die aktiv Arbeitsmethoden verwalten, nutzen sie mehr als 100 Mal pro Quartal, um Prozesse und Anweisungen anzupassen.
Die Kommunikation von Änderungen in vier Ländern wurde ebenfalls deutlich schneller und zuverlässiger. „Wir haben einen besseren Weg gefunden, neue Verfahren und Änderungen anzukündigen, als wir ihn zuvor hatten“, sagt Claus. Verbesserungen werden schneller vorgenommen, und Mitarbeiter erhalten eine automatische Benachrichtigung, sobald ein Prozess, der ihre Rolle betrifft, aktualisiert wird.
Claus identifiziert drei Dinge, die Ennova jetzt hat, die es vorher nicht hatte: ein viel besseres Verständnis dafür, wie das Geschäft in allen Teams funktioniert, echte Transparenz bei Prozessen und eine engere Verbindung zwischen Prozesseignern und den Mitarbeitern, denen sie dienen.
Ennova erweitert nun den Einsatz von Gluu auf visuelle Arbeitsanweisungen. Wie Claus erklärt: „Ich glaube, dass die meisten Menschen heutzutage die Verfahren nicht mehr im gleichen Maße wie früher lesen, sondern sie lieber visuell oder per Video haben möchten.“ Diese Umstellung ist bereits im Gange.
Kurz gesagt
Ennovas Prozessdokumentation wurde in einem statischen SharePoint-System gespeichert, auf das Mitarbeiter selten zugriffen. Prozesse waren technisch verfügbar, aber im Arbeitsalltag nicht präsent – es gab keine Verbindung zwischen den Personen, die für die Definition der Arbeitsweise von Ennova verantwortlich waren, und den Mitarbeitern, die diese Prozesse befolgten. Das Managementsystem war auf dem Papier sichtbar, in der Praxis jedoch abgeschottet.
Ennova benötigte eine Plattform, die einen echten Dialog zwischen Prozessautoren und Prozessnutzern ermöglichte. Gluu wurde speziell ausgewählt, weil es diese bidirektionale Verbindung unterstützt – nicht nur das Speichern von Verfahren, sondern die Schaffung eines Feedback-Kreislaufs zwischen den Menschen, die Prozesse schreiben, und den Menschen, die sie befolgen. Das war der ausschlaggebende Faktor.
Prozesseigner nutzen Gluu, um Prozesse und Arbeitsanweisungen in vier nordischen Ländern zu dokumentieren und kontinuierlich zu aktualisieren. Wenn sich ein Prozess ändert, erhalten alle Mitarbeiter mit einer betroffenen Rolle eine automatische Benachrichtigung. Mitarbeiter können Fragen stellen und Kommentare direkt in der Plattform hinterlassen, wodurch Prozesseigner Echtzeit-Feedback erhalten, wo Anweisungen angepasst werden müssen.
Etwa 50 % der Ennova-Mitarbeiter nutzen Gluu mindestens zehnmal pro Quartal – ein Maßstab für echtes, wiederkehrendes Engagement, nicht für einmaligen Zugriff. Schlüsselmitarbeiter, die Prozessverbesserungen verwalten, nutzen es mehr als 100 Mal pro Quartal. Die Kommunikation von Prozessänderungen in vier nordischen Ländern ist jetzt deutlich schneller und zuverlässiger als zuvor.
Ennovas Erfahrung deutet darauf hin, dass Prozessmanagement-Software besonders wertvoll für dienstleistungsbasierte Organisationen ist, bei denen Konsistenz von dokumentierten, aktiv gepflegten Prozessen abhängt. Ennova besitzt sowohl ISO 9001- als auch ISO 27001-Zertifizierungen – Gluu unterstützt die laufende Prozessarbeit, die diese Zertifizierungen bedeutsam hält und die Prozesse mit der täglichen Arbeit verbindet.