So importieren Sie APQC-Prozesse in die Gluu BPM-Plattform

Kontoadministrator

Ziel: Importieren Sie eine vorgefertigte Prozesshierarchie von APQC (oder einem anderen Standard-Framework) und passen Sie diese dann an Ihre Organisation an, indem Sie Aktivitäten Rollen zuweisen.

Anstatt Ihre Prozessarchitektur von Grund auf neu aufzubauen, können Sie mit einem bewährten Branchen-Framework beginnen. Gluu wird mit dem bereits vorinstallierten Process Classification Framework von APQC ausgeliefert, sodass Sie eine vollständige Hierarchie von Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten in wenigen Minuten importieren können.

Bevor Sie starten #

Plan: Der Import des APQC-Frameworks erfordert den Advanced-Plan.
Rolle: Sie benötigen die Berechtigung Konto verwalten, um die Kontoeinstellungen zu öffnen und den Import auszuführen.
Einrichtung: Keine besondere Einrichtung erforderlich. Das APQC-Framework ist in jedem Gluu-Konto vorinstalliert.

APQC-Prozesse importieren #

Das APQC-Framework ist bereits in Ihrem Konto verfügbar. Es muss nichts installiert werden. Sie wählen die benötigten Teile aus und importieren sie in Ihre Prozesshierarchie.

Gehen Sie zu den Kontoeinstellungen und öffnen Sie den Bereich APQC.
Durchsuchen Sie das Framework als Tabelle von Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten. Jede Zeile zeigt PCF-ID, Hierarchie-ID, Typ, Name und Ergebnis.
Wählen Sie die gewünschten Elemente aus. Sie können eine ganze Kategorie auswählen oder zu einzelnen Gruppen und Prozessen navigieren.
Prüfen Sie den Übersichtsbereich auf der rechten Seite. Er zählt alle ausgewählten Elemente, sodass Sie den Umfang kennen, bevor Sie importieren.
Klicken Sie auf Importieren.

Sie sind fertig, sobald die ausgewählten Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten in Ihrer Prozessübersicht erscheinen.

Wie importierte Prozesse organisiert sind #

Nach Abschluss des Imports erscheinen Ihre ausgewählten Elemente in der Prozessübersicht unter ihren Framework-Kategorien. Eine Kategorie wie „Geschäftsfähigkeiten entwickeln und verwalten“ wird zu einer Gruppe verwandter Prozesse, die Sie wie jeden anderen Inhalt in Gluu öffnen, bearbeiten und veröffentlichen können. Von hier aus können Sie Gruppen umbenennen, um sie an Ihre interne Sprache anzupassen, nicht benötigte Prozesse entfernen und jeden Prozess im Editor abbilden.

Aktivitäten Rollen zuweisen #

Eines kann das Framework nicht für Sie tun. APQC beschreibt, welche Arbeit anfällt, aber nicht, wer sie erledigt. Importierte Aktivitäten kommen daher ohne Rollenzuweisungen an, und Sie müssen diese manuell hinzufügen.

Öffnen Sie einen importierten Prozess.
Weisen Sie jede Aktivität der dafür zuständigen Organisationsrolle zu.
Wenn mehrere Personen an derselben Aktivität beteiligt sind, klären Sie, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist.
Speichern Sie die Änderungen.

Sie sind fertig, sobald jeder Aktivität eine Rolle zugewiesen ist.

Weitere Informationen: Prozessrollen verwalten und RACI zur Klärung von Verantwortlichkeiten nutzen.

Andere Frameworks und eigene Prozesse nutzen #

APQC ist der Standard, aber nicht die einzige Option. Sie können Ihre Architektur auf ITIL für das IT-Servicemanagement oder auf dem Microsoft-Dynamics-365-Prozesskatalog aufbauen, wenn Ihre Arbeit eng mit diesem ERP verbunden ist. Sie können auch ein Framework mit Ihrer eigenen Benennung kombinieren. Das folgende Beispiel kombiniert die Finanzkategorie von APQC mit Prozessen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central.

In Gluu importierte Prozessbibliothek von Microsoft Dynamics 365

Eigene Prozesse aus einer CSV-Datei importieren #

Wenn Ihre Prozesse bereits in einer Tabelle vorhanden sind, können Sie diese auch aus einer CSV-Datei importieren. Dies wird individuell abgewickelt. Wenden Sie sich daher mit Ihrer Datei an den Gluu-Support, und das Team richtet den Import für Sie ein. Das ist nützlich, wenn Sie einen bestehenden Katalog haben, der älter ist als jedes Standard-Framework.

FAQ: APQC-Prozesse in Gluu importieren #

Muss ich APQC installieren, bevor ich es importieren kann?

Nein. Das APQC-Framework ist bereits in jedem Gluu-Konto vorinstalliert. Sie öffnen das APQC-Bereich in den Kontoeinstellungen, wählen die gewünschten Elemente aus und importieren sie in Ihre Prozesshierarchie.

Warum sind meinen importierten Aktivitäten keine Rollen zugewiesen?

APQC definiert, welche Arbeit erledigt wird, nicht, wer sie erledigt. Daher kommen importierte Aktivitäten ohne Rollen an. Sie weisen jede Aktivität selbst einer Organisationsrolle zu, optional mit einer RACI-Matrix, um zu klären, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist.

Kann ich nur einen Teil des Frameworks importieren?

Ja. Sie können eine einzelne Kategorie, einige Gruppen oder einzelne Prozesse und Aktivitäten auswählen. Der Übersichtsbereich zeigt genau an, wie viele Elemente Sie importieren werden, bevor Sie bestätigen.

Kann ich ein anderes Framework als APQC verwenden?

Ja. Gluu unterstützt auch Frameworks wie ITIL und den Microsoft-Dynamics-365-Prozesskatalog, und Sie können ein Framework mit Ihren eigenen Prozessnamen kombinieren.

Wie importiere ich meine eigenen Prozesse aus einer Tabelle?

Prozesse im CSV-Format können auf Anfrage importiert werden. Wenden Sie sich mit Ihrer Datei an den Gluu-Support, und das Team wird den Import für Sie einrichten.

Das Process Classification Framework® (PCF) von APQC ist ein offener Standard, der von APQC entwickelt wurde, einer gemeinnützigen Organisation, die Benchmarking und Best Practices weltweit fördert. Das PCF soll die organisatorische Verbesserung durch Prozessmanagement und Benchmarking erleichtern, unabhängig von Branche, Größe oder geografischer Lage.

Verwandt: Grundlagen zu API und Integration