Gluu

work complexity

Gluu Blog / Lean | SOP - arbejdsbeskrivelser

Sådan reducerer ‘Standard Work’ kompleksiteten

Søren Pommer
By
Last updated on 08/07/2024

Anslået læsetid: 1 Minut

Vi ser det ikke komme. Det, der starter som en simpel idé, bliver hurtigt en del af en strøm af kompleksitet. Før vi ved af det, fører alle de gode ideer til en form for lammelse. I dette indlæg vil jeg argumentere for, at tricket er at bruge ‘Standardarbejde’.

Efterhånden som vores virksomhed vokser, hober vores velmente politikker og processer for indkøbsanmodninger, udgiftsrapporter, ledelsesrapporter, dokumentindsendelser, udvalg, taskforcer og årlige driftsplaner sig op. Masser af e-mails, møder og læsning. Hvem har tid til at udføre noget rigtigt arbejde? Hvordan håndterer vi det nødvendige bureaukrati?

Når 2+2 giver 3

Transaktionsomkostningsteori forklarer dannelsen af virksomheder som en måde at sænke omkostningerne ved at drive forretning på. Kort sagt siger teorien, at det er mere effektivt at handle inden for virksomheden end uden for den. I vores digitale verden tvivler jeg på, at dette stadig er sandt. Hvornår er det lettere at få noget gjort i en stor virksomhed end uden for den?

Jeg har haft min andel af stor virksomhedserfaring. F.eks. arbejder han i Amsterdam for et multinationalt selskab. Som de fleste multinationale selskaber kæmpede (og er) dette med kompleksitet. For mange forretningsenheder, lag, interessenter, titler, strukturer, processer og forretningskontroller. Beslutningstagningen var til tider meget hurtig, men implementeringen på tværs af flere divisioner var smerteligt langsom. Masser af møder og e-mails. Det var meget langt fra at være et perfekt informationsmarked, som teorien antyder.

For nylig lavede jeg en opgave for en stor dansk industrivirksomhed. Deres lokale kontorer stod over for den udfordring, at bortset fra at servicere deres markeder, måtte de omfavne en jævn strøm af nye initiativer fra hovedkvarteret. Kun få initiativer koordineres eller tilpasses. Global Sales præsenterer nye måder at arbejde på i det format, de kan lide, Global Marketing henvender sig derefter til de samme lokale medarbejdere på nye måder. Hver gang skal lokalkontorerne have nyt og fyldestgørende materiale. Folk står tilbage med nye måder at arbejde på, som de skal gøre til en del af deres daglige arbejde. Matricer og rapporteringslinjer vokser.

Så mens stordriftsfordele tyder på, at 2+2 kan være 5, er slutresultatet ofte 3. Hvad går galt?

“Hvis man ikke kan forklare det enkelt, forstår man det ikke godt nok.””

Albert Einstein
Albert Einstein

For mange perspektiver og for lidt fælles grund

Hvis du ser på hver ny måde at arbejde isoleret på, så giver de fleste af dem mening. De introduceres af smarte mennesker med gode intentioner. Problemet er, at når virksomheder ansætter tusindvis af kloge, højtlønnede mennesker og derefter placerer dem i duehullerne i et virksomhedshierarki, så gør folk, hvad de bliver betalt for. Fra hvert af deres dueslag udvikler de indviklede systemer, strukturer og processer, som de sender til deres kolleger. Det er ikke ligefrem standardarbejde.

Hertil kommer, at hver funktion ser på virksomheden fra et meget forskelligt perspektiv. For kommunikationsafdelingen er det alt sammen kommunikation. Finans ser alt som tal. For HR handler det om incitamenter og uddannelse. Derudover har folk forskellige nationaliteter. I sidste ende er der ikke enighed.

I sidste uge talte jeg med CIO i en stor detailkæde. Han påpegede, at folk har for vane at bebrejde it-systemet for, hvad der er galt med virksomheden. Han havde indset, at det mange gange var forretningsprocessen, der var forkert. Når forretningsprocessen er usynlig og ikke klar for medarbejderne, hvad bliver problemet så? IT-systemet, selvfølgelig.

Slutresultatet er en overvældende mængde krav og information, der overgår folks kognitive evner. Medarbejderne bruger mere af deres tid og energi på at navigere i modstridende krav og finde information. Spørgsmålet er, hvordan en virksomhed kan vokse uden gradvist at lamme sine medarbejdere? Det er her, standardarbejde kommer ind i billedet.

Standardarbejde kan reducere store virksomheders lammelse

Hvad er standardarbejde? Du spørger måske. Standardiseret arbejde eller standardarbejde er udgangspunktet for løbende forbedringer. Lær om, hvad der er de bedste procesforbedringsværktøjer , og hvordan du får succes med din procesforbedringsplan i vores to vejledninger. Det er udgangspunktet for, hvordan arbejdet udføres. Det vises som standardiserede forretningsprocesser og arbejdsinstruktioner. Dette arbejdsinstruktionsformat sikrer, at medarbejderne kan skære igennem al formatering, rod og unødvendige oplysninger for at fokusere på det væsentlige ved at udføre jobbet. Nu tilbage til, hvad det kan gøre for kompleksitet.

