Was Gluu ersetzt: Excel, SharePoint, Visio und Ein-Prozess-Tools
Die meisten Organisationen führen ihre Prozesse über einen Flickenteppich von Tools aus: Procedures in Word-Dateien auf SharePoint, prozesskarten in Visio, Checklisten in Excel, Registrierungen auf Papier und eine separate App für jeden Prozess, den jemand einmal fixieren musste. Jedes Tool hat seine eigene Benutzeroberfläche, Lizenz, Integration und Schulung. Gluu bringt den Prozess, die work instructions, die Aufgaben und die Daten auf eine Plattform, damit die Personen, die die Arbeit kennen, diese selbst entwerfen und ausführen können. Diese Seite zeigt, was Gluu typischerweise ersetzt, was nicht und wie man ohne ein Big-Bang-Projekt konsolidiert.
Wichtige Erkenntnisse
- Tool-Wildwuchs ist ein Prozessproblem: Wenn die Schritte in einem Tool, die Anweisungen in einem anderen und die Aufzeichnungen in einem dritten liegen, sieht niemand den gesamten Prozess.
- Gluu ersetzt typischerweise prozesskarten in Visio oder Lucidchart, procedures in Word und SharePoint, Excel-Checklisten und Tracker, Papierformulare und Einzelprozess-Apps.
- Gluu ersetzt nicht Ihr ERP, CRM oder spezialisierte Systeme – es beschreibt, wie Menschen diese nutzen, und es arbeitet zusammen mit SharePoint als Dokumentenspeicher.
- Konsolidieren Sie einen Prozess nach dem anderen: Bilden Sie ihn ab, verschieben Sie ihn, legen Sie das alte Tool still.
Warum Tool-Wildwuchs Ihren Prozessen schadet
Jedes zusätzliche Tool bedeutet eine weitere Benutzeroberfläche, die man erlernen muss, eine Lizenz, die man bezahlen muss, eine Integration, die man warten muss, und einen Ort, an dem Informationen veralten können. Schlimmer noch, es spaltet den Prozess. Die prozesskarte in Visio sagt das eine, die procedure im Intranet sagt etwas anderes, und die eigentliche Arbeit findet in einer Excel-Tabelle statt, die eine Person pflegt. Wenn diese Person weg ist, stoppt der Prozess.
„Es befindet sich nicht in ein oder zwei gemeinsamen Systemen, auf die wir alle zugreifen können, und das macht uns unglaublich anfällig.“
Mia Blaabjerg, Senior Process Berater & Change Manager, Norlys
Die Lösung ist nicht eine weitere Punktlösung. Es ist ein Ort, an dem der Prozess beschrieben, ausgeführt und verbessert wird – und an dem jede Rolle ihren Teil sieht.
Was Gluu ersetzt
| Heutiges Tool | Typische Nutzung | Wo es scheitert | In Gluu |
|---|---|---|---|
| Excel und Tabellenkalkulationen | Prozesslisten, Checklisten, Onboarding-Tracker, RACI-Matrizen | Versionen vervielfachen sich, kein Eigentümer, keine Verbindung zur tatsächlichen Arbeit | Prozesse mit Rollen und Aufgaben; Checklisten werden als Aufgaben mit einem vollständigen Protokoll ausgeführt. Siehe Ersetzen Sie Ihre Excel-Tabelle durch Onboarding-Software |
| Word und SharePoint-Intranetseiten | Procedures, Handbücher, Qualitätshandbücher | Schwer zu finden, selten gelesen, veraltet | work instructions, die mit jeder Aktivität verknüpft sind, mit Versionierung und Genehmigungen |
| Visio und Lucidchart | prozesskarten | Zeichnungen, die niemand ausführt; Karten und Realität driften auseinander | prozesskarten, die gleichzeitig die work instructions und Aufgaben sind. Siehe die Alternativen zu Visio und Lucidchart |
| Papier und eigenständige Formular-Tools | Registrierungen, Inspektionen, Vorfallberichte | Abtippen, verlorene Datensätze, keine Übersicht für Audits | Formulare und Daten innerhalb des Prozesses, ausgefüllt in der Frontline-App |
| Einzelprozess-Aufgaben- und Ticket-Tools | Ein Workflow wie Onboarding, Genehmigungen oder Anfragen | Ein weiteres Tool pro Prozess | task management und case management über alle Prozesse hinweg |
| Eigenständige QMS- und Compliance-Tools | ISO-Dokumentation, Abweichungen, Audits | Dokumentation getrennt von der täglichen Arbeit | Qualität und compliance direkt in die Prozesse integriert, die die Menschen bereits nutzen |
| Schwerfällige BPM-Suites | Unternehmensmodellierung und Automatisierung | Tools nur für Experten, lange Projekte | Siehe die Alternativen zu ARIS, SAP Signavio, Appian, Kissflow und Nintex |
„Sie befanden sich in einem SharePoint-Intranet, auf das die Filialen zugreifen konnten… Mit Gluu hat es sich verbessert, weil es jetzt etwas ist, das im gesamten Unternehmen implementiert ist.“
Mia Holck Dencker, Retail Assistant, Sport24
Was Gluu nicht ersetzt
Gluu ist eine Prozessplattform, kein Ersatz für jedes System, das Sie besitzen.
