Makigami – die Methode, das Unbekannte für die Prozessverbesserung bekannt zu machen
Makigami (japanisch für „Papierrolle“) ist eine Lean-Prozessanalysemethode, die einen Prozess von Anfang bis Ende auf einem langen Blatt Papier abbildet. Sie macht Schnittstellenübergaben, Wartezeiten und Verschwendung sichtbar und wird oft als „Wertstromanalyse light“ bezeichnet, da sie sich besonders für Büro- und Dienstleistungsprozesse eignet, bei denen das Produkt aus Informationen besteht.
Wichtige Erkenntnisse
- Makigami bildet einen End-to-End-Prozess auf einer einzigen langen Papierrolle ab, vom ersten Auslöser bis zum Endergebnis.
- Die Prozesskarte umfasst vier Bereiche: Aktivitäten, Dokumente und Medien, Zeitanalyse sowie identifizierte Probleme.
- Es ist das richtige Werkzeug für administrative Prozesse und Dienstleistungen; die Wertstromanalyse hingegen eignet sich besser für die physische Produktion.
- In Gluu können Sie Makigami digital durchführen, sodass die Analyse auch zwischen den Workshops fortgesetzt werden kann.
Der ehemalige US-Verteidigungsminister Donald Rumsfeld sagte einmahl, es gebe Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie kennen („known knowns“), Dinge, von denen wir wissen, dass wir sie nicht wissen („known unknowns“) und Dinge, von denen wir nicht wissen, dass wir sie nicht wissen („unknown uknowns“). Es ist dieser letztere Zustand der Ignoranz, der am problematischsten ist, sagte er. Dies gilt sowohl für die Außenpolitik als auch für das Geschäftsprozessmanagement. Die Makigami-Analyse schafft hier Abhilfe.
Es klingt wie eine verträumte philosophische Frage: Können Sie Ihre Geschäftsprozesse signifikant verbessern, wenn Sie nicht wissen, was das Problem verursacht oder wo genau Verbesserungen vorgenommen werden können? Wahrscheinlich nicht. Und es gibt absolut keine Chance, wenn Sie nicht wissen, dass Sie ein Problem haben oder von vornherein Verbesserungen vornehmen könnten.
Deshalb ist business process mapping und Wertstromanalyse so wichtig. Sie helfen Ihnen zu erkennen, wo etwas schiefläuft oder wo Verbesserungen möglich sind. Es gibt eine Reihe von Systemen oder Methoden, die Ihnen dabei helfen – und eine der besten, insbesondere wenn Ihr Produkt Information statt ein physisches Objekt ist, ist die Kunst des Makigami.
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Betreten Sie den Ninja
Makigami ist nicht dasselbe wie Origami, aber lustigerweise sind es beides japanische Wörter, die eine ähnliche Bedeutung haben. Origami bedeutet Papier falten und Makigami bedeutet eine Papierrolle. Makigami ist auch ein Name für die Missionsskripte, die den Ninjas im mittelalterlichen Japan gegeben wurden. Stellen Sie sich Makigami als Prozessabbildung für Ninjas vor.
Was ist Makigami?
Makigami (巻紙, “paper roll”) is a method for analysing office and service processes that has been popularised by the lean practitioner Kiyoshi Suzaki. Because it applies the logic of value stream mapping to information work, it is often described as “value stream mapping light”. It uses a long piece of brown paper to create a highly structured process map. The map visualises, analyses and communicates any business process (Tonkin, L.A.P, p. 44), from the very start to the very end of a production or service process. RVMN Associates state in its presentation that the paper system is divided into four areas:
1. Activities performed by different parties
2. Documents/media used in communication
3. Time-analysis: how long each activity takes and how much of that time is value-adding versus waiting or other loss time
4. Identified problems
Makigami does share some similarities to LEAN value stream mapping but is ideal for use in the service industry and office environments. It identifies hitherto invisible sub-activities that can go many levels down. This reveals areas for improvement or elimination and allows companies to design the very best processes.
„Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Unternehmen in Prozessen und nicht in Produkten zu sehen.“
W. Edwards Deming
Die stellvertretende Direktorin der Confederation of Indian Industry, Jayashree Das, schrieb über die Hauptziele der Makigami-Analyse:
- Understand Sie den bestehenden Prozess
- Identifizieren Sie so viele Teilprozesse wie möglich innerhalb des Prozesses
- Suchen Sie nach Verbesserungspotenzial in jedem der Teilprozesse
- Identifizieren Sie die Verluste und ergreifen Sie Maßnahmen, um einen hocheffizienten Prozess zu entwickeln
Ein Makigami-Beispiel und fünf Besonderheiten
#1 Papier & Bleistifte
Erstens verwendet die traditionelle Makigami-Mapping-Methode Papier, Stifte und Farben, um Geschäftsprozesse zu visualisieren, zu analysieren und zu kommunizieren. Es gibt berühmte Beispiele für Makigami-Karten, die ganze Wände bedecken und seit mehr als 10 Jahren verbessert werden. Diese Vorgehensweise konkretisiert die Prozesse und ermöglicht den Austausch oder die Entnahme von Teilen und Teilen. Sobald Sie damit fertig sind, können Sie es aufrollen und aufbewahren, bis Sie für die nächste Analyserunde bereit sind. Eine Makigami-Karte deckt fünf Themen ab:
- Tätigkeiten, die von allen Beteiligten durchgeführt werden
- Dokumente/Medien, die in der Kommunikation verwendet werden
- Kommunikationswege
- Zeit-Analyse
- Identifizierte Probleme
#2 Lässt Sie das Unsichtbare sehen
Makigami Process Mapping ist für Unternehmen gedacht, deren Produkt nicht physisch ist. Wenn dies der Fall ist, ist die Höhe des Verlusts höher, als wenn das Produkt eine greifbare Sache ist. Makigami will diese unsichtbaren und unbekannten Verluste aufdecken. Dies sind die 7 tödlichen Verluste (oder 7 Verschwendungen):
- Mängel
- Warten
- Prüfen/Testen
- Nacharbeit
- Lagerbestand – Überproduktion
- Über-Verarbeitung
- Transport – Bewegung
“It is specifically suited for office environments where products are not visible or tangible and where the flow of information involves wait time, handoffs, and transfers” (Tonkin, L.A.P, 2009, p. 44).
#3 Nicht-Wert erkennen
Wie bei LEAN besteht der Hauptzweck des Makigami-Mappings darin, nicht wertschöpfende Aktivitäten in Ihren Prozessen zu identifizieren und zu eliminieren. Durchlaufzeiten und Übergaben sind typische Dinge, die Makigami zu identifizieren und zu eliminieren versucht, wenn sie den Prozess verlangsamen und zu Verschwendung führen. So können Sie jetzt nicht wertschöpfende Aktivitäten entfernen, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.
#4 Einfaches Swimlane-Mapping
However, unlike the LEAN approach, Makigami mapping uses simple, hybrid swimlanes, related to function, to illustrate various processes. Along with this, it includes related documents or media to make parallel processes more visible. “Additional details include the type of information flow and the information technology systems, the time analysis and waste and problem identification” (Lynch, D.P, 2014, p. 2).
On a side note, I should mention that this is exactly how we approach our process mapping in the Gluu platform: Simple mapping of activities to functions, or roles. Learn how to create simple process maps.
#5 Standardisierung
Schließlich sucht Makigami nach wiederkehrenden Prozessen, um sie für maximale Effizienz zu standardisieren. Es macht keinen Sinn, jedes Mal das Gleiche anders zu machen oder wenn eine neue Person eine Rolle übernimmt. Um Verschwendung zu minimieren, Risiken und Fehler zu reduzieren, ist es besser, Ihre Prozesse zu analysieren und den effizientesten Weg zu finden, sie auszuführen und dies zum Standard zu machen.
In ähnlicher Weise ermöglicht Ihnen die Gluu-Plattform, Prozesse – und Aktivitäten innerhalb von Prozessen – wiederzuverwenden, indem Sie sie als Boxen (Links) in anderen Prozessen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Arbeitsaktivitäten einfach standardisieren und gemeinsam nutzen.
Beispielhafte Gluu-Funktionen zur Unterstützung der Prozessverbesserung
Entdecken Sie, wie die leistungsstarken Funktionen von Gluu Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung optimieren können. Mit Gluu können Sie ganz einfach Prozesse modellieren, Standard Operating Procedures (SOPs) erstellen, work instructions verwalten, Rollen zuweisen, Dokumente handhaben, Aufgaben nachverfolgen und die Kommunikation von Änderungen erleichtern. Erleben Sie effiziente und wirksame Prozessverbesserung mit Gluu.
