KUNDECASE
e. Luterbach AG flyttede 45 ingeniører fra Excel til digital styring af fremstillingsprocesser
Da e. Luterbach AG’s processer lå i Excel og delte mapper, startede hver ny medarbejder med et handicap. Den schweiziske ingeniørvirksomhed havde 45 medarbejdere, dyb teknisk ekspertise og stigende efterspørgsel – men ingen ensartet, tilgængelig måde at dokumentere, hvordan arbejdet faktisk bliver udført.
Resultatet var forudsigeligt. Forskellige medarbejdere fandt forskellige versioner af processer i spredte dokumenter. Nye medarbejdere læste ét sæt instruktioner og så kolleger arbejde på en anden måde. Viden blev i folks hoveder. Der opstod fejl, og de fejl kostede penge, som ikke behøvede at blive brugt.
e. Luterbach AG valgte Gluu, fordi det var webbaseret, passede til en virksomhed af deres størrelse og havde et tydeligt forhold mellem omkostninger og udbytte. Implementeringen var velovervejet: man startede med kerneprocesser og udvidede trin for trin, med specialister fra hele virksomheden involveret i at definere hvert workflow.
Resultatet blev en platform til styring af fremstillingsprocesser, som holdes opdateret, er tilgængelig for alle medarbejdere og bliver brugt. Nye medarbejdere arbejder selvstændigt i Gluu efter én times introduktion. De daglige drøftelser tager nu udgangspunkt i dokumenterede processer frem for individuelle antagelser – og det har reduceret både misforståelser og fejl, der kunne være undgået.
“I mit daglige arbejde har jeg indset, at drøftelserne nu bygger på konkrete detaljer og processer – ikke på uklare antagelser.”
Peter Walker
CFO, e. Luterbach AG
Onboarding
1
t
Nye medarbejdere arbejder selvstændigt i Gluu efter én introduktionssession
Proceskvalitet
Færre fejl og højere procesmodenhed på tværs af ingeniørteamet.
Fabian Luccarini, CEO
Samarbejde
De daglige drøftelser tager nu udgangspunkt i dokumenterede processer – ikke uklare antagelser.
Peter Walker, CFO
Fra spredte dokumenter til én fælles sandhedskilde
Før e. Luterbach AG implementerede Gluu, handlede styring af fremstillingsprocesser i virksomheden om to ting: Excel-regneark og tavs viden. Ingen af delene var pålidelige. Regnearkene var forældede. Forskellige personer udførte den samme opgave forskelligt. For en virksomhed, der designer og leverer komplekse anlægstekniske projekter – med koordinering af PLC-programmering, automation og mekaniske systemer – havde den inkonsistens en reel omkostning.
“Før vi gik i gang med Gluu, lå processerne i folks hoveder,” sagde Fabian Luccarini, CEO og medejer af e. Luterbach AG. “Folk var nødt til at tale sammen, og ikke alle udførte processerne på samme måde.” Konsekvenserne var konkrete: ekstra omkostninger fra fejl, der kunne være undgået, og en vanskelig onboarding af medarbejdere, hvor nye medarbejdere læste ét sæt instruktioner og så kolleger gøre noget andet.
Kristoff Schneider, projektleder hos e. Luterbach AG siden 2017, beskrev de dokumenter, de var afhængige af, som “papirtigre” – procesmateriale, der fandtes, men som man ikke kunne stole på. “Konsekvensen var, at der opstod fejl, hvilket førte til ekstra omkostninger, som reelt ikke var nødvendige,” sagde han.
Hør direkte fra e. Luterbach AG-teamet om, hvad der ændrede sig, da de fik procesoverblik ind i deres daglige arbejde.
Hvorfor e. Luterbach AG valgte Gluu
Teamet vurderede procesværktøjer ud fra et klart perspektiv: Det skulle være webbaseret, intuitivt og i den rette størrelse. “Vi ønskede ikke et overdimensioneret værktøj,” sagde Luccarini. “Vi ville have noget intuitivt – nemt at bruge og nemt at få de første processer på plads og optimere undervejs. Forholdet mellem omkostninger og udbytte skulle være rigtigt.” Det udelukkede komplekse enterprise-platforme. Gluus out-of-the-box-funktionalitet og webbaserede brugerflade matchede deres behov.
Gluu leverede også implementeringssupport, som Luccarini beskriver som vigtig: “Det hjalp os meget – med at dele den store opgave op i dele og gøre det rigtigt.” Udrulningen var velovervejet. Teamet definerede først, hvad de ville opnå, og involverede derefter specialister på tværs af virksomheden til at kortlægge processer sammen. De startede med kerne-workflows og udvidede derfra. Til alle, der er i gang med at starte op, er Luccarinis råd klart: “Start med 80 % og få det hurtigt i gang, i stedet for at sigte efter at være perfekt.”
Fabian Luccarini, CEO, forklarer beslutningen om at gå væk fra Excel, og hvordan udrulningen forløb trin for trin.
Sådan bruger e. Luterbach AG Gluu i dag
Den primære funktion er enkel: et centralt referencepunkt for alle processer og dokumenter. Hver medarbejder, på alle niveauer, finder den aktuelle version af en proces uden at spørge en kollega eller lede i et delt drev. Den ene ændring – fra spredte filer til én tilgængelig platform – fjernede en væsentlig kilde til daglig friktion.
