Makigami – metoden til at gøre det ukendte kendt for procesforbedring

Den tidligere amerikanske forsvarsminister Donald Rumsfeld sagde engang, at der er ting, vi ved, vi ved (“known knowns”), ting, vi ved, vi ikke ved (“known unknowns”) og ting, vi ikke ved, vi ikke ved (“unknown unknowns”). Det er sidstnævnte tilstand af uvidenhed, der er den mest problematiske, sagde han. Dette gælder lige så meget på den udenrigspolitiske arena som det er for forretningsprocesstyring. Makigami-analyse afhjælper dette.

Det lyder som et drømmende filosofisk spørgsmål: Kan du foretage betydelige forbedringer af dine forretningsprocesser, hvis du ikke ved, hvad der forårsager problemet, eller hvor der præcist kan foretages forbedringer? Sandsynligvis ikke. Og der er absolut ingen chance, hvis du ikke ved, at du har et problem eller kunne foretage forbedringer i første omgang.

Det er derfor, business process mapping og value stream analysis er så vigtigt. De hjælper dig med at se, hvor tingene går galt, eller hvor de kan forbedres. Der findes en række systemer eller metoder, der kan hjælpe dig med at opnå dette, og en af de bedste – især når dit produkt er information snarere end en fysisk ting – er Makigami-kunsten.

Looking for a more general introduction to process improvement? Visit our new guide Process Improvement – Methods, Examples & Best Practice 👈

Træd ind i ninjaerne

Makigami er ikke det samme som origami, men sjovt nok er de begge japanske ord, der deler en lignende betydning. Origami betyder foldepapir, og makigami betyder en rulle papir. Makigami er også et navn for de missionsscripts, der blev givet til ninjaer i middelalderens Japan. Tænk på makigami som proceskortlægning for ninjaer.

Så hvad er Makigami?

Makigami uses a long piece of brown paper to create a highly structured process map. The map visualises, analyses and communicates any business process (Tonkin, L.A.P, p. 44), from the very start to the very end of a production or service process. RVMN Associates state in its presentation that the paper system is divided into four areas:

1. Aktiviteter udført af forskellige parter
2. Dokumenter/medier brugt i kommunikationen
3. Tidsanalyse
4. Identificerede problemer

Makigami deler nogle ligheder med LEAN værdistrømsanalyse, men er ideel til brug i servicebranchen og kontormiljøer. Den identificerer hidtil usynlige delaktiviteter, der kan gå mange niveauer ned. Dette afslører områder til forbedring eller eliminering og giver virksomheder mulighed for at designe de allerbedste processer.

“Dyrk vanen med at tænke på din virksomhed i form af processer, ikke produkter.”

W. Edwards Deming

Vicedirektør for Confederation of Indian Industry Jayashree Das skrev om de primære mål for Makigami-analysen:

• Understand den eksisterende proces
• Identificer så mange delprocesser som muligt i processen
• Se efter omfanget af forbedringer i hver af delprocesserne
• Identificer og handl på tabene for at udvikle en yderst effektiv proces

Et Makigami-eksempel og fem særlige funktioner

#1 Papir og blyanter

For det første bruger den traditionelle Makigami-kortlægningsmetode papir, blyanter og farver til at visualisere, analysere og kommunikere forretningsprocesser. Der er berømte eksempler på makigami-kort, der dækker hele vægge og forbedres i mere end 10 år. Denne måde at gøre tingene på gør processer mere konkrete og gør det muligt at udskifte eller fjerne stykker og dele. Når du er færdig med det, kan du rulle det sammen og gemme det, indtil du er klar til næste analyserunde. Et Makigami-kort dækker fem emner:

• Aktiviteter udført af alle involverede parter
• Dokumenter/medier, der anvendes i kommunikation
• Kommunikationslinjer
• Tidsanalyse
• Identificerede problemer

#2 Lader dig se det usynlige

Makigami proceskortlægning er for organisationer, hvis produkt ikke er fysisk. Når dette er tilfældet, er tabet mere, end når produktet er en håndgribelig ting. Makigami sigter mod at afsløre disse usete og ukendte tab. Dette er de 7 dødbringende tab (eller 7 affald):

1. Fejl
2. Venter
3. Kontrol/prøvning
4. Omarbejde
5. Lager – Overproduktion
6. Overbehandling
7. Transport – bevægelse

“It is specifically suited for office environments where products are not visible or tangible and where the flow of information involves wait time, handoffs, and transfers” (Tonkin, L.A.P, 2009, p. 44).

#3 Registrering af ikke-værdi

Som med LEAN er hovedformålet med Makigami-kortlægning at identificere ikke-værdiskabende aktiviteter i dine processer og eliminere dem. Gennemløbstid og overdragelser er typiske ting, Makigami søger at identificere og eliminere, når de bremser processen og resulterer i spild. Så nu kan du fjerne ikke-værdiskabende aktiviteter, hvilket giver dig mere tid til at fokusere på værdiskabende aktiviteter.

#4 Enkel kortlægning af svømmebaner

However, unlike the LEAN approach, Makigami mapping uses simple, hybrid swimlanes, related to function, to illustrate various processes. Along with this, it includes related documents or media to make parallel processes more visible. “Additional details include the type of information flow and the information technology systems, the time analysis and waste and problem identification” (Lynch, D.P, 2014, p. 2).

On a side note, I should mention that this is exactly how we approach our process mapping in the Gluu platform: Simple mapping of activities to functions, or roles. Learn how to create simple process maps.

#5 Standardisering

Endelig søger Makigami tilbagevendende processer for at standardisere for maksimal effektivitet. Der er ingen mening i at gøre det samme på en anden måde, hver gang eller når en ny person overtager en rolle. For at minimere spild, reducere risiko og fejl er det bedre at analysere dine processer og finde den mest effektive måde at udføre dem på og gøre det til standarden.

