Prozessdokumentation
Prozessdokumentation ist die vollständige Zusammenstellung von Informationen, die Personen benötigen, um einen Prozess konsistent auszuführen – sie ist mehr als eine prozesskarte, sie umfasst auch Richtlinien, Checklisten, Rollen und die beteiligten Tools.
Teams verwenden „Prozessdokumentation“ oft nur im Sinne der Karte, aber eine Karte zeigt lediglich den Arbeitsfluss – sie sagt nicht aus, wie jeder Schritt ausgeführt werden sollte, welche Regeln gelten oder wie ein korrektes Ergebnis aussieht. Ein einfacher Test, ob die Dokumentation tatsächlich ihren Zweck erfüllt: Kann jemand mit angemessenen Kenntnissen über das Unternehmen sie finden, verstehen und den Prozess korrekt abschließen, ohne einen Kollegen zu fragen? Wenn nicht, basiert der Prozess auf „Tribal Knowledge“, woraus Inkonsistenzen und Nachbesserungen resultieren.
Eine gute Dokumentation zahlt sich weit über die compliance hinaus aus – sie sorgt dafür, dass das Onboarding schneller geht und Bottlenecks sichtbar werden, da „wie wir glauben zu arbeiten“ und „wie wir tatsächlich arbeiten“ als ein und dasselbe niedergeschrieben werden.
Erfahren Sie anhand von Praxisbeispielen, warum sich Investitionen in die Prozessdokumentation auszahlen.
Verwandte Begriffe
Standard Operating Procedure (sop) · work instructions · procedure