Eksempel på jobinstruktionsark
Jobinstruktionsark af Lean.org

Hvis vi antager, at alle funktionsområder samt globale, regionale og lokale organisationer er vigtige i virksomheden, hvordan kan de så afstemmes til gavn for den enkelte medarbejder? Udgangspunktet er et fælles sprog, der lader de forskellige perspektiver arbejde sammen på tværs af funktionelle siloer og nationaliteter. Et fælles sprog muliggør fælles forståelser af virksomhedens udfordringer og strategier til at løse dem.

Standardarbejde er det tætteste, vi kommer på et fælles sprog i en stor, kompleks virksomhed. Problemet er, at forretningsprocesdiagrammer ofte er så komplekse, at de har brug for særlig træning for at forstå. Kvalitets- og it-folk designer dem, så de ofte er for langt væk fra virksomhedens virkelige liv. Nogle gange er de også meget stive og ude af stand til at tilpasse sig ændringer. Men et proceshierarki i den enkle form af et diagram på højt niveau, der viser, hvordan aktiviteter flyder gennem afdelinger til slutkunden, så bliver forretningsprocesser et kort, der kan hjælpe os med at samarbejde og guide os gennem kompleksitet.

Eksempler på funktioner til hvordan ‘standardarbejde’ reducerer kompleksitet

genbrugs-processer-med-gluu

Genbrug processer og aktiviteter

Enhver proces eller aktivitet kan føjes til andre processer for nem forbindelse.

automatisk-ændringslog-med-gluu

Automatisk ændringslog

Hver ændring af enhver proces eller aktivitet logges automatisk og vises i en søgbar ændringslog.

Start med standardarbejde

For at starte med standardarbejde har du brug for en fælles måde at udtrykke, hvordan du arbejder. Medarbejderne skal se ‘hvad de skal gøre’, ‘hvem der er ansvarlige’ og ‘hvordan man gør det i et fælles, standard arbejdsformat. Det er her, skabeloner og fælles systemer spiller en rolle.

👉 Recommendation: Learn how “Standard Work” simplifies complex corporate operations through a common language and standardized processes. Essential for efficiency.

Forbedring af dit standardarbejde

Kobles standardarbejde sammen med et bedre og klarere mandat for medarbejderen til at påvirke dette, så har du de første ingredienser til en opskrift til at håndtere kompleksitet. Herefter skal du forbinde dine systemer og aktiver til aktiviteterne i processen, hvor medarbejderne bruger dem. Hvis du gør dette konsekvent på tværs af din virksomhed, eliminerer du nogle hovedårsager til den kompleksitet, som folk oplever. Faktisk er det sådan, Gluu platformen kan understøtte dit Lean program.

Andre måder at håndtere kompleksitet på?

I denne video giver Eric Berlow en nyttig guide, der gør det muligt for virksomheder at tackle kompleksiteten yderligere:

Konklusioner

“Standardarbejde” fungerer som et vigtigt redskab i kampen mod den kompleksitet, der plager store virksomheder. Ved at etablere et fælles sprog og standardiserede processer muliggør det et effektivt samarbejde og guider organisationer gennem de indviklede forhold i deres drift. At indføre standardarbejde er afgørende for at strømline processer og fremme effektiviteten i komplekse virksomhedslandskaber.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvad er “standardarbejde” i forbindelse med forretningsdrift?

“Standardarbejde” henviser til etableringen af standardiserede forretningsprocesser og arbejdsinstruktioner, der tjener som udgangspunkt for løbende forbedringer i en organisation. Det giver medarbejderne et fælles sprog og en ramme for at forstå, hvordan opgaverne skal udføres.

Hvordan hjælper “Standard Work” med at reducere kompleksiteten i store virksomheder?

“Standard Work” forenkler komplekse virksomhedsstrukturer ved at tilbyde et fælles sprog og proceshierarki. Det giver medarbejdere fra forskellige funktionsområder og nationaliteter mulighed for at samarbejde effektivt og tilpasse deres indsats til virksomhedens udfordringer og strategier.

Hvad er de vigtigste trin til at implementere “Standard Work” i en organisation?

For at implementere “Standard Work” skal du starte med at lave standardiserede arbejdsinstruktioner, der klart definerer, hvad der skal gøres, hvem der er ansvarlig, og hvordan opgaverne skal udføres. Brug skabeloner og fælles systemer for at sikre konsistens. Frem for alt skal du give medarbejderne mulighed for at påvirke og forbedre standardarbejdet og forbinde systemer med relevante procesaktiviteter for at eliminere kompleksitet.

Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort den 06. december 2018 og revideret den 24. juni 2021.

Måske har du også lyst til at læse...