Wie “Standard Work” Komplexität reduziert

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Wir sehen es nicht kommen. Was als einfache Idee beginnt, wird schnell Teil einer Flut von Komplexität. Ehe wir uns versehen, führen all die guten Ideen zu einer Form der Lähmung. In diesem Beitrag werde ich argumentieren, dass der Trick darin besteht, “Standardarbeit” zu verwenden.

Mit dem Wachstum unseres Unternehmens häufen sich unsere gut gemeinten Richtlinien und Prozesse für Einkaufsanfragen, Spesenabrechnungen, Managementberichte, Dokumenteneinreichungen, Ausschüsse, Arbeitsgruppen und jährliche Betriebspläne. Viele E-Mails, Meetings und Lesen. Wer hat schon Zeit, richtig zu arbeiten? Wie gehen wir mit der notwendigen Bürokratie um?

Wenn 2+2 3 ergibt

Die Transaktionskostentheorie erklärt die Gründung von Unternehmen als eine Möglichkeit, die Kosten der Geschäftstätigkeit zu senken. Einfach ausgedrückt besagt die Theorie, dass es effizienter ist, innerhalb des Unternehmens zu handeln als außerhalb. In unserer digitalen Welt habe ich meine Zweifel, dass das noch stimmt. Wann ist es einfacher, etwas innerhalb eines großen Unternehmens zu erledigen als außerhalb?

Ich habe meinen Anteil an Erfahrung in großen Unternehmen gesammelt. Zum Beispiel, wenn ich in Amsterdam für ein multinationales Unternehmen arbeite. Wie die meisten multinationalen Unternehmen hatte (und hat) auch dieses Unternehmen mit Komplexität zu kämpfen. Zu viele Geschäftsbereiche, Ebenen, Stakeholder, Titel, Strukturen, Prozesse und Geschäftskontrollen. Die Entscheidungsfindung war zeitweise sehr schnell, aber die Implementierung über mehrere Abteilungen hinweg war schmerzhaft langsam. Viele Meetings und E-Mails. Es war weit davon entfernt, ein perfekter Informationsmarkt zu sein, wie die Theorie nahelegt.

Vor kurzem habe ich einen Auftrag für ein großes dänisches Industrieunternehmen gemacht. Ihre lokalen Niederlassungen standen vor der Herausforderung, dass sie nicht nur ihre Märkte bedienen mussten, sondern auch einen stetigen Strom neuer Initiativen aus der Zentrale annehmen mussten. Nur wenige Initiativen sind koordiniert oder aufeinander abgestimmt. Global Sales präsentiert neue Arbeitsweisen in dem Format, das sie mögen, Global Marketing geht dann auf neue Weise auf dieselben Mitarbeiter vor Ort zu. Jedes Mal müssen sich die lokalen Büros mit neuem, umfassendem Material auseinandersetzen. Den Menschen bleiben neue Arbeitsweisen, die sie zu einem Teil ihrer täglichen Arbeit machen müssen. Matrizen und Berichtslinien wachsen.

Während also Skaleneffekte darauf hindeuten, dass 2+2 5 sein kann, ist das Endergebnis oft 3. Was läuft schief?

Zu viele Perspektiven und zu wenig Gemeinsamkeiten

Wenn man jede neue Arbeitsweise isoliert betrachtet, dann machen die meisten von ihnen Sinn. Sie werden von klugen Leuten mit guten Absichten eingeführt. Das Problem ist, dass, wenn Unternehmen Tausende von intelligenten, hochbezahlten Mitarbeitern beschäftigen und sie dann in die Schubladen einer Unternehmenshierarchie stecken, die Leute das tun, wofür sie bezahlt werden. Aus jeder ihrer Schubladen entwickeln sie komplizierte Systeme, Strukturen und Prozesse, die sie an ihre Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Es ist nicht gerade Standardarbeit.

Hinzu kommt, dass jede Funktion das Unternehmen aus einer ganz anderen Perspektive betrachtet. Für die Kommunikationsabteilung dreht sich alles um Kommunikation. Die Finanzabteilung sieht alles als Zahlen. Für HR dreht sich alles um Anreize und Schulungen. Hinzu kommt, dass die Menschen unterschiedliche Nationalitäten haben. In dieser Hinsicht gibt es keine Gemeinsamkeiten.

Letzte Woche habe ich mit dem CIO einer großen Einzelhandelskette gesprochen. Er wies darauf hin, dass die Menschen die Angewohnheit haben, das IT-System für das verantwortlich zu machen, was mit dem Unternehmen nicht stimmt. Er hatte erkannt, dass es oft der Geschäftsprozess war, der falsch war. Wenn der Geschäftsprozess unsichtbar und für die Mitarbeiter nicht klar ist, was wird dann zum Problem? Das IT-System natürlich.

