Sags- og projektstyring

Synkronisér sagsmapper til SharePoint automatisk

Synkronisering af sagsmapper til SharePoint opretter automatisk en SharePoint-mappe til hver sag og aktivitet, anvender den navngivningsstandard, I har angivet, og kopierer dokumentskabelonerne fra sagsskabelonen over i mappen. Så har hver sag en synkroniseret, sikkerhedskopieret kopi af sine filer i SharePoint, uden at noget skal bygges manuelt.

Book en introduktion

Se priser

SharePoint-dokumentbibliotek, der viser en automatisk oprettet sagsmappe med aktivitetsundermapper og en sagsfil

Hvad det er

Synkronisering af sagsmapper til SharePoint forbinder en Gluu-sagsskabelon med et SharePoint-site. Når nogen starter en sag, opretter Gluu automatisk en tilsvarende sagsmappe i SharePoint med en undermappe til hver aktivitet, i overensstemmelse med den navngivningsstandard, I har konfigureret.

Det fungerer sammen med Gluus bredere funktioner til sags- og projektstyring: selve sagen styres stadig i Gluu med navngivne opgaveansvarlige, fremdrift i realtid og et revisionsspor. SharePoint bliver den synkroniserede kopi, som kan gennemses, af de filer, sagen producerer: formularer, rapporter, fotos og dokumentskabeloner. Den er til teams og revisorer, der allerede arbejder i SharePoint.

Hvorfor det er vigtigt

Én styret kilde i stedet for to kopier, der driver fra hinanden

Én navngivningsstandard, som alle sager følger

Når mapper oprettes manuelt, ender hver sag med at blive navngivet lidt forskelligt, og SharePoint driver stille og roligt væk fra det, der faktisk skete i Gluu. Synkronisering af sagsmapper holder begge i takt ved at bruge én navngivningsstandard for hver sag og aktivitet.

Backup og revisionsspor uden manuel eksport

Hver formular, rapport og hvert foto, der registreres på en sagsopgave, lander i den tilsvarende SharePoint-mappe, så snart det er oprettet. Det er en synkroniseret kopi, som I kan henvise revisorer, underleverandører eller jeres backuppolitik til, uden et separat eksporttrin.

Ingen SharePoint-træning nødvendig for at holde orden

Mappe- og filnavne følger den standard, I fastsætter én gang, på kontoniveau eller pr. sagsskabelon, så kolleger aldrig behøver at lære en navngivningskonvention eller huske, hvor en sags filer hører hjemme.

Resultater

100+

nye medarbejdere introduceret
til standardiserede processer

Fordoblet i størrelse

siden 2019, uden at miste
procesdisciplin

Hver fase kortlagt

tilbud, design, planlægning
og udførelse, standardiseret

“I Gluu kan vi gennem hele processen se, om aktiviteter er udført, og hvor arbejdet går i stå. Vi kan også se, hvem der er ansvarlig for de enkelte aktiviteter.”
Hans Jørgen Ebbesen, CEO, CJ A/S

Se kundecase

Sådan fungerer det

Hvordan fungerer synkronisering af sagsmapper til SharePoint i Gluu?

Gluu SharePoint-indstillinger for placering af rodmappe samt navngivningsstandarder for sag, aktivitet og fil

Angiv jeres navngivningsstandard én gang

Tilføj jeres organisations Azure AD-tenant-id, slå Microsoft SharePoint til under Apps & Integrations, og angiv derefter rodmappen samt navngivningsstandarden for sag, aktivitet og fil, som hver ny sag som standard skal bruge.

Forhåndsvisning af SharePoint-mappestrukturen, som Gluu vil oprette for en sag, før opsætningen gemmes

Forhåndsvis mappetræet, før I gemmer

Gluu viser præcis, hvad der oprettes i SharePoint, før noget ændres: sagsmappe, aktivitetsundermapper og filnavne. Så undgår I overraskelser, første gang en sag startes.

Indstillinger for sagsskabelon i Gluu med Tillad synkronisering med SharePoint/OneDrive slået til

Slå synkronisering til pr. sagsskabelon

Tilsidesæt kontostandarden for én proces: åbn dens sagsskabelon, slå Tillad synkronisering med SharePoint/OneDrive til, og tilføj ekstra mapper, hvis sagen har brug for dem. Hver sag, der startes fra den skabelon, følger automatisk den samme struktur, og det samme gør dens dokumentskabeloner.

Tilgængelighed

Synkronisering af sagsmapper til SharePoint kræver Advanced-planen plus tilføjelsen API og integrationer. Se, hvad hver plan indeholder, på prissiden.

Ofte stillede spørgsmål

Erstatter Gluu SharePoint, eller organiserer det bare det, der allerede ligger der?

Gluu erstatter ikke SharePoint. Sager, opgaver og fremdrift styres stadig i Gluu. Synkronisering af sagsmapper til SharePoint opretter og opdaterer en tilsvarende mappestruktur i jeres eksisterende SharePoint-site, så de filer, en sag producerer, også er sikkerhedskopieret og kan gennemses der.

Hvad sker der med synkroniseringen, hvis SharePoint midlertidigt ikke er tilgængeligt?

Gluu gennemfører den udestående synkronisering, når SharePoint er tilgængeligt igen. I kan også til enhver tid klikke på SharePoint-ikonet på sagen for at synkronisere den med det samme og åbne dens mappe.

Kan forskellige sagsskabeloner bruge forskellige SharePoint-mapper eller navngivning?

Ja. Angiv en standard for hele kontoen, og tilsidesæt derefter rodmappen, navngivningen eller ekstra mapper for den enkelte sagsskabelon under dens Synkroniser-indstillinger.

Hvad bliver helt præcist synkroniseret til SharePoint?

Hver formular, rapport og hvert foto, der er vedhæftet en sagsopgave, plus de dokumentskabeloner, der er angivet på sagsskabelonen, efter den filnavngivningsstandard, I har konfigureret, for eksempel “opgavenavn – formularnavn” for formularer.

Er synkronisering af sagsmapper til SharePoint inkluderet i vores Gluu-plan?

Det er en del af tilføjelsen API og integrationer på Advanced-planen. Se Gluus planer for, hvad den tilføjelse ellers indeholder.

Skal vi bruge Azure AD for at forbinde SharePoint?

Ja. I forbinder SharePoint ved først at tilføje jeres organisations Azure AD-tenant-id i Gluus kontoindstillinger og derefter slå Microsoft SharePoint-integrationen til under Apps & Integrations.

Skrevet og gennemgået af

Ammar Kahrimanovic

As a process consultant at Gluu, Ammar specializes in identifying inefficiencies and implementing practical, results-driven solutions that empower teams to work smarter, not harder. His approach is grounded in a deep understanding of business dynamics, focusing on fine-tuning processes to boost productivity, reduce costs, and improve overall performance.

Senest opdateret

5. oktober 2026

Alle funktioner