Procesforbedring
Gør revisioner til navngivne, godkendte versioner
Gluus løsning til procesversionering og godkendelser gør enhver revision af en proces eller aktivitet til en navngiven version med klar styring af, hvem der kan udgive den, et godkendelsesforløb til den endelige godkendelse og en meddelelse med ét klik til de berørte personer. Alle planer har allerede et komplet revisionsspor. Tilføjelsen gør sporet til versionering, som I kan handle på.
Hvad det er
Alle Gluu-planer gemmer automatisk et komplet revisionsspor. Hver redigering af en proces eller aktivitet gemmes som en revision, så intet går tabt. Tilføjelsen Versionering bygger videre på det fundament som en del af Gluus bredere procesforbedringscyklus: Den lader jer gøre en revision til en navngiven, formel version, lægge den bag et konfigurerbart godkendelsesforløb og gendanne en tidligere version, hvis noget skal rulles tilbage.
Versionering og godkendelser fungerer på samme måde for processer og for de arbejdsinstruktioner (aktiviteter), der ligger i dem. Så en kritisk ændring af en SOP får samme formelle kontrol som den proces, den hører til, uden at hver lille redigering skal gennem den samme procedure.
Hvorfor det er vigtigt
Hastighed og kontrol udelukker ikke hinanden
Bygget som bremserne på en sportsvogn
En sportsvogn er ikke hurtig på trods af sine bremser. Bremserne gør det muligt at tage et sving hårdt og stadig nå at stoppe. Gluus tilføjelse Versionering fungerer på samme måde: Teams kan fortsat levere opdateringer til processer og arbejdsinstruktioner hurtigt og sætte en reel godkendelsesbremse præcis dér, hvor en ændring har brug for det.
Én indstilling pr. proces, ikke én politik for alle
En proces kan sættes til ingen godkendelse, automatisk udgivelse, når godkendere har godkendt, eller manuel udgivelse, som I selv styrer. En lille rettelse i en arbejdsinstruktion med lav risiko behøver ikke den samme procedure som en ændring i en reguleret sikkerhedsprocedure.
Decentralisér ejerskab, behold overblikket
Ejere af processer og aktiviteter kan udgive deres egne ændringer uden at oprette en ticket til IT eller kvalitet. En godkender på kontoniveau kan stadig gøres obligatorisk dér, hvor det reelt er nødvendigt, og hver version gemmer en registrering af, hvem der ændrede hvad, og hvem der godkendte.
Sådan fungerer det
Hvordan fungerer versionering og godkendelser i Gluu?
Sæt godkendelsesreglen pr. proces
Hver proces eller aktivitet kan sættes til Deaktiveret, Automatisk eller Manuel godkendelse, plus en godkender på kontoniveau for alt, der altid skal gennemgås af en bestemt rolle, fx en kvalitetsleder. Det sættes én gang pr. proces, ikke på ny hver gang nogen indsender en ændring.
Gør redigeringen til en navngiven version
Klik på Opret version i redigeringstilstand og giv den et navn, eller lad Gluu nummerere den automatisk. Alt frem til det punkt bliver én formel, udgivet version i stedet for en række ændringer uden sporing.
Send den til de rigtige godkendere
Gluu tilføjer som standard procesejeren og redaktører som godkendere; tilføj eller fjern personer efter behov, og send derefter anmodningen. Godkendere får den i deres aktivitetsfeed og kan se præcis, hvad der er ændret, før de godkender.
Udgiv og underret de berørte
Når godkendelserne er på plads, udgives versionen automatisk eller efter jeres valg, og en ændringskommunikation med ét klik underretter præcis de personer og roller, som opdateringen berører. Der skal ikke sendes en separat e-mail.
Tilgængelighed
Ændringslogning, Gluus komplette revisionsspor for hver revision af proces og aktivitet, er inkluderet i alle planer. For at gøre historikken til navngivne, godkendte versioner kræves tilføjelsen Versionering, som er tilgængelig på Essential– og Advanced-planerne. Se, hvad hver plan indeholder, på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Nej. Godkendelse er en indstilling pr. proces, ikke en global regel. En proces kan sættes til Deaktiveret, Automatisk (udgives, når godkendere har godkendt) eller Manuel (I vælger selv, hvornår der udgives). Dermed kan processer og arbejdsinstruktioner med lav risiko springe formaliteterne helt over, mens regulerede processer får et reelt kontrolpunkt.
En revision gemmes automatisk, hver gang I redigerer og forlader redigeringstilstand. Det er revisionssporet, som alle Gluu-planer har. En version er et navngivet, formelt øjebliksbillede, som I eller et godkendelsesforløb vælger at udgive, og det er den, der meddeles til brugerne.
Som standard er det procesejeren og redaktørerne. I kan tilføje andre, fx en kvalitetsleder, pr. proces. En konto kan også håndhæve en fast godkender på kontoniveau oveni for processer, der er markeret til altid at kræve gennemgang.
Ja, med en godkender på kontoniveau, som sættes i Kontoindstillinger. Den tilføjes automatisk til hver proces, hvor godkendelse kræves, og kan ikke fjernes på procesniveau. Gluu anbefaler kun at bruge dette i reelt regulerede miljøer, da det kan sænke tempoet for hver version, det gælder for.
Ja. Aktiviteter, altså arbejdsinstruktionerne og SOP’erne i en proces, har samme revisionshistorik, navngivne versioner og godkendelsesforløb som selve processen.
Ja. Hver proces gemmer hele sin versions- og revisionshistorik. Åbn ændringsloggen, vælg en tidligere version for at forhåndsvise den, vælg, hvilke attributter der skal gendannes, og anvend dem. Så mister I ikke de ændringer, der er lavet siden.
Skrevet og gennemgået af
Senest opdateret
Alle funktioner
Udforsk platformen videre
Klar til at udgive procesændringer under kontrol?
Prøv Gluu gratis i 30 dage. Ingen kreditkort nødvendigt. Priser fra kr. 199,-/år.