SPORT 24 kortlagde 1.000 aktiviteter på to måneder for at rette op på en mislykket ERP-migrering i detailhandlen

Beslutningen, der ændrede udfaldet

SPORT 24 havde i årevis været afhængig af et ældre ERP-system. Over tid havde det samlet et virvar af specialtilpasninger, tilføjelser og workarounds. Da Microsoft annoncerede, at supporten til systemet ophørte, var migrering ikke længere valgfrit — og virksomheden forsøgte at flytte til Microsoft Dynamics Business Central. Projektet gik i stå.

CEO Lars Elsborg er direkte om, hvad der skete: “Vi var begrænset af teknologien i stedet for at blive understøttet af den. Det tidligere system gjorde det utroligt svært at gennemføre nye initiativer. Og da vi første gang forsøgte at skifte til Business Central, indså vi, at vi ganske enkelt ikke havde den klarhed, vi skulle bruge for at lykkes.”

Problemet var ikke selve ERP-softwaren. Kerneudfordringen var overblik. SPORT 24’s arbejdsgange var udokumenterede, opdelt i siloer på tværs af afdelinger og uensartede mellem teams. Uden klare processer var der intet pålideligt grundlag at konfigurere det nye system ud fra. For at en ERP-migrering i detailhandlen kan lykkes, skal den procesklarhed komme først — og SPORT 24 havde sprunget det trin over første gang.

Sådan brugte SPORT 24 Gluu til at opbygge fundamentet

Før SPORT 24 forsøgte en anden ERP-migrering i detailhandlen, vendte de sig mod Gluu. Årsagen til valget var konkret: I modsætning til mange værktøjer til procesdokumentation, som kræver teknisk ekspertise at betjene, er Gluu designet til forretningsbrugere — hvilket betyder, at de mennesker, der faktisk udfører arbejdet, selv kan kortlægge og eje processerne.

Kortlægningsindsatsen var systematisk og tidsafgrænset. Over to måneder dokumenterede 25 medarbejdere 1.000 aktiviteter på tværs af 100 centrale processer. Undervejs identificerede de huller, overlap og muligheder for at forenkle, før ERP-implementeringen begyndte. Arbejdsgange på tværs af afdelinger, som tidligere havde ligget i separate siloer, blev forbundet til end-to-end overblik.

Frank K Jensen, Head of IT and Digitalisation hos SPORT 24, beskriver, hvad skiftet betød: “Vi havde tidligere processer, der var fragmenterede og dokumenteret i siloer. Nu ser vi dem som komplette end-to-end arbejdsgange. Det har været en game-changer for os.”

At have en platform, hvor processer er dokumenteret, ejet og tilgængelige for alle, gør hver fase af en ERP-implementering mere pålidelig — fra den indledende afgrænsning til go-live og videre. Hvis De vil se, hvordan det fungerer i praksis, er Gluus gratis prøveperiode et godt sted at starte.

Hvad den anden migrering leverede — og hvad der kom efter

Den anden ERP-migrering i detailhandlen lykkedes. Med dokumenterede, optimerede processer, der allerede var kortlagt til systemets struktur, tilpassede SPORT 24 Business Central til den måde, forretningen faktisk fungerede på. Implementeringen, der var gået i stå første gang, blev gennemført uden problemer.

Efter go-live fortsatte den procesklarhed, der blev opbygget i Gluu, med at skabe værdi på fire forskellige områder.

Procesoptimering som løbende praksis

Nu hvor SPORT 24’s processer og standardprocedurer er dokumenteret i Gluu, bruger teamet platformen til løbende at identificere muligheder for automatisering og effektivitetsgevinster. Frank Jensen forklarer: “Gluu hjælper os med at få øje på, hvor processer kan optimeres eller automatiseres. I stedet for blot at reagere på problemer forbedrer vi proaktivt den måde, vi arbejder på.”

Håndtering af cloud-opdateringer med sikkerhed

Business Central udgiver større opdateringer to gange om året. For de fleste organisationer skaber de opdateringer usikkerhed — hvilke konfigurationer ændrer sig, hvilke processer bryder sammen. For SPORT 24 findes svaret allerede i Gluu. “Med Gluu kan vi nu nemt identificere, hvilke processer der bliver påvirket af disse opdateringer, og foretage justeringer proaktivt,” forklarer Frank Jensen. Den procesdokumentation, der muliggjorde migreringen, muliggør nu løbende ERP-vedligeholdelse.

En ramme bygget til international ekspansion

Med ERP-systemet og forretningsprocesserne afstemt er SPORT 24 positioneret til at gå ind i tre nye internationale markeder i 2025. At kopiere driften til et nyt marked er nu en struktureret øvelse frem for et gætteri. Som Frank Jensen bemærker: “Vi har nu en struktur på plads, der gør det nemt at kopiere og skalere vores drift. Det er en enorm konkurrencefordel.”

Intern kapacitet i stedet for ekstern afhængighed

Et af de mere markante resultater har været et skifte i, hvordan SPORT 24 tænker om selve procesarbejdet. “Før Gluu troede vi, at vi var nødt til at hyre eksterne proceseeksperter. Men værktøjet er så intuitivt, at vi kunne håndtere det hele internt,” fortsætter Head of IT and Digitalisation. “Nu er procesarbejde blevet en naturlig del af vores hverdag.” Webinaret hvordan en stor detailkæde bruger processer i sin ERP-implementering gennemgår denne tilgang mere detaljeret.

Kort fortalt