Ziel: Speichern Sie alle Fall-Dateien (Schablonen, Berichte, Formulare, Fotos) von Gluu in Ihrer SharePoint-Struktur – automatisch und konsistent.
Was Sie lernen werden…
- Wählen Sie die zu verwendende SharePoint-Site und den Ordner aus.
- Definieren Sie die Ordner-/Dateibenennung auf Kontoebene oder Fall Schablone-Ebene.
- Starten Sie Fälle und synchronisieren Sie Dateien automatisch.
- Halten Sie SharePoint und Gluu jederzeit synchron.
Bevor Sie starten #
- Plan: Die SharePoint-Fallakten-Synchronisierung erfordert das APIs und Schnittstellen Add-on.
- Rolle: Sie benötigen die Berechtigung Konto verwalten, um den kontoweiten SharePoint-Standard festzulegen. Prozessverantwortliche und Redakteure können Vorlagen-spezifische Überschreibungen konfigurieren.
- Setup: Ihre Azure AD Tenant ID muss bereits in Gluu konfiguriert sein – siehe SSO-Konfigurationsanleitung.
Zwei Setup-Ebenen #
- Kontoweite Standardeinstellung – Standard für alle Caseflows.
- Schablonen-Standard – Überschreibung pro Fall Schablone, wenn unterschiedliche Sites/Ordner/Benennungen erforderlich sind.
Legen Sie den SharePoint-Standard Ihres Kontos fest #
- Klicken Sie auf Ihren Firmennamen (oben rechts) > Konto verwalten.
- Fügen Sie unter Allgemeine Einstellungen Ihre Azure AD-Mandanten-ID hinzu.
Schritt 3: Verbindung prüfen:
Schritt 4: Gehen Sie zu Apps & Integrationen und aktivieren Sie Microsoft SharePoint.
Schritt 5: Ordner und Benennung konfigurieren:
- Stammordner – SharePoint-Site/Ordner, in dem Gluu Fall-Ordner erstellt.
- Fall Ordnerbenennung – Standard ist Fall Name (z. B. „Peter Smith 243567324“).
- Aktivitätsordnerbenennung – Standard ist Aktivitätsname.
- Dateibenennung – Standardwerte: Formulare = „Aufgabenname – Formularname“; Uploads/Fotos = Aufgabennummer + Sequenz.
Überprüfen Sie die Vorschau der Ordnerstruktur und Speichern Sie dann.
Sie sind fertig, sobald die Vorschau die erwartete Ordnerstruktur anzeigt und Sie diese gespeichert haben.
Prozessspezifische Standards festlegen #
- Öffnen Sie den Prozess > Fälle > Fall Schablonen.
- Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus und wählen Sie eine Fall Schablone aus.
- Aktivieren Sie unter Synchronisieren die Option Synchronisierung mit SharePoint/OneDrive zulassen.
- (Optional) Fügen Sie zusätzliche Ordner innerhalb des Fall-Ordners hinzu.
Dann für jede Aktivität im Fall:
- Passen Sie den Namen des Aktivitätsordners an, wählen Sie die zu exportierenden Dateien aus und fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Ordner hinzu.
Alle neuen Fälle von dieser Schablone spiegeln Ihre SharePoint-Struktur wider.
Sie sind fertig, sobald die Fallvorschau der Vorlage die von Ihnen konfigurierten SharePoint-Ordner und -Dateien anzeigt.
Laufende Fälle #
Wenn ein Benutzer einen Fall startet, werden Dateien automatisch in SharePoint gespeichert. Sollte SharePoint vorübergehend nicht verfügbar sein, klicken Sie auf das SharePoint-Symbol im Fall, um jetzt zu synchronisieren und den Fallordner zu öffnen.
Sie sind fertig, sobald der Fallordner in SharePoint mit den synchronisierten Dateien geöffnet wird.
FAQ – Synchronisierung von Fallakten mit SharePoint #
Die SharePoint-Fallakten-Synchronisierung erfordert das APIs und Schnittstellen Add-on. Es ist nicht eigenständig im Core-, Essential- oder Advanced-Plan enthalten.
Der kontoweite Standard ist die Standard-SharePoint-Site, Ordnerstruktur und Benennung, die von allen Fallabläufen verwendet wird. Ein Vorlagen-spezifischer Standard überschreibt diese Standardeinstellung für eine bestimmte Fallvorlage, wenn diese eine andere Site, einen anderen Ordner oder ein anderes Benennungsmuster benötigt.
Sie benötigen die Berechtigung „Konto verwalten“, um den kontoweiten SharePoint-Standard festzulegen, einschließlich der Azure AD Tenant ID und des Stammordners. Prozessverantwortliche und Redakteure können Vorlagen-spezifische Überschreibungen für ihre eigenen Fallvorlagen konfigurieren.
Dateien werden automatisch in SharePoint gespeichert, sobald es wieder erreichbar ist. Wenn SharePoint vorübergehend nicht verfügbar ist, klicken Sie auf das SharePoint-Symbol im Fall, um sofort zu synchronisieren und den Fallordner zu öffnen.
Ja. Sie können den Stammordner, die Benennung des Fallordners (Standard: Fallname), die Benennung des Aktivitätsordners (Standard: Aktivitätsname) und die Dateibenennung festlegen (Formulare standardmäßig „Aufgabenname – Formularname“; Uploads und Fotos standardmäßig Aufgabennummer plus Sequenz).
