FALLSTUDIE

Starke Prozesse in einem BPM-Tool sind die Grundlage für den Erfolg bei der Integration von Akquisitionen für den Energie- und Telekommunikationskonzern Norlys

Norlys hat sich Anfang 2020 für Gluu als BPM-Tool für die Prozessdokumentation entschieden. Die Entscheidung wird nach einer gründlichen Marktrecherche getroffen. Dies war ein bewusster Teil der Fusionsstrategie der Gruppe. Heute, zu Beginn des Jahres 2023, hat Norlys diese Aufgabe perfekt gelöst. Dies wird durch eine intensive Konzentration auf die Prozesssteuerung erreicht, die durch das BPM-Tool von Gluu unterstützt wird. In diesem Artikel können Sie lesen, wie sie das gemacht haben.

Zunächst einige Hintergrundinformationen. Im Zusammenhang mit der Fusion von Eniig und SE im Jahr 2019 benötigte die Gruppe ein gemeinsames Business Process Management System (BPM-Tool). Dies war notwendig, um das Potenzial der Fusion auszuschöpfen. Es bestand einfach die Notwendigkeit eines gemeinsamen Ausgangspunkts für die Prozesse im fusionierten Unternehmen. Ein Teil war ein gemeinsamer Ort zum Speichern und Auffinden von Prozessen. Ein weiterer Teil war eine gemeinsame Arbeitsweise mit Prozessen, um eine einheitliche Qualität über alle Abteilungen und Funktionen hinweg zu gewährleisten.

Process Governance als BPMS-Tool-Grundlage

Die Prozesssteuerung ist ein wesentlicher Bestandteil der Prozessarbeit in einem Unternehmen. Sie ist das Fundament, auf dem das BPM-Tool aufgebaut ist. Das Gerüst, das alle Prozesse in der Prozesshierarchie verankert und die Prozessverantwortlichkeiten in der Organisation klärt. Viele Menschen machen den Fehler, die Prozessstruktur zu einer Kopie ihres Organigramms zu machen. Andere beginnen in einer Ecke der Organisation mit der Abbildung von Prozessen und arbeiten sich dann von dort aus nach außen vor. Sie bietet jedoch einen blinden (Prozess-)Blickwinkel und unterstützt das bestehende Silo-Denken.

Ein BPM-Tool, bei dem die Wertschöpfungskette im Mittelpunkt steht

Eine Struktur, die sich an der Wertschöpfungskette des Unternehmens orientiert, bietet dagegen die “Helikopterperspektive”, die notwendig ist, um einen Überblick über die gesamte Prozesslandschaft zu erhalten. Sie vermittelt ein vollständiges Bild der intern verbundenen und sich überschneidenden Prozesse sowie der “Lücken” in der Kette und der damit verbundenen Verbesserungsmöglichkeiten. Wenn Sie die Prozess-Governance perspektivisch richtig einsetzen, kann sie auch als leistungsfähiges Instrument für den Kulturwandel dienen.

Doch leider übersehen viele die Bedeutung einer effektiven Prozesssteuerung, was im schlimmsten Fall zum Scheitern der Arbeit mit Prozessen führt. Im besten Fall wird durch die mangelnde Fokussierung nur ein Bruchteil des Wertes geschaffen, der freigesetzt werden könnte, wenn das Potenzial voll ausgeschöpft werden würde.

Für Norlys ist die Prozesssteuerung die Grundlage der Prozessarbeit. Sie folgen genau dem von Gluu empfohlenen Modell, bei dem sich die Prozesshierarchie und -landschaft an der Wertschöpfungskette des Unternehmens und nicht an der organisatorischen Dimension orientiert. Julie Nørup Jensen, Norlys Prozessberaterin und ‘Gluu Account Owner’ bei Norlys, drückt es so aus:

“Wir haben eine möglichst robuste Prozessgrundlage geschaffen. Deshalb haben wir uns dafür entschieden, sie von der Art und Weise, wie wir organisiert sind, zu trennen, und das ist anders, als es an vielen anderen Orten üblich ist. Wir haben uns dafür entschieden, um sicherzustellen, dass wir nicht mehrere Prozesse für ein und dieselbe Sache haben”.

