CUSTOMER CASE
Fabrik eliminiert Papierkram
Superfos digitalises their own processes and registrations. In 2016, all registrations at Superfos were done on paper forms and tasks were handed out manually at the start of each shift. Today, employees use Gluu’s app to complete more than 25,000 tasks and registrations each year. This digitalisation saves time, leads to shorter response times and fewer errors.
Situation
Die Fabrik in Randers macht Spritzguss. In drei Schichten bedienen 110 Mitarbeiter 67 automatisierte Maschinen, um jährlich rund eine Milliarde Kunststoffartikel zu produzieren.
Superfos muss Qualitäts-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Umweltvorschriften einhalten. Darüber hinaus gibt es auch viel Wartung und Instandhaltung von Produktionszellen und Peripheriegeräten.
Bisher nutzte das Unternehmen klassische Qualitätsmanagement-Software, um die Arbeitsprozesse in seinem Managementsystem zu pflegen. Dies betraf nur die Dokumentenpflege. Alle Arbeitsaufgaben mussten zu Beginn jeder Schicht vom Schichtleiter manuell delegiert werden. Die erforderlichen Arbeitsanmeldungen erfolgten auf Papierformularen.
Herausforderung
Wie man die tägliche Arbeit standardisiert und verbessert
Das Führungsteam entwickelte dann eine Vision, um eine stärker mitarbeiterorientierte Verbesserung zu initiieren und die Handhabung manueller Aufgaben zu digitalisieren.
Dies sollte zu einem schnelleren Zyklus der Prozessverbesserung auf Basis von Standardarbeit führen, was zu Zeitersparnis und weniger Fehlern führen würde.
Lösung
Damit Manager ihre eigenen Prozessabläufe in Gluu . digitalisieren können
Nach sorgfältiger Auswahl entschied sich Superfos für Gluu, da es ihnen ermöglichte, Workflows zu zeichnen und dann Arbeitsanweisungen und Aufgaben hinzuzufügen, die dann auf Android-Geräten angezeigt werden, die die Mitarbeiter während der eigentlichen Aufgabenausführung verwenden.
Mit diesem Setup erhalten sie sofortiges Feedback und können bei verbesserten Anweisungen in einem einzigen Ablauf Änderungen vornehmen und kommunizieren.
“With the Gluu platform, we are able to find new improvement opportunities, as it is easier to understand and optimise our cross-functional processes from initial order taking all the way through to production. At the same time, Gluu makes it possible for our own employees to digitise our paper forms via a simple form builder. We see big-time savings by not having to handle our record keeping on paper anymore. Our registrations happen inside the app now.”
-Jakob Lund, Werksleiter bei Superfos in Randers.
Sieben Schritte zur Digitalisierung der Fabrik
Die Fabrik erstellte einen Plan für eine schrittweise Digitalisierung durch die folgenden Schritte:
- Prepare a process hierarchy
- Map all critical processes and roles
- Add standard work instructions for each activity in each process
- Recreate all forms digitally in Gluu
- Define and add tasks (with the new forms)
- Test and adjust
- Deploy to operations – process by process
Es war wichtig, dass die Implementierung neben dem täglichen Betrieb durchgeführt werden konnte, da es keine Ausfallzeiten geben konnte.
Aufbau der Wertschöpfungskette in Gluu
Zuerst erstellten sie eine Übersicht über die primären
Prozesse in der Wertschöpfungskette der Fabrik. Dies umfasste alle wesentlichen Tätigkeiten vom Auftragseingang bis zur Auslieferung des fertigen Produkts an den Kunden. Jeder Hauptschritt wurde in Gluu zu einer eigenen Prozessgruppe. Anschließend wurden alle wichtigen Prozesse, Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen neu bewertet.
Wo die Gluu-Prozesslandkarte zeigt, “wer für was verantwortlich ist”, enthält jede Aktivität Anweisungen zur Klärung “wie die Arbeit zu erledigen ist”.
Über Apps von Text- zu Videoanweisungen wechseln
Nach dem Mapping und Zeichnen der Workflows wurden Arbeitsanweisungen hinzugefügt. Gute Arbeit
Anweisungen waren unerlässlich, um jeden Arbeiter dazu zu bringen, die Aufgabe jedes Mal auf die gleiche Weise auszuführen.
