Prozessarchitektur
Starten Sie mit dem APQC-Framework statt mit einer leeren Seite
Der APQC-Framework-Import fügt das APQC Process Classification Framework als fertige Hierarchie aus Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten zu Ihrem Gluu-Konto hinzu. Das Framework ist bereits vorinstalliert: Sie wählen die Teile aus, die zu Ihrer Organisation passen, und importieren sie in wenigen Minuten. Anschließend passen Sie die Benennungen an, entfernen, was Sie nicht benötigen, und weisen Rollen zu.
APQC PCF vorinstalliert
Auch ITIL und Dynamics 365
Was es ist
Das APQC Process Classification Framework (PCF) ist ein branchenübergreifendes Modell, das Geschäftsprozesse in Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten gliedert. Es ist ein gemeinsames Vokabular für die Arbeit, an dem sich Organisationen branchenübergreifend beim Benchmarking orientieren. In Gluu erhalten Sie es als importierbare Struktur statt als Dokument, das Sie erst auswerten müssen: Jede Zeile enthält PCF-ID, Hierarchie-ID, Typ, Namen und Ergebnis, und alles, was Sie auswählen, wird Teil Ihrer eigenen Prozesshierarchie.
Das Framework liefert Ihnen die Ebenen und die Abgrenzungen. Was darum herum liegt, also die Verantwortlichkeiten auf jeder Ebene, die Wertschöpfungskette darüber und die Arbeitsanweisungen unter jeder Aktivität, gehört zum übergeordneten Funktionsumfang der Prozessarchitektur: Sehen Sie, wie die vollständige Struktur Ebene für Ebene funktioniert.
Warum sie wichtig ist
Warum mit einem Standard-Framework starten?
Eine Struktur, die Sie nicht selbst erfinden müssen
Eine Hierarchie von Grund auf zu entwerfen, heißt monatelange Workshops, bevor überhaupt jemand einen einzigen Prozess dokumentiert. Wenn Sie mit dem PCF beginnen, sind Ebenen, Benennungen und Abgrenzungen bereits durch ein Modell festgelegt, das für branchenübergreifende Vergleiche entwickelt wurde. So blockiert die Diskussion über die Struktur die eigentliche Arbeit nicht länger.
Die Prozesse, an die niemand gedacht hat
Workshops erfassen die Arbeit, an die sich Menschen erinnern. Ein Framework zeigt das vollständige Bild, auch die Prozesse, die erst sichtbar werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder bei einem Audit nachgefragt wird. Sie erkennen die Lücken zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was tatsächlich passiert, solange sie sich noch mit geringem Aufwand schließen lassen.
Dasselbe Vokabular wie die Systeme darum herum
Gluu unterstützt ITIL und den Microsoft-Dynamics-365-Prozesskatalog neben APQC, sodass sich die Prozesse in Gluu am Katalog ausrichten lassen, mit dem ein ERP- oder Service-Management-Projekt bereits arbeitet, statt dass zwei Teams dieselbe Arbeit in zwei unterschiedlichen Strukturen beschreiben.
So funktioniert es
Wie funktioniert der APQC-Framework-Import in Gluu?
Für einen Administrator ist der Import in fünf Minuten erledigt. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Das Anpassen des Importierten (Benennungen, Verantwortlichkeiten, die Teile, die Sie auslassen) sorgt dafür, dass Menschen ihre eigene Arbeit in der Struktur wiedererkennen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Leitfaden zum Import standardisierter Prozesse.
1. Öffnen Sie das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen
Sie müssen vorher nichts herunterladen oder installieren, denn das Framework ist bereits in Ihrem Konto. Ein Administrator öffnet das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen, um es anzuzeigen.
2. Durchsuchen Sie das Framework als Tabelle
Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten sind als Zeilen aufgeführt; jede zeigt ihre PCF-ID, Hierarchie-ID, den Typ, den Namen und das Ergebnis. Sie lesen das Framework an einem Ort, statt eine Tabelle mit einem PDF abgleichen zu müssen.
