KUNDECASE
Ennova gjorde statiske SharePoint-processer til daglig praksis — 50 % medarbejderadoption af processer med Gluu
Ennova havde været ISO-certificeret siden 2008. Deres processer var dokumenteret, struktureret og teknisk tilgængelige for alle 120 medarbejdere i Danmark, Norge og Sverige. Problemet: Ingen læste dem. Processerne lå i et statisk SharePoint-system — synlige på papir, fraværende i det daglige arbejde.
I 2015 satte Ennovas administrerende direktør, Claus Schmidt-Laugesen, sig for at lukke det hul. Målet var ikke at omskrive processerne — det var at få dem til at betyde noget. At skabe en reel dialog mellem dem, der definerer, hvordan Ennova arbejder, og dem, der udfører arbejdet hver dag.
De valgte Gluu. Én leder fik et tydeligt ejerskab for procesarbejdet med ansvar for at fastlægge en fælles standard og holde procesansvarlige aktive. Aktiv opbakning fra topledelsen var bevidst, ikke tilfældig. Inden for få år brugte 50 % af Ennovas medarbejdere Gluu til at arbejde med processer mindst ti gange pr. kvartal.
I dag sender procesansvarlige automatisk opdateringer til alle berørte medarbejdere. Spørgsmål og kommentarer går tilbage gennem platformen i realtid. Det, der engang blev beskrevet som en “papirtiger”, fungerer nu som en levende dialog mellem dem, der skriver Ennovas processer, og dem, der følger dem.
“Vi har fået et mere levende system, som brugerne i stigende grad har taget til sig. Det er gået fra at være en papirtiger til noget mere levende.”
Claus Schmidt-Laugesen
Administrerende direktør, Ennova
Adoption
50
%
af medarbejderne bruger Gluu mindst 10 gange pr. kvartal
Et mål for reel, tilbagevendende involvering — ikke engangsadgang
Superbrugere
100
+
gange pr. kvartal bruger aktive procesansvarlige Gluu til at styre arbejdsmetoder
Lande
4
nordiske lande, hvor procesopdateringer automatisk når ud til alle berørte medarbejdere
Fra statisk dokumentation til et levende system
Ennovas procesarbejde begyndte længe før, de valgte Gluu. Virksomheden opnåede ISO 9001-certificering tilbage i 2008, og deres procesdokumentation var struktureret og komplet. Problemet var strukturelt: Alt lå i SharePoint. Processerne var teknisk tilgængelige, men systemet var lukket — det trak ikke medarbejderne ind, og medarbejderne gik ikke selv på jagt.
Claus Schmidt-Laugesen, Ennovas administrerende direktør, så kløften tydeligt. “Vi ledte efter en måde at omsætte vores forretningsprocesser til praksis og give alle vores medarbejdere mulighed for at gå ind og arbejde med dem,” forklarer han. “Alle skal have en holdning til dem. Det var det, vi ledte efter.”
Kerneproblemet var afstanden mellem to grupper: dem, der fagligt har ansvaret for, hvordan Ennova arbejder, og dem, der faktisk udfører arbejdet. Et statisk dokumentsystem kunne ikke bygge bro over den kløft. Det kunne kun gøre den større.
Hvorfor Ennova valgte Gluu
Valget blev afgjort af ét kriterium: dialog. Ennova havde brug for et system, der ikke blot lagrede processer — men som forbandt dem, der skriver dem, med dem, der følger dem.
Gluu understøtter en dialog mellem brugerne og dem, der har skrevet processerne.
Claus Schmidt-Laugesen
Efter beslutningen var truffet, gik implementeringen hurtigt. Claus satte retningen og udpegede én leder med fuldt ejerskab for procesarbejdet — med ansvar for at skabe en fælles standard og holde procesansvarlige ansvarlige. Ifølge Claus var både det klare ledelsesmandat og den hands-on ledelsesinvolvering afgørende faktorer bag Ennovas succes med processer.
Sådan bruger Ennova Gluu
Ennova bruger Gluu til at styre hele cyklussen i processtyring: dokumentere, vedligeholde og kommunikere processer på tværs af fire nordiske lande. Procesansvarlige opdaterer processer og arbejdsinstruktioner løbende. Når en proces ændres, får alle medarbejdere med en berørt rolle automatisk besked — uden afhængighed af e-mailkæder eller manuel kommunikation.