Das Endergebnis ist eine überwältigende Menge an Anforderungen und Informationen, die die kognitiven Fähigkeiten der Menschen übersteigen. Mitarbeiter verbringen mehr Zeit und Energie damit, widersprüchliche Anforderungen zu bewältigen und Informationen zu finden. Die Frage ist, wie ein Unternehmen wachsen kann, ohne seine Mitarbeiter allmählich zu lähmen. Hier kommt die Standardarbeit ins Spiel.

Standardarbeit kann die Lähmung großer Unternehmen verringern

Was ist Standardarbeit? Du fragst dich vielleicht. Standardisierte Arbeit oder Standardarbeit ist die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung. Erfahren Sie in unseren beiden Leitfäden, was die besten Tools zur Prozessverbesserung sind und wie Sie mit Ihrem Prozessverbesserungsplan erfolgreich sein können. Es ist die Grundlage für die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird. Es zeigt sich als standardisierte Geschäftsprozesse und Arbeitsanweisungen. Dieses Arbeitsanweisungsformat stellt sicher, dass die Mitarbeiter alle Formatierungen, Unordnung und unnötigen Informationen durchdringen können, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nun zurück zu dem, was es für die Komplexität tun kann.

Wenn wir davon ausgehen, dass alle Funktionsbereiche sowie globale, regionale und lokale Organisationen im Unternehmen wichtig sind, wie können sie dann zum Wohle des einzelnen Mitarbeiters ausgerichtet werden? Ausgangspunkt ist eine gemeinsame Sprache, die es den verschiedenen Perspektiven ermöglicht, über funktionale Silos und Nationalitäten hinweg zusammenzuarbeiten. Eine gemeinsame Sprache ermöglicht ein gemeinsames Verständnis der Herausforderungen des Unternehmens und der Strategien, diese zu bewältigen.

Standardarbeit ist das, was einer gemeinsamen Sprache in einem großen, komplexen Unternehmen am nächsten kommt. Das Problem ist, dass Geschäftsprozessdiagramme oft so komplex sind, dass sie eine spezielle Schulung erfordern, um sie zu verstehen. Qualitäts- und IT-Mitarbeiter entwerfen sie so, dass sie oft zu weit vom wirklichen Leben des Unternehmens entfernt sind. Manchmal sind sie auch sehr starr und nicht in der Lage, sich an Veränderungen anzupassen. Eine Prozesshierarchie in der einfachen Form eines High-Level-Diagramms, das zeigt, wie Aktivitäten durch die Abteilungen zum Endkunden fließen, wird dann jedoch zu einer Landkarte, die uns bei der Zusammenarbeit helfen und uns durch die Komplexität führen kann.

Beginnen Sie mit Standardarbeiten

Um mit der Standardarbeit zu beginnen, benötigen Sie eine gemeinsame Ausdrucksweise, wie Sie arbeiten. Die Mitarbeiter müssen sehen, “was zu tun ist”, “wer verantwortlich ist” und “wie es in einem gemeinsamen, standardisierten Arbeitsformat zu tun ist. Hier kommen Templates und gängige Systeme ins Spiel.

Verbessern Sie Ihre Standardarbeit

Koppeln Sie Standardarbeit mit einem besseren und klareren Mandat für den Mitarbeiter, dies zu beeinflussen, dann haben Sie die ersten Zutaten für ein Rezept, um mit Komplexität umzugehen. Verbinden Sie danach Ihre Systeme und Assets mit den Aktivitäten im Prozess, in denen die Mitarbeiter sie verwenden. Wenn Sie dies in Ihrem gesamten Unternehmen konsequent tun, beseitigen Sie einige Hauptgründe für die Komplexität, die Menschen erleben. Auf diese Weise kann die Gluu-Plattform Ihr Lean-Programm unterstützen.

Andere Möglichkeiten, mit Komplexität umzugehen?

In diesem Video stellt Eric Berlow einen nützlichen Leitfaden zur Verfügung, mit dem Unternehmen die Komplexität besser bewältigen können:

Schlussfolgerungen

“Standard Work” ist ein wichtiges Instrument im Kampf gegen die Komplexität, die große Unternehmen plagt. Durch die Einführung einer gemeinsamen Sprache und standardisierter Prozesse ermöglicht es eine effektive Zusammenarbeit und führt Unternehmen durch die Feinheiten ihrer Abläufe. Die Einführung von Standardarbeit ist unerlässlich, um Prozesse zu straffen und die Effizienz in komplexen Unternehmenslandschaften zu fördern.

Fragen und Antworten

Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 06. Dezember 2018 veröffentlicht und am 24. Juni 2021 überarbeitet.