Hyppigt stillede spørgsmål

Du kan få adgang til din Gluu-konto på følgende måder:

• Via moderne webbrowsere.
• Via Android- eller Apple-apps – f.eks. ved at scanne en QR-kode med enheden.
• Via en desktop-app.
• Via Gluus Microsoft Teams-app.

Det betyder, at forretningsbrugere kan få adgang til relevante data, uanset om de befinder sig på kontoret, hjemme, på fabriksgulvet eller på farten.

Ja, Gluu giver dig mulighed for at tilføje din virksomheds Azure tenant-id, og derefter er du klar til, at alle brugere i dit domæne kan logge ind. Du kan også angive specifikke AD-grupper, der må logge ind, hvis du ønsker at begrænse adgangen. Alt dette kan din administrator nemt gøre under ‘Administrer indstillinger’.

Gluu understøtter Single Sign On (SSO) via Microsoft eller Google.

Når brugerne f.eks. logger ind via Microsoft, klikker de bare på Microsoft-knappen og bliver automatisk godkendt i forhold til din organisations brugerliste. Vi kan også give specifikke Microsoft AD-grupper i virksomheden adgang til Gluu, så hvis de forlader virksomheden, kan de automatisk ikke længere få adgang til Gluu. Det gør det også muligt for dig at have integrationsmuligheder såsom SharePoint.

Ja. Gluu har implementeret og følger et ISO 27 001-baseret informationssikkerhedsstyringssystem. Gluu værdsætter informationssikkerhedsstyring højt og gør sit yderste for at beskytte vores kunders data inden for Gluus eget økosystem af IT-relaterede tjenester.

Gluu er forpligtet til at beskytte sikkerheden af sine forretningsoplysninger i tilfælde af hændelser og uønskede begivenheder og følger og overholder principperne angivet i vores informationssikkerhedsstyringssystem (ISMS), som er i overensstemmelse med ISO/IEC 27 001:2022. ISMS’et er endnu ikke officielt certificeret, men Gluu stræber efter at være fuldt ISO 27 001-kompatibel.

På nuværende tidspunkt har Gluu indført følgende dokumenter og kontrolmekanismer i henhold til kravene i ISO/IEC 27 001:2022:

• Politik for informationssikkerhed (ISMS)
• Erklæring om anvendelighed (SoA)
• Risikoregister og behandlingsplan
• Politik for personoplysninger
• Politik for acceptabel brug
• Politik for adgangskontrol
• Politik for opbevaring af dokumenter
• Backup-politik
• Politik for informationsklassificering

Ovenstående implementeres, opdateres og styres ved hjælp af Gluus eget system til styring af forretningsprocesser.

Efter anmodning kan ISMS-politikken fremsendes digitalt og formelt indføres af Gluus ISO 27 001-ansvarlige.

Ja. Gluu er designet til både forretningsbrugere og processpecialister.

Erhvervsbrugere har brug for enkle diagrammer, der er lette at læse uden forudgående viden. Dette er grunden til, at der som standard tilbydes en kortlægning til de grundlæggende niveauer af BPMN 2.0 – svømmebaner, aktiviteter, gateways og begivenheder.

Omvendt kan procesejere have behov for den fulde BPMN 2.0-notation til avanceret brug. Derfor kan du aktivere BPMN 2.0 som valgfrit eller påkrævet, når du kortlægger processer. Det omfatter det fulde notationsframework med mere end 55 former.

Ja, auditører siger, at korrekt brug af Gluu kan bringe jer 85-90% af vejen mod en ISO 9001 certificering. Årsagen er, at du kan bruge Gluu til at konfigurere og køre et komplet, integreret styringssystem.

Ja, den amerikanske ramme for produktion og kvalitetskontrol (APQC®) understøttes. Det betyder, at du kan genskabe de fire niveauer af din valgte industristandard i Gluus proceshierarki. Du kan endda importere APQC-processer fra Cross-Industry framework direkte til Gluu.


APQC example with Gluu

Ja. Processer, der er kompatible med den seneste version af Microsoft Visio og gemt i BPMN-format, kan importeres til Gluu.

Ja. Faktisk er APQC® på tværs af brancher indbygget i Gluu, så du hurtigt kan beslutte, hvilke kategorier, grupper, processer og aktiviteter du vil tilføje.

Ja. I Gluu kan du eksportere dine processer via .svg, som kan importeres i Microsoft Visio og andre systemer.

Det er vigtigt, at software stiller få krav til forretningen eller slutbrugerne. Derfor kræver Gluu ikke andet end en moderne webbrowser eller en Android- eller Apple-enhed for at få adgang. Du går blot til Gluu og logger ind med din virksomheds egne Microsoft-legitimationsoplysninger.

