LKW der Marke RPC Superfos

KUNDENFALL

Fabrik eliminiert Papierkram

Superfos digitalises their own processes and registrations. In 2016, all registrations at Superfos were done on paper forms and tasks were handed out manually at the start of each shift. Today, employees use Gluu’s app to complete more than 25,000 tasks and registrations each year. This digitalisation saves time, leads to shorter response times and fewer errors.

Situation

Die Fabrik in Randers macht Spritzguss. In drei Schichten bedienen 110 Mitarbeiter 67 automatisierte Maschinen, um jährlich rund eine Milliarde Kunststoffartikel zu produzieren.

Superfos muss Qualitäts-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Umweltvorschriften einhalten. Darüber hinaus gibt es auch viel Wartung und Instandhaltung von Produktionszellen und Peripheriegeräten.

Bisher nutzte das Unternehmen klassische Qualitätsmanagement-Software, um die Arbeitsprozesse in seinem Managementsystem zu pflegen. Dies betraf nur die Dokumentenpflege. Alle Arbeitsaufgaben mussten zu Beginn jeder Schicht vom Schichtleiter manuell delegiert werden. Die erforderlichen Arbeitsanmeldungen erfolgten auf Papierformularen.

Herausforderung

Wie man die tägliche Arbeit standardisiert und verbessert

Das Führungsteam entwickelte dann eine Vision, um eine stärker mitarbeiterorientierte Verbesserung zu initiieren und die Handhabung manueller Aufgaben zu digitalisieren.

Dies sollte zu einem schnelleren Zyklus der Prozessverbesserung auf Basis von Standardarbeit führen, was zu Zeitersparnis und weniger Fehlern führen würde.

Lösung

Damit Manager ihre eigenen Prozessabläufe in Gluu . digitalisieren können

Nach sorgfältiger Auswahl entschied sich Superfos für Gluu, da es ihnen ermöglichte, Workflows zu zeichnen und dann Arbeitsanweisungen und Aufgaben hinzuzufügen, die dann auf Android-Geräten angezeigt werden, die die Mitarbeiter während der eigentlichen Aufgabenausführung verwenden.

Mit diesem Setup erhalten sie sofortiges Feedback und können bei verbesserten Anweisungen in einem einzigen Ablauf Änderungen vornehmen und kommunizieren.

„Mit der Gluu-Plattform finden wir neue Verbesserungsmöglichkeiten, da unsere funktionsübergreifenden Prozesse von der Auftragsannahme bis zur Produktion leichter zu verstehen und zu optimieren sind. Gleichzeitig ermöglicht Gluu unseren eigenen Mitarbeitern die Digitalisierung unserer Papierformulare über eine einfache Formular-Builder. Wir sehen große Zeiteinsparungen, indem wir unsere Aufzeichnungen nicht mehr auf Papier führen müssen. Unsere Registrierungen erfolgen jetzt innerhalb der App.“

-Jakob Lund, Werksleiter bei Superfos in Randers.

Sieben Schritte zur Digitalisierung der Fabrik

Die Fabrik erstellte einen Plan für eine schrittweise Digitalisierung durch die folgenden Schritte:

  1. Bereiten Sie eine Prozesshierarchie vor
  2. Abbildung aller kritischen Prozesse und Rollen
  3. Fügen Sie Standardarbeitsanweisungen für jede Aktivität in jedem Prozess hinzu
  4. Erstellen Sie alle Formulare digital in Gluu
  5. Aufgaben definieren und hinzufügen (mit den neuen Formularen)
  6. Testen und anpassen
  7. Bereitstellen für den Betrieb – Prozess für Prozess

Es war wichtig, dass die Implementierung neben dem täglichen Betrieb durchgeführt werden konnte, da es keine Ausfallzeiten geben konnte.

Aufbau der Wertschöpfungskette in Gluu

Zuerst erstellten sie eine Übersicht über die primären
Prozesse in der Wertschöpfungskette der Fabrik. Dies umfasste alle wesentlichen Tätigkeiten vom Auftragseingang bis zur Auslieferung des fertigen Produkts an den Kunden. Jeder Hauptschritt wurde in Gluu zu einer eigenen Prozessgruppe. Anschließend wurden alle wichtigen Prozesse, Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen neu bewertet.

Wo die Gluu-Prozesslandkarte zeigt, “wer für was verantwortlich ist”, enthält jede Aktivität Anweisungen zur Klärung “wie die Arbeit zu erledigen ist”.

Über Apps von Text- zu Videoanweisungen wechseln

Nach dem Mapping und Zeichnen der Workflows wurden Arbeitsanweisungen hinzugefügt. Gute Arbeit
Anweisungen waren unerlässlich, um jeden Arbeiter dazu zu bringen, die Aufgabe jedes Mal auf die gleiche Weise auszuführen.

