FALLSTUDIE
Wie Bülow Management die Umsetzungslücke in der Prozessberatung mit Gluu geschlossen hat
Bülow Management A/S ist eine dänische Unternehmensberatung, die Unternehmen dabei hilft, eine wirksame Kohärenz zwischen Strategie, Führung, Mitarbeitern, Prozessen und Ergebnissen aufzubauen. Für Beratungsunternehmen wie Bülow ist die Umsetzung in der Prozessberatung der schwierigste Teil der Arbeit – nicht die Konzeption, sondern sicherzustellen, dass die Änderungen tatsächlich Bestand haben, sobald das Projekt endet. Gluu ist die Plattform, die diese Lücke schließt.
Bülow stand jahrelang vor einer Herausforderung, die jeder Unternehmensberater kennen wird. Nach Abschluss gründlicher Prozesskartierungen mit Kunden – insbesondere in der Baubranche – blieben die resultierenden Prozesse meist auf dem Papier. Detaillierte Flussdiagramme wurden erstellt, Mitarbeiter waren motiviert, und dann endete das Projekt. Am Arbeitsplatz hing die Umsetzung von manueller Nachverfolgung und Papierdokumenten ab, und die gute Arbeit schaffte es selten in den täglichen Betrieb.
Gluu hat dies geändert. Durch den Einsatz der Plattform während jedes Beratungsprojekts stellt Bülow nun sicher, dass jeder Workflow, jede Anweisung und jede Best Practice, die während eines Projekts entwickelt wird, direkt in den Betrieb der Kunden eingebettet wird. Mitarbeiter greifen über die Gluu Execute-App auf ihren Smartphones und Tablets auf Aufgaben und Prozessschritte zu – vor Ort, in Echtzeit, ohne Papier.
Die geschäftlichen Auswirkungen waren erheblich. Bülow hat seinen Umsatz aus Prozessverbesserungsarbeiten gesteigert, seine Dienstleistungen auf kleinere Unternehmen ausgeweitet, die zuvor aus Kostengründen keine Beratungsprojekte in Anspruch nehmen konnten, und erlebt, dass Kunden den Ansatz anderen in ihrer Branche empfehlen. Die Veränderung hat auch die Einstellungspraxis des Unternehmens verändert – heute sucht Bülow nach Systemberatern mit finanziellem oder IT-Hintergrund, eine direkte Folge davon, wie digital eingebettete Prozessarbeit die Natur der Beratung selbst transformiert hat.
„Da Gluu so zugänglich, visualisierbar und kostengünstig ist, stellen wir fest, dass selbst sehr kleine Unternehmen eine fundierte Basis für die prozesskarte finden. Und nicht zuletzt stellen wir fest, dass unsere Kunden anderen in der Branche empfehlen, Gluu und unsere Prozessberatung zu nutzen.“
Jan Wittrup
CEO, Bülow Management A/S
Umsatz
Die Einnahmen aus Prozessverbesserungen stiegen nach der Einführung von Gluu.
Gluu machte die Leistungserbringung schneller und erschwinglicher und eröffnete Arbeitsmöglichkeiten sowohl für kleinere Unternehmen als auch für größere Umfänge als zuvor.
Kundenreichweite
Kleinere Unternehmen wurden erstmals zu tragfähigen Kunden.
Zuvor aus Kostengründen von Prozesskartierungsprojekten ausgeschlossen.
Empfehlungen
Kunden aus der Baubranche empfehlen Bülows Prozessansatz anderen weiter.
Jan Wittrup identifiziert Empfehlungen als „den besten Indikator“ für echte Wirkung.
Wie Bülow die Umsetzungslücke in der Prozessberatung gelöst hat
Die Herausforderung, vor der Bülow Management als Beratung stand, wird jeder kennen, der in der Prozessverbesserung tätig ist. Nach wochenlangen Workshops, Interviews und sorgfältiger Prozesskartierung verlässt das Team des Kunden das Projekt mit einem Gefühl der Ausrichtung und Motivation. Dann endet das Projekt. Und die Prozesse bleiben an der Wand.
Jan Wittrup, CEO von Bülow Management A/S, beschreibt es direkt: „Wir haben festgestellt, dass eine gründlich abgeschlossene Phase der prozesskarte einen tiefen Einblick in die Arbeitsabläufe geschaffen hat. Sie hat die Mitarbeiter des Unternehmens auch sehr motiviert, an neuen Prozessen zu arbeiten. Aber die neuen Prozesse blieben eine Abstraktion. Die neuen Prozesse endeten als schöne Flussdiagramme in den Büros auf der Baustelle, und danach passierte nichts mehr, da alles manuell und in Form von Papierdokumenten umgesetzt werden musste.“
Bülows Kunden in der Baubranche waren besonders betroffen. Die Branche steht unter erheblichem Preisdruck – einige schiefgelaufene Projekte können das Jahresergebnis eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Prozesskonsistenz ist kein Nice-to-have; sie wirkt sich direkt auf die finanzielle Leistung aus. Als Bülow Gluu entdeckte, war die Entscheidung eindeutig.
Wie Bülow Gluu einsetzt
Heute integriert Bülow Gluu in jedes Beratungsprojekt. Während der Prozesskartierungs-Workshops arbeitet das Team direkt in der Plattform, erstellt Workflows, weist Rollenverantwortliche zu und erstellt in Echtzeit eine Managementübersicht. Wenn das Projekt endet, geht die Arbeit nicht mit den Beratern nach Hause – sie bleibt am Arbeitsplatz des Kunden, zugänglich für alle, die sie benötigen.
