Hvad er Workflow Management System?

Workflow-styringssystemer giver en platform til styring af workflow og procesautomatisering.

Et workflow management system er et digitalt værktøj, der er i stand til at hjælpe med analyse, design og modellering af nye processer. Formålet er at tilvejebringe en tilstrækkelig strømning og opbevaring af information blandt procesagenter (normalt ved brug af formularer), hvilket giver mere effektivitet og effektivitet i at levere værdi til kunder, hvad enten de er interne eller eksterne. Dermed leverer de nødvendige ydeevnedata til overvågning og kontinuerlig forbedring af denne proces.

Hvad skal workflowstyringssystemet håndtere?

Et workflow-styringssystem skal håndtere disse tre ting:

Nem opsætning og tilpasning af automatisering af gentagne processer. Enten gennem ledelse eller individuelle arbejdstagere.
Meddel automatisk og følg op på opgaver i processen, som er ufuldstændige.
Vis en oversigt over den samlede præstation med tilpassede metrics. Plus evnen til at foretage sammenligninger med tidligere indstillinger og tidsperioder.

Problemet med WMS i dag er, at der er så mange forskellige produkter tilgængelige, hver med sit eget funktionssæt. Desværre er der ingen krav, der skal opfyldes for at kalde dit produkt et WMS. Dette gør at finde den rigtige software til hver organisation meget mere kompleks, end den burde være.

proceskortlægning med gluu — Eksempel på et proceskort bygget i Gluu.

De vigtigste funktioner i WMS

Med det sagt her er nogle af de vigtigste funktioner, du skal kigge efter, når du vælger et WMS:

Kodefri proceskortlægning

Hvis du virkelig ønsker, at dine procesejere skal opbygge og tilpasse din arbejdsgang, er det afgørende, at det er meget let at foretage disse ændringer. Procesejere skal kunne foretage ændringer alene og effektivt. Det er også vigtigt, at de, der foretager ændringer, føler ejerskab over deres arbejde.

KPI-rapportering

Når du har konfigureret dine proceskort og din arbejdsgang, er det meget vigtigt, at dit WMS har effektive rapporteringsfunktioner. Det er en ting at dokumentere dine forretningsprocesser, men for virkelig at forbedre dem har du brug for information om, hvordan de klarer sig.

Når du har et visuelt overblik over, hvordan opgaver afsluttes, kan det blive klart, at visse opgaver har flaskehalse, der skal løses. Med en komplet arbejdsgangsoversigt vil du bemærke unødvendige handlinger og opgaver at forbedre.

Rollebaseret adgang til processer

Meget af, hvordan forretningsfunktion ikke er nødvendig viden for størstedelen af en organisation. Mange opgaver kan også indeholde eller give adgang til følsomme oplysninger. Af disse grunde er det en fordel at have mulighed for at begrænse, hvilke oplysninger brugere kan redigere og få adgang til.

Automatiske meddelelser

Underretninger har en øjeblikkelig indvirkning på den daglige proces. At give præcise instruktioner på nøjagtigt det rigtige tidspunkt, hver gang er kun mulig via automatiske meddelelser. Dette sikrer, at medarbejderne er på opgave hele dagen.

Men notifikationer kan også sendes til ledelsen, når visse kriterier ikke er opfyldt. Disse oplysninger kan vise sig nyttige til at finde nøjagtigt, hvor flaskehalse i en proces er. Eller identificere, hvem der muligvis har brug for ekstra træning.

Sikkerhed og overholdelse

Afhængigt af den specifikke branche er det afgørende at sikre, at workflow-styringssystemerne overholder regler og forskrifter. Eksempler omfatter: Sikkerhed & styring: revisionslogger, opbevaring, håndtering af personoplysninger, API-kvoter, SSO og tilpasning til ISO/IEC 27001:2022. Hvis workflows indeholder AI-beslutninger, skal de tilpasses ISO/IEC 42001:2023 (politik, risiko, menneske-i-loopet).

Integrationer

Mange WMS’er indlæser nu udvundne hændelseslogfiler for at foreslå automatiseringer og afdække flaskehalse; de kræver forbindelser, muligheder for dataopbevaring og styring af opdagede modeller. API’er og webhooks — kræver hastighedsgrænser, nye forsøg/tilbagetrækning og signerede webhooks for pålidelighed