Der Sweet Spot von Gluu

Es wird immer eine Diskussion über den Wert der Einführung neuer Software in einem Unternehmen geben. Wahrgenommener Wert, Erwartungswert, zukünftiger Wert und Zeitpläne für den tatsächlichen Wert. Wir halten manchmal Vorträge zu diesem Thema und dieser Artikel ist ein Destillat aus einer Frage- und Antwortrunde und den Diskussionen, die nach einem dieser Vorträge folgten.

Die Prämisse ist einfach: „Wenn ich jeden Tag 100 Wiederholungen eines Prozesses habe – ist es dann nicht ärgerlich, Gluu zu verwenden und bei jeder Aufgabe im selben Prozess auf „Erledigt“ zu klicken?“ DieAntwort lautet natürlich: „Ja – das klingt nach Zeitverschwendung – tun Sie das nicht„.

Aber! Wenn es sich um einen kritischen Prozess handelt und Sie tatsächlich einen Nachweis für jedes einzelne Vorkommen pro Tag benötigen, um einen Prüfer oder das Rechtsteam zufriedenzustellen – dann lautet die Antwort eindeutig: „Vielleicht!“

Wenn man die Kritikalität in die Gleichung einbezieht, wird eine einfache Antwort etwas schwieriger zu geben, denn dann gibt es ein Feld von Möglichkeiten innerhalb von: „Hohe oder geringe Wiederholbarkeit“ und „Hohe oder geringe Kritikalität“. Und es gibt sogar viele Grauzonen in diesem Bereich. Dieser Artikel wird dieses Spielfeld diskutieren.

Am unteren Ende der Frage haben wir: „Was ist mit Aufgaben, die selten vorkommen?“ Nun, das sind „Ad-hoc-Aufgaben“, und es macht nicht viel Sinn, sie in Gluu zu registrieren, da sie nie wiederholt werden. Zumindest, wenn Sie leicht nachweisen können, dass sie korrekt und nach den besten Unternehmensstandards abgeschlossen wurden. Das erfordert jedoch eher kluge Mitarbeitende als gute Prozesse. Wenn Sie den Nachweis in einer E-Mail oder auf dem Sharepoint speichern können, ist das in Ordnung. Wenn nicht, können Sie die Verwendung von Gluu in Betracht ziehen, um Beweismittel zu speichern.

Darüber hinaus sollten Sie bei Aufgaben mit geringer Kritikalität, die mehr als einmal erledigt werden, überlegen, ob Sie diese dokumentieren sollten. Es mag dafür einen Dienst geben, aber aus geschäftlicher Sicht sollten Sie überlegen, ob Sie diese vermeiden können.

Zurück zur ursprünglichen Frage: Prozesse, die 100 Mal oder sogar öfter am Tag wiederholt werden, könnten in Gluu dokumentiert werden, aber Sie sollten dringend in Betracht ziehen, diesen geschäftsprozess vollständig zu automatisieren. ERP-Systeme sind hierfür wahrscheinlich die beste Wahl.
Und selbst für diese Schlussfolgerung gibt es ein Aber: Es könnte immer noch sinnvoll sein, den hochfrequenten Prozess abzubilden und zu erstellen (wissend, dass die Mitarbeitenden ihn nicht jedes Mal buchstabengetreu befolgen werden), wenn Sie ihn zu Schulungs- und Ausbildungszwecken nutzen. Neue Mitarbeitende könnten davon profitieren, zu verstehen, wie es geht, und dann von dort aus starten.

Es gibt also sowohl eine obere als auch eine untere Grenze.

Wo ist der Sweet Spot für den Einsatz von Gluu?

Der Gluu-Sweet Spot liegt im Bereich „einigermaßen kritisch“ und „öfter als einmal“ – „aber nicht super oft“. Das verlangt nach einer Visualisierung:

Gluu bietet Ihnen den größten Nutzen im Bereich der Halbautomatisierung. Und alle digitale transformation Journeys werden irgendwann in diesem Bereich sein. Einige bewegen sich in Richtung Automatisierung, andere nicht – und das ist in Ordnung. Nahezu vollständiger Automatisierung gibt es sogar rpa als großartige Option, sodass Sie eine Option nicht ausschließen müssen, nur weil Sie eine andere verwenden.

Unternehmen entwickeln sich weiter, und das sollte auch ihre IT-Landschaft. Wenn Sie das Wissen aus den semi-automatisierten Prozessen Ihrer Kunden als Input für ein ERP-Ausschreibungsprojekt nutzen, erhalten Sie eine viel präzisere Definition dessen, was benötigt wird. Suchen Sie weitere Informationen zu rpa? Sie können nachlesen, wie Sie rpa einrichten in unserem Artikel. wie Sie rpa einrichten in unserem Artikel.

Die Vorteile der Teilautomatisierung

In der heutigen Zeit ist es keine Option mehr, Ihre Prozesse (bis zu einem gewissen Grad) nicht zu automatisieren. Organisationen denken jedoch oft, dass sie nur mit vollständiger Automatisierung den vollen Nutzen erzielen: niedrigere Arbeitskosten und höhere Produktion.

Dasist ein weit verbreiteter Irrglaube.

Wir haben viele Organisationen gesehen, die mit einer riesigen IT-Softwarelösung zur Unterstützung auf die vollständige business process automation zusteuern. Viele vergessen, dass man nach der Implementierung einer IT-Lösung den Funktionen der Software ausgeliefert ist. Was, wenn Ihr Problem dort nicht gelöst werden kann? Oder dass externe Änderungen die Anforderungen an Ihre Leistung beeinflussen – und dass die Software, die einst perfekt passte, nun nicht mehr liefern kann?

Die Implementierung neuer IT-Systeme (meist ERP) ist in der Regel ein enormer Sprung in der Digitalisierungsreise. Aber sie ändert die Frage von: „Welches Geschäftsproblem möchten Sie lösen?“ zu „Können Sie Ihr Problem in das einpassen, was das IT-System liefern kann?“.

Semi-automatisierte Abläufe bieten viel Wert, da sie:

1. Hält Ihre Geschäftsprozesse agil
2. gibt Raum für kontinuierliche Verbesserung

Wenn Ihr Unternehmen in diese Richtung steuert oder sich bereits befindet, ist Gluu eine großartige Lösung für Sie.

Fazit

Es gibt definitiv Grenzen für die Semi-Automatisierung. Klicken Sie nicht 1000 Mal am Tag auf „Ich habe die Aufgabe erledigt“. Das ist die Obergrenze. Zwischen „Semi-Automatisieru ng“ und „vollständiger Automatisierung“ gibt es potenzielle Vorteile bei der Nutzung von rpa, um einen Teil der Arbeitslast zu übernehmen.

Und verschwenden Sie keine Zeit damit, einen Prozess oder eine Aufgabe für ein Problem zu definieren, das nur einmal gelöst werden muss. Das ist die Untergrenze. Die Bewertung der Kritikalität erfordert kritisches Denken. Wenn Sie unsere Erfahrung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren und eine Demo mit Gluu zu buchen.

Fragen und Antworten