Mitarbeiter nutzen die Gluu Execute App auf Smartphones und Tablets. Für Bauarbeiter bedeutet dies, Prozessschritte auf einem Gerät abzuhaken, anstatt nach einem Papierdokument zu suchen. Jan Wittrup erklärt: „Indem die Prozesse auf iPads, Tablets und Smartphones verfügbar sind, fällt es den Mitarbeitern leichter, gemäß dem Standard des Unternehmens zu arbeiten. Es ist hochwirksam, und ich bin lediglich auf die natürlichen veränderungsbedingten Bildungsbarrieren gestoßen, um es in Betrieb zu nehmen. Für das Unternehmen ist es sehr einfach, da es dynamisch, simpel und zugänglich ist, um sicherzustellen, dass alle Prozesse buchstabengetreu befolgt werden.“
Die Umsetzung in der Prozessberatung, die nach Projektende Bestand hat, erfordert eine Plattform, die zugänglich, ausführbar und auf Kundenebene leicht zu pflegen ist. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein guter Ausgangspunkt.
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Eine Praxis, die durch Gluu gewachsen ist – und sich verändert hat
Die Auswirkung auf Bülows Geschäftsmodell war real – und in einer Hinsicht zweischneidig. Da Gluu die Prozesskartierung erheblich beschleunigt, kostet die gleiche Arbeit den Kunden nun weniger. Bülow räumt dies direkt ein. Das höhere Tempo hat jedoch neue Märkte eröffnet. Kleinere Unternehmen, die sich zuvor die Kosten eines vollständigen Prozessberatungsprojekts nicht leisten konnten, sind nun tragfähige Kunden für diese Arbeit. Größere Unternehmen kartieren inzwischen weitaus mehr Prozesse als zuvor, weil es handhabbar und ausführbar geworden ist, anstatt eine langwierige, teure Übung zu sein.
Am aussagekräftigsten ist, dass Kunden den Ansatz anderen Unternehmen in ihrer Branche empfehlen. Jan Wittrup bezeichnet dies als das klarste Signal dafür, dass die Kombination aus Bülow Management Beratung und Gluu echten, dauerhaften Wert liefert – nicht nur dokumentierten Wert.
Gluu hat auch verändert, worauf Bülow Management bei Neueinstellungen achtet. In der Vergangenheit rekrutierte das Unternehmen Strategie- und Managementberater. Da die Prozessarbeit nun digital erfolgt, wird ein neues Profil benötigt. Jan Wittrup drückt es so aus: „Wir suchen jetzt Systemberater – vorzugsweise mit einem Finanz- oder IT-Hintergrund, die unsere strategischen Kompetenzen ergänzen können.“ Arbeit, die früher das Transkribieren von Interviews zu Hause bedeutete, wird heute direkt am Arbeitsplatz des Kunden erledigt, was die Rolle wissensintensiver und operativ fundierter macht.
Die umfassendere Vision ist diejenige, die Jan Wittrup schon immer verfolgt hat. Für Bülow Management können Berater, die Gluu nutzen, das liefern, was er das „Gesamtpaket“ nennt: „Unternehmen sollten als Ganzes betrachtet werden, wobei Kompetenzen, Kultur und Management mit den Prozessen verknüpft sind. Mit einem Tool wie Gluu ist es für mich jetzt viel einfacher, das Gesamtpaket in die Unternehmen zu liefern. Und es ist für den Kunden auf allen Ebenen viel zugänglicher und erschwinglicher geworden, mit den Prozessen zu arbeiten und sie in die tägliche Arbeit zu integrieren.“
Kurz gesagt
Bülow Management stand vor einer anhaltenden Herausforderung: Nach gründlichen Prozesskartierungsprojekten schafften es die neuen Prozesse selten in die tägliche Praxis. Detaillierte Flussdiagramme wurden erstellt, Kunden verließen Workshops motiviert, aber am Arbeitsplatz beruhte die Umsetzung auf manueller Nachverfolgung und Papierdokumenten – und die Änderungen blieben selten bestehen.
Als Bülow auf die Prozessplattform von Gluu stieß, bot sie eine direkte Antwort auf die Umsetzungslücke. Gluu ermöglichte es, Prozesse direkt in den Betrieb der Kunden einzubetten, anstatt sie als Dokumentation zu belassen, und stellte sicher, dass Best Practices bei der Arbeit befolgt wurden, anstatt in einem Ordner aufbewahrt zu werden.
Bülow integriert Gluu in jedes Beratungsprojekt. Das Team erstellt Workflows und Rollenzuweisungen während der Workshops direkt in der Plattform, sodass die Arbeit am Standort des Kunden bleibt, wenn das Projekt endet. Mitarbeiter greifen über die Gluu Execute-App auf Smartphones und Tablets auf Aufgaben und Anweisungen zu – auch auf Baustellen, wo Prozesse in Echtzeit abgehakt werden können.
Bülow hat seinen Umsatz aus Prozessverbesserungsarbeiten gesteigert und seinen Kundenstamm um kleinere Unternehmen erweitert, die zuvor aus Kostengründen von Beratungsprojekten ausgeschlossen waren. Kunden haben auch begonnen, den Ansatz von Bülow und Gluu anderen in ihren Branchen zu empfehlen – was Jan Wittrup, CEO, als den stärksten Indikator für echte Wirkung bezeichnet.
Gluu ist besonders gut für Berater geeignet, deren Arbeit Prozessdesign, Wertschöpfungskettenkartierung oder die Unterstützung von Kunden beim Aufbau operativer Standards umfasst. Für Bülow schließt die Plattform die Lücke zwischen Prozessdesign und täglicher Ausführung – und sorgt dafür, dass Beratungsergebnisse nach Projektende Bestand haben, anstatt auf dem Papier zu bleiben.