Hvad Gluu erstatter: Excel, SharePoint, Visio og værktøjer til én proces
De fleste organisationer kører deres processer på tværs af et kludetæppe af værktøjer: procedurer i Word-filer på SharePoint, proceskort i Visio, tjeklister i Excel, registreringer på papir og en separat app til hver proces, som nogen engang havde brug for at fikse. Hvert værktøj har sin egen brugerflade, licens, integration og oplæring. Gluu samler processen, instruktionerne, opgaverne og dataene i én platform, så de mennesker, der kender arbejdet, selv kan designe og køre det. Denne side viser, hvad Gluu typisk erstatter, hvad det ikke gør, og hvordan du kan konsolidere uden et big-bang-projekt.
Vigtigste pointer
- Værktøjs-sprawl er et procesproblem: Når trinene ligger i ét værktøj, instruktionerne i et andet og registreringerne i et tredje, ser ingen hele processen.
- Gluu erstatter typisk proceskort i Visio eller Lucidchart, procedurer i Word og på SharePoint, Excel-tjeklister og -trackere, papirformularer og apps til én proces.
- Gluu erstatter ikke dit ERP, CRM eller specialiserede systemer – det beskriver, hvordan folk bruger dem, og det fungerer side om side med SharePoint som dokumentlager.
- Konsolidér én proces ad gangen: kortlæg den, flyt den, udfas det gamle værktøj.
Hvorfor værktøjs-sprawl skader dine processer
Hvert ekstra værktøj tilføjer en brugerflade, der skal læres, en licens, der skal betales, en integration, der skal vedligeholdes, og et sted, hvor information kan blive forældet. Endnu værre: Det splitter processen. Proceskortet i Visio siger én ting, proceduren på intranettet siger noget andet, og det reelle arbejde sker i et Excel-ark, som én person vedligeholder. Når den person er væk, går processen i stå.
“Det ligger ikke i et eller to fælles systemer, hvor vi alle kan gå ind og tilgå det, og det er utrolig sårbart.”
Mia Blaabjerg, Senior Process Consultant & Change Manager, Norlys
Løsningen er ikke endnu en punktløsning. Det er ét sted, hvor processen bliver beskrevet, udført og forbedret – og hvor hver rolle ser sin del.
Hvad Gluu erstatter
| Værktøj i dag | Typisk brug | Hvor det går galt | I Gluu |
|---|---|---|---|
| Excel og regneark | Proceslister, tjeklister, onboarding-trackere, RACI-matricer | Versioner formerer sig, ingen ejer, ingen kobling til det faktiske arbejde | Processer med roller og opgaver; tjeklister køres som opgaver med en fuld log. Se erstat dit Excel-ark med onboarding-software |
| Word og SharePoint-intranetsider | Procedurer, manualer, kvalitetshåndbøger | Svære at finde, bliver sjældent læst, forældede | Arbejdsinstruktioner knyttet til hver aktivitet, med versionsstyring og godkendelser |
| Visio og Lucidchart | Proceskort | Tegninger, som ingen udfører; kort og virkelighed glider fra hinanden | Proceskort, der også er arbejdsinstruktioner og opgaver. Se alternativerne til Visio og Lucidchart |
| Papir og selvstændige formularværktøjer | Registreringer, inspektioner, hændelsesrapporter | Genindtastning, mistede registreringer, intet overblik til audits | Formularer og data inde i processen, udfyldt i frontline-appen |
| Opgave- og ticketværktøjer til én proces | Ét workflow som onboarding, godkendelser eller forespørgsler | Endnu et værktøj pr. proces | Opgavestyring og sagsstyring på tværs af alle processer |
| Selvstændige QMS- og compliance-værktøjer | ISO-dokumentation, afvigelser, audits | Dokumentation adskilt fra det daglige arbejde | Kvalitet og compliance indbygget i de processer, folk allerede bruger |
| Tunge BPM-suiter | Enterprise-modellering og automatisering | Ekspertværktøjer, lange projekter | Se alternativerne til ARIS, SAP Signavio, Appian, Kissflow og Nintex |
“De lå på et SharePoint-intranet, som butikkerne kunne tilgå… Det er blevet forbedret med Gluu, fordi det nu er noget, der er implementeret i hele virksomheden.”
Mia Holck Dencker, Retail Assistant, Sport24
Hvad Gluu ikke erstatter
Gluu er en procesplatform, ikke en erstatning for alle de systemer, du har.
- ERP, CRM og specialiserede systemer. Gluu beskriver, hvordan folk bruger dem, trin for trin, og linker til dem fra den aktivitet, hvor de er nødvendige.
- SharePoint og OneDrive som dokumentlager. Gluu synkroniserer sagsmapper til SharePoint og linker til eksisterende filer, så dokumenter bliver, hvor de er, og processen lever i Gluu.
- BI og rapportering. Gluu-data kan føde dit BI-værktøj; det erstatter det ikke.
“Vi opnår betydelige besparelser ved ikke længere at skulle håndtere vores registreringer på papir. Vores registreringer foregår nu i appen..” Læs case
Jakob Lund,
Fabrikschef
Sådan konsoliderer du værktøjer i 4 trin
- Lav en liste over værktøjerne bag hver proces. For hver kerneproces skal du notere, hvor kort, instruktioner, opgaver og registreringer ligger i dag. Overlap viser dig, hvor du skal starte.
- Kortlæg processen først. Læg den ind i dit proceshierarki med en ejer, roller og aktiviteter – før du flytter data.
- Flyt én proces ad gangen. Vedhæft instruktioner, formularer og opgaver til aktiviteterne, og kør den i Gluu side om side med det gamle værktøj i en kort periode.
- Udfas det gamle værktøj. Sluk for licensen, peg links og bogmærker over på Gluu, og fortæl brugerne, hvor tingene er flyttet hen.
Hvis du sammenligner platforme mere bredt, dækker vores guide til business process management software, hvad du skal kigge efter.
Vil du se, hvilke af dine værktøjer der kan undværes? Prøv Gluu gratis, og flyt din første proces på en eftermiddag.
Gluu gratis 30-dages prøveperiode. Opret uden kreditkort. Start fra kr. 199,- / år.
FAQ – Erstatning af Excel og SharePoint
Gluu erstatter SharePoint som stedet, hvor procedurer og proces beskrivelser ligger, fordi instruktioner i Gluu er knyttet til de aktiviteter, roller og opgaver, de beskriver. Det erstatter ikke SharePoint som dokumentlager – Gluu synkroniserer sagsmapper til SharePoint og linker til eksisterende filer.
Til procesarbejde, ja. Tjeklister, trackere og RACI-matricer i Excel bliver til processer med roller, opgaver og en log i BPM software. Excel er stadig nyttigt til analyse og beregninger.
Værktøjs-sprawl er, når en organisation bruger mange overlappende applikationer til beslægtet arbejde, hver med sin egen licens, brugerflade og data. Det øger omkostningerne og splitter processer på tværs af systemer, så ingen ser helheden.
Gluu integrerer med SharePoint og OneDrive til sagsfiler og dokumenter og kan linke til enhver fil eller ethvert system fra den aktivitet, hvor det er nødvendigt. Se siden om integrationer og API-funktioner for detaljer.
En enkel proces kan kortlægges og være i drift på én dag. De fleste organisationer flytter én proces ad gangen og udfaser det gamle værktøj, når den nye proces er i brug.