Die Herausforderung bestand darin, dass viele Arbeiter keine starken Leser sind und visuelle Anweisungen dem Text vorziehen. Mit Gluu war es möglich, Text auf Papier in der Gluu-App durch Bilder und Videos zu ersetzen.

Papierformulare digitalisieren

Jedes Papierformular wurde dann in Gluu digital nachgebaut. Dadurch wurden Formulare intelligenter, kürzer und fokussierter auf jede Aufgabe. Die neuen einfacheren und kürzeren Formulare sind leichter zu lesen, sodass sich ein Mitarbeiter nicht entscheiden muss, ob er eine Reihe überflüssiger Felder ausfüllen muss. Die digitalen Formulare können erst eingereicht werden, wenn sie falsch ausgefüllt wurden. Dadurch entfällt die Arbeit mit der Nachverfolgung unvollständiger Formulare.

Arbeitsanweisungen und Aufgaben für Gluu auf dem Handy

„Dass ein Formular digitalisiert werden kann, ist nichts Neues. Sie können immer einen Entwickler dazu beauftragen. Mit Gluu können Sie die Lücke zwischen den relativ wenigen Mitarbeitern, die mit definierenden Prozessen arbeiten, und den vielen Mitarbeitern, die innerhalb des Prozesses arbeiten, überbrücken. Auf diese Weise verknüpft Gluu Strategie und Ausführung enger. Die Plattform erfordert außer der Nutzung eines Smartphones oder Tablets keine IT-Kenntnisse. Daher sehen wir, dass Prozessverbesserungen oft von selbst geschehen – einfach indem man den Leuten, die die Arbeit machen, die richtigen Werkzeuge an die Hand gibt.“

-Søren Pommer, Geschäftsführer von Gluu

Wiederkehrende Aufgaben einrichten

Der letzte Schritt bestand darin, jede reguläre Kontrolle oder Aufgabe der richtigen Aktivität in Gluu hinzuzufügen. Eine der Aufgaben besteht beispielsweise darin, die Reinigung der Maschine S-129 täglich um 7 Uhr mit einer Frist am Folgetag um 7 Uhr durchzuführen.

Sobald eine Aufgabe zum System hinzugefügt wurde, generiert Gluu die Aufgabe automatisch zur eingestellten Zeit und solange die Aufgabeneinstellungen bestehen. Die Mitarbeiter bestätigen dann den Abschluss der Aufgabe durch eine einzige Berührung (und möglicherweise ein Foto). Dies automatisiert das Aufgabenmanagement und diese Registrierungen generieren konsistente Daten, die von den Prozessverantwortlichen auf Verbesserungsmöglichkeiten analysiert werden.

Die Ergebnisse werden angezeigt

Im Jahr 2018 begann Superfos die Auswirkungen ihrer Digitalisierung wirklich zu erkennen. Zu diesem Zeitpunkt hatten sie den anfänglichen Widerstand, der oft bei der Einführung “nochmals neues IT-System” zu sehen ist, vollständig überwunden.

2019 – ein gemeinsamer Arbeitsplatz

Darüber hinaus gewährleistete ihre schrittweise Herangehensweise, Prozess für Prozess, einen engen und kontinuierlichen Dialog mit allen wichtigen Interessengruppen. Dies half ihnen, Probleme wie Wi-Fi-Abdeckung, Fehler, erforderliche Prozessanpassungen usw. frühzeitig zu beheben.

Jetzt hat Superfos einen gemeinsamen Standard und für wiederkehrende Arbeiten. Das bedeutet, dass alle Prozesse, Anweisungen, Rollen und Aufgaben in einem gemeinsamen Format verwaltet und dargestellt werden. Dadurch ist es viel einfacher geworden, die Arbeit zu standardisieren und eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Es hat auch Mitarbeitern eine Anlaufstelle gegeben, wenn sie Informationen über die Ausübung einer bestimmten Arbeit suchen.

Ihre nächsten Schritte mit der Digitalisierung

Nachdem die Fertigungslinie selbst digitalisiert wurde, geht es mit dem Rest der Fabrik weiter. Dabei geht es darum, alle Aufgaben nach standardisierten Prozessen so zu managen, dass sie alle Aktivitäten vom Auftragseingang über den Produktionsaufbau bis hin zur Auslieferung an das Lager des Kunden digitalisieren.

In diesem Jahr planen sie auch, die Mitarbeiter On-Demand-Prozesse direkt aus Gluu starten zu lassen, wodurch eine Bewegung von Daten von Mitarbeitern in das System geschaffen wird, anstatt dass das System nur Daten an die Mitarbeiter (Aufgaben und Arbeitsanweisungen) generiert.

Jetzt, wo die Easy-Pickings erreicht sind, führt eine echte End-to-End-Perspektive zu noch mehr Verbesserungsmöglichkeiten.


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