case management & Projektmanagement
Nehmen Sie einen Prozess, den Sie bereits modelliert haben, und führen Sie ihn jedes Mal als strukturierten Ablauf aus, wenn die gleiche Situation eintritt – ein neuer Kunde, ein Vorfall, ein Projekt – mit einer Vorlage, klarer Verantwortlichkeit und einer vollständigen Aufzeichnung der Ereignisse.
ISO 9001 Rückverfolgbarkeit
Was es ist
case management ist eine Methode zur Bearbeitung von Aufgaben, die nicht vollständig von Anfang bis Ende standardisiert werden können, da jeder Einzelfall durch den Kontext und sich ändernde Informationen geprägt ist – eine Kundenbeschwerde, ein Vorfall, die ersten Wochen eines neuen Mitarbeiters. Anstelle eines festen Skripts arbeiten die Teams innerhalb eines strukturierten Rahmens: klare Verantwortlichkeiten, Meilensteine, Regeln und Zusammenarbeit, bis der Fall gelöst ist.
In Gluu beginnt ein Fall mit einem Prozess, den Sie bereits modelliert haben. Verwandeln Sie diesen Prozess in eine Fallvorlage – mit bereits definierten Aufgaben, Abläufen und Fallteams – und starten Sie jedes Mal einen neuen Fall, wenn die gleiche Art von Situation eintritt. Ad-hoc-Aufgaben bewältigen Ausnahmen, ohne die zugrunde liegende Vorlage zu verändern, und jeder Fall hinterlässt eine Aufzeichnung darüber, wer was wann getan hat, damit ein wiederholbarer Ablauf nicht zu einem starren wird.
Warum sie wichtig ist
Erstellen Sie den Fall einmal – mit bereits definierten Aufgaben, Abläufen und Teams – und jede neue Instanz startet auf Basis derselben zuverlässigen Struktur, anstatt aus dem Gedächtnis neu aufgebaut zu werden.
Eine Live-Fallübersicht zeigt, wer was wann in jedem aktiven Fall erledigt hat, und ersetzt die Statusabfragen per Telefon oder E-Mail, die früher den Tag eines Managers beansprucht haben.
Eine einmalige Aufgabe, die einem einzelnen Fall hinzugefügt wird, tastet die darunter liegende Vorlage nicht an – die Ausnahme wird bearbeitet, und der nächste Fall startet weiterhin nach dem Standardablauf, nicht als Kopie des letzten Workarounds.
Jeder Fall hinterlässt automatisch eine Spur – was wurde von wem wann getan – nützlich für alles, von einer Kundeneskalation bis hin zu einem compliance-Audit, ohne einen separaten Berichterstattungsschritt.
Ergebnisse
30%
mehr Umsatz
bei gleicher Mitarbeiterzahl
Vollständige Projektübersicht
ohne manuelle Statusprüfungen
über alle aktiven Fälle hinweg in Echtzeit
Automatische Dokumentation
Zeit, Ort und Fotos protokolliert
bei jeder Aufgabe, in einem Schritt
„Überblick und verbesserte Zeitplanung reduzieren Fehler wie unnötige Fahrten zu Aufgaben. Wir konnten den Umsatz mit der gleichen Mitarbeiterzahl um 30 % steigern, dank unserer Digitalisierung mit Gluu.“
Kim Larsen, CEO, VME A/S
Entdecken Sie case management & Projektmanagement
Nutzen Sie Vorlagen, um Varianten von Fällen mit vordefinierten Aufgaben, Abhängigkeiten und Abläufen zu erstellen.
Jeder abgeschlossene Fall hinterlässt automatisch einen Bericht – die rückverfolgbare Aufzeichnung, die Sie für compliance oder eine Kundenakte benötigen, ohne einen separaten Dokumentationsschritt.
Ermöglichen Sie es Managern, während eines Falls einmalige Aufgaben hinzuzufügen, um Ausnahmen zu bearbeiten, ohne den Prozess zu ändern.
Legen Sie Zeitziele für jede Aktivität fest und messen Sie die Falldauer, um sicherzustellen, dass die Leistung im Plan liegt.
Fügen Sie Start- und Enddaten zu Aktivitäten hinzu, damit Sie Fälle nach Dringlichkeit oder Zeitplan filtern und priorisieren können.
Erstellen Sie automatisch Fallordner und speichern Sie zugehörige Dokumente in SharePoint für einen einfachen Zugriff.
Klonen Sie Vorlagen in SharePoint von Gluu aus, um die Dateierstellung zu automatisieren und repetitive Einrichtungsarbeiten zu vermeiden.
Beobachten Sie die Entwicklung eines Falls in Echtzeit – sehen Sie, welche Aufgaben erledigt, in Bearbeitung oder überfällig sind, ohne die Fallübersicht zu verlassen.
Eine Aufgabe ist eine einzelne Arbeitseinheit. Ein Fall ist der strukturierte Container, der eine Reihe von Aufgaben, Abläufen und Verantwortlichkeiten für eine Instanz einer wiederholbaren Situation enthält – einen spezifischen Kunden, Vorfall oder ein Projekt.
Ein Fall oder Projekt ist der strukturierte, wiederholbare Container – die Vorlage, Rückverfolgbarkeit und Dauerverfolgung für eine spezifische Instanz einer wiederkehrenden Situation. Unsere Funktionen zur Aufgabenverwaltung decken die tägliche Mechanik einzelner Aufgaben ab – wiederkehrende Erstellung, Kalender und die Erledigung vor Ort. Die meisten realen Workflows nutzen beides zusammen: Ein Fall enthält die Aufgaben, aus denen er besteht.
Ja. Ad-hoc-Aufgaben können zu einem einzelnen laufenden Fall hinzugefügt werden, um eine einmalige Ausnahme zu bearbeiten, ohne die Vorlage zu berühren, die alle anderen Fälle weiterhin verwenden.
Nein. Ein Fall startet auf Basis einer Vorlage, die Sie einmal erstellen, basierend auf einem Prozess, den Sie bereits modelliert haben. Das Starten eines neuen Falls verwendet diese Vorlage wieder – Sie gestalten den Workflow nicht jedes Mal neu, wenn die gleiche Situation eintritt.
Ja. Externe Mitarbeiter können eine vereinfachte Ansicht erhalten, die nur die ihnen zugewiesenen Fälle und Aufgaben zeigt, ohne dass ein vollständiges Gluu-Konto oder eine Schulung auf der Plattform erforderlich ist.
Jeder Fall protokolliert im Rahmen der Arbeitserledigung, was von wem wann getan wurde – nicht als separater Berichterstattungsschritt. Diese Aufzeichnung ist pro Fall verfügbar und kann für Analysen oder Audits exportiert werden.
Verfasst und geprüft von
Zuletzt aktualisiert
Alle Funktionen
Kostenlose 30-Tage-Testversion von Gluu. Keine Kreditkarte erforderlich. Ab 24 € / Jahr.