KI beschleunigt die ERP-Konfiguration – aber schafft sie auch mehr Klarheit in den Prozessen?

Laut Gartner werden mehr als 70 % der kürzlich implementierten ERP-Initiativen bis 2027 ihre ursprünglichen Geschäftsziele verfehlen. KI wird die technische Seite dieser Projekte beschleunigen. Die Frage ist, ob sie die eigentlichen Ursachen des Scheiterns behebt.

Die kurze Antwort von Henrik Hasselbalch vom Beratungsunternehmen HNCO, der seit 35 Jahren sowohl auf Anbieter- als auch auf Beraterseite mit ERP arbeitet: „Überhaupt nicht. Ich denke, KI macht Ihre Unklarheit nur schneller.“

Dieser Artikel basiert auf einem Ground-Truth-Gespräch zwischen Henrik Hasselbalch und Søren Pommer. Henrik arbeitet seit 35 Jahren im ERP-Bereich – auf Anbieterseite bei Unternehmen wie SAP, Oracle und IBM sowie als Berater.

Wichtige Erkenntnisse

• KI verkürzt Konfiguration, Testing und Datenkonvertierung. Entscheidungsfindung, Klarheit oder Onboarding verändert sie jedoch nicht.
• ERP-Projekte scheitern an Entscheidungen darüber, wie das Unternehmen arbeiten will – nicht an der Software.
• Kommt KI in einem unklaren Projekt zum Einsatz, beschleunigt sie es – hin zu einer „Katastrophe mit Höchstgeschwindigkeit“.
• Nutzen Sie einen Teil der Zeit, die KI später einspart, vorab für Klarheit: Prozesse, Entscheidungen und das Datenmodell.
• Starten Sie in einem konkreten Bereich wie dem Testing und setzen Sie KI dort von Tag eins an vollumfänglich ein.
• Überlassen Sie kritische Entscheidungen weiterhin dem Menschen: Leistungsbeurteilungen, Finanzberichterstattung und Preisgestaltung.

Sehen Sie sich das vollständige Gespräch mit Henrik Hasselbalch aus der Ground-Truth-Reihe von Gluu an. Die folgende Zusammenfassung deckt die wichtigsten Punkte ab.

Macht KI ERP-Implementierungen schneller?

Ja, in den technischen Phasen. Henriks Unternehmen HNCO befragt derzeit große ERP-Anbieter und Implementierungspartner dazu, wo KI den Umfang und das Tempo von Projekten verändert. „Sie sagen alle fast dasselbe“, so Hasselbalch. „Alles rund um Konfiguration, Tests und Datenkonvertierung… wird in Zukunft extrem komprimiert werden.“

Was sich nicht ändert, ist „das Problem, über das wir gerade gesprochen haben: Klarheit, Orientierung und die Mitarbeiter an die neuen Arbeitsweisen heranzuführen… diese Herausforderungen lassen sich durch kein noch so gutes Tool lösen.“

Woran geraten ERP-Projekte wirklich ins Stocken?

An Entscheidungen. „Die eigentliche Herausforderung liegt in der Entscheidungsfindung darüber, wie wir arbeiten und wie wir unser Geschäft führen wollen“, sagt Henrik. Jeder bringt seine eigene Sichtweise auf die Abläufe mit; stellt man diese nebeneinander, „wird offensichtlich, dass man weder dieselbe Sicht noch die nötige Klarheit hat“.

Ohne Klarheit, Entscheidungsfreude und „einen klaren Eskalationspfad fängt das eigentliche Problem an“. Die Software selbst ist es selten: „Das eigentliche Problem liegt an der Schnittstelle zwischen dem Menschen mit dem System und der Realität, in der er agieren soll.“ Siehe auch Warum ERP-Implementierungen scheitern.

Was passiert, wenn man KI in einem unklaren ERP-Projekt einsetzt?

Man bewegt sich schneller in die falsche Richtung. Henrik greift auf das Bild einer führenden Persönlichkeit der ERP-Branche zurück: Setzt man KI auf einen unzureichenden Prozess auf, „ist das, als würde man einen Ferrari-Motor auf ein kaputtes Fahrrad montieren“. KI eignet sich hervorragend dafür, große Mengen an Informationen und Komplexität parallel zu verarbeiten – „wenn die Richtung jedoch nicht klar ist, steuert man einfach… mit Höchstgeschwindigkeit auf den Abgrund zu.“

Er bezeichnet KI als „das disruptivste Werkzeug für ein ERP-Projekt, das ich je gesehen habe“. Das Risiko liege darin, wie Teams die gewonnene Zeit nutzen. Klassischerweise investieren Projekte anfangs wenig Zeit und den Großteil später in technische Aufgaben. Werden die nachgelagerten Einsparungen voll mitgenommen, ohne mehr Zeit in Klärungsprozesse zu investieren, befürchtet Henrik Projekte, die in einer „Katastrophe mit Höchstgeschwindigkeit statt einer gewöhnlichen Katastrophe“ enden.