Wiederverwendbare Prozess- und Aktivitätskomponenten
Fügen Sie eine vorhandene Aktivität oder einen vorhandenen Prozess in eine andere ein, um sie wiederzuverwenden und funktionsübergreifende Konsistenz zu gewährleisten.
Wiederverwendbare Komponenten für Arbeitsanweisungen
Verwandeln Sie ausgewählte Inhalte in Komponenten, die prozessübergreifend wiederverwendet werden können, und sparen Sie so Zeit und Aufwand.
How does the Makigami method work?
The Makigami method is one of the tools of continuous process improvement. There are four key principles that underpin the Makigami philosophy. Keeping these in mind ensure that when you do your Makigami analysis and identify problems, waste or areas to improve, that the solutions you develop genuinely improve things. Sometimes the solutions we invent are more problematic than the problems they sought to resolve.
- Je mehr Durchlaufzeit minimiert wird, desto mehr Probleme werden minimiert.
- Fehler sind Chancen zur Verbesserung; Sie sind einmal erlaubt, niemals zweimal.
- Jede „Verbesserung“, die die Komplexität erhöht, ist keine Verbesserung.
- Das Hinzufügen von Investitionen, Technologie, Raum, Ressourcen oder Mitarbeitern ist nicht unbedingt eine Verbesserung.
Laut Makigami.info dauert die Durchführung einer Makigami-Analyse zwischen drei und 10 Tagen. Der zeitaufwändigste Teil ist der Übergang zur Implementierung des neuen Prozesses, den Sie entwickelt haben. Es wird empfohlen, einen erfahrenen Moderator mit der Leitung der Makigami-Analyse zu beauftragen.
Realistisch betrachtet können nur sehr wenige kritische Prozesse diese Art von Aufmerksamkeit durch Schlüsselpersonal rechtfertigen. Wie oft können Sie Mitarbeitende für 10 Tage außer Haus holen, um ein Problem zu lösen? Mit Gluu bieten wir ein Tool, das es ermöglicht, diese Arbeit über Zeit und Raum hinweg zu erledigen, während die Menschen mit dem Prozess in der Praxis arbeiten. Oft entstehen Erkenntnisse und Ideen gerade in realen Arbeitssituationen. Das ist der Vorteil, wenn Sie Ihre Arbeit zur Prozessverbesserung täglich durchführen und nicht nur in Workshops.
Makigami ins digitale Zeitalter bringen
Das Problem mit Makigami ist, dass es nicht zugänglich ist. Eine große Papierkarte ist schwierig zu teilen, insbesondere wenn Sie sie durch Zusammenarbeit schrittweise verbessern möchten. Dies kann, aber nicht immer, zu einem Top-Down-Prozess führen. Die gute Nachricht ist, dass die Technologie die Prinzipien und Methoden von Makigami in ein praktisches Cloud-basiertes Tool gebracht hat: die Gluu-Plattform.
- Sie können Ihre Swimlanes so lang machen, wie Sie möchten
- Beliebig viele Personen können gemeinsam an einem gemeinsamen Swimlane-Diagramm arbeiten
- Sie können jede Aktivität kommentieren und Kollegen können mit einem einzigen Klick sagen, ob sie zustimmen oder nicht.
- Sie können Probleme in Ihren Systemen aufzeichnen und diese Aufzeichnungen zu den entsprechenden Aktivitäten in Gluu hinzufügen (etwas, das mit braunem Papier ziemlich schwierig ist).
Das Beste aus beiden Welten
Wie holen wir also das Beste aus der physischen und der digitalen Welt heraus? Hier ist unsere Herausforderung:
Step 1: Map the process together in a workshop
Versammeln Sie Ihr Team und halten Sie einen halbtägigen Workshop ab, um einen Prozess abzubilden, während Sie sich in Gluu befinden. Du kannst es entweder direkt in Gluu über einen Beamer machen oder mit braunem Papier, das jemand nachträglich zu Gluu hinzufügt.
Step 2: Collect ideas and problems in daily work
Dann kehren alle zu ihrer täglichen Arbeit zurück und verbringen einige Zeit damit, Ideen und Probleme zu den relevanten Aktivitäten in Ihrem Prozess hinzuzufügen.