Den samme platform lukker feedback-loopet. Medarbejdere stiller spørgsmål og skriver kommentarer direkte i Gluu, så procesansvarlige i realtid kan se, hvor instruktioner er uklare, eller hvor praksis har afveget fra det, der blev skrevet.
For ledelsesteamet betyder det, at procesforbedring ikke længere er en envejsudsendelse. Det er en samtale.
At have en platform, der forbinder dem, der skriver processer, direkte med dem, der følger dem, er det, der gør forskellen mellem dokumentation, der ligger på en server, og processer, der faktisk guider, hvordan arbejdet udføres. Hvis den kløft lyder bekendt, er Gluus gratis prøveperiode et praktisk sted at starte.
Gluu gratis 30-dages prøveperiode. Opret uden kreditkort. Start fra kr. 199,- / år.
Resultater: et processystem, som medarbejderne faktisk bruger
Skiftet fra SharePoint til Gluu gav målbare resultater. Omkring 50 % af Ennovas medarbejdere bruger nu platformen mindst ti gange pr. kvartal — et benchmark for reel, tilbagevendende involvering frem for engangsadgang. Nøglemedarbejdere, der aktivt styrer arbejdsmetoder, bruger den mere end 100 gange pr. kvartal til at justere processer og instruktioner.
Kommunikationen af ændringer på tværs af fire lande blev også markant hurtigere og mere pålidelig. “Vi har fundet en bedre måde at annoncere nye procedurer og ændringer på, end vi havde før,” siger Claus. Forbedringer gennemføres hurtigere, og medarbejdere får automatisk besked, så snart en proces, der påvirker deres rolle, bliver opdateret.
Claus peger på tre ting, Ennova nu har, som de ikke havde før: en langt bedre forståelse af, hvordan forretningen fungerer på tværs af alle teams, reel transparens omkring processer og en tættere forbindelse mellem procesansvarlige og de medarbejdere, de understøtter.
Ennova udvider nu sin brug af Gluu til visuelle arbejdsinstruktioner. Som Claus forklarer: “Jeg tror, at de fleste mennesker i dag ikke i samme grad som tidligere læser procedurerne, men hellere vil have det visuelt eller på video.” Den udvikling er allerede i gang.
Kort fortalt
Ennovas procesdokumentation blev opbevaret i et statisk SharePoint-system, som medarbejderne sjældent tilgik. Processerne var teknisk tilgængelige, men fraværende i det daglige arbejde — der var ingen forbindelse mellem dem, der havde ansvaret for at definere, hvordan Ennova arbejder, og de medarbejdere, der følger processerne. Ledelsessystemet var synligt på papir, men lukket i praksis.
Ennova havde brug for en platform, der muliggjorde en reel dialog mellem dem, der skriver processer, og dem, der bruger processerne. Gluu blev valgt specifikt, fordi det understøtter den tovejskobling — ikke blot ved at lagre procedurer, men ved at skabe et feedback-loop mellem dem, der skriver processer, og dem, der følger dem. Det var den afgørende faktor.
Procesansvarlige bruger Gluu til at dokumentere og løbende opdatere processer og arbejdsinstruktioner på tværs af fire nordiske lande. Når en proces ændres, får alle medarbejdere med en berørt rolle automatisk besked. Medarbejdere kan stille spørgsmål og skrive kommentarer direkte i platformen, hvilket giver procesansvarlige feedback i realtid om, hvor instruktioner skal justeres.
Omkring 50 % af Ennovas medarbejdere bruger Gluu mindst ti gange pr. kvartal — et benchmark for reel, tilbagevendende involvering, ikke engangsadgang. Nøglemedarbejdere, der arbejder med procesforbedringer, bruger den mere end 100 gange pr. kvartal. Kommunikation af procesændringer på tværs af fire nordiske lande er nu markant hurtigere og mere pålidelig end før.
Ennovas erfaring tyder på, at software til processtyring er særligt værdifuldt for servicebaserede organisationer, hvor konsistens afhænger af dokumenterede processer, der vedligeholdes aktivt. Ennova har både ISO 9001- og ISO 27001-certificeringer — Gluu understøtter det løbende procesarbejde, der gør certificeringerne meningsfulde og holder processerne forbundet med det daglige arbejde.