3. Wählen Sie den benötigten Umfang
Übernehmen Sie eine ganze Kategorie, gehen Sie bis auf einzelne Gruppen und Prozesse ins Detail oder wählen Sie nur eine Handvoll aus. Das Übersichts-Panel rechts zählt alles Ausgewählte, sodass Sie den Umfang kennen, bevor Sie bestätigen. Klicken Sie dann auf „Importieren“.
4. Passen Sie die Struktur an und weisen Sie dann Rollen zu
Importierte Elemente erscheinen in der Prozessübersicht unter ihren Framework-Kategorien, wo Sie Gruppen in Ihre eigene Sprache umbenennen können, auch mit lokalisierten Formulierungen für einen bestimmten Standort, Prozesse entfernen, die Sie nicht ausführen, und jeden Prozess einzeln im Editor öffnen. APQC beschreibt, welche Arbeit stattfindet, nicht wer sie ausführt. Importierte Aktivitäten werden daher ohne Rollenzuordnung übernommen. Weisen Sie jede Aktivität der verantwortlichen Organisationsrolle zu, mithilfe einer RACI-Matrix, wenn mehrere Personen beteiligt sind.
5. Ergänzen Sie weitere Frameworks oder Ihr eigenes
APQC ist die Standardoption, aber nicht die einzige. Sie können auf ITIL für das IT-Service-Management aufbauen oder den Microsoft-Dynamics-365-Prozesskatalog nutzen, wenn die Arbeit an dieses ERP gebunden ist, und ein Framework mit Ihren eigenen Prozessnamen kombinieren. Wenn Ihre Prozesse bereits in einer Tabelle gepflegt werden, richtet der Gluu-Support für Sie einen CSV-Import ein.
Verfügbarkeit
Der APQC-Framework-Import ist im Advanced-Plan verfügbar; dort finden Sie das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen. Das Framework selbst ist vorinstalliert, Sie müssen vorher nichts in Gluu installieren oder importieren. Sehen Sie auf der Preisseite, was in den einzelnen Plänen enthalten ist.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Das APQC Process Classification Framework ist in Gluu vorinstalliert. Sie öffnen das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen, wählen die gewünschten Elemente aus und importieren sie in Ihre Prozesshierarchie. Für den Import ist der Advanced-Plan erforderlich.
Ja. Wählen Sie eine einzelne Kategorie, einige Gruppen oder einzelne Prozesse und Aktivitäten aus. Das Übersichts-Panel zählt alles Ausgewählte, sodass Sie den Umfang prüfen können, bevor Sie den Import bestätigen.
APQC definiert, welche Arbeit erledigt wird, nicht wer sie erledigt. Importierte Aktivitäten werden daher ohne Rollenzuordnung übernommen, und Sie weisen jede Aktivität der verantwortlichen Organisationsrolle zu, mithilfe einer RACI-Matrix, wenn die Verantwortung von mehreren Personen geteilt wird.
Ja. Gluu unterstützt ITIL und den Microsoft-Dynamics-365-Prozesskatalog neben APQC, und Sie können ein Framework mit Ihren eigenen Prozessnamen kombinieren, zum Beispiel eine APQC-Finanzkategorie neben Business-Central-Prozessen.
Ja, mit Unterstützung. CSV-Importe werden individuell umgesetzt: Senden Sie Ihre Datei an den Gluu-Support, und das Team richtet den Import ein. Das ist der übliche Weg, wenn Sie bereits einen Prozesskatalog haben, der älter ist als jedes Standard-Framework.
Das Framework legt die Struktur fest, nicht den Inhalt. Gruppen werden in Ihre eigene Sprache umbenannt, Prozesse, die Sie nicht ausführen, werden entfernt, und jede Aktivität erhält eine benannte verantwortliche Person. Dadurch erkennen Menschen ihre eigene Arbeit darin wieder. Akzeptanz entsteht durch das Anpassen, nicht durch das Importieren.
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