Prozess Architektur
Starten Sie mit dem APQC-Framework – nicht mit einer leeren Seite
Der APQC-Import fügt das APQC Process Classification Framework als fertige Hierarchie aus Kategorien, Gruppen, Prozessen und Aktivitäten zu Ihrem Gluu-Konto hinzu. Das Framework ist bereits vorinstalliert: Sie wählen die Teile aus, die zu Ihrer Organisation passen, und importieren sie in wenigen Minuten – anschließend passen Sie die Bezeichnungen an, entfernen, was Sie nicht benötigen, und weisen Rollen zu.
APQC PCF vorinstalliert
Auch ITIL und Dynamics 365
Was es ist
Das APQC Process Classification Framework (PCF) ist ein branchenübergreifendes Modell, das Geschäftsprozesse in Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten gliedert – ein gemeinsames Vokabular für Arbeit, an dem sich Organisationen branchenübergreifend beim Benchmarking orientieren. In Gluu kommt es als Struktur, die Sie importieren können, statt als Dokument, das Sie erst interpretieren müssen: Jede Zeile enthält ihre PCF-ID, Hierarchie-ID, den Typ, den Namen und das Ergebnis – und alles, was Sie auswählen, wird Teil Ihrer eigenen Prozesshierarchie.
Das Framework liefert Ihnen die Ebenen und die Abgrenzungen. Was darum herum liegt – Verantwortlichkeiten auf jeder Ebene, die value chain darüber, die work instructions unter jeder Aktivität – gehört zur erweiterten Fähigkeit, zu der dies zählt: sehen Sie, wie die vollständige Struktur Ebene für Ebene funktioniert.
Warum sie wichtig ist
Warum mit einem Standard-Framework starten?
Eine Struktur, die Sie nicht selbst erfinden müssen
Eine Hierarchie von Grund auf zu entwerfen, bedeutet Monate an Workshops, bevor überhaupt jemand einen einzigen Prozess dokumentiert. Wenn Sie mit dem PCF starten, sind Ebenen, Benennungen und Abgrenzungen bereits durch ein Modell festgelegt, das für branchenübergreifende Vergleiche entwickelt wurde – sodass die Diskussion über die Struktur die Arbeit nicht länger blockiert.
Die Prozesse, an die niemand gedacht hat
Workshops erfassen die Arbeit, an die sich Menschen erinnern. Ein Framework zeigt das vollständige Bild – einschließlich der Prozesse, die erst sichtbar werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder ein Auditor nachfragt. Sie erkennen die Lücken zwischen dem, was dokumentiert ist, und dem, was tatsächlich passiert, solange sie noch günstig zu schließen sind.
Dasselbe Vokabular wie die Systeme darum herum
Gluu unterstützt ITIL und den Microsoft Dynamics 365-Prozesskatalog neben APQC, sodass die Prozesse in Gluu mit dem Katalog übereinstimmen können, mit dem ein ERP- oder Service-Management-Projekt bereits arbeitet – statt dass zwei Teams dieselbe Arbeit in zwei unterschiedlichen Strukturen beschreiben.
So funktioniert es
Wie funktioniert der APQC-Import in Gluu?
Der Import ist für einen Administrator in fünf Minuten erledigt. Das Anpassen dessen, was Sie importiert haben – Bezeichnungen, Verantwortlichkeiten, die Teile, die Sie auslassen – ist der Punkt, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet, und der Teil, der dafür sorgt, dass Menschen ihre eigene Arbeit in der Struktur wiedererkennen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Leitfaden zum Import standardisierter Prozesse.
1. Öffnen Sie das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen
Sie müssen vorher nichts herunterladen oder installieren – das Framework ist bereits in Ihrem Konto. Ein Administrator öffnet das APQC-Panel unter den Kontoeinstellungen, um es anzuzeigen.
2. Durchsuchen Sie das Framework als Tabelle
Kategorien, Gruppen, Prozesse und Aktivitäten sind als Zeilen aufgeführt; jede zeigt ihre PCF-ID, Hierarchie-ID, den Typ, den Namen und das Ergebnis. Sie lesen das Framework an einem Ort, statt eine Tabelle mit einem PDF abgleichen zu müssen.