Notifikationer i realtid er blevet en fast del af, hvordan teamet holder sig afstemt. Kristoff Schneider bruger Gluu til at opdatere processer og straks give kolleger besked. “Med Gluu har vi reduceret misforståelser og skabt et arbejdsmiljø, der gør det muligt for folk at udføre deres arbejde så effektivt som muligt,” sagde han. For en produktions- og ingeniørorganisation, hvor projekter bevæger sig gennem flere faser og overdragelser, er den klarhed vigtig.
Teamet har også taget Gluu Cases i brug til projektopfølgning – til at overvåge, hvor hvert projekt befinder sig i et defineret procesflow. “Det gør livet lettere og giver et godt overblik over, hvor vi er i et bestemt projekt,” sagde Luccarini. Planlagte næste skridt omfatter integrationer med PowerBI og Microsoft Teams samt kompetencemodulet til at samle medarbejderkompetencer og certificeringer sammen med procesdokumentationen.
At have én platform, hvor procesdokumentation, projektopfølgning og teamnotifikationer hænger sammen, er det, der ændrede måden, e. Luterbach AG arbejder på. Hvis De vil se, hvordan det fungerer i praksis, er Gluus gratis prøveperiode en direkte måde at komme i gang på.
Gluu gratis 30-dages prøveperiode. Opret uden kreditkort. Start fra kr. 199,- / år.
Resultater: ensartet arbejde, færre fejl og hurtigere onboarding
Det mest synlige resultat ses i onboarding. “Nye medarbejdere kan efter én times introduktion bruge Gluu korrekt og forstå værktøjets systematik,” sagde Peter Walker, CFO og medejer. Det står i skarp kontrast til tidligere, hvor en ny medarbejder kunne læse dokumentationen og derefter se kolleger arbejde på en anden måde. Onboarding, som før krævede løbende vejledning, tager nu udgangspunkt i én ensartet reference.
Den bredere ændring handler om, hvordan det daglige arbejde bliver drøftet. Walker bemærkede: “I mit daglige arbejde har jeg indset, at drøftelserne nu bygger på konkrete detaljer og processer – ikke på uklare antagelser.” Når processer er synlige og aftalte, forbedres kvaliteten af beslutninger. I stedet for hukommelse og vane arbejder man ud fra en fælles, opdateret reference.
Luccarini beskriver den kultur, det har skabt omkring kontinuerlig procesforbedring: “Vi taler helt klart om processerne i et kort kredsløb – det vil sige, at vi forbedrer dem hele tiden.” Gluus versionshistorik betyder, at der altid er et spor af, hvad der blev ændret, og hvornår. Højere procesmodenhed, færre fejl og bedre samarbejde var de resultater, teamet fremhævede – og fundamentet for de integrationer, de bygger videre på.
Peter Walker, CFO, om hvad virksomheden manglede før Gluu – og hvad der ændrede sig efter.
Kristoff Schneider, hvis rolle spænder fra salg til idriftsættelse og after-sales, deler, hvad skiftet betyder for projektledelse specifikt.
Kort fortalt
Processerne hos e. Luterbach AG lå i Excel-regneark og delte mapper, som ofte var forældede. Forskellige medarbejdere arbejdede forskelligt, og nye medarbejdere læste dokumentation, der ikke afspejlede den faktiske praksis. Inkonsistensen førte til fejl, der kunne være undgået, og ekstra omkostninger, og gjorde onboarding langsom og upålidelig.
Teamet ønskede et webbaseret værktøj, der var intuitivt og i den rette størrelse – ikke en enterprise-platform med kompleksitet, de ikke havde brug for. Gluus out-of-the-box-funktionalitet matchede deres kriterier, og implementeringssupporten fra Gluu hjalp dem med at strukturere udrulningen trin for trin, startende med kerneprocesser og udvidende derfra.
Gluu fungerer som det centrale referencepunkt for alle processer og dokumenter på tværs af virksomheden. Teams bruger det til procesopdateringer og notifikationer i realtid. Virksomheden har også taget Gluu Cases i brug til projektopfølgning og planlægger integrationer med PowerBI og Microsoft Teams samt kompetencemodulet til medarbejderkompetencer og certificeringer.
Nye medarbejdere kan arbejde selvstændigt i Gluu efter én enkelt introduktion på én time. CFO Peter Walker fortæller, at de daglige drøftelser nu bygger på dokumenterede processer frem for uklare antagelser. CEO Fabian Luccarini fremhæver højere procesmodenhed, færre fejl og bedre samarbejde og beskriver Gluu som en rejse med kontinuerlige forbedringer snarere end en engangsopsætning.
Gluus webbaserede out-of-the-box-tilgang passer til mellemstore ingeniør- og produktionsvirksomheder, der har brug for klar procesdokumentation uden enterprise-niveau kompleksitet. e. Luterbach AG fandt den særligt effektiv til at afstemme teams på tværs af fagområder – fra PLC-programmering og automation til projektledelse og after-sales – uden at kræve store IT-ressourcer til vedligeholdelse.