CJ A/S hat seine Größe verdoppelt, ohne zu verlieren, was sie auszeichnete – Construction Process Management bewahrte Qualität und Kundenfokus

Wenn Wachstum im Bauwesen die Qualität bedroht

Budgetüberschreitungen im Bauwesen entstehen selten durch schlechte Handwerksarbeit. Sie entstehen durch Koordinationsprobleme – durch Aufgabenübergaben ohne klare Zuständigkeit, durch Erwartungen, die nie explizit gemacht wurden, und durch Teammitglieder, die nach unterschiedlichen Standards arbeiten. Bei CJ A/S waren diese Risiken bereits vorhanden, bevor sich das Wachstum beschleunigte. Das Unternehmen war seit seiner Gründung 2011 stetig gewachsen, doch als die Nachfrage sprunghaft anstieg, begannen die bereits bestehenden Koordinationsherausforderungen mit dem Geschäft zu skalieren.

Jede Neueinstellung brachte ihre eigene Arbeitsweise mit, geprägt durch frühere Arbeitgeber und persönliche Erfahrung. Das Top-Management erkannte, dass dies ohne Eingreifen die Prozessdisziplin hinter CJs frühem Erfolg verwässern würde. Die „CJ-Arbeitsweise“ – die Kombination aus Konsistenz und Kundenfokus, auf der das Unternehmen aufgebaut wurde – drohte zu informellem Wissen zu werden, das nur noch ein schrumpfender Teil des Teams besitzt. Ein zentrales strukturelles Problem machte das noch schwerer zu ignorieren: Budgetüberschreitungen bei Bauprojekten gehen typischerweise zulasten des Auftragnehmers. Für Koordinationsfehler gibt es kaum Spielraum.

Wie Refine Consulting und Gluu bei CJ eine gemeinsame Prozessgrundlage aufgebaut haben

Refine Consulting, ein auf Construction Process Management spezialisierter Gluu-Consulting-Partner, leitete das Projekt. Zunächst stellten sie die vollständige Ausrichtung auf oberster Ebene sicher: Das Management musste sich zu einem einzigen, standardisierten Ansatz bekennen, bevor Prozessmapping greifen konnte. Ziel war es, alle Core End-to-End-Prozesse über die vier Phasen eines Bauprojekts hinweg zu erfassen und zu digitalisieren: Angebot, Design, Planung und Ausführung.

Refine Consulting führte bei CJ eine Reihe von Workshops durch. Ziel war nicht nur, die bestehende Praxis zu dokumentieren, sondern auch Schwachstellen sichtbar zu machen, Verbesserungen zu validieren und die Mitarbeitenden, die die Arbeit ausführen, in die Gestaltung des Ergebnisses einzubeziehen. Ausgewählte Mitarbeitende prüften und bestätigten jeden Prozess und jede Arbeitsanweisung. Kontinuierliche Verbesserungsformate gaben dem Team die Möglichkeit, eigene Erfahrungen einzubringen – sodass CJs Best Practice die Erkenntnisse des gesamten Teams widerspiegelte, nicht nur die des Managements.

Gluu wurde als Plattform ausgewählt, um die gesamte Initiative zu tragen – von den ersten Mapping-Sessions bis zur Aufgabenausführung auf den Baustellen. Entsprechend Gluus dreistufigem Implementierungsansatz durchlief CJ Standardprozesse, die Best Practice dokumentierten, Shared Processes, die Mitarbeitenden-Feedback integrierten, und schließlich Executed Processes, die die reale Arbeit vor Ort steuern.