Der Weg zum Erfolg – Die Struktur der Praxis

Norlys hat die Prozessarbeit zu einem wesentlichen Bestandteil seiner Gesamtstrategie gemacht, die an der Spitze des Konzerns verankert ist. Die Prozessarbeit wird täglich von Senior Director Ina Dam geleitet, die bereits 2020 an der Auswahl von Gluu beteiligt war. Sie berichtet an den Direktor für strategische Konzernentwicklung bei Norlys, und jedes Quartal wird auf der Sitzung der Konzernleitung über den Fortschritt der Prozessarbeit berichtet. Der Fortschritt wird anhand der kurz- und langfristigen Ziele gemessen, die für den Prozessbereich in Norlys festgelegt wurden. Dies bedeutet, dass das BPM-Tool mit der Agenda der obersten Führungsebene übereinstimmt.

Prozesse, die widerspiegeln, wie Norlys arbeitet

Und wie sieht die Prozesshierarchie von Norlys in der Praxis aus? Norlys hat eine Struktur geschaffen, in der die Hierarchie die Arbeitsweise der Mitarbeiter widerspiegelt und nicht die Abteilungen, in denen sie arbeiten. In der Praxis bedeutet dies, dass die Prozesshierarchie aus End-to-End-Prozessen aufgebaut ist, bei denen es eine Von-bis-Bewegung gibt, die einen Gesamtbereich widerspiegelt, z. B. HR – Vom Employer Branding bis zur Kündigung. Das Eigentum an diesen ist zwischen den Direktoren einer Konzernleitung aufgeteilt. Die End-to-End-Prozesse werden dann in ‘Obere-End-to-End-Prozesse’ unterteilt, die einen Teilbereich der End-to-End-Prozesse abdecken, z.B. die Mitarbeiter- und Organisationsentwicklung.

Es gibt auch einen Haupteigentümer des Prozesses, der auf einer hohen Managementebene angesiedelt ist. Die Hauptprozesse sind auch in Einzelprozesse unterteilt, die einen Prozess haben, der typischerweise aus einem Teamleiter oder einem Spezialisten vor Ort besteht und so die Verankerung im Betrieb sicherstellt. Das bedeutet, dass die Prozessverantwortung so nah an der Realität ist, dass Verbesserungen der Prozesse kontinuierlich sichergestellt werden, so dass die Qualität kontinuierlich gesteigert wird.

Prozessreife durch ein BPM-Tool als wesentlicher Teil der Grundlage

Natürlich ging es nicht ganz ohne Hindernisse ab. Die größte Überraschung für Norlys war, welche wichtige Rolle die Prozessorganisation spielt. Norlys schätzten ihre Prozessreife als relativ niedrig ein, als sie ihre Reise begannen. Daher war es notwendig, sie im Laufe der Zeit aufzubauen – ein zeitaufwändiges Unterfangen wie bei allen Veränderungen, aber wichtig für das Ergebnis!

Norlys hat diese Aufgabe jedoch gut gemeistert, nicht zuletzt wegen ihrer guten Einstellung zu diesem Problem:
“Wir sind einen Schritt nach dem anderen gegangen, um es an die Reife der Gruppe anzupassen, und wir haben die Tatsache respektiert, dass es nicht daran liegt, dass die Leute nicht wollen. Sondern weil sie sich einfach auf die Reise begeben müssen” ,sagt Julie Nørup Jensen.

Und laut Julie war Gluu hier eine große Hilfe:
“Gluu ist einfach zu bedienen. Es ist wirklich benutzerfreundlich. Wenn wir also Module für die Schulung von Mitarbeitern für die Verwendung von Gluu verwenden, ist es nicht so sehr das System, das schwierig ist. Vielmehr geht es darum, die Qualität dessen, was in Gluu gezeichnet wird, zu sichern, damit es mit der Art und Weise übereinstimmt, wie wir es in der Gruppe tun. Hier ist Gluu ein großartiges Werkzeug, um zusammenzuarbeiten, zu standardisieren und die Qualität zu verbessern”.

Die Vorteile von Norlys’ Prozessarbeit

Norlys hat auf dem Weg zu einer guten Prozesssteuerung einen weiten Weg zurückgelegt, und die strukturierte Arbeit mit Prozessen, wie Norlys sie betreibt, hat bereits große Vorteile gebracht

Durch die Kartierung und Optimierung von Prozessen hat Norlys eine Reihe von offensichtlichen Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert, die sich sowohl auf das Kundenerlebnis als auch auf das Endergebnis und die Mitarbeiterzufriedenheit ausgewirkt haben. Mit anderen Worten: Lücken – blinde Flecken – im Unternehmen wurden aufgedeckt, indem mit der Prozessabbildung ein Überblick geschaffen wurde, der bisher nicht erreicht wurde. Dies gilt in hohem Maße auch für die Schnittstellen zwischen den Prozessen und die Realisierung von Synergieeffekten zwischen den Prozessen der Organisation.