På samme måde giver Gluu platformen dig mulighed for at genbruge processer – og aktiviteter inden for processer – ved at tilføje dem som bokse (links) i andre processer. På denne måde kan du nemt standardisere og dele arbejdsaktiviteter på tværs.

Eksempel på Gluu-funktioner, der hjælper med procesforbedring

Se, hvordan Gluus stærke funktioner kan strømline din indsats med procesforbedring. Med Gluu kan du nemt modellere processer, oprette standard operating procedures (SOP’er), administrere arbejdsinstruktioner, tildele roller, håndtere dokumenter, følge opgaver og understøtte kommunikation om ændringer. Oplev en mere effektiv og virkningsfuld procesforbedring med Gluu.

Genanvendelige proces- og aktivitetskomponenter

Indsæt en eksisterende aktivitet eller proces i en anden til genbrug og tværfunktionel konsistens.

Genanvendelige arbejdsinstruktionskomponenter

Omdan udvalgt indhold til komponenter, der kan genbruges på tværs af processer, hvilket sparer tid og kræfter.

Se flere funktioner til procesforbedring

Sådan gør du Makigami

Der er fire nøgleprincipper, der understøtter Makigami-filosofien. Når du holder disse i tankerne, skal du sikre, at når du laver din Makigami-analyse og identificerer problemer, affald eller områder, der skal forbedres, at de løsninger, du udvikler, virkelig forbedrer tingene. Nogle gange er de løsninger, vi opfinder, mere problematiske end de problemer, de forsøgte at løse.

• Jo mere gennemløbstiden minimeres, jo flere problemer minimeres.
• Fejl er muligheder for forbedring; De er tilladt en gang, aldrig to gange.
• Enhver “forbedring”, der tilføjer kompleksitet, er ikke en forbedring.
• Tilføjelse af investering, teknologi, plads, ressourcer eller mennesker er ikke nødvendigvis en forbedring.

Ifølge Makigami.info tager det mellem tre og 10 dage at lave en Makigami-analyse. Den mest tidskrævende del er overgangen til at implementere den nye proces, du har udviklet. Det anbefales at bruge en dygtig facilitator til at guide Makigami-analysen.

Realistisk set er det kun meget få kritiske processer, der kan retfærdiggøre denne type opmærksomhed fra nøglepersoner. Hvor ofte kan du få folk off-site i 10 dage for at løse et problem? Med Gluu stiller vi et værktøj til rådighed, der gør det muligt at udføre dette arbejde på tværs af tid og sted, mens folk arbejder med processen i praksis. Ofte er det i virkelige arbejdssituationer, at indsigter og idéer bringes frem. Det er fordelen ved at udføre dit procesforbedringsarbejde i det daglige og ikke kun i workshops.

Makigami bringes ind i den digitale tidsalder

Problemet med Makigami er, at det ikke er tilgængeligt. Et stort papirkort er svært at dele, især når du ønsker at forbedre det gradvist med samarbejde. Dette kan, men ikke altid, resultere i en top-down-proces. Den gode nyhed er, at teknologien har bragt Makigami’s principper og metoder ind i et praktisk skybaseret værktøj: Gluu-platformen.

• Du kan lave dine svømmebaner, så længe du vil
• Et vilkårligt antal personer kan samarbejde om et fælles svømmebanediagram
• Du kan kommentere hver aktivitet, og kolleger kan sige, om de er enige eller uenige med et enkelt klik.
• Du kan registrere problemer inde i dine systemer og tilføje disse optagelser til de relevante aktiviteter i Gluu (noget der er ret svært at gøre med brunt papir).

Kombinerer det bedste fra begge verdener

Så hvordan får vi det bedste ud af den fysiske og den digitale verden? Her er vores udfordring:

Trin 1:

Saml dit team og hold en halvdags workshop for at kortlægge en proces, mens du er placeret i Gluu. Du kan enten gøre det direkte i Gluu via en projektor eller med brunt papir, som nogen tilføjer til Gluu bagefter.

Trin 2:

Derefter går alle tilbage til deres daglige arbejde og bruger lidt tid på at tilføje ideer og problemer til de relevante aktiviteter i din proces.

Trin 3:

Efter et stykke tid kan teamet mødes i endnu en workshop for at analysere alle ideer og problemer og foretage forbedringer ved hjælp af Makigami-metoden.

En stor fordel ved dette er, at både ekstrovert og introvert vil finde måder at bidrage på sine egne betingelser. Dette er overraskende vigtigt. Ofte er den, der taler højest i en workshop, ikke den, der har den største indsigt. Husk, at ninjaer er tavse og snigende, men også dødbringende effektive!

Jeg håber, du har nydt dette overblik og eksempel på Makigami. Hvis ja, så del venligst, så andre også kan drage fordel …

Konklusioner

Artiklen fremhæver vigtigheden af Makigami-analyse som et værdifuldt værktøj til procesforbedring i forretningsledelse. Den understreger behovet for at visualisere og kortlægge forretningsprocesser, særligt i informationscentrerede brancher, for at identificere ineffektivitet og optimere workflows. Introduktionen af Gluu-platformen som en digital løsning viser, hvordan Makigami har udviklet sig ind i den digitale tidsalder, så procesforbedring bliver mere tilgængelig og samarbejdsorienteret. Samlet set er Makigami fortsat en relevant og effektiv tilgang til at styrke forretningsprocesser i nutidens dynamiske og konkurrenceprægede miljø.

Hyppigt stillede spørgsmål

Denne artikel blev første gang udgivet 14. august 2017. Den blev revideret den 26. september 2022.