Wie CJ Gluu in Bauprojekten einsetzt

Die Prozesse sind nun über alle vier Bauphasen hinweg in Gluu erfasst, verantwortet und ausführbar. Jede Aufgabe hat eine namentlich benannte verantwortliche Person. Jeder Kundenkontaktpunkt ist sichtbar. CJs CEO Hans Jørgen Ebbesen erklärt, wie das das tägliche Projektmanagement verändert: „In Gluu können wir – über den gesamten Prozess hinweg – sehen, ob Aktivitäten erledigt wurden und wo die Arbeit nicht vorankommt. Wir können auch sehen, wer für die jeweiligen Aktivitäten verantwortlich ist. So können wir uns gegenseitig helfen, Dinge in der richtigen Reihenfolge und rechtzeitig zu erledigen.“

Mitarbeitende nutzen Gluu nicht nur zur Ausführung von Prozessen, sondern auch, um sie zu verbessern. Verbesserungsideen werden direkt im System gemeldet, von Prozessverantwortlichen aufgegriffen, und die besten werden in das Managementsystem übernommen. Hans Jørgen erklärt: „Die Verbesserungsideen, die ständig von unseren Mitarbeitenden kommen, werden alle digital gemeldet, von Prozessverantwortlichen aufgegriffen und teilweise in unser Managementsystem integriert.“ Mit digitalen Workflows wird die Erfahrung neuer Mitarbeitender in bestehende Prozesse eingebettet – so arbeitet das Unternehmen stets nach aktueller Best Practice, nicht nach der vom letzten Jahr.

Die Prozessphasen mit den meisten Verbesserungszyklen bisher waren Ausschreibung und Angebot. Die Ausführung auf der Baustelle hatte weniger Zyklen, was bedeutet, dass die volle Wirkung von Gluu auf die Produktionseffizienz deutlicher wird, sobald mehr Projekte unter dem neuen Ansatz abgeschlossen sind.

Standardisierte Prozesse, denen alle folgen können – und die alle verbessern können – verändern die Arbeitsweise eines Bauunternehmens auf jeder Ebene, von der Baustellenkoordination bis zur Kundenkommunikation. Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, ist die kostenlose Testversion von Gluu ein unkomplizierter Einstieg.

Was sich seit der Einführung von Gluu verändert hat

CJ hat seine Größe seit 2019 mehr als verdoppelt. Das Wachstum, das zuvor drohte, die Arbeitsweisen des Unternehmens zu verwässern, wurde stattdessen durch die Prozessgrundlage aufgefangen, die Refine Consulting mit aufgebaut hat. Mehr als 100 neue Mitarbeitende wurden auf einen gemeinsamen Ausgangspunkt onboarded – mit Standardprozessen, gemeinsamer Dokumentation und einem Überblick über das Projektportfolio ab dem ersten Tag.

„Heute können wir alle unsere Projekte vom Angebot bis zur Lieferung verfolgen – alle Prozesse, Aktivitäten und Dokumente wurden standardisiert, sodass alle Mitarbeitenden auf standardisierte Weise arbeiten.“

Hans Jørgen Ebbesen
CEO, CJ A/S

Der Nutzen war bei großen Projekten am höchsten, bei denen Aufgaben über lange Zeiträume zwischen vielen Rollen übergeben werden. CJ kann Kunden nun vom ersten Tag an in eine kollaborative Projektmentalität führen, weil jede Kundenaktivität und Erwartung explizit erfasst ist. Jede beteiligte Person kann dem Kunden genau sagen, was gerade passiert und was als Nächstes kommt. Alle kritischen Dokumentationen folgen dem Prozess von Anfang bis Ende.

Bei kleineren Projekten waren die wichtigsten Verbesserungen ein klarerer Überblick, effizienteres Baumanagement und einfachere Dokumentation. Es besteht nicht länger das Risiko, dass jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter nach einem anderen Standard arbeitet. Unnötige Übergaben zwischen Teammitgliedern wurden reduziert, und das Einspringen, um eine Kollegin oder einen Kollegen in einem Projekt zu vertreten, ist unkompliziert geworden – weil der Prozess in Gluu ist und dort alle arbeiten.

Die nächste Phase ist bereits geplant: CJ beabsichtigt, Vertrieb, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, Gerätemanagement und weitere Bereiche in Gluu zu integrieren und damit Construction Process Management auf den gesamten Betrieb auszuweiten.

Kurz gesagt