Standardprozesse von APQC importieren und nutzen

Ziel: Importieren Sie eine vorgefertigte Prozesshierarchie von APQC – oder einem anderen Standard-Framework – und passen Sie diese dann an Ihre Organisation an, indem Sie Aktivitäten Rollen zuweisen.

Anstatt Ihre Prozessarchitektur von Grund auf neu aufzubauen, können Sie mit einem bewährten Branchen-Framework beginnen. Gluu wird mit dem bereits vorinstallierten Process Classification Framework von APQC ausgeliefert, sodass Sie eine vollständige Hierarchie von Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten in wenigen Minuten importieren können.

Sie sind sich nicht sicher, welches Framework zu Ihrer Organisation passt? Dann empfehlen wir Ihnen, die kostenlose Video-Lektion der Gluu Academy „Process architecture frameworks“ anzusehen.

APQC-Prozesse importieren #

Das APQC-Framework ist bereits in Ihrem Konto verfügbar – es muss nichts installiert werden. Sie wählen die benötigten Teile aus und importieren sie in Ihre Prozesshierarchie.

1. Gehen Sie zu den Kontoeinstellungen und öffnen Sie das APQC-Panel.
2. Durchsuchen Sie das Framework als Tabelle von Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten – jede Zeile zeigt ihre PCF-ID, Hierarchie-ID, ihren Typ, Namen und ihr Ergebnis.
3. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus. Sie können eine ganze Kategorie auswählen oder zu einzelnen Gruppen und Prozessen navigieren.
4. Überprüfen Sie das Übersichtsfeld auf der rechten Seite – es zählt alle ausgewählten Elemente, sodass Sie den Umfang kennen, bevor Sie sich festlegen.
5. Klicken Sie auf Importieren.

Wie importierte Prozesse organisiert sind #

Nach Abschluss des Imports erscheinen Ihre ausgewählten Elemente in der Prozessübersicht unter ihren Framework-Kategorien. Eine Kategorie wie „Geschäftsfähigkeiten entwickeln und verwalten“ wird zu einer Gruppe verwandter Prozesse, die Sie wie jeden anderen Inhalt in Gluu öffnen, bearbeiten und veröffentlichen können. Von hier aus können Sie Gruppen umbenennen, um sie an Ihre interne Sprache anzupassen, nicht benötigte Prozesse entfernen und jeden Prozess im Editor abbilden.

Aktivitäten Rollen zuweisen #

Eines kann das Framework nicht für Sie tun. APQC beschreibt, welche Arbeit anfällt, aber nicht, wer sie erledigt. Importierte Aktivitäten kommen daher ohne Rollenzuweisungen an, und Sie müssen diese manuell hinzufügen.

1. Öffnen Sie einen importierten Prozess.
2. Weisen Sie jede Aktivität der dafür zuständigen Organisationsrolle zu.
3. Wenn mehrere Personen an derselben Aktivität beteiligt sind, klären Sie, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist.
4. Speichern.

Lesen Sie mehr: Prozessrollen verwalten und RACI zur Klärung von Verantwortlichkeiten nutzen.

Andere Frameworks und eigene Prozesse nutzen #

APQC ist die Standardeinstellung, aber nicht die einzige Option. Sie können Ihre Architektur um ITIL für das IT-Servicemanagement oder um den Microsoft Dynamics 365 Prozesskatalog herum aufbauen, wenn Ihre Arbeit eng mit diesem ERP verbunden ist. Sie können auch ein Framework mit Ihrer eigenen Benennung kombinieren – das folgende Beispiel kombiniert die Finanzkategorie von APQC mit Microsoft Dynamics 365 Business Central Prozessen.

Eigene Prozesse aus einer CSV-Datei importieren #

Wenn Ihre Prozesse bereits in einer Tabelle vorhanden sind, können Sie diese auch aus einer CSV-Datei importieren. Dies wird individuell gehandhabt, wenden Sie sich daher mit Ihrer Datei an den Gluu-Support, und das Team wird den Import für Sie einrichten. Dies ist eine nützliche Option, wenn Sie einen bestehenden Katalog haben, der älter ist als jedes Standard-Framework.

FAQ – APQC-Prozesse in Gluu importieren #

APQC’s Process Classification Framework® (PCF) ist ein offener Standard, der von APQC, einer gemeinnützigen Organisation, die Benchmarking und Best Practices weltweit fördert, entwickelt wurde. Das PCF soll die organisatorische Verbesserung durch Prozessmanagement und Benchmarking erleichtern, unabhängig von Branche, Größe oder geografischer Lage.