- ERP, CRM und spezialisierte Systeme. Gluu beschreibt Schritt für Schritt, wie Menschen diese nutzen, und verlinkt von der Aktivität aus, bei der sie benötigt werden.
- SharePoint und OneDrive als Dokumentenspeicher. Gluu synchronisiert Fallordner mit SharePoint und verlinkt auf bestehende Dateien, sodass Dokumente dort bleiben, wo sie sind, und der Prozess in Gluu lebt.
- BI und Reporting. Gluu-Daten können Ihr BI-Tool speisen; es ersetzt dieses nicht.
„Wir erzielen erhebliche Zeitersparnisse, da wir unsere Aufzeichnungen nicht mehr auf Papier führen müssen. Unsere Registrierungen erfolgen jetzt in der App.“ Fall lesen
Jakob Lund,
Werksleiter
Wie man Tools in 4 Schritten konsolidiert
- Listen Sie die Tools hinter jedem Prozess auf. Notieren Sie für jeden Kernprozess, wo die Karte, die Anweisungen, die Aufgaben und die Aufzeichnungen heute liegen. Die Überschneidungen zeigen Ihnen, wo Sie anfangen sollten.
- Bilden Sie zuerst den Prozess ab. Ordnen Sie ihn in Ihre Prozesshierarchie mit einem Eigentümer, Rollen und Aktivitäten ein – bevor Sie Daten verschieben.
- Verschieben Sie einen Prozess nach dem anderen. Fügen Sie die Anweisungen, Formulare und Aufgaben den Aktivitäten hinzu und lassen Sie ihn für kurze Zeit parallel zum alten Tool in Gluu laufen.
- Legen Sie das alte Tool still. Schalten Sie die Lizenz ab, leiten Sie Links und Lesezeichen auf Gluu um und informieren Sie die Nutzer, wohin die Dinge verschoben wurden.
Wenn Sie Plattformen allgemeiner vergleichen, zeigt unser Leitfaden für business process management software, worauf Sie achten sollten.
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FAQ – Ersetzen von Excel und SharePoint
Gluu ersetzt SharePoint als den Ort, an dem procedures und Prozessbeschreibungen leben, da Anweisungen in Gluu an die Aktivitäten, Rollen und Aufgaben gebunden sind, die sie beschreiben. Es ersetzt SharePoint nicht als Dokumentenspeicher – Gluu synchronisiert Fallordner mit SharePoint und verlinkt auf bestehende Dateien.
Für die Prozessarbeit, ja. Checklisten, Tracker und RACI-Matrizen in Excel werden in einer BPM software zu Prozessen mit Rollen, Aufgaben und einem Protokoll. Excel bleibt nützlich für Analysen und Berechnungen.
Tool-Wildwuchs liegt vor, wenn eine Organisation viele überschneidende Anwendungen für verwandte Arbeiten nutzt, jede mit eigener Lizenz, Benutzeroberfläche und Daten. Dies erhöht die Kosten und spaltet Prozesse über Systeme hinweg auf, sodass niemand das Ganze sieht.
Gluu integriert sich mit SharePoint und OneDrive für Falldateien und Dokumente und kann von der Aktivität aus, bei der es benötigt wird, auf jede Datei oder jedes System verlinken. Weitere Details finden Sie auf der Seite für Integrationen und API-Funktionen.
Ein einfacher Prozess kann an einem Tag abgebildet werden und einsatzbereit sein. Die meisten Organisationen verschieben einen Prozess nach dem anderen und legen das alte Tool still, sobald der neue Prozess in Gebrauch ist.
