Ofte stillede spørgsmål


Generelle spørgsmål


Er det muligt at importere/eksportere bpmn -processer?

Du kan ikke importere dine processer fra anden software til Gluu. Årsagen er, at der normalt ikke er en 1-til-1 kamp og derfor et grundlag for en transfer. Vi har en manuel procesoverførselsservice, der kan være relevant for dig.

Er det muligt at eksportere hele processen “landskab” for at offentliggøre det til et bredere publikum?

Du kan downloade processer og aktiviteter til Excel. Du kan også dele udvalgte elementer via vores API. Men bortset fra at Gluu er lavet til online brug og kræver, at folk logger ind for at se de seneste oplysninger. Så du skal bruge Starter -licenser til de brugere, der skal have adgang. Vi har nogle mængderabatter.


Sikkerhed, hosting og teknologi


Hvor sikker er Gluu?

Gluu er bygget på ny Microsoft-teknologi og leveret fra Microsofts Cloud. Det betyder, at Gluu er baseret på Microsofts dybe viden om IT sikkerhed. Faktisk stoler en del af det tyske strafferetssystem på os med deres data, da de bruger Gluu og har undersøgt os. For at uddybe…

  • Vores service leveres via Microsofts Azure cloud. Det betyder, at vi har den samme hosting, som f.eks. Office 365. Her indgår for eksempel løbende trusselsovervågning og -registrering.
  • Al kommunikation er SSL krypteret.
  • Formulardata kan AES-krypteres med nøgler, der genereres af Gluu, men gemmes lokalt hos jer.
  • Vores Enterprise SLA tilbyder en garanti for oppetid på 99,9%
  • Vi tilbyder en eksport af alle jeres data til enhver tid (hvis I beslutter jer for at stoppe samarbejdet).

Hvor er Gluu hostet?

Gluu hostes og leveres fra Microsofts europæiske datacentre i Amsterdam og Dublin. Det betyder, at alle data lagres i EU (sikrer overholdelse af GDPR).

Kan vi hoste Gluu hos os selv? 

Nej, det er ikke muligt. Vi tilbyder dog muligheden for at hoste Gluu på jeres egen Azure-tenant. Dette er vores såkaldte “Private tenant”-mulighed, hvor Gluu administreres i jeres egen Azure-instans med mulighed for at teste og godkende nye udgivelser og have fuld kontrol.

Denne mulighed er tilgængelig som tilvalg via vores Enterprise-aftale.

Tilbyder I 2-trins godkendelse ved login (2FA) for ekstra sikkerhed?

Ja, I kan bruge SSO og 2FA via Microsoft og G Suite, så det vil være som at logge ind på jeres eget netværk.

Hvordan sikkerhedskopierer Gluu vores data?

Alle dine data sikkerhedskopieres løbende via Microsofts Azure-tjenester. Det betyder et backup hver 3-5 minutter. Dette opbevares i 90 dage på rullende basis. Hertil kommer et ekstra backup hver time på en separat server.

Hvad sker der, hvis en bruger mister sin internetforbindelse, mens der arbejdes?

Når du tegner processer og opretter arbejdsinstruktioner, sikkerhedskopieres dit arbejde hele tiden lokalt i din browser. Resultatet er, at selv hvis din internetforbindelse er tabt, så vil dit arbejde stadig være muligt at gemme til Gluus servere, når din forbindelse er genoprettet.

Kan vores brugere bruge Single Sign On (SSO)?

Ja, brugerne klikker blot på Microsoft-knappen (eller G Suite) og godkendes automatisk i forhold til jeres organisations brugerliste. Vi kan også give specifikke Microsoft AD grupper inden for virksomheden adgang til Gluu, så hvis medarbejdere skifter job, så kan de ikke automatisk tilgå Gluu. Dette gør det også muligt for jer at have integrationsindstillinger som f.eks. SharePoint. Læs mere om at tilføje jeres virksomheds Azure AD i vores Help Center..

Kan Gluu skaleres til +1.000 processer?

Ja, vi har kunder, der kører mere end 1.000 processer i Gluu. Disse kan forbindes dynamisk, og aktiviteter kan genbruges på tværs, så I slipper for redundans og ekstraarbejde.


Integrationer


Hvordan kan vi integrere med Gluu?

Gluu har en åben REST-baseret web API. Den tilgås via en token. Det betyder, at I kan oprette forbindelse til alle oplysninger på jeres Gluu konto fra andre forretningssystemer. Du kan læse mere i Help Center.