Normalt kan alle med kun et grundlæggende niveau af it-viden (svarende til at arbejde med Office 365) arbejde med Gluu efter en kort introduktion på 15 minutter. Vi anbefaler en train-the-trainer-model, hvor Gluu træner dit kerneteam og dine procesejere. Derefter introducerer de dine slutbrugere til, hvordan de finder og bruger processer, sager og opgaver og stiller spørgsmål og giver feedback.

Gluu leveres fra Amsterdam og Dublin. Det er også her, primære data og backupdata lagres. Det betyder, at ingen data overføres til tredjelande (som krævet af GDPR). Du kan læse mere om Microsofts Data Residency i Azure her.

Gluu bruger primært Microsoft til at levere vores tjenester. En komplet liste over vores ‘Autoriserede underbehandlere’ af data er anført i vores fælles Databehandleraftale.

Nej, vi kræver eller opfordrer ikke til indtastning af følsomme data på platformen. Du kan dog vælge at tilføje denne type oplysninger, og hvis du ønsker det, tilbyder vi avancerede løsninger til kryptering mod en ekstra omkostning.

For at overholde GDPR-reglerne skal Gluu som dataansvarlig slette personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysningerne for at opfylde formålene med behandlingen.

Pligten til at slette gælder for:

• Medarbejderes og ansøgeres personoplysninger, der behandles som led i rekruttering, eksisterende ansættelsesforhold og afsluttede ansættelsesforhold.
• Brugere (medarbejdere) på kundens konti.

Oplysninger slettes på følgende måder:

Medarbejderoplysninger – inden for fem år efter, at personen har forladt Gluu.

Gluu tilbyder support via følgende kanaler:

• Online, selvbetjent dokumentationscenter med mere end 100 artikler.
• YouTube-kanal med instruktionsvideoer.
• Support via e-mail.
• Chat-support inde fra applikationen.

Tilpassede supportmodeller og serviceniveauer tilbydes til kunder, der bruger vores Enterprise Services.

Gluus supportåbningstider er 8-22 CET med hurtigste svar mellem 9-18. Alle supportforespørgsler håndteres af erfarne menneskelige medarbejdere.

Medianen for første svartid er 10 minutter, mens medianen for tid til afslutning er omkring 3 timer.

Gluu garanterer, at oppetiden for tjenesten ikke er mindre end 99,5 % målt over et år (12 på hinanden følgende måneder). Målingen af oppetid udføres af en ekstern tjenesteudbyder, og rapporter sendes til kunderne på anmodning.

Gluu har et tokenbaseret, åbent REST-baseret web-API. Det betyder, at I kan oprette forbindelse til alle oplysninger på jeres Gluu konto fra andre forretningssystemer.

Ja, Gluu integrerer med SharePoint 365 på to måder:

Gluus åbne, tokenbaserede REST-API gør det nemt at integrere med næsten enhver webapplikation. Både ‘post’- og ‘get’-metoder understøttes, så du kan sende Gluu-data til dine andre applikationer eller hente tredjepartsdata ind i Gluu.

Al adgang er krypteret og tilgængelig via slutpunkter, der bruger OpenAPI 2 (OAS) standarden. Slutpunkter kan gennemses af dine interne og eksterne udviklere ved hjælp af Swagger.

Vi har bygget native integrationer til applikationer som Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, PowerBI, PowerAutomate og Power Apps.

Ja, det er relevant, når I ved, hvilke aktiviteter der kræver hyppig interaktion med SalesForce. I kan herefter få vist en formular fra SalesForce i Gluu, så I bare kan udfylde felterne uden at skulle tilgå SalesForce.

Gluu understøtter i øjeblikket engelsk, tysk, dansk og grønlandsk (Grønlands Selvstyre er kunde hos os).

Virksomhedskunder kan anmode om flere sprog. Bare spørg din Gluu-repræsentant.

Med Gluu kan du oversætte og lokalisere udvalgt indhold målrettet. Det betyder, at hvis du f.eks. har produktion i et andet land, kan du vælge at oversætte specifikke arbejdsinstruktioner til produktionsmedarbejdere i det pågældende land, mens resten forbliver på dit primære sprog.

Denne Enterprise-funktion giver følgende fordele:

• Oversæt udvalgte processer og/eller arbejdsinstruktioner til sprog, der bruges på f.eks. kontorer og produktionsanlæg i andre lande.
• Brugere vil kun se det oversatte indhold, hvis oversættelsessprog er blevet valgt, og hvis processen eller dens arbejdsinstruktion er blevet oversat. Så du behøver ikke at oversætte alt indhold, men kan fokusere på kun relevante processer.
• Oprethold dokumentation på et hovedsprog, mens du nemt kan lave 1-til-1-oversættelser til lokale målgrupper.
• Overvåg, om der er foretaget ændringer i mastersproget, som ikke afspejles i oversættelsen.