3. Wählen Sie den benötigten Umfang
Übernehmen Sie eine ganze Kategorie, gehen Sie bis zu einzelnen Gruppen und Prozessen ins Detail oder wählen Sie nur eine Handvoll aus. Das Übersichts-Panel rechts zählt alles Ausgewählte, sodass Sie den Umfang kennen, bevor Sie bestätigen. Klicken Sie dann auf „Importieren“.
4. Passen Sie die Struktur an und weisen Sie dann Rollen zu
Importierte Elemente erscheinen in der Prozessübersicht unter ihren Framework-Kategorien, wo Sie Gruppen in Ihre eigene Sprache umbenennen können – einschließlich der Lokalisierung der Formulierungen für einen bestimmten Standort –, Prozesse entfernen, die Sie nicht ausführen, und jeden einzelnen im Editor öffnen. APQC beschreibt, welche Arbeit stattfindet, nicht wer sie ausführt; daher werden importierte Aktivitäten ohne Rollenzuordnung übernommen: Weisen Sie jede Aktivität der verantwortlichen Organisationsrolle zu – mithilfe einer RACI-Matrix, wenn mehrere Personen beteiligt sind.
5. Mischen Sie weitere Frameworks hinzu – oder Ihr eigenes
APQC ist die Standardoption, aber nicht die einzige. Sie können rund um ITIL für IT Service Management aufbauen oder den Microsoft Dynamics 365-Prozesskatalog nutzen, wenn Arbeit an dieses ERP gebunden ist, und ein Framework mit Ihren eigenen Prozessnamen kombinieren. Wenn Ihre Prozesse bereits in einer Tabelle gepflegt werden, richtet der Gluu-Support für Sie einen CSV-Import ein.
Verfügbarkeit
Der APQC-Import ist im Advanced-Tarif verfügbar; dort befindet sich das APQC-Panel unter den Kontoeinstellungen. Das Framework selbst ist vorinstalliert – Sie müssen vorher nichts in Gluu installieren oder importieren. Sehen Sie auf der Preisseite, was in den einzelnen Tarifen enthalten ist.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Das APQC Process Classification Framework ist in Gluu vorinstalliert. Sie öffnen das APQC-Panel in den Kontoeinstellungen, wählen die gewünschten Elemente aus und importieren sie in Ihre Prozesshierarchie. Für den Import ist der Advanced-Tarif erforderlich.
Ja. Wählen Sie eine einzelne Kategorie, einige Gruppen oder einzelne Prozesse und Aktivitäten aus. Das Übersichts-Panel zählt alles Ausgewählte, sodass Sie den Umfang prüfen können, bevor Sie den Import bestätigen.
APQC definiert, welche Arbeit erledigt wird, nicht wer sie erledigt. Importierte Aktivitäten werden daher ohne Rollenzuordnung übernommen, und Sie weisen jede Aktivität der verantwortlichen Organisationsrolle zu – mithilfe einer RACI-Matrix, wenn die Verantwortung von mehreren Personen geteilt wird.
Ja. Gluu unterstützt ITIL und den Microsoft Dynamics 365-Prozesskatalog neben APQC, und Sie können ein Framework mit Ihren eigenen Prozessnamen kombinieren – zum Beispiel eine APQC-Finanzkategorie neben Business-Central-Prozessen.
Ja, mit Unterstützung. CSV-Importe werden individuell umgesetzt: Senden Sie Ihre Datei an den Gluu-Support, und das Team richtet den Import ein. Das ist der übliche Weg, wenn Sie bereits einen Prozesskatalog haben, der älter ist als jedes Standard-Framework.
Das Framework legt die Struktur fest, nicht den Inhalt. Gruppen werden in Ihre eigene Sprache umbenannt, Prozesse, die Sie nicht ausführen, werden entfernt, und jede Aktivität erhält einen benannten Owner – das ist es, was Menschen ihre eigene Arbeit darin wiedererkennen lässt. Akzeptanz entsteht durch das Anpassen, nicht durch das Importieren.
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