Hvilke standardintegrationer er tilgængelige?

  • Outlook 365
  • SharePoint 365
  • OneDrive 
  • G Suite – Calendar and Drive

Er der nogen måde at forbinde SalesForce med Gluu?

Ja, det er relevant, når I ved, hvilke aktiviteter der kræver hyppig interaktion med SalesForce. I kan herefter få vist en formular fra SalesForce i Gluu, så I bare kan udfylde felterne uden at skulle tilgå SalesForce.

Kan vi linke til SharePoint?

Ja, Gluu integrerer med SharePoint 365 på to måder:

  1. Ved at linke fra kommentarer og arbejdsinstruktioner til filer i bestemte SharePoint-sites. På denne måde kan I stadig beholde alle jeres skabeloner og filer i SharePoint.
  2. Ved at oprette mapper og kopiere skabeloner automatisk fra Gluu til SharePoint. Med denne integration gemmer Gluu kopier af fotos, filer og fuldførte opgaver i den rigtige mappe i SharePoint. Læs mere her. 

Certificeringer og standarder


Kan Gluu hjælpe os med at understøtte vores kommende ISO-certificering?

Ja, auditører siger, at korrekt brug af Gluu kan bringe jer 85-90% af vejen mod en ISO 9001 certificering. Årsagen er, at du kan bruge Gluu til at konfigurere og køre et komplet, integreret styringssystem.

Overholder Gluu ISO 27001 standarden?

Ja. Selvom vi ikke er certificeret i forhold til denne standard, så kører vi et informationssikkerhedssystem, der lever op til anbefalingerne i ISO 27001. Kontakt vores support for en kopi af Gluus informationssikkerhedspolitik.

Understøtter Gluu BPMN 2.0 standarden?

Delvist. Gluu korttil de grundlæggende niveauer af BPMN 2.0, herunder Activities, Gateways og Events. Gluu er designet til at gøre forretningsprocesser lettere at forstå. Det betyder at holde det enkelt. Med vores Enterprise-plan er det dog muligt at aktivere flere notationer, der måtte være vigtige for jeres virksomhed.

Understøttes APQCs proceshierarki?

Ja, den amerikanske produktion- og kvalitetskontrol rammeværk er understøttet. Det betyder, at du kan genskabe de fire niveauer i din valgte branchestandard i Gluus proceshierarki.

apqc example with Gluu

APQC example with Gluu

Understøttes SCOR standarden?

Ja. Her er et eksempel:

SCOR example in Gluu

SCOR example in Gluu


Brugeradministration


Hvad sker der, hvis en procesejer forlader os?

Du kan vælge de processer, som denne specifikke person ejer, og derefter masseredigere for at angive ny ejer.

Hvordan lader vi et stort antal brugere tilmelde sig?

Vi tilbyder en integration til jeres virksomheds Active Directory Services (ADS) samt Active Directory Federation Services. Dette vil sikre, at nye medarbejdere automatisk vil blive tilføjet til Gluu platformen. Også medarbejdere, der er fjernet fra jeres AD vil automatisk blive deaktiveret inde Gluu.


Revisionshistorik og ændringslog


Hvordan logger Gluu vores ændringer?

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Det betyder, at der oprettes nye versioner af indhold, hver gang der gemmes noget. Der er fem måder at se dette på:

  1. Få vist ‘Proceshistorik’.
  2. Vis diagramversioner.
  3. Få vist og gendan aktivitetsversioner.
  4. Få adgang til API’en.
  5. Få vist revisionssporet.

Har Gluu et revisionsspor?

Et revisionsspor (også kaldet Audit log) er en sikkerhedsrelevant kronologisk post, et sæt poster og/eller en destination og en kilde til poster, der indeholder dokumentation for rækkefølgen af de aktiviteter, der har påvirket en bestemt handling, procedure eller hændelse.

Gluu gemmer alle handlinger af brugere som hændelser. Med Gluus revisionsspor kan admin brugere se alle aktiviteterne på jeres konto – og sortere efter tid eller emne.

Kan vores brugere få besked om ændringer?

Ja. Hver gang en procesejer eller redaktør gemmer en proces, eller arbejdsinstruktion, så spørger Gluu, om den skal gemmes som en ny version og/eller kommunikeres til brugere, der har en rolle i den. På denne måde gør Gluu det nemt at sikre nøjagtig registrering af ændringer – og kommunikere med netop de brugere, der har brug for at blive informeret.


Share
Tweet
Share