„Wie identifizieren wir die Wertschöpfung in unseren Prozessen? Welcher Teil des Prozesses hebt uns wirklich vom Markt ab? All diese Dinge erhält man nicht von einem KI-Modell.“

Henrik Hasselbalch, ERP-Berater, HNCO

Was unterscheidet erfolgreiche ERP-Implementierungen von gescheiterten?

Henrik listet die Faktoren nach ihrer Tragweite auf. Über diese Merkmale sagt er: „Sie treten bei katastrophalen Projekten immer auf“, und je mehr davon zusammenkommen, desto größer werde die Katastrophe.

Wofür sollten ERP-Projektleiter KI zuerst einsetzen?

Für einen konkreten Bereich, nicht für viele gleichzeitig. Henriks Empfehlung lautet Testing, da dieser Bereich in Schätzungen „immer massiv unterschätzt wird“: Komponententests, Integration, Regression und UAT. Entscheiden Sie sich von Projektbeginn an dafür, KI „in vollem Umfang für das Testing“ einzusetzen, indem Testskripte direkt aus den Anforderungen generiert werden. Auf diese Weise „sammeln Sie Erfahrungen darüber, wo Sie KI einsetzen können und wo besser nicht.“

Die Voraussetzung ist dieselbe wie für das Gesamtprojekt: „Bringen Sie Ordnung ins eigene Haus“ – verstehen Sie Ihre übergeordneten Prozesse bis zu einer bestimmten Detailebene. „Mit KI setzt man einer Katastrophe gewissermaßen Steroide auf, wenn man das nicht von Anfang an geregelt hat.“ Mehr für ERP-Projektleiter.

Kann KI anhand bestehender Dokumentationen erkennen, wie das Optimum aussieht?

Nicht verlässlich. Erstens gehen die Meinungen weiter auseinander, als man denkt: Auf die Frage, ob zwei Personen im selben Unternehmen denselben Prozess beschreiben und dabei dasselbe meinen können, antwortet Henrik: „Fast nie.“

„Es ist wirklich erstaunlich, wie unterschiedlich Menschen die Realität wahrnehmen, in der sie gemeinsam arbeiten – teils seit Jahren.“

Henrik Hasselbalch, ERP-Berater, HNCO

Lässt man eine KI sämtliche work instructions und Altunterlagen lesen, um „herauszufinden, wie das Optimum aussieht“, besteht „eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie Dinge erfindet, die man gar nicht will“. Bei der Größe einer Großorganisation „kann man schnell auf einem Pulverfass sitzen“. Die Einigkeit darüber, was gut ist, muss zuerst stehen – siehe Prozessklarheit vor der ERP-Implementierung.

Was geht verloren, wenn das Prozesswissen beim Implementierungspartner liegt?

Wenig, wenn es um den reinen Effizienzbereich des Unternehmens geht – das, was Henrik als System of Record bezeichnet. „Es spielt keine große Rolle, wenn man all die mühsame Routinearbeit abgibt und dem Anbieter überlässt… Behalten Sie jedoch Ihr differenzierendes Wissen.“ Standardbereiche wie Finanzprozesse werden zunehmend standardisiert und weitgehend Domäne der Anbieter. Prozesse, die Ihre Einzigartigkeit ausmachen, bleiben bei Ihnen.

Welche ERP-Prozesse sollten niemals unbeaufsichtigt von einem KI-Agenten ausgeführt werden?

Prozesse mit kritischen Entscheidungen: „Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern, Finanzberichterstattung oder die Preisfindung für ein Projekt oder Angebot“. Identifizieren Sie diese kritischen Prozesse, sobald Sie einen klaren Überblick über Ihre Prozesslandschaft haben, und behalten Sie „Ihre Agenten genauestens im Blick“, denn „hin und wieder kommt es eben zu Halluzinationen“.

Sein Ratschlag in einem Satz an jede Führungskraft vor einem ERP-Projekt ist kurz:

„Unterschätzen Sie niemals den menschlichen Faktor.“

Henrik Hasselbalch, ERP-Berater, HNCO

Mehr aus Ground Truth Staffel 1: Warum KI-Pilotprojekte bei der Skalierung scheitern (mit Michael Hansen), Warum KI-Nutzung nicht gleich Wandel ist (mit Irina Holt Christensen) und Wo die eigentliche Zielsetzung eines Unternehmens verankert ist (mit Etienne Venter).

FAQ – KI bei der ERP-Implementierung