Die Herausforderung bestand darin, dass viele Arbeiter keine starken Leser sind und visuelle Anweisungen dem Text vorziehen. Mit Gluu war es möglich, Text auf Papier in der Gluu-App durch Bilder und Videos zu ersetzen.
Papierformulare digitalisieren
Jedes Papierformular wurde dann in Gluu digital nachgebaut. Dadurch wurden Formulare intelligenter, kürzer und fokussierter auf jede Aufgabe. Die neuen einfacheren und kürzeren Formulare sind leichter zu lesen, sodass sich ein Mitarbeiter nicht entscheiden muss, ob er eine Reihe überflüssiger Felder ausfüllen muss. Die digitalen Formulare können erst eingereicht werden, wenn sie falsch ausgefüllt wurden. Dadurch entfällt die Arbeit mit der Nachverfolgung unvollständiger Formulare.
“It’s nothing new that a form can be digitalised. You can always get a developer to do that. Gluu allows you to bridge the gap between the relatively few employees that work with defining processes and the many employees working within the process. In this way, Gluu links strategy and execution more closely. The platform requires no IT-knowledge aside from being able to use a smartphone or tablet. Therefore, we see that process improvements often happen by themselves – simply by giving the people that do the work the right tools,”
-Søren Pommer, Geschäftsführer von Gluu
Wiederkehrende Aufgaben einrichten
Der letzte Schritt bestand darin, jede reguläre Kontrolle oder Aufgabe der richtigen Aktivität in Gluu hinzuzufügen. Eine der Aufgaben besteht beispielsweise darin, die Reinigung der Maschine S-129 täglich um 7 Uhr mit einer Frist am Folgetag um 7 Uhr durchzuführen.
Sobald eine Aufgabe zum System hinzugefügt wurde, generiert Gluu die Aufgabe automatisch zur eingestellten Zeit und solange die Aufgabeneinstellungen bestehen. Die Mitarbeiter bestätigen dann den Abschluss der Aufgabe durch eine einzige Berührung (und möglicherweise ein Foto). Dies automatisiert das Aufgabenmanagement und diese Registrierungen generieren konsistente Daten, die von den Prozessverantwortlichen auf Verbesserungsmöglichkeiten analysiert werden.
Die Ergebnisse werden angezeigt
Im Jahr 2018 begann Superfos die Auswirkungen ihrer Digitalisierung wirklich zu erkennen. Zu diesem Zeitpunkt hatten sie den anfänglichen Widerstand, der oft bei der Einführung “nochmals neues IT-System” zu sehen ist, vollständig überwunden.
2019 – ein gemeinsamer Arbeitsplatz
Darüber hinaus gewährleistete ihre schrittweise Herangehensweise, Prozess für Prozess, einen engen und kontinuierlichen Dialog mit allen wichtigen Interessengruppen. Dies half ihnen, Probleme wie Wi-Fi-Abdeckung, Fehler, erforderliche Prozessanpassungen usw. frühzeitig zu beheben.
Jetzt hat Superfos einen gemeinsamen Standard und für wiederkehrende Arbeiten. Das bedeutet, dass alle Prozesse, Anweisungen, Rollen und Aufgaben in einem gemeinsamen Format verwaltet und dargestellt werden. Dadurch ist es viel einfacher geworden, die Arbeit zu standardisieren und eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Es hat auch Mitarbeitern eine Anlaufstelle gegeben, wenn sie Informationen über die Ausübung einer bestimmten Arbeit suchen.
Ihre nächsten Schritte mit der Digitalisierung
Nachdem die Fertigungslinie selbst digitalisiert wurde, geht es mit dem Rest der Fabrik weiter. Dabei geht es darum, alle Aufgaben nach standardisierten Prozessen so zu managen, dass sie alle Aktivitäten vom Auftragseingang über den Produktionsaufbau bis hin zur Auslieferung an das Lager des Kunden digitalisieren.
In diesem Jahr planen sie auch, die Mitarbeiter On-Demand-Prozesse direkt aus Gluu starten zu lassen, wodurch eine Bewegung von Daten von Mitarbeitern in das System geschaffen wird, anstatt dass das System nur Daten an die Mitarbeiter (Aufgaben und Arbeitsanweisungen) generiert.
Jetzt, wo die Easy-Pickings erreicht sind, führt eine echte End-to-End-Perspektive zu noch mehr Verbesserungsmöglichkeiten.
Kontaktieren Sie uns für ein Gespräch darüber, wie Gluu
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