Step 3: Analyse the findings and improve with Makigami
Nach einer gewissen Zeit kann sich das Team in einem weiteren eintägigen Workshop treffen, um alle Ideen und Probleme zu analysieren und Verbesserungen mit der Makigami-Methode vorzunehmen.
Ein großer Vorteil davon ist, dass sowohl extrovertierte als auch introvertierte Menschen Wege finden, zu ihren eigenen Bedingungen beizutragen. Das ist überraschend wichtig. Oft ist derjenige, der in einem Workshop am lautesten spricht, nicht derjenige mit der größten Einsicht. Denken Sie daran, dass Ninjas leise und verstohlen sind, aber auch tödlich effektiv!
Ich hoffe, Ihnen hat dieser Überblick und das Beispiel von Makigami gefallen. Wenn ja, dann teilen Sie es bitte mit, damit auch andere davon profitieren können…
👉 Recommendation: Before embarking on a Makigami analysis or any process improvement initiative, prioritize the principle that „Adding investment, technology, space, resources, or people is not necessarily an improvement.“ Instead, focus on optimizing your existing resources and processes to achieve meaningful improvements without unnecessary complexity or added costs. This approach can lead to more sustainable and efficient solutions.
Makigami vs value stream mapping: what is the difference?
Both methods map a process end to end to find waste. Value stream mapping follows material and information flow, typically in manufacturing. Makigami applies the same thinking to information-centric work, which is why it is called “value stream mapping light”.
| Makigami | Value stream mapping | |
|---|---|---|
| Best suited to | Office, administrative and service processes | Production and material flow |
| Format | One long paper roll with structured rows | Flow diagram with process boxes and data |
| Focus | Activities, documents, time and problems | Lead time, cycle time and inventory |
| Effort | Workshop-based, lighter to run | Often a longer, more detailed data collection |
When should you use Makigami? Use it when the product of the process is information, for example approvals, order handling or onboarding, and when you need to see hand-offs and waiting time across several roles. You can map and improve your processes in Gluu and keep the analysis going after the workshop.
Schlussfolgerungen
Der Artikel hebt die Bedeutung der Makigami-Analyse als wertvolles Werkzeug für die Prozessverbesserung im Geschäftsmanagement hervor. Er betont die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse zu visualisieren und abzubilden, insbesondere in informationszentrierten Branchen, um Ineffizienzen zu identifizieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Einführung der Gluu-Plattform als digitale Lösung zeigt die Weiterentwicklung von Makigami ins digitale Zeitalter und ermöglicht eine zugänglichere und kollaborativere Prozessverbesserung. Insgesamt bleibt Makigami ein relevanter und wirksamer Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen im heutigen dynamischen und wettbewerbsintensiven Umfeld.
Fragen und Antworten
Das Hauptziel der Makigami-Analyse besteht darin, Aktivitäten ohne Wertschöpfung innerhalb von Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu eliminieren. Sie zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, indem Bereiche der Verschwendung aufgezeigt, die Durchlaufzeit reduziert und die Gesamteffizienz verbessert wird.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden verwendet Makigami einen stark strukturierten, papierbasierten Ansatz, bei dem die Visualisierung und Analyse des gesamten Prozesses von Anfang bis Ende im Vordergrund steht. Es zielt auch speziell auf die Identifizierung der „7 tödlichen Verluste“ ab, die häufige Quellen der Ineffizienz in informationszentrierten Branchen sind.
Die Gluu-Plattform bietet eine digitale Lösung für die Umsetzung der Makigami-Analyse und ermöglicht es Teams, in Echtzeit effektiv zusammenzuarbeiten. Sie erlaubt die Erstellung von Swimlane-Diagrammen, Kommentare zu Aktivitäten, die Erfassung von Problemen und die Standardisierung von Prozessen – im Einklang mit den Prinzipien von Makigami und gleichzeitig mit verbesserter Zugänglichkeit und Effizienz bei der Prozessverbesserung.
Both map a process end to end to find waste. Value stream mapping is built for physical production and material flow, while Makigami applies the same thinking to office and service processes, which is why it is called value stream mapping light.
Use Makigami when the product of your process is information, for example order handling, approvals or onboarding, and you need to see hand-offs, waiting time and problems across several roles in one view.
Dieser Artikel wurde erstmals am 14. August 2017 veröffentlicht. Sie wurde am 26. September 2022 überarbeitet.