Kort fortalt har Gluu abonnementsniveauer til hvert trin i en organisations procesrejse – fra kortlægning til fuld Business Process Management. Du kan se en detaljeret funktionssammenligning på vores prisside.

Ja. Gluu er bygget på indsigten om, at for at opnå procesekspertise skal du engagere forretningsbrugere. Dette kræver, at alle er i stand til at tilpasse deres adgang til information og stille spørgsmål eller give feedback.

Ja, mængderabatter er indbygget og baseret på tærskler – så når du f.eks. når 50 brugere, bliver alle abonnementer billigere. Du kan beregne pr. plan på vores prisside.

Virksomhedens navn: Gluu ApS

Momsregistreringsnummer: DK33886349

Faktura-valutaer: USD / EUR / DKK

Land: Danmark

Telefonnummer: +4572302070

Virksomhedsadresse: Svanevej 22, DK-2400 Copenhagen NV

Bankens navn: Danske Bank

Bankkonto: DK7330000010971896

SWIFT-kode: DABADKKK

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Det betyder, at der oprettes nye versioner af indhold, hver gang der gemmes noget. Der er fem måder at se dette på:

Et revisionsspor (også kaldet Audit log) er en sikkerhedsrelevant kronologisk post, et sæt poster og/eller en destination og en kilde til poster, der indeholder dokumentation for rækkefølgen af de aktiviteter, der har påvirket en bestemt handling, procedure eller hændelse.

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Med Gluus revisionsspor kan admin brugere se alle aktiviteterne på jeres konto – og sortere efter tid eller emne.

Ja. Hver gang en procesejer eller redaktør gemmer en proces, vil Gluu spørge personen og spørge, om den skal gemmes som en ny version og/eller kommunikeres til brugere, der har en rolle i den. På denne måde gør Gluu det nemt at sikre nøjagtig registrering af ændringer – og kommunikere med netop de brugere, der har brug for at blive informeret.

Gluu udgiver nye funktioner og forbedringer cirka 8-10 gange om året. Hver udgivelse gennemgår en streng testproces.

Gluu giver Enterprise-kunder mulighed for at teste med en kopi af deres egne data for at sikre, at der ikke er nogen utilsigtede konsekvenser.

Ja, hvis Enterprise-kunders test viser problemer, sætter Gluu udgivelsen på pause, indtil eventuelle fejl eller designproblemer er løst.

Gluu hostes og leveres fra Microsofts europæiske datacentre i Amsterdam og Dublin. Det betyder, at alle data lagres i EU (sikrer overholdelse af GDPR).

Alle dine data sikkerhedskopieres løbende via Microsofts Azure-tjenester. Det betyder et backup hver 3-5 minutter. Dette opbevares løbende i 35 dage.

Nej, det er ikke muligt. Vi tilbyder dog muligheden for at hoste Gluu på jeres egen Azure-tenant. Dette er vores såkaldte “Private tenant”-mulighed, hvor Gluu administreres i jeres egen Azure-instans med mulighed for at teste og godkende nye udgivelser og have fuld kontrol.

Denne mulighed er tilgængelig som tilvalg via vores Enterprise-aftale.

Når du tegner processer og opretter arbejdsinstruktioner, sikkerhedskopieres dit arbejde hele tiden lokalt i din browser. Resultatet er, at selv hvis din internetforbindelse er tabt, så vil dit arbejde stadig være muligt at gemme til Gluus servere, når din forbindelse er genoprettet.

Ja, vi har kunder, der kører mere end 1.000 processer i Gluu. Disse kan forbindes dynamisk, og aktiviteter kan genbruges på tværs, så I slipper for redundans og ekstraarbejde.

Ja, Gluu udfører regelmæssige sikkerhedssårbarhedsvurderinger ved hjælp af akkrediterede tredjepartsværktøjer. Rapporter er tilgængelige for kunder efter behov.

Ja, Gluu udfører regelmæssige penetrationstests ved hjælp af akkrediterede tredjeparts sikkerhedseksperter, der udfører white-hat hacker-lignende angreb.

Al kommunikation med servere krypteres som standard ved hjælp af branchestandard SSL (256-bit kryptering, 2048-bit rod- og domænekontrolvalidering). Dette sikrer, at al trafik mellem dig og Gluu er sikker under transporten. I modsætning til e-mail-baseret kommunikation, hvoraf de fleste flyder ubeskyttet over internettet, er din kommunikation med Gluu fuldstændig beskyttet.