Ermöglichung der Einführung eines gemeinsamen ERP-Systems

Norlys ist beispielsweise gerade dabei, ein komplett neues ERP-System zu entwickeln und zu implementieren, und hier hatte die Prozessstiftung von Anfang an eine besondere Bedeutung. Der Umfang des Projekts basiert auf der Prozesslandschaft, anhand derer alle vom neuen System betroffenen Bereiche ermittelt wurden. So wurde von Anfang an das richtige Prozessteam zusammengestellt und während des gesamten Projekts eingebunden.

Noch bevor das Projekt in Betrieb geht, werden alle Prozessverantwortlichen in die Überführung der Prozesse in den Betrieb einbezogen, so dass sie in der Verantwortung geschult sind, ihre Prozesse kennen und die Schnittstellen zu anderen Prozessen kontrollieren. Hier haben sowohl einzelne Nutzer der Prozesse, Prozessverantwortliche, Hauptprozessverantwortliche und ‘End-2-End-Prozessverantwortliche’ an verschiedenen Workshops teilgenommen.

“Die neuen Prozesse wurden von oben nach unten in der Gruppe verankert, und dies hat einen sehr positiven Fokus auf unsere Prozesse und den ‘Maschinenraum’ und die Kraft, die wir für die gesamte Norlys aufbauen, gegeben”.
Julie Nørup Jensen

Die nächsten Schritte auf dem Weg zum Prozess

In der nahen Zukunft konzentriert sich Norlys sehr darauf, die Qualität ihres “Maschinenraums”, wie sie alles nennen, was in ihrem BPM-Tool ist, zu verbessern. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Prozessoptimierung, d. h. auf dem Übergang vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand, wenn Prozesse abgebildet und optimiert werden. Dabei wird den Prozessen mit dem größten Potenzial für Prozessgewinne Priorität eingeräumt.

“Neben den offensichtlichen Vorteilen der realisierten Prozessgewinne machen wir auch die Wertschöpfung der Prozessarbeit für die gesamte Gruppe sichtbar, so dass der Beitrag der Prozessarbeit zu einer stärkeren Norlys sehr deutlich wird”, sagt Julie Nørup Jensen.

Darüber hinaus ist Norlys dabei, den Einsatz der App von Gluu und die Möglichkeiten der Anbindung des Aufgabenmanagements von Gluu an die Prozesse u.a. in sicherheits- und kontrollrelevanten Bereichen zu testen, so dass neue Systeme zur Lösung der notwendigen Aufgaben möglichst vermieden werden können.

Wir bei Gluu sind sehr beeindruckt von Norlys’ Prozessarbeit und dem großen Wert, den sie durch die intensive Konzentration auf die Bedeutung einer soliden Grundlage geschaffen haben. Mit der Prozess-Governance als Zentrum haben sie eine Prozesslandschaft geschaffen, die das Geschäft nicht nur unterstützt, sondern auch erheblich zu dessen Verbesserung beiträgt, indem sie unnötige Arbeitsabläufe und damit unnötige Kosten eliminiert und Risiken vorhersagt, so dass Präventivmaßnahmen ergriffen werden können, bevor der Unfall eintritt.

Zusammenfassung der Vorteile von Gluu als BPM-Tool von Norlys

Gluu ist dabei als Prozessplattform ein wichtiger Faktor, und laut Norlys ist einer der großen Vorteile der Verwendung von Gluu unter anderem. zu:

Es erhöht die Prozessreife und das Qualitätsverständnis
Es ist einfach zu benutzen und zu bearbeiten
Es entspricht dem Prozessstandard von Norlys und gewährleistet eine gemeinsame Arbeitsweise mit Prozessen
Es sammelt alle genehmigten und in Auftrag gegebenen Prozesse an einem Ort, an dem jeder Zugang zu ihnen hat.
Die Mitarbeiter nutzen Gluu gerne, und es wirkt sich positiv auf die Organisation aus!

Gluu hat jetzt einen mehrjährigen Vertrag mit Norlys abgeschlossen, und die Zusammenarbeit wird in anderen Bereichen vertieft.