Was ist ein Workflow-Management-System?

Workflow-Management-Systeme bieten eine Plattform für Workflow-Management und Prozessautomatisierung.

Ein Workflow-Management-System ist ein digitales Werkzeug, das bei der Analyse, Gestaltung und Modellierung neuer Prozesse helfen kann. Sein Zweck ist es, einen angemessenen Informationsfluss und eine angemessene Speicherung zwischen den Prozessagenten zu gewährleisten (in der Regel durch die Verwendung von Formularen), um mehr Effizienz und Effektivität bei der Wertschöpfung für Kunden, ob intern oder extern, zu erzielen. Dadurch werden die notwendigen Leistungsdaten für die Überwachung und kontinuierliche Verbesserung dieses Prozesses bereitgestellt.

Was soll das Workflow-Management-System leisten?

Ein Workflow-Management-System sollte diese drei Dinge bewältigen:

Einfaches Einrichten und Optimieren der Automatisierung von sich wiederholenden Prozessen. Entweder durch das Management oder einzelne Mitarbeiter.
Automatische Benachrichtigung und Nachverfolgung von Aufgaben im Prozess, die unerledigt sind.
Zeigen Sie einen Überblick über die Gesamtleistung mit benutzerdefinierten Metriken an. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Vergleiche mit früheren Einstellungen und Zeiträumen anzustellen.

Das Problem mit dem WMS besteht heute darin, dass es so viele verschiedene Produkte gibt, von denen jedes seinen eigenen Funktionsumfang hat. Leider gibt es keine Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um Ihr Produkt als WMS zu bezeichnen. Dies macht die Suche nach der richtigen Software für jedes Unternehmen viel komplexer, als es sein sollte.

Prozess-Mapping mit GLUU — Beispiel für eine Prozesslandkarte, die in Gluu erstellt wurde.

Die wichtigsten Funktionen von WMS

Vor diesem Hintergrund sind hier einige der wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines WMS achten sollten:

Codefreie Prozessabbildung

Wenn Sie wirklich möchten, dass Ihre Prozessverantwortlichen Ihren Workflow erstellen und optimieren, ist es entscheidend, dass es sehr einfach ist, diese Änderungen vorzunehmen. Prozessverantwortliche müssen in der Lage sein, Änderungen selbstständig und effizient vorzunehmen. Es ist auch wichtig, dass diejenigen, die Änderungen vornehmen, das Gefühl haben, für ihre Arbeit verantwortlich zu sein.

KPI-Berichterstattung

Sobald Sie Ihre Prozesslandkarten und Ihren Workflow eingerichtet haben, ist es sehr wichtig, dass Ihr WMS über leistungsstarke Berichtsfunktionen verfügt. Es ist eine Sache, Ihre Geschäftsprozesse zu dokumentieren, aber um sie wirklich zu verbessern, benötigen Sie Informationen darüber, wie sie funktionieren.

Wenn Sie einen visuellen Überblick darüber haben, wie Aufgaben erledigt werden, kann deutlich werden, dass bestimmte Aufgaben Engpässe aufweisen, die behoben werden müssen. Mit einer vollständigen Workflow-Übersicht werden Sie unnötige Aktionen und Aufgaben bemerken, die verbessert werden müssen.

Rollenbasierter Zugriff auf Prozesse

Vieles von dem, wie Unternehmen funktionieren, ist für die Mehrheit eines Unternehmens kein notwendiges Wissen. Außerdem können viele Aufgaben vertrauliche Informationen enthalten oder Zugriff darauf gewähren. Aus diesen Gründen ist es von Vorteil, die Möglichkeit zu haben, einzuschränken, welche Informationen Benutzer bearbeiten und darauf zugreifen können.

Automatische Benachrichtigungen

Benachrichtigungen haben einen unmittelbaren Einfluss auf den täglichen Prozess. Präzise Anweisungen genau zum richtigen Zeitpunkt zu geben, ist nur durch automatische Benachrichtigungen möglich. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter den ganzen Tag über bei der Sache sind.

Es können aber auch Benachrichtigungen an das Management gesendet werden, wenn bestimmte Kriterien nicht erfüllt sind. Diese Informationen können sich als nützlich erweisen, um genau herauszufinden, wo sich Engpässe in einem Prozess befinden. Oder herauszufinden, wer möglicherweise zusätzliche Schulungen benötigt.