Dine data i Gluu er krypteret med ‘Transparent Data Encryption‘ til Azure SQL via Microsoft.

Gluu er udviklet med en event sourcing-arkitektur. Det betyder, at alle brugerhandlinger spores og gemmes som hændelser og er tilgængelige i din kontos revisionsspor.

“Begivenheder er uforanderlige. Fordi begivenheder sker i fortiden, kan de ikke ændres eller fortrydes. Men efterfølgende begivenheder kan ændre eller ophæve effekten af tidligere begivenheder. For eksempel er “reservationen blev annulleret” en begivenhed, der ændrer resultatet af en tidligere reservationsbegivenhed.”

Kilde: Microsoft

Gluu har testet processer til datagendannelse. En simpel gendannelse af data kan derfor gennemføres inden for to timer, hvor en fuld gendannelse (også når konfigurationsdata er gået tabt) kan gennemføres inden for en arbejdsdag.

En moderne og udbredt tech stack er virkelig vigtig. Derfor er Gluu bygget på Microsoft Azure, .NET, Angular og Node.js.

Gluu leveres som en multitenant-løsning. Dette sikrer høj skalerbarhed og fokus, da alle vores kunder er ‘i samme båd’, hvilket betyder, at ethvert problem identificeret for én kunde vil blive løst for alle. Mens funktionalitet deles, sikrer vi, at alle data er adskilt efter konto. Dette betyder, at dine data opbevares separat fra andres.

Gluus indbyggede AI-assistent bruger OpenAIs API til at hjælpe dig med indholdsoprettelse og andre almindelige opgaver under OpenAIs Enterprise Privacy-aftale. Dette betyder, at ingen data bruges til træning af LLM’er. Derudover kan Gluus administratorbrugere beslutte, hvilke prompts der skal aktiveres for specifikke tilladelsesgrupper. Dette lader dig kontrollere præcis, hvilke data der deles med OpenAI.

Med Gluu kan du tildele adgangsrettigheder på to måder:

• Procesbaserede tilladelser: Du kan give brugere rettigheder til at administrere og redigere specifikke processer fuldt ud.
• Tilladelsesgrupper: Du kan give brugere rollebaseret adgangskontrol til specifikke generelle funktioner.

Du kan læse mere om adgangskontrol og rettigheder i vores Dokumentationscenter.

Gluu tilbyder flere muligheder for adgangskontrol. Du kan enten give adgang pr. proces eller pr. rolle. Den første mulighed er nyttig, hvis du vil give en forretningsbruger mulighed for fuldt ud at eje og arbejde med udvalgte processer. Den anden mulighed er nyttig til at oprette tilpassede ‘tilladelsesgrupper’ og tildele brugere eller brugergrupper til disse. Det giver dig mulighed for at oprette f.eks. administratorroller osv.

Du kan læse mere om adgangskontrol og rettigheder i vores Dokumentationscenter.

Styring af forretningsprocesser, der ikke involverer kontinuerlig kommunikation med slutbrugere, har kun begrænset værdi. Derfor tilbyder Gluu følgende måder at kommunikere med dine slutbrugere på:

Du kan læse mere om kommunikation med Gluu i vores Dokumentationscenter.

Vi tilbyder en integration til jeres virksomheds Active Directory Services (ADS) samt Active Directory Federation Services. Dette vil sikre, at nye medarbejdere automatisk vil blive tilføjet til Gluu platformen. Også medarbejdere, der er fjernet fra jeres AD vil automatisk blive deaktiveret inde Gluu.

Du kan vælge de processer, som denne specifikke person ejer, og derefter masseredigere for at angive ny ejer.

Ja. Vi kan helt sikkert involvere og uddanne dine foretrukne konsulenter. Dette kræver kun, at de har erfaring med business process management generelt og/eller facilitering.

Vi tilbyder implementeringssupport og løbende værktøjssupport via vores Customer Success-program. Hvis du har brug for branchespecifik support til at skabe best practice-processer, så anbefaler vi vores erfarne konsulentpartnere.

Ja, selvfølgelig. Vi ønsker ikke at holde nogen som gidsler. Derfor gør vi det nemt at udskrive hver proces-, rolle- og aktivitetsside. Du kan også eksportere din proces-, aktivitets- og opgavehistorik som .csv-filer til brug andre steder.

Ja. Det kan du gøre på to måder: 1) via Gluus API, der giver dig adgang til alle dine egne data eller 2) via Gluus native SharePoint-integration, der gemmer kopier af alle opgaver, formularer og sager, der er afsluttet i Gluu, i automatisk oprettede sagsmapper på SharePoint. Dette giver dig en kopi af alle vigtige poster, der også kan bruges af ikke-Gluu-brugere.